年末調整は所得税を正しく納めるために非常に重要な手続きのひとつです。期日を過ぎたり、ミスがあったりすると従業員にも負担がかかり、会社の信用問題になることもあります。

企業としての責任を全うするために、年末調整はいつおこなうべきか、期日や対象となる人など、守るべきことを確認していきましょう。

1. 年末調整とは

会社などが役員又は従業員に対して給与を支払う際には、所得税と復興特別所得税の源泉徴収をおこなっているのが通常です。

しかし、その年1年間に給与から源泉徴収をした所得税と復興特別所得税の合計額は、必ずしも源泉徴収された人が1年間に納めるべき税額と一致するとは限りません。

会社などが源泉徴収する所得税の額は、支払う予定の給与額に基づいて決めています。あくまでも概算であるため、実際に支払われる給与額と予定の給与額は異なるケースがほとんどだからです。

このため、1年間に源泉徴収をした所得税と復興特別所得税の合計額と、1年間に納めるべき所得税と復興特別所得税額とを一致させる必要があります。

この手続のことを年末調整といいます。

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2. 年末調整で必要な手続き

年末調整は会社がおこなう手続きですが、従業員側からも提出してもらわなければならない書類があります。会社側と役員・従業員側に分けて必要な手続きを見ていきましょう。

2-1. 会社がおこなう手続き

年末調整の対象となるのは、その年の1月1日から12月31日の期間の給与などです。そのため通常は、その年の最後の給与が支払われる12月に会社は年末調整をおこないます。そして、12月または1月支払の給与で還付もしくは追加徴収をおこなう流れになります。

その後、提出された年末調整書類をもとに法定調書を作成し、1月31日までに所轄税務署長に提出しなければなりません。

こうした業務に必要な計算や従業員へのアナウンスなどが会社が年末調整をするうえで必要な業務です。実際に年末調整をおこなったり、法定調書の作成をしたりするのは12月に入ってからですが、従業員に書類の提出を求めたり、内容の確認をしたりするのは11月頃から進めるのが一般的です。

2-2. 役員・従業員がすること

会社によって給与日や年末調整の業務開始日が異なるため、会社ごとに対応が異なります。

多くの場合は、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書をはじめ、従業員側が記入しなければならない書類を11月ごろに企業が配布します。それを期日までに提出します。

年末調整で生命保険料の控除などを受けたい際は、あわせて添付する書類を会社が定める期日までに提出しなければなりません。

生命保険、地震保険、小規模企業共済などを利用していると、10月あたりに各会社から控除証明書が自宅へ送られてくるため、保管しておきましょう。なお、控除証明書を紛失した場合でも、再発行が可能です。

2-3. 年の途中で年末調整が必要になることもある

先述のように年末調整は基本的に12月におこないます。しかし、場合によっては年の中途でおこなう年末調整もあるため覚えておきましょう。

12月におこなう年末調整の対象となる人

12月におこなう年末調整の対象となる人は、会社などに1年を通じて勤務している人や、年の途中から勤務し始めて年末までいる人です。

転勤や退職をしていない人のほとんどが対象になるため、大半の従業員は12月の年末調整で対応することになります。

年の中途でおこなう年末調整の対象となる人

年の中途でおこなう年末調整の対象となる人は、次のいずれかに当てはまる人です。

1. 1. 海外支店等に転勤、非居住者となった人
   2. 死亡によって退職した人
   3. 著しい心身の障害のために退職した人(ただし、退職した後に再就職をし給与を受け取る見込みのある人は除く)
   4. 12月に支給されるべき給与等の支払を受けた後に退職した人
   5. アルバイトとして働いている人などが退職した場合で、本年中に支払を受ける給与の総額が103万円以下の人（ただし、退職後その年に他の勤務先から給与の支払を受ける見込みのある人は除く）

したがって、年の中途で退職した人だとしても、(1)～(5)以外の人は年末調整の対象となりません。そのため、年末調整は誰でもいつでもできるというわけではありません。

3. 年末調整の提出期限

年末調整は翌年の1月31日が提出期限とされており、これを守って提出しなければなりません。守れなかった場合は従業員を巻き込んだ問題になったり、罰則が与えられたりする可能性もあります。各申告書の提出期限や従業員からの提出物の期限を確認しておきましょう。

3-1. 給与所得者の扶養控除等（異動）申告書

国税庁のホームぺージによると、給与所得者の扶養控除等（異動）申告書は、その年の最初に給与の支払を受ける日の前日（年の途中から勤める場合には、最初の給与の支払を受ける日の前日）までに提出するよう記載があります。

原則的には、その日が給与所得者の扶養控除等（異動）申告書の提出期限です。実際の対応は会社によって異なるため、会社の指示に従ってください。

なお、当初提出した申告書の記載内容から変更があった場合には、その変更の日の後で最初に給与の支払を受ける日の前日までに、変更の内容等を記載した申告書を提出してください。

非居住者である親族についての扶養控除又は障害者控除の適用を受ける場合には、その年最後の給与支払日の前日までに、その親族と同一生計で暮らしている旨を記載した上で提出してください。

3-2. 給与所得者の保険料控除申告書

国税庁のホームぺージによると、給与所得者の保険料控除申告書は、その年最後に給与等の支払を受ける日の前日までに提出するよう記載があります。

原則的にはその日が提出期限になりますが、実際の対応は会社によって異なります。

国税庁が定める提出期限よりも早い日を期日にしたい場合は、従業員にその旨を伝えておくとよいでしょう。

保険料控除申告書は、各保険会社から送られてくる保険料控除証明書を確認しながら書くことになります。ほとんどの場合10月頃に加入者に送られてくるため、提出時期は10月以降を設定するようにしましょう。

3-3. 給与所得者の基礎控除申告兼給与所得者の配偶者控除等申告兼所得金額調整控除申告書

国税庁のホームぺージによると、その年最後に給与等の支払を受ける日の前日までに提出するよう記載があります。原則的にはその日が提出期限になりますが、実際の対応は会社によって異なるため、会社の指示に従ってください。

このように、年末調整にかかわる書類には提出期限があります。それぞれの書類をいつまでに提出しなければならないのかをよく確認して抜け漏れがないように注意しましょう。当サイトでは、年末調整業務に必要な対応をまとめて記載した資料を無料でお配りしています。それぞれの資料の提出期限まで記載しているので、年末調整業務を抜け漏れなくおこないたい方は、こちらから「年末調整ガイドブック」をダウンロードして業務にご活用ください。

3-4. 年末調整の期限を過ぎてしまったときの対処

年末調整関連の書類は、翌年の1月31日が提出期限です。しかし、数日の遅れであれば税務署に連絡して了承を得たうえで提出できることがあります。

期限を大きく過ぎてしまったときは、従業員が個人単位で確定申告をしなければなりません。会社側でできることはなく、従業員に負担をかけることになってしまいます。

確定申告の期限は3月15日です。年末調整よりも余裕がありますが、従業員が個人でおこなわなければならないため、万が一そのような状況になった場合は迅速に通達しましょう。

また、期限が過ぎて変更された生命保険料などの保険料控除や扶養控除を申告したい際も、従業員による確定申告で対応することになります。

4. 年末調整は期日を守って正確に手続きをおこなおう

年末調整には期日があり、その前段階から従業員への告知が必要です。従業員からの書類提出が遅れると、年末調整の業務が進まずに翌年1月31日という期限を守ることが難しくなってしまいます。

余裕をもって処理ができるように、従業員への告知や書類の配布は早めにおこないまよう。

迅速かつ的確な処理で年末調整を済ませ、正確な所得税納税を心がけましょう。

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