交通費精算はどの企業にとっても頭の痛い問題の一つです。多くの従業員が交通費精算の申請を提出すれば経理担当者の負担は大きくなります。

そのため多くの企業が「できるだけ交通費精算を簡単にし、他の業務に集中できるようにしたい」と感じているでしょう。

交通費精算を少しでも効率化するために導入を検討できるのがICカードです。ICカードの仕組みや交通費精算の効率化の方法について解説します。

1. 交通費精算とは

交通費とは、「仕事のための出張や営業などのために公共交通機関やタクシーなどを利用した実費」のことです。

従業員が一時的に自己負担している費用で、企業によっては通勤にかかる費用も同様に交通費として取り扱っていることもあります。

これらの交通費を申請し、経理担当者が申請内容を確認し、適正かどうかを調べることを交通費精算といいます。

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2. 交通費精算にICカードを利用する方法

交通費精算にICカードを利用すると効率化できると言われています。

しかし、実際どのように自社の交通費精算にICカードを導入していけばよいか疑問に感じている方も多いのではないでしょうか。

ここでは、交通費精算にICカードを導入する方法を解説いたします。

2-1. 発券機の履歴印字を利用する

駅に設置されている発券機では、ICカードの利用履歴を印字できます。

ICマークがついた自動券売機・チャージ専用機・多機能券売機が対応しており、利用日や利用区間、残高などを印字できます。

交通費精算に必要な情報が記載されているため、個人でメモを残しておかなくても正確な利用状況がわかり、証拠にもなるため不正を防ぎやすくなるでしょう。

ただし、履歴の印字ができるのはSuicaの場合は直近100件までで、26週間以上前の履歴は印字ができません。利用する場合はこの点に気をつけて、定期的に印字をする必要があります。

2-2. 経費精算システムとICカードの連携

交通費精算にICカードを導入する一般的な方法として、経費精算システムとICカードの連携があります。

経費精算システムにタブレットやICカードリーダーを連携し、各個人が使用しているICカードをかざすだけで交通費の情報を読み取れる方法です。

この方法を採用すれば、各従業員の交通費を自動で記録することが可能になります。

経費精算システムとICカードの連携には、以下のものが必要です。

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3. ICカードの導入で解決できる課題

ICカードにはカード内にICチップが組み込まれており、このチップにさまざまなデータが記録されています。たとえば、どのくらいの金額がICカード内にチャージされているかという情報です。

またICカードは磁気カードと比較してもセキュリティ性が高く、情報記憶量が大きいという特徴もあります。

そのため多くの公共交通機関で利用されており、ビジネスパーソンの多くも利用しているため交通費精算に導入しやすい状況となっているのです。

ここでは、交通費精算の流れに沿って、ICカードを利用した交通費精算をおこなった際の申請者・承認者・経理担当者のメリットを解説いたします。

3-1. 申請者の業務負担を減らせる

ICカードを利用すれば、電車やバスを利用した際の交通費精算に必要な業務が減り、申請者の負担が軽くなります。後回しにされることも減るため、経理や承認者の負担も分散できるでしょう。

①交通費精算はICカードをタッチするだけ

ICカードは読み込む機械にタッチするだけで交通費のデータを取り込むことが可能です。

利用した日付や出発地、到着地、金額など、交通費精算に必要なデータが網羅できるため、計算ミスや記載漏れの心配がなくなります。

また、必要なデータだけを選択して読み取ることも可能で、不要なデータを省いてチェック業務を効率化することも可能です。

②手作業は最小限に

タッチするだけで交通費精算に必要な情報を読み取ることができるため、ICカードによる交通費精算を導入した後は手作業が大幅に減ります。

読み取れない場合や例外に限定して申請書を作成するため、申請者の業務は大幅に削減できるでしょう。

貯めてしまった清算書の作成に時間を取られたり、月末に交通費精算に追われたりすることがなくなります。

③正確な交通費精算ができる

ICカードを利用した交通費精算は正確な金額で簡単に申請ができるため、従業員の払い過ぎや二重請求を防ぐことができます。

また、記載漏れや計算ミスに対する確認や修正業務も減らせるでしょう。

ICカードを使用した交通費精算は経理担当者だけでなく、申請者にも多くのメリットがあるため、近年、注目されている精算方法です。

3-2. 承認者の確認作業は大幅に削減

ICカードによる交通費精算では、承認者の確認作業も効率化できます。

①承認者の確認作業は最小限に

ICカードを利用した交通費精算によってミスのない交通費精算が可能になるため、承認者は確認作業に取られる時間を大幅に減らせます。

ICカードに自動的に記録されている情報が基になるため、特殊な場合を除いてミスが発生しにくくなり、確認や再計算が必要なくなるからです。

タッチするだけで申請できることでこまめな申請がおこなわれ、月末に交通費の申請が集中する問題も解消できる可能性があります。

②歩留まりの解消

確認作業が大幅に削減され、簡単に承認作業ができる環境を整えることによって歩留まりが解消しやすくなります。

承認の遅れは経理担当者や申請者にも影響が出るため、承認者の歩留まりを解消することは交通費精算における全体の流れを改善することにつながるでしょう。

3-3. 経理担当者はミスや不正の心配から解放される

経理担当者は交通費清算書の内容確認や計算、申請者への問い合わせなど、さまざまな業務をしなければいけません。ICカードを導入すれば、こうした業務も大幅に軽減できます。

①不正申告の予防ができる

交通費精算でICカードを利用すれば、申請者の不正申告を予防しやすくなります。

交通費精算の際に、定期区間は控除して申請する必要があるのは常識です。しかし、従業員の中には定期区間を含めた額を申請していることもあるかもしれません。

申請された交通費と、本人の定期区間は詳しく調べない限りわからないため、すべてに不正がないか見極めることは困難です。

しかし、ICカードを導入することで、そうした不正をおこなうことは難しくなるでしょう。記入ミスや余分な交通費精算もなくなるため、本当に使用された金額だけが申請されるようになるからです。

ICカードの導入には初期費用がかかりますが、長期的に見れば交通費の過払いを予防できるメリットの方が大きくなるでしょう。

②小口現金の管理工数の削減ができる

数百円単位の交通費であれば小口現金を使っての精算がおこなわれるかもしれません。1円でもミスがあれば、経理担当者はかなりの時間を割いてどこが間違っていたのかを確認します。

加えて、申請書に間違いがなくても、申請書の内容をExcelに入力する時にミスが生じる恐れもあります。ICカードを導入すればこれらのほとんどの部分が解決します。

交通費精算に必要な情報、たとえば日付や金額、経路などの情報は自動的に収集されます。手入力する必要がないため、ミスを大幅に軽減可能です。

あとは不正がないかをチェックし、実際に交通費精算をおこなうだけで交通費精算業務が完了します。

他の経費もあるため小口現金の管理がなくなるわけではありませんが、経費精算の大部分を占める交通費の精算が少なくなるだけでかなりの負担軽減になるでしょう。

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4. 交通費精算にICカードを利用して効率的でミスのない管理をしよう

経費精算システムを導入することで、交通費精算をはじめとしたさまざまな精算業務を効率化することができます。二重請求や不正な申請も防ぎやすくなります。

ICカードを利用した交通費精算をおこなう場合は、ICカードを利用した交通費精算に対応した経費精算システムを検討することから始めましょう。

また、ICカードを読み取るためのタブレットも必要になるため、多少の初期費用がかかります。しかし、効率化と正確な経費の計算ができることを考えると、十分な費用対効果が期待できます。

交通費精算だけでなく、ほかの経費管理や給与計算なども連携によって効率化が可能なため、ぜひ経費精算システムを検討してみましょう。

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