一歩間違えると労務関係のトラブルにも発展してしまう給与計算は、給与計算業務担当負担を軽減し、業務を効率化するためにも自動化の検討が必要です。

今回は、給与計算を自動化するメリット・デメリットや給与計算の自動化をおこなう方法、給与計算システム導入のポイントなどについて解説していきます。

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1. 給与計算業務の流れ

給与計算業務には、多くの工程があります。また、対応する従業員の形態という切り口で捉えた際に、「現在所属している従業員」「新たに入社した従業員」「退職する従業員」の三者に対して、1か月という時間軸の中で並行して別々の対応を進めていかなければなりません。

また、労務担当者は給与計算だけでなく、勤怠管理や社会保険の手続き、安全衛生管理など他の業務もあるため、素早く正確に計算業務を進めていく必要があります。

しかし、一連の作業の中には、名前やデータの入力など定型化している作業もあるはずです。定型化している作業や繰り返しおこなう作業は自動化しやすいポイントです。具体的に給与計算のどのような場面で自動化ができるかを把握し、業務の効率化につなげていきましょう。

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2. 給与計算を自動化するメリット

給与計算は自動化すると、給与計算担当者の負担軽減や手作業で発生する記入ミスの減少、人件費の削減などのメリットがあります。では、これらのメリットを具体的に見ていきましょう。

2-1. ①給与計算担当者の負担が軽減

給与計算のプロセスの多くを自動化すれば、手作業による転記や確認作業が減少します。計算業務担当者の負担が軽減されるため、他の業務の進捗の改善にもつなげることができます。

また、特定の担当者に依存しない体制を構築しやすくなり、引き継ぎや休職時のリスク低減も可能です。

ただし、システムにはさまざまな機能が搭載されているため、給与計算を自動化できる具体的なツールや使用方法などは、担当者の仕事量も考慮しながら選定していきましょう。

2-2. ②手作業で発生しがちなミスが減少

給与計算の自動化は、手作業の計算で発生しがちなミスを減らすことにもつながります。例えば、残業時間の集計を間違えたり、源泉徴収票の計算を間違えたりするなどのミスは、会社や従業員のお金に関係してくるため間違いは許されません。

自動化システムでは、計算式や控除ルールをあらかじめ設定できるので、手作業による単純ミスを防止できます。また、社会保険料や所得税など法令改正の影響を受けやすい項目は、改正があった場合でもシステムが自動更新してくれるので安心です。

2-3. ③人件費の削減が可能

給与計算の自動化をおこなうことで、計算に関わる業務時間が減れば、人件費の削減も期待できます。自動化をおこなうツールの設定やメンテナンスは他の部署に委託し、システムを動かすタイミングを労務の仕事量に合わせて設定することで、人件費以外のコストの削減も可能になるかもしれません。

3. 給与計算を自動化するデメリット

給与計算の自動化にはメリットがある一方、セキュリティへの不安や人員確保、教育に関するデメリットが挙げられます。では、どのようなデメリットがあるのか見ていきましょう。

3-1. ①セキュリティへの不安

担当者が手作業で業務をおこなえば、基本的にセキュリティへの不安はありません。しかし、給与計算を自動化するということは、システムで給与関係のデータを扱うことにもつながるため、セキュリティへの不安があるというデメリットがあります。

当然ですが、給与計算システムにはセキュリティも搭載されています。しかし、重要なデータが外部流出することが無いよう、給与計算自動化を検討する際には、万全のセキュリティ体制を敷いておく必要があります。

3-2. ②人員確保や教育が必要

計算業務自動化を遂行するためには、運用に関わる人員の確保や教育をおこなわなければならない、というデメリットがあります。十分な人員がいて、システムに詳しい従業員がいれば問題ありませんが、新たに確保したり教育をおこなったりするのはコストも時間もかかります。

また、システムを使いこなせるようになるための時間が必要になるため、運用開始までの習熟期間も考慮しなければなりません。

ここまで自動化のメリットデメリットについて説明しましたが、システムを導入するかエクセルなどの無料ツールで自動化させるか迷う方が多いでしょう。当サイトでは、エクセルを使用した場合とシステムを導入する場合の違いを解説した資料を無料で配布しています。

給与計算の業務で必要な業務から自動化できる業務まで確認できるため、自動化をお考えの担当者の方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

3-3. ③導入費用やランニングコストがかかる

給与計算システムの導入には、初期費用や月額利用料、オプション機能の追加費用など一定のコストが発生します。また、従業員数に応じて料金が変動するサービスも多く、事業拡大に伴いランニングコストが増加する可能性もあります。

さらに、自社開発やカスタマイズをおこなう場合は、開発費や保守費用が長期的な負担となるかもしれないのがデメリットです。

そのため、費用対効果を検証しないまま導入すると、コスト増だけが残る結果になりかねないので中長期的な視点でのコスト管理が重要です。

4. 給与計算を自動化する方法

給与計算を自動化するには、Excelや独自システムの運用、クラウドサービスなどいくつかの方法が考えられます。

それぞれの具体的な方法を見ていきましょう。

4-1. Excelを用いて作成する

Excelの計算機能を使えば、コストをかけずに給与計算を自動化できます。

Excelの関数やマクロを活用すれば、計算にかかる時間を削減することができますし、電卓を使った計算よりもミスを確実に減らせます。

ただし、Excelでできるのはあくまでも計算だけであり、従業員の残業時間やパートやアルバイト社員の変動する労働時間への対応などは、アナログな方法と変わらずに人の手でおこなう必要があります。

また、使い慣れている人が多く操作しやすいメリットがある半面、従業員が増えた際の管理が行き届かなかったり、社会保険料率の変更や税制改正のたびに手動で修正が必要で更新漏れのリスクが生じたりするデメリットが懸念されます。

4-2. 自社独自のシステムを開発する

会社の規模や業種、従業員の雇用形態などに合わせた自社独自のシステムを開発し、そのシステムに給与計算を盛り込めば自動化が可能です。

他のシステムと連動させれば、残業時間の変動や交通費の計算、さまざまな控除など、幅広く自動化に対応することもできるはずです。

しかし、独自システムの開発にはコストと時間がかかり、問題が発生した場合は自社内で解決するか、開発会社に頼らなくてはいけなくなります。

メンテナンスも必要であるため、システムに詳しい社員が必要であることと、大規模なシステムになるほど開発コストも莫大になるという問題点があります。

4-3. ソフトやクラウドサービスを利用する

エクセルや自社開発と比較して、給与計算ソフトウェアやクラウドベースの給与計算サービスなどの給与計算システムは、情報の登録から計算・給与明細の発行まで、一連の業務が完結でき、法改正や多様な働き方にも対応できるメリットがあります。

また、サービスを提供している開発元がメンテナンスを随時おこなう為、管理・維持コストの面でもメリットもあります。

月額料金がかかることや、自社に合うサービスを探したり、カスタマイズしたりする手間がかかるという問題もありますが、比較的導入しやすく効果が高い方法です。

5. 給与計算システムで自動化ができるもの

給与計算システムではさまざまなプロセスを自動化できます。自動化できるプロセスはシステムによって異なりますが、ここではほとんどのシステムに搭載されている自動化の機能を紹介します。

5-1. 給与明細書の作成

給与計算システムには、給与明細書のフォーマットが多数用意されているため、新しく作成する必要はありません。必要項目を入力すればエクセルの定型よりも見栄えのよい給与明細書がすぐに完成します。

計算された給与の内容や、登録しておいた従業員の情報が自動的に挿入されるため、人の手が加わることはほぼありません。

そのため、計算ミスや記入ミスなどのリスクもなくなり、間違いのない給与明細書が発行できます。

あらかじめ設定しておいた発行日に自動的に給与明細書が発行・送付される機能も搭載されているタイプを選べば、発行のし忘れや遅れも発生しなくなるでしょう。

5-2. 次月度への更新処理

給与計算システムは、当月度の給与計算が終了したら、次月度への更新処理をおこないます。

更新処理をおこなった際、当月度の全従業員の給与明細を確定して翌月度の給与計算が実施できるため、次月度への更新処理の前に次の作業を終了することが可能です。

自動化をしておけば、全従業員がデータ更新や賞与の精算処理が完了しているなど、次月へ移行するための適切な手順を確実に実行できます。 

 

ただし、次月度への更新処理と賞与の終了処理の順番を間違えると、累計額が正しく集計されないため注意しましょう。

5-3. 経費や給与の個人申請

勤怠管理をしていても、申請の入力漏れや内容の誤りなどが発生し、正確な経費情報を申請できていない場合があります。間違いに気づかないまま給与明細を発行してしまうことも少なくありません。

特に経費は従業員からの申請が必須となっていますが、忘れたり間違えた内容で申請したりするケースが多いのが実情です。

こうした問題に対応するために、給与計算システムに搭載されている自動メールやアラート経由で通知を出すことができます。
自動化をおこなうことによって、従業員自身が経費や勤怠情報の誤りや申請漏れに気が付くことができるため、労務担当者から従業員に連絡をして修正してもらうなどの手間削減につながります。

5-4. 社会保険の月変処理

被保険者の報酬が昇給や降給によって増減したときや、パートから正社員に雇用契約を変更したときなど、給与が大きく変わる場合は標準報酬月額の随時改定が必要です。社会保険料の計算の基礎となる標準報酬月額を変更するには、「月額変更届」を提出する必要があります。

給与計算システムを使えば、給与証明書や月額変更届を提出する際に、RPAやツールを使用することで自動化が実現できます。
その際には、過去のデータや既定の設定された保険料率を参照しながら、社会保険の月額変更処理も効率化していきましょう。

【給与計算にかかる社会保険料の計算方法を知りたい方はコチラ▶給与計算で社会保険料を算出する方法を分かりやすく解説】

5-5. 給与計算実行

給与計算システムのツール経由によって、給与支給日や従業員名、控除額などの計算ができます。

一度入力してしまえば、変更がない限り毎回同じ条件で計算が実行されます。細かい変動がないか気を付ける必要はありますが、かなりの工数を自動化して業務を効率化できるでしょう。

ツールを活用すれば、エクセルに計算式を記入しなくても、情報を入力するだけで正確な給与計算を実行できるため、従業員への給料の支払いがスムーズになります。

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6. 給与計算システムで自動化できないもの

給与計算の業務の中には、自動化できないプロセスも存在します。
業務の効率化につなげるためにも、事前に自動化できないプロセスを把握し、情報収集を進めていきましょう。

6-1. 従業員の勤怠打刻修正

打刻修正は社員が主導で修正し、労務担当者が手動で直す仕組みになっています。
しかし、打刻修正理由を確認した上で修正承認は手動でおこなわれているため、自動化はまだ実現できていません。従業員本人に対する確認作業も必要です。

また、エクセルを活用して一部を効率化することは可能ですが、勤怠管理系のシステムでは機能として運用されていないサービスがほとんどです。将来的には、パソコンの開閉で打刻が出来たり、会社の出入りを察知して勤怠打刻が出来たりするなど、自動化の余地はありますが、現段階での自動化は難しいのが実情です。

6-2. 人事発令、給与の更新

会社、退職、異動などの発令情報およびそれに伴う給与情報などは、突然決まるものであるため自動化はできていません。

数値的な人事評価に伴う給与改定は自動化の余地はありますが、人事異動は要因も様々であり、不定期で実施される形になっています。

基本的に、欠員や従業員の勤務態度による判断や会社の経営状況によって発令されるため、自動化で管理するのは難しいでしょう。

 7. 給与計算の自動化で必要な社内調整とは

給与計算の自動化は、システムを導入すれば即座に業務が効率化されるものではありません。実務では、人事・総務部門だけでなく、経理や情報システム部門など複数の部署が関与してはじめて運用が成立します。

そのため、事前の社内調整が不十分なまま自動化を進めると、入力責任の所在が曖昧になったり、データの不整合が頻発したりと、かえって業務負荷が増すケースも少なくありません。

ここでは、給与計算を自動化する際に不可欠となる社内調整のポイントを、実務視点で整理します。

7-1. 関係部署間での役割と担当範囲の明確化

給与計算の自動化において、最初におこなうべき社内調整は、関係部署ごとの役割と担当範囲の明確化です。

自動化後の業務では、勤怠データの入力・修正、各種手当情報の登録、計算結果の確認など、工程ごとに関与する部署がわかれます。これを曖昧なまま運用すると、「誰がどこまで責任を持つのか」が不明確になり、修正漏れや確認不足が常態化します。

役割の明確化とは、単に担当部署を決めることではありません。例えば、勤怠データについて「現場が修正するのか」「人事が最終確定するのか」、手当変更について「申請はどの部署が行い、誰が承認するのか」までを具体的に定義することが求められます。

そのうえで、業務フロー図や運用ルールとして文書化し、関係者間で共通認識を持たせることが重要です。これにより、自動化後も責任の所在が明確な、安定した運用が可能になります。

7-2. 勤怠・人事データの連携ルールの整理

給与計算の自動化では、勤怠システムや人事情報と給与計算システムとのデータ連携が前提となります。この際に重要なのが、どのデータを、いつ、どの状態で連携させるのかというルールを事前に整理しておくことです。連携ルールが不明確なままでは、未確定データが反映されたり、手動修正が必要になったりと、自動化の効果が大きく損なわれます。

具体的には、勤怠の締日や確定タイミング、例外処理が発生した場合の対応方法を明確にする必要があります。また、異動や昇給など人事情報の更新が、どの時点の給与に反映されるのかも整理しておかなければなりません。

これらを関係部署間で合意し、連携ルールとして固定することで、データ連携に起因するトラブルを未然に防ぐことができます。

7-3. 自動化後のチェック体制と責任者の設定

給与計算を自動化しても、最終的な確認作業が不要になるわけではありません。むしろ、自動計算であるがゆえに、誤りが発生した場合の影響は大きくなります。そのため、自動化後のチェック体制と責任者をあらかじめ定めておくことが不可欠です。

チェック体制の構築では、「どの工程で」「誰が」「何を確認するのか」を具体的に決めましょう。

例えば、計算結果の一覧を人事が確認し、経理が支給総額や控除額を最終チェックするなど、複数の視点で確認する体制が望まれます。また、エラーや不備が見つかった場合の対応フローや、修正期限も明確にしておくことで、給与支給の遅延リスクを抑えることができます。

責任者を明確にしたチェック体制は、自動化を安定運用するための重要な前提条件です。

8. 給与計算の自動化は効率を改善してミスを減らすことにつながる

Excelに入力した後に修正をしたり、人事部が給与情報を再度修正したりするなど、給与計算には様々な要因で業務負担が増加します。しかし、自動化をおこなえば、ツールに情報を入力した後、金額の承認と確認作業を経るだけで業務が完了します。Excelへの入力やデータ加工の手間を減らすためにも、給与計算の自動化で負担を減らしていきましょう。

また、労務管理担当者には年末調整という大変な業務もあります。しかし、保険会社が保険料控除や地震保険料控除の書類のペーパーレス化を開始したり、国税庁も提出書類のペーパーレス化を推奨したりするなど、少しずつIT化・簡素化の流れが進んでいます。 年末調整書類の郵送などで業務負担が大きくなる場合は、給与計算システムの連携ツールを活用して、業務のペーパーレス化の流れにも注目してみましょう。

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