人事の業務は多岐にわたり、煩雑な業務に日々追われてしまうということを少なくありません。

「給与計算をもっと効率的におこないたい」

「給与計算によりミスやトラブルを回避したい」

など、給与計算における悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

今回は、このような悩みの解決を給与計算の効率化によって改善する方法を紹介します。

【給与計算業務のまとめはコチラ▶給与計算とは？計算方法や業務上のリスク、効率化について徹底解説】

1. 給与計算に関する企業の悩み

給与計算は準備が大変であったり、専門的な知識や複雑な計算が求められたりするため、悩みがつきものです。企業では、次のような給与計算に関する悩みがあるのではないでしょうか。

1-1. ミスやトラブルが発生してしまう

人事データ、交通費計算、保険関係、税金関係など給与計算には様々な準備が必要です。どれか1つでも計算を誤ってしまうと、トラブルの元となります。そのため、小さなミスも許されません。給与計算には専門的な知識が必要に加えて、集中力や経験などさまざまな能力が求められます。

人材の育成や確保ができておらず、人手不足になりがちな場合は個人の業務負担が大きくなりがちです。その結果、確認不足や不注意などが発生し、ミスにつながります。そしてそのミスを修正するための業務が増え、さらに時間を圧迫するという悪循環に陥りやすいのも課題です。

1-2. データ入力や計算に手間がかかる

小規模の事業所では、給与管理にExcelやアナログな方法で管理を続けているケースも少なくありません。

Excelやアナログ方式の勤怠管理では、担当者もしくは従業員に出退勤時刻を手入力や手書きする必要があり、手間と時間がかかります。

さらに、タイムカードの管理や、変動する労働時間の計算など、従業員の雇用形態や労働時間の管理方法によって細かい業務が発生しているケースも多いです。そうした煩雑な処理が多いと、給与計算にとられる時間はさらに増えてしまうでしょう。

また、法律が改正された際には、帳票の変更や給与計算方法も変わってくる場合があるため、対応がとても大変です。イレギュラーな対応が求められることも少なくないため、あらゆる処理に時間と労力がかかってしまいます。

1-3. ヒューマンエラーを防止しきれない

人の手による入力や計算がある場合、どんなに気を付けていてもミスは発生します。

とくにタイムカードによる労働時間の管理をしている場合は、打刻する従業員のミスが防止しきれず悩みになりやすいです。不注意による打刻忘れは再三注意しても減らず、業務負担が増えてしまうというケースが後を絶ちません。

防止のためにさまざまなルールを作っても、それが逆効果になったり、ストレスになってしまったりするというのも給与計算でよくある悩みです。

2. 給与計算の効率をあげる方法

給与計算に関連する悩みを減らし、効率的に業務を進めるには勤怠管理や給与管理システムの利用が効果的です。2つのシステムを効果的に導入する方法を紹介します。

2-1. 勤怠管理・給与計算システムを同時に導入する

勤怠管理システムの中には、「勤怠管理システムと給与計算システムがパッケージ化」されているものが存在します。

パッケージ化されたものは、複数のシステムを導入する必要がなく、1つのシステムで従業員の勤怠・給与管理が完結する利点があるため、導入へのハードルが比較的低いでしょう。

パッケージ化されているシステムの場合、勤怠管理と給与計算の連携をスムーズにおこないやすく、企業の特色に合わせてカスタマイズも可能な場合が多いため、給与計算や勤怠管理を効率的におこなうためにも、パッケージ化されたものの導入を検討してみましょう。

パッケージ化されていなくても、同社のサービスで同時に導入できるものであればスムーズに連携がとれるはずです。

2-2. 勤怠管理システムと給与計算システムを連携する

給与計算を効率的におこなうためには「給与計算システム」の導入が必要になります。多くの勤怠管理システムでは、給与計算システムと自動連携が可能です。

勤怠管理システムと給与計算を連携すると、従業員の打刻データを自動集計し、集計された勤怠データをもとに、給与計算まで自動でおこなうことができます。これにより手作業でのデータ入力や確認工数を削減できます。

ただし、システムの提供元が異なる場合は連携が取れなかったり、使いにくさが発生したりする可能性があります。

既に給与計算システムやソフトの導入をおこなっている場合は、既存の給与計算システム・ソフトと連携できる勤怠管理システムを調べましょう。

給与計算ソフトと勤怠管理システムの連携がどのようなものかイメージがつかないという方に向け、当サイトでは勤怠管理システムの機能をまとめた資料を無料で配布しておりますので、気になった方はこちらから資料ダウンロードページをご覧ください。

【勤怠管理システムについてはコチラ▶勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ】

3. 勤怠管理システムと連携させるメリット

給与計算を効率的におこなうには、勤怠管理システムと連携させるべきであると紹介しました。連携させることによって生じるメリットも知っておきましょう。

3-1. 勤怠管理を元に自動で給与計算ができる

先述の通り、勤怠データをもとに給与を自動で計算することが可能です。

具体的には、勤怠管理システムにより集計された勤怠データをCSVデータで出力し、給与計算システムに取り込むことで、給与計算を自動でおこなってくれます。CSVデータの出力は難しい作業ではないため、システム操作が苦手な方でも簡単に給与計算との連携がおこなえます。

給与計算を自動化することで、データ入力・手作業での計算が不要になり、担当者の業務負担を大幅に減らせるでしょう。

3-2. 計算ミスをなくして正確な給与計算がしやすくなる

勤怠管理システム・給与計算システムを両方または片方、導入していなかった場合、人事・総務担当者が給与計算の準備、複雑な計算をおこなう必要があります。

人の手でおこなう業務は、慣れている人や注意深い人でも思わぬミスをしてしまうものです。給与計算におけるミスはトラブルになりやすいため、あってはなりません。

勤怠管理システムと連携できる給与計算システムを導入することで、給与計算の準備や複雑な作業も必要なくなり、その結果ヒューマンエラーもなくなります。計算の正確性が増せば、給与を受け取る従業員側の安心感も増すでしょう。

3-3. 法改正の対応がスムーズにおこなえる

システムの中には、法改正がおこなわれた場合、法改正に対応した内容に自動アップデートされるものがあります。そのため、法改正により勤怠管理の内容に変更があった場合は、管理者は法改正に対応した給与計算を手間なくおこなうことができます。

本章でメリットをご紹介しましたが、実際にシステムを使用したことがない場合は、どれほど業務が効率化できるかイメージがしづらいと思います。そこで当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の管理画面をお見せしながら、どのようにしシステムで管理していくか解説した資料を無料で配布しております。

システムの導入により、どのように業務が効率化できそうか管理画面をもとに確認したいというご担当者様は、こちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

関連記事：働き方改革に対応するには勤怠管理システムの導入がおすすめ

4. 勤怠管理システムの選定・比較ポイント

給与計算と連携した勤怠管理システムを選定する際には、いくつか重視しておきたいポイントがあります。ここからは、そのような場合における勤怠管理システムの選定・比較する要点について紹介します。

4-1. 既存の他システムと連携

勤怠管理システムを導入する際には、すでに使用している給与計算ソフトや人事・労務システムとのスムーズな連携が実現できるか考慮することをおすすめします。

給与計算ソフトとのデータ連携ができれば、勤怠管理から従業員への給与支払いまでの業務を一括で自動化することが可能になり、大幅な業務効率化が可能です。途中で人の手が入らないため、ミスも発生しにくくなるでしょう。

また、一つのシステムで一元管理することで、複数のシステムを交互に使ったり、データを移動したりする細かい業務も発生しません。

4-2. 機能・オプションは自社に適しているか

勤怠管理システムには、機能やオプションによる違いがあります。サービスによって得手不得手があるため、そこを見極めなければなりません。

例えば、スマホ・PCによる基本的な打刻方法以外に、ICカードや顔認証、指紋認証のシステムがあります。さらに、GPS機能を搭載しており、出退勤の位置情報を記録することが可能なシステムも存在します。

また、勤怠管理者向けにはシフト自動作成機能が、従業員向けには時間外労働抑制のアラートや、休日休暇申請等の機能が付いたシステムも存在します。

自社に最適な機能やオプションのついた勤怠管理システムを用いることで、従業員や人事労務担当者の負担を大きく軽減できます。

4-3. 導入方法による違いを正確に理解する

給与計算と連動する勤怠管理システムには、インストール型とクラウド型が存在します。

インストール型は自社のサーバーやコンピューターにソフトウェアをインストールして利用し、データは自社の内部に保存される仕組みです。

一方でクラウド型は、インターネット経由でアクセスするサービスを利用し、データはクラウドサーバー上に保存されます。

インストール型とクラウド型は、料金面や機能面においても違いがあります。

インストール型の費用面は、初期費用やメンテナンス費用がかかり、月額料金が不要です。ただし法改正への追加対応が生じる際は、アップデートするために追加料金が生じる場合があります。

一方、クラウド型は月額課金制でランニングコストがかかりますが、インストール型と比較して安いケースもあります。

クラウド型は、法改正には自動で対応し、追加料金がかからない点も特徴として挙げられます。

それぞれの方法にメリットとデメリットがあるため、重視する点を整理してより適した方法を選びましょう。

4-4. サポート体制は十分か

新たにシステムの導入や運用を開始する際には、トラブルが生じる可能性があることも念頭に置かなければなりません。

給与計算という重要な業務においてトラブルが生じると、従業員との信頼関係に影響を及ぼす可能性もあるため注意が必要です。

このようなリスクを防ぐためにも、迅速なサポート体制が整っているサービスを選ぶことが重要といえるでしょう。メールサポート・チャットサポート・電話サポートなどの種類や、対応時間についても事前に確認することをおすすめします。

5. 自社に適した勤怠管理システムで給与計算の効率と正確性を上げよう

給与計算を効率的におこなう方法や悩みを紹介しました。給与計算を効率的におこなうには、勤怠管理システムと給与計算システムを連携させるのがポイントです。連携させることにより、給与計算が圧倒的におこないやすくなるため人事の業務削減につながり、ミスやトラブルを防げます。

給与計算システムと連携できる勤怠管理システムを導入するか、パッケージ化されているシステムの導入を検討し、給与計算と勤怠管理の効率化を図ってみてはいかがでしょうか。