経理担当者なら毎日目にすることになる帳票。

その種類は複数あり、それぞれ用途や目的に違いがあります。

また、帳票は一定期間保存することが法律で義務付けられていますので、帳票の種類とそれぞれの概要を知ると共に、正しい保存方法もチェックしておきましょう。

今回は、帳票の概要と主な種類、保存期間や保存方法についてくわしく解説します。

1.帳票（帳票類）とは？

帳票とは、企業や個人事業主が事業を営むにあたって作成された帳簿や伝票の総称です。

帳簿とは、事業取引や会社のお金の流れを記録するもので、取引を体系的にまとめる「主要簿」と、それを補助する「補助簿」の2つに大別されます。

一方の伝票とは、日々の取引と、それにともなうお金の動きを記載した書類のことで、前述の帳簿を作成したり、その内容を証明したりするときに使用します。

1-1.帳票の意味や役割

帳票の主な役割は、大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、取引の内容やお金の流れを確認し、現在の経営状況を客観的に把握することです。

これまでどんな取引を行って、どのようにお金が流れたのかをチェックすれば、現在抱えている課題を浮き彫りにすると同時に、今後の経営方針を決める判断材料にもなります。

そして2つ目の理由は、確定申告に必要な書類を作成するためです。

一定以上の事業所得がある法人や個人事業主は、翌年に確定申告を行わなければなりませんが、その際、帳票をもとに収支内訳書や貸借対照表、損益計算書などを作成しておくことが必要です。

確定申告で提出する書類に不備があると、税務調査を受けた際に間違いを指摘され、場合によっては追徴課税や重加算税が発生するおそれがあります。

何より、確定申告の書類作成にもかなりの手間と時間がかかってしまうため、日頃から帳票を適切に管理しておく必要があります。

1-2.伝票とは

伝票とは、企業間の取引において、どのような取引が行われたのかの詳細をまとめた書類のことです。例として入出金をまとめた入出金伝票や、掛取引の振替伝票、また仕入伝票や売上伝票などあらゆる種類があります。

1-3.証憑とは

証憑とは、取引を行う中で契約書や納品書のような取引の証拠となるような書類のことをいいます。証憑は契約書や請求書のような売上関係のものもあれば、発注書や納品書のような仕入れ関係などあらゆる種類の経理書類に関わってきます。

2.帳票の主な種類

帳票にはさまざまな種類がありますが、ここでは主な帳票を帳簿と伝票の2つに分けてご紹介します。

2-1.帳簿の種類

企業の取引内容やお金の流れを記載する帳簿の主な種類を5つ紹介します。

2-1-1.仕訳帳

仕訳帳とは、簿記のルールに則って、日々の事業取引を日付順に記載した帳簿のことを指します。

取引のあった日付と、勘定科目、取引金額、摘要（要点の抜き書き）などを記載し、金銭や権利関係の増減を記録します。

後述する総勘定元帳と共に「主要簿」のひとつに数えられており、複式簿記では必須となります。

2-1-2総勘定元帳

総勘定元帳とは、日々の事業取引を勘定科目別に記載した帳簿のことです。

勘定科目とは、取引を仕訳する際に用いる項目のことで、「売上高」や「雑収入」「給与手当・賃金」「外注工賃」など、さまざまな種類があります。

仕訳帳は勘定科目に関係なく、日付順に日々の取引を記載していきますが、取引を総勘定元帳では勘定科目に分けて記録するところが特徴です。

その性質上、まずは仕訳帳を作成し、それをもとに総勘定元帳を作成するのが一般的な流れとなります。

2-1-3.現金出納帳

現金出納帳とは、会社の入金・出金を記録する帳簿のことです。

会社のお金の出し入れがあったら、その都度、いつ・何を目的に・どこから（どこに）・いくら入金されたのか（払ったのか）を記載し、お金の流れを把握できるようにします。

2-1-4.固定資産台帳

会社で取得した固定資産についての情報（取得時の状況や減価償却など）を記録する帳簿です。

使用可能年数が1年を超え、かつ取得価額が一定以上の固定資産を取得した場合、利用した期間（耐用年数）に応じて費用を計上する「減価償却」を行えば、所得税の節税になります。

固定資産台帳で固定資産の状況を正しく記録しておけば、確定申告でスムーズに減価償却費を申告できます。

2-1-5.経費帳

経営上で発生した経費をまとめるための帳簿です。

事業所得の計算では、あらかじめ事業収入から必要経費が差し引かれるため、経費帳をもとにただしく経費を申告すれば節税につながります。

2-2.伝票の種類

個々の取引の内容を記録する伝票の主な種類を5つご紹介します。

2-2-1.入金伝票・出金伝票

入金伝票・出金伝票とは、会社が商品・サービスを販売または購入したときのお金の出入りを記載する伝票です。

販売時は入金があった時点で入金伝票を、購入時は出金した時点で出金伝票を作成します。

2-2-2.見積書

見積書とは、商品やサービスの購入に必要な金額や、その内訳などが記載された伝票のことです。

顧客や取引先が提示した条件に基づいて作成するもので、取引内容を明確にすることを目的としています。

関連記事：見積書が必要な理由と記入すべき項目を分かりやすく解説

2-2-3.請求書

請求書とは、契約が実施された後、相手に代金を請求する際に発行する伝票です。

一般的には見積書と同じ内容になりますが、途中で追加や変更などが行われた場合は、そのぶんを加筆・修正して請求書を発行する必要があります。

2-2-4.納品書

納品書とは、商品を納品する際に発行される伝票です。

何を・どのくらい納品したのか、内訳が記されているため、注文書通りに商品が納められたかどうかをチェックすることができます。

関連記事：納品書に記入する項目と押さえるべきポイントを解説

関連記事：納品書兼請求書とは？作成方法や注意点を分かりやすく解説

2-2-5.領収書

領収書とは、代金や報酬を受け取ったことを証明するために発行される伝票です。

領収書を見れば、お金をいつ・誰に・何のために支払ったのかを確認できます。

関連記事：領収書とは？役割や書き方、代わりになる書類を解説

2-2-6.支払明細書

支払明細書とは、支払いに関する詳しい情報が書かれている書類のことです。支払う金額の内訳が細かく記載されており、支払明細書の多くは、支払いが確定したものに対して発行されます。

関連記事：支払明細書とは？その意味や書き方など基礎知識をご紹介

2-2-7.発注書

発注書とは、取引先に商品やサービスなどを依頼する際に必要となる書類のことです。

法的に作成の義務がありませんが、ほとんどの企業が商品やサービスを依頼するにあたり、発注書を作成しています。

関連記事：発注書が必要となる場面や正しい作成方法を解説

2-2-8.検収書

検収書とは、取引を行う際に発注側が受注側に対して発行する書類です。届いた商品やサービスが、発注した通りのものであったことを示す書類です。

関連記事：検収書の書き方とは？例文や注意すべきポイント

2-2-9.注文請書（発注請書）

注文請書とは、その名の通り注文を請け負った際に発行する書類のことです。

また発注請書、請書とも呼ばれることがあります。

関連記事：注文請書とは？その役割と作成方法を分かりやすく解説

関連記事：発注請書とは？載項項目・収入印紙の必要性を詳しく解説

3.帳票の管理方法や保存期間

帳票は、経営状況の把握や確定申告が終わったら処分してもいいというわけではなく、一定期間にわたって保管することが義務づけられています。（※注1）

法人の場合、帳票はその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から、7年間保存する必要があります。

なお、以下のいずれかのケースに該当する場合は、10年間（平成30年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要です。

①青色申告書を提出した事業年度で欠損金額が生じた事業年度
②青色申告書を提出しなかった事業年度で災害損失欠損金額が生じた事業年度

一方、個人事業主の場合も7年間の保存が義務づけられていますが、請求書や納品書、領収書などの伝票については保存期間が5年となります。（※注2）

※注1：国税庁「帳簿書類等の保存期間」

※注2：国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」

3-1.紙での帳票管理

帳票の保存方法は、大きく分けて2つあります。

まず1つ目は、紙のまま保存する方法です。

帳票は手書きだけでなく、パソコンなどで作成することも可能ですが、保存媒体は原則として紙になります。

そのため、パソコンで作成した帳票はプリントアウトし、紙としてファイリングし、キャビネットなどに保管する必要があります。

昔ながらのスタンダードな保存方法ですが、日々取引やお金の出し入れが行われる会社の帳票は膨大な数に上るため、9年間分を保存・管理するとなるとかなりの手間がかかる上、それなりの保管スペースも必要になるところが大きな課題です。

3-2.電子データでの帳票管理

2つ目は、電子データとして保存する方法です。

1998年に施行された電子帳簿保存法により、記録の真実性や可視性など一定の要件を確保することを前提として、特定の国税関係帳簿書類を電子データとして保存することが容認されました。[注1]

当初はいろいろ制約のあった同法ですが、その後に改正が繰り返され、現在では契約金額の制限なし・電子署名不要・紙の帳票をスキャンして保存可・デジカメやスマホでの撮影可など、要件が徐々に緩和され、業務に導入しやすくなりました。

また、2022年1月に施行される予定の改正電子帳簿保存法では、現在では必須である税務署への事前申請も不要になります。[注2]

電子データの保存期間は紙の場合と同じですが、大量の紙の帳票を保管しなくて良いこと、目当ての帳票を簡単に検索・閲覧できることなどのメリットが大きいことから、現在は多くの企業で帳票のペーパーレス化が進んでいます。

参考記事：【2023年版】電子帳簿保存法とは？概要と改正内容をわかりやすく解説

[注1]国税庁「電子帳簿保存法の概要」

[注2]国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」

4.帳票のこれからと電子化について

帳票は、会社の取引内容やお金の流れがすべて記録されているとても大切な書類です。

これらの書類をもとに、現在の会社の経営状況を把握したり、確定申告の書類を作成したりするため、日々適切な方法で保存・管理しておく必要があります。

ただ、帳票は法律で5～10年間の保存が義務づけられているため、紙のまま保管していると、業務の手間や保管スペースの問題が生じます。

現在は、一定要件を満たすことを条件に、帳票を電子データとして保存することが認められていますので、帳票の保存・管理に課題を抱えているのなら、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入を視野に入れてみましょう。