経費精算業務は、申請者・承認者・経理担当者にとって、とにかく面倒な作業の1つです。そのため、早くやらなければならないとわかっていても、ついつい申請を後回しにしてしまう従業員も少なくないようです。

経理担当者は、限られた時間の中で確認作業や仕訳、会計システムへの転記作業などをおこなうため、従業員からの申請が遅れるとミスが起こりやすくなるというリスクを抱えています。しかし、原則としてミスは許されない業務なので、対策を探している担当者の方も多いのではないでしょうか。

ここでは、申請者・承認者・経理担当者が抱えている経費精算の課題と、具体的な解決策をそれぞれご紹介いたします。

1.経費精算の「めんどくさい」とは

経費精算は、申請者にとっては「立て替えた分のお金を支払ってもらうための作業」であり、承認者や経理担当者にとっては「経費として計上するためのお金を正確に算出するための作業」なので、双方にとってとても重要な業務です。それなのに、「めんどくさい」というイメージがついているのは理由があります。

ここでは、申請者と承認者と経理担当者の「めんどくさい」理由を紹介します。

1-1. 申請者の「めんどくさい」

申請者、つまり従業員にとって経費精算というのは、「業務外の仕事」になるため、さまざまな「めんどくさい」があります。では、どのような面倒があるのかみていきましょう。

①交通費や領収書を確認しながらの申請書作成

従業員は仕事の合間に経費精算をしなければならず、仕事が忙しかったり、経費精算自体に時間がかかったりすると、ついつい後回しにしてしまいます。

経費精算申請書を作成する際は、領収書を確認して支払先や金額を記入したり、スケジュールを見返して訪問先や経路を確認したりと、申請書を作成するだけでも多大な時間がかかります。

従業員にとっては「調べる」ことや「記入する」ことは、面倒の大きな理由となるでしょう。

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②会社に戻って経費精算をしなければならない

営業部や運営部の社員の場合は、訪問先から直帰したいのに、経費精算のためだけにオフィスに戻ることが経費精算を面倒と感じる理由です。

移動時間を使って経費精算をしたいと思っていても、外出先で経費精算ができる環境が整っていなければできません。「システム化をすればどこでも経費精算ができるのに･･･」、と感じることも、従業員にとっては大きなストレスとなります。

システム化がされない限り、業務時間外で経費精算書類を作成しなければならないので、これが従業員の不満につながることもあるでしょう。

③上司がいつも不在で承認依頼ができない

上司に承認依頼をしたい際やハンコをもらいたい際に、上司がいつも不在で経費精算に歩留まりが発生するケースも、申請者が面倒と感じる理由です。

申請者は、期日が迫っている中で上司に申請をもらわなければなりません。

そのため、月末は上司がオフィスに戻ってくるまで待たなければならなかったり、上司へ承認依頼の連絡をしなければならなかったりと、余計な時間や工数が発生することで「めんどくさい」と感じやすくなるのです。

1-2. 承認者の「めんどくさい」

承認者は、決済や判断を下すのが仕事となる上司や管理職ですが、それでも経費精算にはめんどくささを感じるようです。ここでは、承認者にとってどのような「めんどくさい」があるかを紹介します。

①外出先で承認作業ができない

移動時間を有効活用できずに、結局会社に戻って夜遅くに承認作業をしなければならないことは、承認者にとって面倒な作業でしょう。

会社にいる時間でしか承認作業がおこなえない環境では、経費精算に歩留まりが発生します。

経費精算のためだけに会社に戻ることは、時間も無駄ですし、何より承認者の負担の原因となってしまうでしょう。

②確認箇所が多くて時間がかかる

申請書の確認項目が多いことも、承認者の確認作業を面倒くさくする要因です。特に、申請書に手作業で多くの情報を記入する必要がある企業は要注意です。

記入項目が多いと、確認する箇所もその分増えますし、承認者の確認漏れのリスクも大きくなります。

また、毎月膨大な量の申請書を確認していたら、承認者も承認作業に対して面倒くさいと感じてしまうでしょう。

③月末月初に一気に承認依頼がくる

従業員は勤務時間中は沢山の仕事に追われています。また、営業などで訪問先などに足を運ぶことも多いでしょう。

そのような状況下では、経費精算の優先順位は下がりますし、時間がかかるものなので、どうしても後回しにしてしまいます。

その結果、月末に承認依頼が一気に承認者に集中し、承認者の大きな負担となってしまうのです。

一つひとつミスがないか確認しなければならず、時間や手間もかかるため、面倒くさいと感じるのも無理はないでしょう。

1-3. 経理担当者の「めんどくさい」

経理担当者にとっては経費精算も業務の1つですが、それでも面倒だと感じることがあるのではないでしょうか。では、どのような面倒があるのか見ていきましょう。

①従業員とのコミュニケーション

経費精算の業務に携わると、どんなに気を付けていてもほかの部署の社員と衝突してしまうことがあります。これは、経費精算という仕事の性質上、避けられないことです。

経費精算の業務では、経費の不正使用を防ぐために、どのような目的でお金を使ったのか、誰からの許可を得たのかといったことを明確にしなければなりません。

そのため、社員一人ひとりに、お金の使い道を問いただすこともあります。もちろん、会社の資金を守るために、このような行為は決して悪いことではありません。

しかし、ほかの部署の社員からは、逐一お金の使い道を尋ねてくる口うるさい人という印象を持たれてしまうこともあります。このような社員とぶつかり合いが、経費精算の担当者の大きなストレスにつながる可能性もあるのです。

②書類内容の確認作業や仕訳作業

経理担当者は経費精算の申請がおこなわれると、すべての情報が揃っているかを確認しなければなりません。

日付や申請者名、金額、勘定科目、承認印などの項目をすべて確認するには時間もかかりますし、何より、黙々と確認作業をおこなっていると気疲れもするでしょう。

そして、項目の確認作業が終わったら、次は申請された費用が経費として正確に計上できるかの確認作業が始まります。

情報が間違っていたり、足りなかったりした場合は、従業員に連絡をして差し戻しをおこない、訂正してもらう必要があるため、余計な工数が発生してしまいます。

経費として計上できるかどうか判断が難しい場合には、本人に詳細を確認したり、会計士や税理士にアドバイスを求めたりしなければならず、一つの申請でも時間と手間がかかるケースも頻繁にあります。

また、仕訳作業も経理担当者を苦しめる作業の一つです。申請内容を見て勘定科目を判断し、仕訳帳に記載した後、会計ソフトにも入力をするなど、とにかく手作業が多いことが、経理担当者が「めんどくさい」と感じる大きな要因となっています。

このように、経費精算では書類の精査、間違いのチェックに時間や手間がかかり、経理担当者の最大の負担となっています。

③不正のチェック

会社のお金を守る最後の砦となる経費精算の担当者は、不正にも注意を払う必要があります。

担当者の目をすり抜けてしまうと、その先に不正を防ぐ手立てがありません。そのため、担当者は小さな不正も見逃すわけにはいかないのです。

また、経費精算の担当者が不正に対して細心の注意を払うべき理由はもう1つあります。それは、不正を見逃してしまうと経理担当者自身が疑われやすいことです。

経理担当者は会社のお金に触れる機会が多いので、不正をおこないやすい立場であるといえます。そのため、会社の資金に関するトラブルが起きると矛先が向かいやすい、ということも担当者の精神的な負担になっているといえるでしょう。

関連記事：経費精算とは？業務フローや工数削減策を徹底解説

2. 経費精算の「めんどくさい」を解決する方法

申請者・承認者・経理担当者はそれぞれ、経費精算を面倒くさいと感じていることがわかりました。しかし、どんなに面倒でも、申請項目や承認作業、確認作業を減らすことはできません。

そこで、ここではそれぞれの経費精算の課題の解決方法を、一つずつ解説していきます。

2-1. 申請者の「めんどくさい」を解決する方法

申請者が「めんどくさい」と感じながら経費精算をすると、適当に記入したり記入漏れがあったりする可能性があります。申請書にミスがあると担当者の手間が増えるので、申請者の「めんどくさい」はできる限り解決しておきましょう。

①申請書記入の手間はICカードで解決

経費精算システムは、定期圏内の交通費自動控除や、ICカードの読み取りもおこなうことができるため、申請時の面倒な計算作業は必要ありません。

これまで、紙の申請書に交通費や交際費などを調べながら記入しなければならなかった申請業務が、定期圏内の交通費の自動控除やICカードの読み取り機能によって申請ミスを未然に防ぎ、書類作成の手間も削減できます。

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関連記事：経費精算システムとICカードの連携で可能になることとは？

②外出先からでもスマートフォンで簡単申請

スマートフォンに対応している経費精算システムを使えば、外出先からでも簡単に経費精算をすることができます。

今まで紙の書類に記入をして申請書類を作成していた企業も、パソコンやスマートフォンに入力するだけで申請書を作成することができるため、申請書の作成が楽になり、大幅に作成時間を削減することができます。

③承認依頼はスマートフォンからワンクリック

経費精算システムで申請書を作成し終えたら、システム上から承認者に対して承認依頼をすることができます。

これまでは、承認者に直接申請書を渡さなければならず、承認までに時間がかかっていた申請作業も、システム上で承認依頼ができるので、スムーズな承認依頼を実現することが可能です。

経費精算システムは、部署やチーム単位で承認ルートを細かく設定することもできるため、企業の運用方法に合わせて利用できるというメリットも得られます。

関連記事：交通費精算の効率化のカギはICカードとスマートフォン

2-2. 承認者の「めんどくさい」を解決する方法

承認者となる上司・管理職は、個々の業務以外にもさまざまな案件や提案の決済をするので、経費精算に対して「めんどうくさい」という意識があると、内容を確認せず承認してしまうことがあります。

しかし、経費精算の承認は責任を伴うものなので、少しでも負担を軽くするために「めんどくさい」を解決しましょう。

①移動時間を利用してスマートフォンで承認作業

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用することで、外出先や移動時間などの空いた時間で承認作業をおこなうことができます。

承認・否認はワンクリックでおこなうことが可能なので、手間もかからず短時間で作業が完了します。

場所を選ばず承認作業ができるようになることで、経費精算のためだけに会社に戻ったり、承認の遅れによって歩留まりが発生したりすることもなせるでしょう。

②必須項目を設定することで記入漏れをなくす

経費精算システムは、申請書作成の際に必須項目を設定できる機能が搭載されています。自社にとって必要な項目だけに絞れば、入力漏れを無くすことも可能です。

経費精算システムというのは、単に自動計算をするだけでなく、間違いを最小限に抑えた申請書を作成できる環境を整えられます。

承認者は、システムでもまれにミスが起きてしまう箇所を確認すればいいだけなので、経費精算の負担は大幅に削減するでしょう。

③経費精算を「手軽にできる」環境を作る

交通費の自動計算や定期区間の自動控除、領収書の添付や承認依頼がすべてスマートフォンからできるようにすれば、「面倒くさい経費精算」から「手軽な経費精算」に変えることができます。

申請しやすい環境を整えることができれば、経費精算を後回しにする従業員も少なくなるので、結果的に承認者の負担軽減につながります。

2-3. 経理担当者の「めんどくさい」を解決する方法

数ある業務の中でも、経費精算は特に確認事項が多いため、経理担当者には大きな負担がかかります。経理担当者は他にも重要な業務があるので、できる限り「めんどくさい」を排除して、正確かつ速やかに経費精算ができる環境を整えておくことが重要です。

①コミュニケーションはシステム上で

経費精算システムを使用すれば、システム上でコメントを入れて申請者に差し戻すことができます。

また、締め切り日が迫っている申請や承認に対しては、システムからアラートで通知することができるため、わざわざ申請者や承認者のもとに出向いて直接やり取りをする必要はありません。

外出先や別拠点など離れた場所にいる従業員にも、その場で通知を送って、修正作業や承認作業をおこなうことができるようになります。

②正確な申請書を作成する環境を整え、仕訳は自動化する

経費精算システムには、交通費の自動計算や定期区間金額の自動控除、必須項目の設定や領収書の添付機能などがあります。正しい申請書が経理担当者のもとに届く環境を整えることは、確認作業の手間を無くすもっとも有効な手段でしょう。

また、経費精算システムを導入すると、仕訳作業を自動でおこなうことが可能になります。経理担当者にとって、仕訳作業は時間もかかり神経を使う作業です。紙での申請では、申請書や添付書類を一枚一枚確認しながら仕訳をすることになるため、膨大な時間と労力を費やします。

経費精算システムは、設定した内訳を従業員が申請時に選択するので、承認時に自動で仕訳されます。そのため、時間をかけて経理担当者が申請内容をチェックしたり、仕訳をしたりする必要もありません。

また、会計システムに合わせた形で仕訳データを作成できるため、会計システムへのデータの取り込みもスムーズにおこなうことができます。

③不正防止の方法は「手入力」を減らすこと

経費精算の不正防止をするうえで、もっとも大きな効果があるのが経費精算のシステム化です。経費精算システムを導入すると、下記に挙げる手作業を自動化することができます。

3. 経費精算の「めんどくさい」を減らしてストレスを軽減

毎月の経費精算にストレスを感じている経理担当者は少なくないでしょう。

手作業での業務が多いこと、正確さが求められることなど、面倒な作業を挙げればきりがありません。経理担当者は経費精算以外にも業務があるので、少しでも改善策を講じて、ストレスを軽減することがミスや不正のリスクの軽減につながります。

そのためには、経費精算システムの導入を検討してみるのもおすすめです。

まずは面倒な業務を整理して、適切な解決方法で手間のかかる経費精算業務を効率化していきましょう。

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