交通費精算における6つのチェックポイントをわかりやすく解説

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経費管理

更新日: 2024.10.7
公開日: 2020.5.8 jinjer Blog 編集部

交通費精算については細かな規定も多く、勘違いやミスが発生しやすいです。社員が作成した交通費精算書には計算ミスも多いため、経理担当者はしっかりとチェックすることが大切です。

本記事で交通費精算において間違いやすい点や、経理担当者が確認すべきポイントを紹介します。交通費精算を効率化する方法も紹介しますので、ぜひチェックしてください。

交通費精算の課題を一気に解決するには？

従業員の採用時には、入社手続きとして従業員から必要情報を回収したり、雇用契約を締結したりと人事労務担当者の方には忙しく、たくさんの業務があります。

「交通費精算時の不正受給など不正してないか心配」

「金額ミスや確認作業が多く困っている」

「月末に申請がたまってしまい、件数が多く処理しきれない」などなど交通費精算に関してさまざまな課題を抱えてらっしゃるのではないでしょうか。

交通費精算は毎月頻繁に発生する経理業務ですが、件数が多いため管理しきれず、不正やミスも起こりやすくなっています。そこで、当サイトでは上記のような課題を経費精算システムを通して解決するイメージをまとめた資料をご用意しました。

交通費精算における不正やミスの改善はもちろん、経費精算業務の業務効率化に大きくつながる資料となっております。資料は無料ですので、こちらから資料をダウンロードして情報収集としてぜひご覧ください

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1. 交通費精算とは
2. 交通費精算における6つのチェックポイント
3.交通費精算書のチェックを効率化してミスを防いで負担を減らそう

1. 交通費精算とは

交通費精算とは、経理業務のひとつで従業員が立て替えている交通費を承認して清算する業務です。

たとえば営業担当者が業務に必要な移動のためにバスや電車を使った際に、自費で交通費を支払ったとします。その費用はどこかで払い戻さなければ従業員負担のままになります。

これを会社内で決めている締め日までに従業員側から申請してもらい、その内容の確認と清算をおこない、給料と一緒に支払います。これが交通費精算です。

交通費精算では申請内容をそのまま払い戻すのではなく、会社規定に則った交通手段やルートをとっているか、金額に誤りはないかなど、多くの確認点があります。確認不足のまま清算をすると、交通費を多く支給したり、足りなかったりする問題が発生します。交通費精算では間違いが起きやすいポイントを把握し、チェックすることが非常に重要です。

2. 交通費精算における6つのチェックポイント

経理担当者は、交通費精算をする際に以下のポイントをチェックすると正確な生産がしやすくなります。間違いや計算ミスを発見した場合は、その社員や上司へ差し戻して、ルールを再確認してもらうことも大切です。

2-1. 移動区間に通勤定期の区間が含まれていないか

社員に通勤定期代を支給している場合、移動区間の一部が、通勤定期区間に含まれているケースがあります。

この場合は、重複する区間の交通費を引いて精算するのが正解です。しかし、精算ルールを知らない社員や、面倒だからといって細かな計算をせずに精算しようとする社員も存在します。

重複区間に気づかず交通費を支払ってしまうと、会社側は二重に交通費を支給することになります。精算する側の社員も忘れがちなポイントであるため、しっかりとチェックしましょう。

関連記事：交通費精算に必要な定期区間の適切な決め方と計算方法

2-2. 消費税の計算を間違えていないか

基本的にバスや電車などの公共交通機関の料金には、すでに10%の消費税が含まれています。たとえば、バス代が220円だったとすると、本体料金は200円、消費税は20円で220円になっています。

そのため、交通費精算書を作成する際に、公共交通機関の料金に消費税をかける必要はありません。

しかし、消費税が含まれていることを知らず、さらに消費税をかけた状態で申請する社員がいる可能性があります。無駄な交通費を支払うことがないように、消費税が重複していないか確認しましょう。

関連記事：交通費精算をおこなうときに注意したい消費税の取り扱い方

2-3.高額な交通費に対しては領収書を提出させる

少額の電車代やバス代については、領収書不要としている会社が多いです。

これは、すべての移動に対して領収書を提出させるのは手間がかかり、バスや電車移動で領収書をもらうことが現実的ではないからです。

しかし、新幹線やタクシー、飛行機など高額になりやすい交通手段を利用した場合は、領収書を提出させることが重要です。領収書には日付や取引先などが記載されるため、仕事のための経費であることを証明できます。

仮に、税務調査が入ったときにも根拠をもって説明できるため、指摘を受ける可能性も減るでしょう。

関連記事：交通費精算で領収書が必要な場合・不要な場合とは？

2-4.目的地までの最安経路で申請しているか

会社から目的地まで複数経路がある場合、最安ルートで精算していることも重要なチェックポイントです。交通費を多くもらおうとして、実際に移動した経路とは別の料金が高めのルートで申請する社員もいるかもしれません。

打ち合わせの時間に間に合わせるために早いルートを選んだ、といった正当な理由がある場合は問題ありません。不正な交通費の水増しがおこなわれていないか、最安経路になっていない場合は確認しましょう。

2-5.正しい承認ルートを通っているか

一般社員が交通費精算書を作成した際は、上司がチェックしたあと経理担当者へ回るなど、会社ごとに承認ルートを設定しているのが一般的です。

経理担当者が最終チェック者となることも多いため、正しい承認ルートで回ってきているか確認することも大切です。

ダブルチェックすることで、交通費精算におけるミスを発見できることもあります。上司の承認を省略している場合や、従業員が直接持ち込んできた場合などは差し戻して、正しいルートを経るように指導しましょう。

2-6.社内規定を確認しておく

そもそも交通費に関するルールは、会社ごとに異なります。

支給される通勤交通費の上限や、タクシーを利用してもよい基準など、会社ごとのルールは就業規則に記載されているのが一般的です。

交通費精算書をチェックする前に、一度目を通しておくとよいでしょう。

また、就業規則を各部署に配布する、社内ネットワーク上で閲覧できる状態にするなど、各社員がいつでも確認できるようにしておくことも大切です。

交通費は他の経費と比べて、経費精算や仕分けにおいてミスが起きやすく注意が必要です。そのため課題がそのままになっており、不正の温床になるようなケースもあります。

当サイトでは、交通費精算でよくある課題からその解決方法、またシステムを通じた経理業務の効率化など多岐にわたって解説した資料「旅費交通費精算基本知識まとめBOOK」を無料配布しております。交通費に関して課題を抱えている方には大変参考になる内容となっておりますのでぜひご活用ください。資料はこちらから無料でダウンロードしてご覧いただけます。

関連記事：交通費精算に対する課題と具体的な解決策を解説

3.交通費精算書のチェックを効率化してミスを防いで負担を減らそう

交通費に関する一般常識や社内ルールを知らない社員は意外と多く、悪気なく交通費を高く申請してしまうことがあります。交通費精算書をしっかりと確認して、必要に応じて差し戻したり教育したりすることが大切です。

今回紹介したポイントを中心にチェックをおこない、交通費精算のミスを減らしてスムーズに業務を進めましょう。

また、交通費精算に関するミスを減らすためには、経費精算システムを導入するのもおすすめです。

定期区間の交通費を自動で差し引いたり、消費税を自動設定したりできるため、計算の間違いや不正を防止できます。

経理担当者のチェックの手間やストレスも軽減できるため、ぜひ導入を検討してみてください。
関連記事：派遣社員も通勤交通費が支給される！派遣社員が通勤交通費をもらう際の注意点｜ビズヒッツ

交通費精算の課題を一気に解決するには？

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