会社が従業員の労働時間を正確に把握することは、給与計算や労務管理を適切におこない、労働者の権利を守るために非常に重要です。しかし、微妙な用語の違いや制度を理解していなければ、正しい労働時間の計算はできません。

そこで本記事では、人事として知っておきたい労働時間の正しい計算方法に加えて、労働時間計算時の細かい注意点、正確に勤怠管理をするポイントをお伝えします。

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1. 労働時間になる時間を再確認しよう

労働時間とは、「労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間」のことです。また、「使用者の指揮命令下に置かれている」とは、従業員が会社の指示に従って労働している状態のことをいいます。つまり、労働時間とは実際に働いた時間のことを指し、給与計算のベースとなるものです。

また、労働時間のほかにも、似たような言葉がいくつかあります。本章で説明する言葉の定義や違いを確認し、言葉を混同して誤った使い方をしないようにしましょう。

参考：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

1-1. 勤務時間と労働時間の違い

「労働時間」と混同しやすい用語として「勤務時間」があります。どの時間を計算するか正確に把握するためにも、2つの言葉の意味の違いを確認しておきましょう。

一般的には、一日の中で出勤から退勤までの時間を勤務時間と呼びます。例えば、朝9時に出勤して夕方5時に退勤する場合、勤務時間は8時間です。

一方で「労働時間」は、従業員が会社の指揮命令下に置かれている時間のことです。勤務時間とは異なり、労働時間には、休憩時間など会社の指揮命令下に置かれていない時間は含まれません。例えば、勤務時間が8時間でも、休憩時間が1時間だった場合、労働時間は7時間となり、勤務時間よりも短くなります。

	勤務時間	労働時間
意味	一日のうちで出勤から退勤までの時間全体を指す	従業員が会社の指揮命令下に置かれている時間
活用する場面	出勤や退勤のタイミングを把握するために使用される	労働基準法や雇用契約に基づいて計算され、賃金や労働条件の評価に使用される
休憩時間の扱い	含む	含まない

1-2. 実働時間・延べ実労働時間の違い

勤務時間と労働時間のほかにも、「実働時間」と「延べ実働時間」も混同されやすい言葉です。「労働時間」が労働基準法に明記されている法律用語なのに対して、実働時間や延べ実働時間は、勤怠管理や日報などで使われる実務用語です。

実働時間とは、実際に働いた時間です。勤務時間から休憩時間を引いて求めることができます。

一方、延べ実労働時間は、一定の期間を設けてその期間中の実働時間のことです。労務管理や給与計算で使用されることが多く、合計でどれくらい働いたのかを管理する指標として使われます。

	実働時間	延べ実労働時間
意味	1日で実際に働いた時間	ある一定期間の実働時間
使われ方	1日の勤務管理、勤怠計算	月次集計・残業管理・給与計算

1-3. 法定労働時間と所定労働時間の違い

労働時間を正しく計算する上で必ず押さえたいのが、法定労働時間と所定労働時間の違いです。この2つの違いを表でまとめると、次のとおりです。

	法定労働時間	所定労働時間
意味	労働基準法で定められた労働時間の上限。原則「1日8時間、週40時間」が、法律上の労働時間の限度。	会社が就業規則や雇用契約書で定めている労働時間のこと。法定労働時間内であれば、会社が自由に時間を決めることができる。
残業時間の扱い	法定労働時間を超えて働かせる場合は、労使協定の締結が必要。さらに、超過した労働時間に対し、割増賃金の支払いも必要。	所定労働時間を超えて働かせても、法定労働時間内に収まっていれば、割増賃金を支払う必要はない。

法定労働時間と所定労働時間の違いは、労働時間の適正な管理や残業代の計算に大きく関わってくる要素のため、2つの違いを明確に理解しておきましょう。

1-4. 労働時間として認められる時間と認められない時間

「労働時間」とは、使用者の指揮命令下に置かれている時間を指すものです。そのため、何が労働時間として認められるかは、使用者の指揮命令下に置かれているかが争点になります。つまり「労働時間」は勤務記録ではなく実態で判断されます。

例えば、勤怠で休憩となっていても電話対応や顧客対応のために待機していれば、労働に従事しなかったとしても、その時間は労働時間と認められる可能性が高いです。さらに、その時間が残業や深夜時間にあたるのであれば割増賃金の支払い義務が発生します。

これは「大星ビル管理事件」という判例によっても示されています。

＜大星ビル管理事件＞

大星ビル管理事件は、宿直勤務中の従業員の「仮眠時間」が労働時間に該当するかを争点に従業員が会社に対して割増賃金の請求をした労働裁判です。

従業員は仮眠室での待機を義務付けられていたため、「指揮命令下に置かれている」と判断され、この場合の仮眠時間は労働時間となり、割増賃金の支払いが必要とされました。

また、仮眠時間や休憩時間でも使用者の指揮命令が実質的に及んでいる場合は、「労働時間」に該当するという基準が明確になった重要な判例です。

参考：裁判結果詳細 事件番号 平成5(ネ)2484

2. 労働時間の計算方法

労働時間の定義が理解できたところで、労働時間を求める計算式について見ていきましょう。この章では、残業時間の計算式や、具体的な計算例についても解説します。

2-1. 労働時間を求める計算式

労働時間を求める計算式は次のとおりです。

休憩時間に対しては賃金を支払わなくてもよいため、労働時間を求める時は必ず休憩時間を差し引くことを忘れないようにしましょう。

また、1日8時間、または1週40時間を超えた部分を時間外労働と呼び、25％の割増賃金が発生します。時間外労働を求める計算式は次のとおりです。

1日あたりの時間外労働時間と1週間あたりの時間外労働時間を重複させないため、1週間あたりの時間外労働時間を計算する場合は1日あたりの時間外労働時間を差し引いて計算します。

また、午後10時から翌5時までの労働は残業とは別に深夜労働時間として別途25％の割増賃金が必要です。

2-2. 計算例：時間外労働がない場合

上述で紹介した労働時間の計算式を使い、実際に計算をしてみましょう。出勤時刻が午前9時、退勤時刻が18時、休憩時間が1時間の場合、労働時間を求めるには次のように計算をおこないます。

（18時 – 9時） – 1時間 = 8時間

この場合、1日の労働時間は「8時間」です。

2-3. 計算例：時間外労働がある場合

次は時間外労働がある場合の労働時間を計算してみましょう。出勤時刻が午前9時、退勤時刻が19時、休憩時間が1時間の場合、労働時間を求めるには、次のような計算をおこないます。

（19時 – 9時）– 1時間 = 9時間

この場合、1日の労働時間は「9時間」です。

さらに、割増賃金が発生する残業時間を求める計算式は、次のとおりです。

①9時間 – 8時間（法定労働時間）= 1時間

この場合、1時間に対して所定の割増率を乗じた賃金を残業代として支払います。

次に、1週40時間を超えた部分の時間外労働時間を計算しましょう。例えば、この週の労働時間の合計が45時間だった場合、

②45時間 – 40時間 – 1時間（①で残業として計上されている時間）= 4時間

となり①＋②で残業時間は5時間となります。また、ひと月あたりの時間外労働時間が60時間を超えた部分には、さらに25％の割増賃金を支払う必要があるため注意が必要です。

2-4. 計算例：フレックスタイム制の場合

フレックスタイム制とは、一定の期間についてあらかじめ定めた総労働時間の範囲内で、労働者が⽇々の始業・終業時刻、労働時間を⾃ら決めることのできる制度です。3ヵ月以内の清算期間を設定し、その枠のなかで総労働時間をあらかじめ決めておきます。

「総労働時間」という枠の中で自由に働くという制度のため、1日8時間、1週40時間を超えても直ちに時間外労働とはなりません。ただし、清算期間における法定労働時間の総枠を超えた部分に対しては割増賃金が発生します。清算期間における法定労働時間の総枠を求める計算式は、次のとおりです。

1ヵ月を清算期間としたときの法定労働時間は次のとおりです。

暦日	1ヵ月の労働時間の総枠
31日	177.1時間
30日	171.4時間
29日	165.7時間
28日	160.0時間

参考：フレックスタイム制のわかりやすい解説＆導入の手引き｜厚生労働省

例えば、清算期間を1ヵ月で設定し、暦日数が28日だった場合、総労働時間は160時間です。この場合、労働時間が160時間を超えた部分が時間外労働となり、割増賃金が発生します。

関連記事：フレックスタイム制とは？導入手順や企業が知っておくべきメリット・デメリット

2-5. 計算例：みなし労働時間制の場合

みなし労働時間制とは、実際の労働時間にかかわらず労働者が一定時間労働したとみなす制度のことです。例えば、みなし労働時間を1日8時間と設定している場合、実際に6時間しか労働しなかったとしても8時間労働したとみなされます。

実際の労働時間がみなし労働の時間より長くなった場合も残業代は発生しませんが、法定労働時間を超える部分や深夜時間や法定休日の労働時間には割増賃金が発生します。

関連記事：みなし労働と固定残業の違いとは？それぞれの定義を紹介

3. 労働時間の計算における注意点

労働時間の計算は、勤務時間から休憩時間を差し引くだけで簡単に求められますが、時間の端数処理に関して気を付けなくてはならないルールがあります。労働時間の計算の誤りは、給与計算に直結するため、間違えないように注意しましょう。この章では、計算における注意点を解説します。

3-1. 労働時間は1分単位で求めることが原則

まず、押さえておくべきポイントは、「労働時間は1分単位でカウントしなければいけない」という点です。

人事や経営者側の事情で、30分の残業を切り捨てたり、5分の遅刻を30分の遅刻として扱ったりすることはできません。これは賃金の全額払いの原則に違反することになり、従業員から未払い賃金として請求されるリスクがあります。従業員の労働時間は正確に記録し、給与に反映しましょう。

3-2. 例外として1ヶ月単位では端数を丸めて処理できる

3-1章でお伝えしたとおり、企業の勤怠管理は、原則として1分単位の管理をしなければなりません。ただし、例外として1ヵ月分の残業時間を計算するときは、端数を切り捨てて計算することも可能です。

1ヵ月分の残業時間の合計に端数が出た際は、労働者の不利益にならないことを前提に、一定の条件に基づいて丸められる場合があります。30分未満は切り捨て、30分以上は切り上げることで端数処理ができます。

なお、端数を処理する場合は、従業員全員に同じルールを適用しましょう。給与計算の曖昧さは労働トラブルに発展するリスクが高いため、就業規則や労使協定で明文化しておくことが重要です。

関連記事：勤怠管理の丸めとは？端数処理の基本と丸めの違法性について解説

3-3. 遅刻・早退・欠勤は労働時間から差し引く

もし、従業員が1ヵ月の間に遅刻や早退、欠勤している場合、それらの時間を労働時間から引きましょう。ただし注意しておきたいのは、「労働していない時間以上に差し引いてはならない」点です。例えば、5分の遅刻を30分の遅刻として処理することはできません。

遅刻や早退などによって、労働していない時間があれば、給与を支払う必要はありませんが、遅刻早退も1分単位で管理し、労働時間がなかった分のみを差し引きましょう。

関連記事：勤怠管理における遅刻早退の控除の取り扱いや処理の方法について

3-4. 時間外労働（残業時間）の扱い

残業時間の数え方と、割増率も必ず把握しておきましょう。労働基準法では、1日8時間、週40時間の法定労働時間を超えた労働時間には、時給単価の25％の「割増賃金」の支払いを義務付けています。

ここでは、定時を超えて働いた時間が全て割増賃金の支払いが必要な「残業」にはならない点に注意しましょう。理由は、企業によって定時が異なり、所定労働時間が法定労働時間と同じとは限らないためです。

割増賃金の支払いが必要な残業とは、法定労働時間である「1日8時間、週40時間」を超えて労働させた時間です。したがって、所定労働時間が8時間未満である場合は、所定労働時間を超えて労働したとしても、直ちに割増賃金が発生するわけではありません。労働時間が法定労働時間の8時間を超えた分から割増賃金の支払いの対象になります。

定時が10時～18時で所定労働時間が7時間である企業で、18時の定時後に2時間の残業をした場合を例に挙げてみましょう。8時間に達するまでの1時間分は「1時間あたりの基礎賃金 × 1時間」分の給与が必要になり、8時間を超えた1時間分は「1時間あたりの基礎賃金 × 1時間 × 1.25倍」の残業手当を支給することになります。

このように残業時間の取扱いによって月々の給与額が大きく変わるため、慎重な計算をおこないましょう。

当サイトでは残業の定義や上限規制について分かりやすくまとめた資料を無料で配布しています。時間外労働の定義について正しく理解したい方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

関連記事：残業時間の定義とは？正しい知識で思わぬトラブルを回避！

3-5. 労働時間に応じて休憩時間を差し引く

休憩時間は、労働基準法で定められている休憩の規定が全労働者に適用されます。ただし、休憩時間が付与されるのは働く時間が一定以上の場合のみです。具体的には、労働時間が6時間超の場合は45分、8時間超の場合は1時間の休憩を付与する決まりとなっています。

ただし、こちらの規定は労働基準法で定められた最低ラインになるため、これを超える休憩を与えても問題はありません。休憩は労働時間に該当しないため労働時間を計算する際は、勤怠を確認して休憩時間を差し引く必要があります。

4. パート・アルバイトの労働時間の計算

パートタイムやアルバイトの勤務時間・労働時間の計算においても、注意すべき点があります。この章では特に注意したい、休憩時間の適用と特殊な勤務形態への対応を詳しく解説します。

4-1. パート・アルバイトの労働時間の計算における注意点

計算における注意点は、休憩時間と手当の計算です。パート・アルバイト等の短時間労働者は、労働時間が5時間以下で休憩時間が発生しない場合もあるため注意しましょう。

パート・アルバイトに特殊な勤務形態（深夜勤務、休日勤務など）がある場合には、割増賃金や企業独自の手当てなどが発生するケースがあります。そのような働き方をしている従業員に対しては、労働基準法や雇用契約で定められた規定を適用しなくてはなりません。

また、パート・アルバイトの労働者は時給で給与が支払われるため、月給支給の従業員とは異なり、勤怠記録の有無がダイレクトに給与に反映されます。このため、勤怠の付け忘れや間違いにはより一層の注意が必要です。ミスを防ぐためには、給与計算システムや勤怠管理システムを導入して、ヒューマンエラーを防ぐこともおすすめです。

4-2. パート・アルバイトの労働時間の計算例

ある一日の出勤時刻が20時、退勤時刻が23時、休憩時間がなかった場合、労働時間を求めるには次のように計算をおこないます。

23時 – 20時 = 3時間

このように休憩がない場合、出勤から退勤までの勤務時間がそのまま労働時間です。ただし、22時から翌5時までは深夜労働となるため、22時から23時までの1時間は、時給単価の25％の割増賃金が必要になります。

5. 労働時間を適切に計算して管理する方法

労働時間の計算自体は簡単ですが、勤務形態が異なる従業員の労働時間の計算は、ルールを混同しやすくなるため、ミスも起こりやすくなります。そのため、自動計算ができるエクセルやタイムカード、勤怠システムなどを活用して計算するのがおすすめです。ここでは、それぞれの特徴についてご紹介します。

5-1. エクセルを使って計算する

エクセルの関数を利用して計算式を組めば、労働時間を自動で計算が可能です。

無料で利用できるテンプレートも、インターネット上で多く配布されているため、適宜活用するとよいでしょう。

ただし、エクセルを使って労働時間を管理する場合、関数の知識が必要になります。従業員が誤って計算式を壊してしまうリスクがある点に注意しなくてはならないでしょう。また、手入力をする部分も大きいため、ヒューマンエラーを完全になくすことは難しい方法です。

5-2. タイムカードを活用する

タイムカードとは従業員の出退勤を記録し、労働時間を記録できるツールのです。専用の機器にカードを入れるだけで打刻ができ、導入後すぐに使い始められる点はメリットでしょう。

一方で、勤怠集計に手間がかかり、リモートワークなどの現代の多様な働き方に対応できないという課題もあります。そのため、近年ではタイムカードから勤怠管理システムやアプリへの移行が拡大している状況です。

5-3. 勤怠管理システムやアプリを活用する

勤怠管理を正確かつ簡単に進めたい人事担当者におすすめなのが、クラウド型勤怠管理システムの導入です。

従来の勤怠管理では、「自己申告制で各従業員から出退勤情報を伝えてもらう」「従業員の出退勤時間をタイムカードで把握する」といった方法が利用されていました。ただ、自己申告制の出退勤管理は、不正リスクが懸念点です。

その点、クラウド化された勤怠管理システムなら、職場のパソコンやスマホ、従業員に配布するICカードなどを利用して出退勤の時間を記録できます。職場にいても外出先にいても打刻できるのは、従業員側から見ても大きなメリットでしょう。

職場の労働環境に合わせて、残業時間の算出方法をあらかじめ設定するなど、給与計算の手間を軽減できるという強みもあります。

6. 複雑な労働時間の計算や管理は勤怠管理システムで効率化しよう

従業員の労働時間計算は給与の額に直結するため、ミスが許されない業務です。しかし近年の雇用形態や働き方の多様化により、正確な労働時間の把握が難しくなっています。また、手作業が多ければ多いほどヒューマンエラーは起きやすくなるでしょう。

労働時間の計算を正しくおこなうためには、できるだけ手作業を減らすため、勤怠管理システムやアプリを活用することがおすすめです。勤怠管理システムを導入すれば、自動で労働時間を正確に記録でき、担当者の作業時間も大幅に削減できます。

労働時間の正しい計算方法を理解したうえで勤怠管理システムを導入し、面倒な手続きを効率化しましょう。