勤務体系は業種・業態によって異なりますが、業界によっては一般企業に比較するとかなり複雑なものもあります。その1つといわれているのがホテル業界や旅館業界です。ホテルや旅館の多くは24時間体制なので、シフト管理や人員配置などが難しく、担当者の方は勤怠管理に苦労されているのではないでしょうか。

ここでは、複雑といわれているホテル業界の勤怠管理にはどのような課題があるのか、またホテル業界向けの勤怠管理システムの特徴やシステムを導入する際の注意点などを解説します。

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1. ホテル業界におすすめの勤怠管理システムとは

ホテル業界におすすめの勤怠管理システムとは、現在手動でおこなっている勤務状況の管理を自動で管理できるシステムです。

勤怠管理システムの機能は製品ごとに異なりますが、主に下記のような機能が搭載されています。

• 出退勤や休憩、中抜けなどあらゆる勤務時間に対応できる打刻機能
• 職種や複数のシフトに対応できるシフト管理機能
• 法定労働時間や残業時間の上限になると通知をしてくれるアラーム機能
• 自動で労働時間や残業時間を計算する集計機能
• 給与計算システムなど既存のシステムと連携できる連携機能

他にも、有給休暇の管理やシフトを自動で作成してくれるスケジュール機能など、複雑な勤怠に対応してくれるのが勤怠管理システムです。

2. ホテル業界における勤怠管理の課題とは

ホテル業界では、勤怠管理に関して下記のような課題があるといわれています。

• 職務ごとに勤務形態が異なる
• 24時間体制のため日をまたぐシフトがある
•  頻繁に発生する時給変更やシフト変更
•  月の途中での異動や繁忙期の応援勤務管理

ここでは、これらの課題について解説します。

2-1. 職務ごとに勤務形態が異なる

ホテルというのは、さまざまな職務に就いている従業員がいます。

フロントや清掃、キッチンだけでなく本社などで管理する従業員など、大きいホテルになればなるほど、さまざまな役割を担う従業員がいます。一人ひとりの勤務する時間帯が異なったり、朝と夕方など1日に複数回の出勤になったりするなど、勤務形態は多種多様であるため、管理にはかなりの労力がかかります。

2-2. 24時間体制のため日をまたぐシフトがある

チェックイン、チェックアウトなどのシステムからわかるように、ホテルはお客様に合わせて24時間稼働しなければならないため、フロントスタッフなどは24時間体制でシフトを組んでいるのが一般的です。

24時間体制となると、シフト勤務により日をまたぐ従業員もいます。日をまたぐ場合、いつ・何時間働いたかなどの管理が複雑になるという課題がでてきます。

2-3. 頻繁に発生する時給変更やシフト変更

ホテルの従業員は、正社員・派遣社員・パート・アルバイトなどさまざまな雇用形態の人がいます。契約内容は雇用形態によって異なるため、固定給や時給などの変更も発生してきます。

「フロントスタッフだから」「清掃スタッフだから」など、役割によって契約が異なるため、時給の変更などにもミスが発生しやすいのも課題の1つです。また、従業員の急な休みで、シフト変更の必要性が生じることもあります。

2-4. 月の途中での異動や繁忙期の応援勤務管理

複数のホテルを経営している企業の場合は、月の途中での異動や新規オープン・繁忙期による応援勤務などが発生することもあります。

「昨日と今日の勤務するホテルが異なる」「午前と午後の勤務するホテルが異なる」というシフトもあるため、1か月の労働時間を集計するだけでもかなりの手間と時間がかかるというのも課題です。

3. ホテル業界向け勤怠管理システムの特徴

始業時間や就業時間が決まっている企業と違い、ホテルというのはシフトや労働時間の管理が非常に大変です。この問題を解決してくれるのが、ホテル業界向けの勤怠管理システムです。ここでは、ホテル業界向けの勤怠管理システムにどのような特徴があるのか紹介します。

3-1. 複雑なシフト体系に対応

前述したように、ホテル業界は従業員ごとに勤務体系やシフトが異なります。

勤怠管理システムは、複雑な勤務体系やシフト体系に対応できるという特徴があります。システムを導入すれば一括で管理が可能になり、シフトのパターンなども複数登録できるものもあるので、勤務表の作成も効率化されます。

3-2. 簡単操作で急な時給変更やシフト変更も柔軟に対応

1ヵ月分のシフトを作成したとしても、病気や私用などで急なシフト変更が生じることがあります。24時間体制が必要なホテルの場合、1人のシフトを変更するだけでも、ほかのシフトに影響が及ぶことも少なくありません。
勤怠管理システムには、急なシフト変更に対して、簡単な操作でシフトを組み直せることができる特徴があります。また、アルバイトなどの時給変更なども、システムに入力するだけで管理できるので、給与計算のミスもなくなります。

3-3. 労働時間を正確に把握できる

勤怠管理システムは、従業員の勤務状況のデータが一括で管理され、リアルタイムの状況確認ができるのも特徴です。

勤怠管理しなければならないホテルが複数ある場合やスタッフの人数が多い場合などでも、システムで全員の勤務状況がひと目で把握できます。労働時間もチェックしやすいので、長時間労働で法定労働時間が超えそうな場合でも、事前に対策を打つことが可能です。

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3-4.労働基準法の改正にも対応

定期的にアップデートすることで、労働基準法などの法改正にも対応できます。現在の労働基準法では、「1日8時間を超えて働かせてはいけない*」、「有給休暇が10日以上付与される場合には年5日の取得義務」などが定められています。しかし、このような規定も改正されることがあるため、改正後は法を遵守した管理をしなければなりません。

手動で管理していると、法改正への対応が遅れてしまい、ミスが発生するリスクがあります。勤怠管理システムは自動的に改正に対応するので、法令違反を犯すことなく適切な管理ができます。

*労使協定を締結し、割増賃金を支払えば残業が認められます

4. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムを導入するには、初期費用やランニングコストがかかることがあります。また、運用する担当者はシステムの機能を使いこなすために、操作を覚えなければなりません。

従業員も、出退勤の打刻方法を覚えるなどさまざまな手間がかかるのは事実です。

しかし、手間と費用がかかっても導入する企業が多いのは、それに見合うメリットがあるからです。ここでは、勤怠管理システムのメリットを紹介します。

4-1. 変則的なシフト変更にも柔軟に対応できる

勤怠管理システムは、シフト管理機能が搭載されているので、変則的なシフト変更にも柔軟に対応できるというメリットがあります。

シフト管理機能は、あらかじめシフト時間を入力しておけば自動的に管理をしてくれるので、変更があった場合でも入力するだけで対応できるのです。

また、製品によっては休暇希望や勤務条件を入力すれば、それを考慮したシフト作成を自動でおこなったり、日付をまたぐシフトにも対応可能となっています。

4-2. 職種が違う従業員のシフトを一元管理できる

ホテル業界の勤怠は、ルーム清掃やフロントスタッフ、キッチンスタッフなどの部門ごとだけでなく、本社の従業員も管理をしなければなりませんが、勤怠管理システムを導入すれば職種が違う従業員でもシフトを一元管理できるメリットがあります。

打刻はスマートフォンからおこなえるので、ホテルに出勤しても本社に出勤しても出退勤を管理できるのです。また、管理担当者はもちろん部門の責任者もリアルタイムで勤怠状況を包括的に把握できます。

GPS機能が搭載されているシステムであれば、どこに出勤しても記録できるので不正を防ぐことも可能です。

4-3. 異なる雇用形態にも対応できる

ホテル業界は、繁忙期と閑散期の差が大きいので、常勤のパートやアルバイトだけでなく短期間バイトや短時間勤務など、さまざまな形態で雇用している企業も多いのではないでしょうか。

勤怠管理システムは、雇用形態を入力するだけで勤怠管理を的確におこなうことができます。もちろん、システムに登録されている従業員であれば、シフトも勤務時間も管理できるので、シフト調整や変更にもすぐに対応できます。

雇用形態ごとの勤怠管理はかなり複雑になってしまうため、担当者には業務負担がかかります。しかし、勤怠管理システムを導入すれば、雇用形態に関わらず一元管理ができるので、業務効率がアップするでしょう。

4-4. 既存のシステムと連携できる

勤怠管理システムは、既存のシステムと連携できるというのも大きなメリットです。

例えば、もともと給与計算システムを利用していた場合、このシステムと連携させることで労働時間の自動集計により、時間がかかる給与計算も自動でおこなえます。

ホテル業界の場合、雇用形態やシフトが複雑なので、手作業での集計や計算はヒューマンエラーのリスクが高く、実際のところミスによる修正もあるのではないでしょうか。

勤怠管理システムは、さまざまなシステムとの連携が可能なので、より業務負担を減らすことができます。

5. 勤怠管理システムを導入する際の注意点

ホテル業界向けの勤怠管理システムは、製品によって価格も機能も異なります。そのため、システムを導入する際は安易な決定は厳禁です。

複数のシステムを比較して、運用担当者が使いこなせるか、自社の勤務体系に必要な機能が搭載されているかなどを確認することが大切です。

ここでは、勤怠管理システムを業務にしっかり活かすための、導入に関する注意点を紹介します。

5-1. 管理者には研修を受けてもらうこと

勤怠管理システムは、管理者の業務負担を減らしてくれるシステムですが、ただ導入するだけで運用できるというものではありません。スムーズに運用するためには、さまざまな操作が必要になります。そのため、管理者には必ず研修を受けてもらうことが大切です。

また、現在の業務の流れがシステムを導入することでどのように変わるのか、あらかじめシュミレーションすることも重要です。イメージが十分でないままにシステムを稼働させてしまうと、結果的に業務が回らないという状況を招くリスクもあるので、運用開始までにどのような準備が必要で、どれくらい時間がかかるのかも確認しておきましょう。

5-2. 必要なシステムや機能を絞る

勤怠管理システムは、製品によって多くの機能が搭載されているものがあります。

多機能であれば業務の効率化がしやすくなるイメージがあるかもしれません。しかし、操作性が複雑だったり、難しすぎたりすると担当者の負担になってしまいます。また、他のシステムと連動できるものであっても、自社の管理に不要であれば逆に手間がかかります。

業務効率をあげるためのシステムであっても、使いこなせなければ意味がないでしょう。自社の課題やニーズに合ったシステムや機能に絞って使えるようにすることがおすすめです。

5-3. 従業員への周知を徹底する

勤怠管理システムの導入は、従業員への周知を徹底することが重要です。新システムになると、打刻方法や申請方法などが変わることもあるので、従業員が周知していないとスムーズな運用ができません。

ホテル業務の場合、従業員のシフトがばらばらなので周知が難しいかもしれませんが、シフトごとにセミナーをおこなえば周知を徹底できます。また、セミナーに参加した従業員にはチェックを入れておくなど、漏れを防ぐ対策をおこなうようにしましょう。

「すぐに運用できると思っていたのに、設定に時間がかかり想定よりも運用開始が遅れてしまった」と困ることがないように、当サイトでは勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しております。勤怠管理システム導入の参考にしたい方は、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

6. ホテル業務の勤怠管理はシステムで効率化しよう

ホテル業界・旅館業界における課題を確認すると、手動で管理することの難しさがよくわかるのではないでしょうか。特に、複数ホテルがある会社の場合は、従業員の異動や応援もあるため、さらに管理が複雑になって手間がかかってしまいます。

これらの手間をなくすには、勤怠管理システムの導入を検討してみるのが一番です。勤怠管理システムには導入コストやランニングコストがかかりますが、勤怠管理の課題を解決できるので優れた費用対効果が期待できます。

ただし、導入の際には、注意点で解説した内容について十分に勘案してください。注意点をクリアすれば確実に業務負担を減らせるので、勤怠管理システムで業務の効率化を目指しましょう。

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