支払明細書も領収書も支払に関する書類です。領収書が手元にない場合、支払明細書を代用して経費申請できるのをご存じでしょうか？ただし、支払明細書を領収書の代用として使用するにあたっては、両者の違いを知っておく必要があります。

本記事では、支払明細書と領収書の違いや書き方のポイントについても詳しく解説します。

関連記事：支払明細書とは？その意味や書き方など基礎知識をご紹介

関連記事：支払明細書について解説。その意味や書き方など基礎知識を紹介

1.支払明細書と領収書の違い

支払明細書と領収書の違いは、書類を発行する目的にあります。

支払明細書とは、支払代金の内訳を記した書類です。取引日時、取引の品目、数量、金額などが記載されており、支払代金の内容を相手へ確認してもらうために発行します。なお、支払明細書は、支払う側だけでなく支払いを受け取る側が発行するケースもあります。たとえば、クレジットカードの明細書や公共料金の明細書などが挙げられます。

一方、領収書とは、支払者から代金の支払いを受けたことを記した書類です。代金の収受があった事実を証明するために発行されます。そのため、領収書の発行者は、代金を収受した者（個人や会社）でなくてはなりません。

このように「支払内容を確認するため」と「支払事実を証明するため」という、目的の違いが双方にはあります。また、支払者が領収書を請求できる権利を民法上で認めているため、求めに応じて発行しなければいけませんが、支払明細書に関しては、領収書のような法的な拘束はないため、発行は義務化されていないといった違いもあります。

関連記事：領収書とは？役割や書き方、代わりになる書類を解説

2.支払明細書は領収書の代替になるの？

購入した商品やサービスの代金を会社の経費で落とす際には、領収書の代わりに支払明細書を利用できるが場合があります。経費にできるかどうかは「支払事実があったか」が税務調査でもチェックされるポイントの1つになるため、領収書でなくとも支払事実を確認できる書類があれば、経費として認められることがあるのです。

しかし、経理の立場からすると、経費申請通りに支払事実があったかどうかを確認するためにも領収書が欲しいところですが、必ずしも領収書が発行されるとは限らないケースもあります。たとえば、つぎのようなケースです。

・ 営業や出張の移動で使用したバスの運賃
・打ち合わせで購入した缶ジュース代
・得意先の慶事や葬儀で支出したご祝儀や香典代
・クレジット決済した場合の物品購入代　など

また、上述以外でも領収書を紛失してしまったというようなケースもあります。いずれの場合でも、支払明細書で領収書を代用することができます。

ただし、先述でも述べましたが、支払事実が確認できなくては代用はできません。支払明細書を代用する際のポイントとしては、「支払日」「支払先」「支払金額」「支払目的や内容（商品・サービス名）」を明確にしておくことです。これらのうち1つでも欠けていれば、領収書の代用として利用することはできませんので注意しましょう。

3.支払明細書と領収書の書き方

次に支払明細書と領収書の具体的な書き方について紹介します。支払明細書も領収書も、企業にとっては支払に関する大切な書類となります。記載内容に不備があると取引相手に迷惑をかけることにもなりますので、正しい書き方を身につけておきましょう。

関連記事：支払明細書の書き方や保管方法・注意点を分かりやすく解説

3-1.支払明細書の書き方

支払明細書のフォーマットには決まりはありません。エクセルやワードまたは市販されているものを使用して作成します。支払明細書の基本的な書き方は次の通りとなります。

（1）発行日
発行した日付を年月日で記載しましょう。

（2）取引相手の情報
取引相手が個人であれば個人名、企業であれば会社名と必要に応じて担当部署や担当者名も入れます。また、敬称を忘れずに入れるようにしましょう。個人名の場合は「様」を、会社名の場合は「御中」と入れます。ただし、会社名と担当者名を入れる場合は、「御中」は入れずに担当者名に「様」をつけます。

（3）発行者の情報
企業名や担当部署、担当者名を入れます。また、相手が問い合わせしやすいように、連絡先として住所、電話番号、FAX番号なども入れます。

（4）支払明細
明細の内容は、取引があった日付、取引内容（商品やサービス名など）、数量、単価、税抜合計、消費税、税込合計などを記載します。

記載内容に誤りが無いか確認の上、発行者情報と一部重なるように角印を押印します。これは正式な書類であることを証明するために押印します。

3-2.領収書の書き方

領収書は消費税法上で記載項目が決められていますので、次に説明する必要項目に記載漏れが無いように注意しましょう。

支払明細書と同じくフォーマットに決まりはありませんので、エクセルやワードもしくは市販品を使用して作成します。あるいは、自社の会計システムに領収書発行機能があれば、システムを利用して作成します。領収書の書き方は、次の通りです。

（1）発行日
支払を受けた日付を、発行日として年月日で記載します。

（2）宛名
支払者の名称を記載します。個人であれば個人名、企業であれば会社名を正しく記載します。

（3）領収金額
受領した金額を記載します。改ざん防止の目的から、金額の先頭に「￥」又は「金」を入れ、末尾には「※」「－」「円也」を入れましょう。続いて領収金額の内訳欄に、税抜き金額と消費税額をそれぞれ記載します。いずれも金額は、3桁毎にカンマ（,）で区切るようにします。

（4）但し書き
提供した取引内容を記載します。例えば、「事務用品代として」「飲食代として」といったように、誰が見てもひと目で分かるように記載します。「お品代として」と書くケースが時々見受けられますが、これだけでは用途が不明なため、税務調査で経費として認められない可能性があります。このため、但し書きには用途が分かるよう具体的に明記するようにしましょう。

（5）領収者の情報
個人であれば個人名、企業であれば会社名を記載し、合わせて連絡先として住所・電話番号などを記載します。

領収書は印紙税法で第17号の課税文書に該当しますので、金額に応じた収入印紙の貼付が必要となります。領収金額が5万円未満であれば、貼付は不要です。

なお、収入印紙を貼付するのは、現金で収受があった場合です。クレジットカードで支払の場合は、5万円以上であっても収入印紙の貼付は要りませんが、領収書にクレジットカード支払である旨を記載しておかなければなりません。

4.支払明細書と領収書の違いを知って正しい書き方を身につけよう

支払明細書が「支払内訳を確認するため書類」であるのに対し、領収書は「支払事実を証明するための書類」です。両者の違いは、このように発行される目的の違いにあります。

ただし、目的に違いがあっても、両者は記載内容が似通っていることから、経費申請の際に領収書の代用として支払明細書を利用できる場合があります。しかし、必要事項が漏れていた場合は利用ができませんので注意が必要です。
支払明細書も領収書も、支払に関する大切な書類です。書類に不備があっては、取引相手に迷惑をかけることになりますので、本記事を参考に正しい書き方を身につけておきましょう。