企業戦略の一環としてDX化を推進する企業が増えています。

DXは、フロントオフィス部門だけでなく、人事労務を管理する部門をはじめとしたバックオフィス部門の業務効率化にも役立ちます。人事労務管理も積極的にDX化を進めていきましょう。

しかし、残念ながら人事労務管理のDX化が失敗してしまうケースもあるものです。

本記事では人事労務管理のDXが失敗してしまう理由を紹介します。また、人事労務管理のDX推進を軌道に乗せるためのポイントも解説します。

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1. 人事労務管理のDXとは？

人事労務管理のDX化とは一体どのような取り組みを指すのでしょうか。

あらためて、人事労務管理とDXをそれぞれ理解したうえで、人事労務管理のDX化について考えてみましょう。

1-1. 人事労務管理とは

人事労務管理は、企業が事業活動を継続するために必要不可欠なバックオフィス業務です。

「人事管理」と「労務管理」に分けて考えることが多く、前者は人材採用から育成・評価など、企業で働く人材を資本として活用するために必要な管理業務を、後者は福利厚生、就業規則、労働安全衛生など、業員が働きやすい職場環境を整備するために必要な管理業務と定義づけることがあります。

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1-2. DXとは

DXとはデジタルトランスフォーメーション（Digital Transformation）の略語で、デジタル変換やデジタル変革と訳されます。DXは、ITの浸透によってビジネスモデルや企業の業務に変革をもたらすことと定義されています。

組織がデジタル技術を活用し、業務プロセスやサービスの提供方法を革新することで、生産性向上や効率化、顧客満足度の向上などの目標を達成することを意味します。

1-3. 人事労務管理のDX化とは

人事労務管理のDX化とは、従来の人事労務管理業務をデジタル技術や情報システムを活用して人事に関わる一連の業務の効率を高めることです。

システムを活用すれば人事労務管理の工程がスマートになり、業務の全体の工数を減らせます。また、業務の自動化やペーパーレス化を実現できるなど、人事労務管理のDX化には多くのメリットがあるのです。具体的にどのような業務をDX化できるのかを解説します。

従業員データの管理

従業員のデータをデジタル上で一元管理することは、DX化を推進するための重要なポイントです。

従業員の基本情報、スキル・キャリア、パフォーマンスなどの状況を一ヵ所で管理しておけば、人材配置やキャリアプラン支援など、さまざまな場面で役立ちます。日々の定常的な業務を効率化することで作業時間を圧縮し、生まれた時間を使って、従業員データを用いて事業を発展させるためにどのように人材を活用していくか戦略の検討に活用できるのです。

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入社手続き

従業員の入社には、さまざまな必要書類の収集が必要となります。特にマイナンバーの管理は重要で、その安全な取り扱いが求められます。DX化を推進することで、システム上で安全に管理することができ、コストと時間を大幅に削減できます。また、全ての入社手続きがデジタル化されることで、書類の物理的な保管が不要になり、セキュリティが向上します。

雇用契約の締結

雇用契約書の締結や社会保険・雇用保険の手続きは、従来は手作業でおこなわれていました。これにより大量の紙資料が生成され、保管や管理に多大な工数とコストがかかっていました。DX化により、これらの手続きが全てシステム上で完結できるようになるため、コスト削減と業務効率化が実現します。また、必要な情報はいつでもシステム上で検索・確認することが可能になります。

勤怠管理

勤怠管理は、従業員の労働時間を適正に把握し、管理する重要な業務です。従来は紙のタイムカードやシフト表を使用しており、手作業による集計に時間がかかるだけでなく、ミスも頻発していました。DX化することで、勤怠管理システムで打刻の管理から労働時間・残業時間の集計までを自動化して管理することが可能です。これにより工数削減、ペーパーレス化、従業員の雇用環境改善が図れます。

健康管理

企業は従業員に対して健康診断を実施し、結果に基づいて必要な措置を講じる義務があります。システムの導入により、健康診断の実施状況や結果の管理が効率化されます。従業員の健康課題への対応も迅速におこなえるようになり、健診結果の分析から必要な研修やサポートが提供できます。結果として従業員の健康状態が向上し、離職率の改善にも寄与します。

人事評価

昨今のビジネス環境では、経営資源の一つである人材をいかに有効活用できるかによって、市場での勝敗が決まってくると言っても過言ではありません。そのため、データ化された状態で適切に人事評価を管理することは重要です。

他社との差別化や企業の戦略といった観点でも、人事労務管理のDX化は重要なのです。また、DX化を進めるうえで、ただシステム導入を進めてしまうと、システムが乱立してしまい、マスタメンテナンスが頻繁に必要になってしまいます。

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2. 人事労務管理をDX化するメリット

人事労務管理をDX化することで、さまざまなメリットが得られます。ここでは、具体例も踏まえながら、人事労務管理をDX化するメリットについて詳しく紹介します。

2-1. 自動化と効率化で業務の工数を削減する

手作業で人事労務管理をおこなう場合、時間と手間がかかります。また、人的ミスも発生しやすくなります。人事労務管理業務は、社会保険料や税金、給与支給額の計算にも関係するので、ミスは許されません。

人事労務管理のDX化を進めれば、電子データを使って従業員情報を管理し、さまざまな手続きを自動化することができるようになります。例えば、給与計算や勤怠管理などの作業をシステム化することで、手作業の負担を減らし、正確性と効率性を向上させるメリットが得られます。

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2-2. セルフサービス化で多様な働き方を実現できる

従業員ポータルやモバイルアプリなどを導入し、従業員自身が自分の情報や手続きをオンライン上でアクセス・管理できるようにすることもDXです。例えば、給与明細の閲覧や休暇申請、個人情報の更新などを自己管理できるようにします。

管理者側の作業工数削減につながるだけでなく、従業員が自身の好きなタイミングで欲しい情報にアクセスできることは、多様な働き方の実現にもつながり、従業員満足度の向上に貢献します。

2-3. 優秀な人材が集まり採用が活性化する

従業員データを一ヵ所に集められれば、蓄積された人事データを分析し、傾向やパターンを把握することができます。これにより、人材採用やトレーニングニーズの特定、従業員のパフォーマンス予測などに役立つ情報を集め、採用戦略の改善につなげられます。

2-4. データ分析と予測により人材配置が適正化される

DXにより蓄積されたデータを分析すれば、従業員一人ひとりにあった適切な人材配置や育成が可能となります。例えば、従業員の持っているタレント情報（能力・スキル）をシステムを使って分析し、適材適所の人材配置を実現すれば、従業員満足度が向上し、生産性の向上も期待できます。

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3. 人事労務管理のDX化に関するよくある課題・失敗

企業がDXを十分に理解していなかったり人事部門においてDXの仕組みづくりができていなかったりすると、DX化が軌道に乗らないまま終わってしまいます。

ここからは、人事労務管理のDX化が失敗してしまうケースについてみていきましょう。

3-1. 経営層がDXを理解していない

経営層がDXの目的や仕組みを十分に理解していない状態で取り組みを導入しても、なかなかうまくはいかないものです。

DXとは、単にデジタルシステムを導入することではありません。デジタルへの移行をきっかけに、自社の風土やビジネスモデルに変化を加え、経営を改善していく姿勢が重要です。しかし、明確なビジョンがないままDXへの取り組みをおこなってしまうと、経営改善の十分な効果が出ないまま終わってしまいます。

DXを成功させるためには、長期的なビジョンを持って、具体的な手法を現場に落とし込む必要があります。まずは経営者がDXの定義を理解し、目的やビジョンを明らかにすることが大切です。

3-2. 人事労務部門にDX人材がいない

これまでアナログ手法で人事労務管理をおこなってきた企業では、急なDX化への舵取りに人事労務部門が対応できず、計画が頓挫するおそれがあります。人事労務管理の担当者がシステムを使いこなせず現場に負担がかかったり、かえって作業効率がダウンしたりといった問題が起きるケースも少なくありません。

ITに特化した人材が人事労務部門にいないときには、新規採用をおこなうのが一般的です。しかし、近年では採用市場におけるIT人材の需要が高まりつつあります。新たに人材を採用したくても、思ったような人材が見つからないことも多いものです。そのような場合、自社の人材をDX人材へと育成するリスキリング制度の採用を検討してみるのもおすすめです。

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3-3. 継続的な運用ができていない

人事労務部門のDX化のために新システムを導入した段階で満足してしまうケースもあります。しかし、DXの推進にあたって重視すべきはシステム導入ではなく、その後の管理や運用です。

システムへの情報の追加や内容の刷新、分析・フィードバックなど、DX化にあたってやるべき業務は数多くあります。システムを導入したのちに放置してしまっては、DX化による効果は見込めません。

システムの管理や運用をシステム提供元（ベンダー）に頼ったり、ITに特化した人材に任せっきりにしたりするケースも少なくないようです。しかし、この状態が続くとシステムがブラックボックス化し、いざというときにシステムを活用できなくなってしまいます。

3-4. DXのための予算が足りていない

人事労務部門のDX化にはまとまった予算が必要です。費用面の余裕がない状態でDX化にふみ切ると、十分にシステムを構築できないまま失敗に終わるおそれがあります。

経営層がDXの重要性や必要性を十分に理解していないために、システム導入のための十分な予算が確保できないというケースは少なくありません。まずは社内の人員がDXの意義を十分に理解し、必要な投資をおこなう姿勢が肝心です。

3-5. DX化させたい元データの整理工数が莫大

人事データの整理には多くの工数がかかります。特に紙ベースのデータが多い場合、システム化するために必要なマスタ情報の整備に時間や手間がかかります。DXをスムーズに進めるためには、データ整理の計画を事前に練り上げる必要があるのです。

3-6. レガシーシステムからの移管が困難

レガシーシステムとは、古くて時代遅れになった技術やソフトウェアのことで、通常は企業などでかつてから使用されているシステムやアプリケーションを指します。老朽化・ブラックボックス化が進み、レガシーシステムから新しいシステムに移管することが困難となります。まずはシステムの現状を把握し、段階的に新しいシステムに移行するための計画を立てることから始めましょう。

4. 人事労務管理のDXを成功させるポイント

人事労務のDX化が失敗してしまうことがないよう、まずは十分に計画を練ることが大切です。以下のようなポイントを意識すれば、人事労務のDX化が成功しやすくなります。

4-1. DXの目的や意義を理解する

まずは経営層や現場において、DX化をおこなう理由や目的、意義を確認しておきましょう。

DXの目的は新しいデジタルのシステムを導入することではありません。デジタル化を通して、組織全体に変革をもたらすという意識が重要です。

DX推進にあたって目標やゴールを設定することも重要です。DXでどのような課題を解決したいのか、どのような変革をもたらしたいのかを明確にすることで、DX化が進めやすくなり、失敗も起こりにくくなります。

4-2. 業務フローの改善を行う

DX推進は、人事労務管理の業務フローにおける問題や課題を解決するための有効策になります。まずは現在の人事労務管理の業務内容にどのような問題・課題があるのかを検証しましょう。

不要な業務や無駄なフローがあるときには、DX推進によってどのように解決できるのかを検討することが大切です。業務内容を精査して改善を施すことが、DX推進の成功につながっていきます。

4-3. IT人材を十分に確保する

人事労務管理のDX化のためには、部署にITを十分理解した人材が必要不可欠です。DXを推進しようと決めた段階で、デジタルに対応できる人材を十分確保しておきましょう。

ただし、近年ではIT人材の需要が高まっており、採用活動がなかなかうまくいかないこともあります。IT人材が集まらない場合には、社内の人材の育成、業務委託、コンサルティングの導入といった方法で対応できることもあります。

4-4. スモールスタートを意識する

ITシステムを一気に導入すると費用面の負担が大きくなり、結果的にDXがうまく進まなくなるおそれがあります。人事労務管理のDX化にはある程度予算がかかるため、段階的に移行を進めていきましょう。

DX推進にあたっての予算に不安があるなら、少人数や小規模から始めてみましょう。スモールスタートをしたうえで少しずつ規模を大きくしていけば、負担なくDX化を推進できます。また、中小企業などで資金に余裕がない場合は、政府が用意している補助金・助成金が使えないかチェックしてみましょう。

4-5. 自社のニーズにあったシステムを導入する

人事労務管理のDX化には、新たなITツールの導入が効果的です。しかし、近年ではさまざまな機能が搭載されたシステムが登場しています。自社の課題を洗い出し、目的を明確化したうえで、それにあったシステムを導入することで、人事労務DXをスムーズに進めていくことが可能です。

5. 人事労務管理のDX化を推進するツール

ここでは、人事労務管理のDX化を推進するツールについて詳しく紹介します。ツールの名称だけでなく、機能にも注目してシステム選びをおこないましょう。

5-1. 人事労務管理システム

人事労務管理システムとは、従業員に関する情報を一元的に管理し、人事労務関連の業務を効率化するためのツールのことです。従業員の基本情報をデータ化して管理できるため、スピーディーに情報共有をおこなうことができます。

また、採用管理や入退社手続き、労務管理など、人事労務業務に役立つ機能が多数搭載されているので、業務を効率化することが可能です。まずは人事労務情報をデータ化してみたい場合には、人事労務管理システムの導入から始めてみましょう。

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5-2. 勤怠管理システム

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時刻や休日、有給休暇など、勤怠に関する情報を効率よく管理するためのツールです。勤怠管理システムを導入すれば、PC・スマホ・ICカード・生体認証・PCログといったなかから、自社にあった打刻手段を選ぶことができます。

勤怠管理システムを活用することで、直行直帰やテレワークなどで働く従業員の勤怠管理も適切におこなえます。勤怠管理システムの導入により、多様な働き方を推進し、DX化の大きなメリットである競合優位性を獲得できるかもしれません。

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5-3. 給与計算システム

給与計算システムとは、従業員の社会保険料や税金、給与、手当などを自動で計算できるツールです。エクセルで給与計算をおこなっている場合、集計間違いや入力・転記ミスが生じやすくなります。給与計算にミスがあると、社会保険料・税金の納付漏れや、手取り額を間違えて支給するなど、大きなトラブルにつながる恐れもあります。

給与計算システムを活用すれば、登録した従業員情報をもとに自動で給与計算できるので、人的ミスを防止することが可能です。また、勤怠管理システムと連携させれば、勤怠の集計から給与の計算・支給までをワンストップでおこなえるため、業務を効率化できます。

関連記事：給与計算ソフトとは？メリットや選定ポイント7選を一挙ご紹介

5-4. タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムとは、従業員の基本情報（氏名・性別・生年月日・住所など）に加えて、タレント情報（能力・スキル・資格・経験など）も一元的に管理し、効果的な人材育成や人材配置を実現するためのシステムです。

タレントマネジメントシステムを導入すれば、従業員一人ひとりに合った適切な教育・人材配置ができるようになり、従業員満足度が上昇するでしょう。また、生産性の向上や離職率の低下も期待できます。タレントマネジメントシステムを使って戦略人事を実現できれば、DX化によって大きく組織の成長へとつなげることが可能です。

関連記事：タレントマネジメントシステムとは？選び方や導入手順を解説

6. 人事労務管理のDX化に役立つツールの選び方

現在、人事労務管理のDX化を推進するツールはあらゆる種類のものが提供されています。ここでは、人事労務管理のDX化に役立つツールの選び方について詳しく紹介します。

6-1. コスト

人事労務管理に役立つツールを利用するには、初期費用や月額費用、オプション費用など、さまざまなコストがかかります。また、1つのシステムに複数の料金プランが提供されているものもあります。どのような課題を解決したいのか明確にし、自社の組織規模にあった料金プランを提供しているツールを選びましょう。

6-2. 機能

勤怠管理システム一つをとっても、「勤怠管理に特化したシステム」「勤怠管理から給与計算まで実現できるシステム」「人事管理システムのうち一部のシステム」など、さまざまな種類のシステムがあります。

まずは自社の人事労務管理の課題を洗い出し、ツールを導入する目的を明確にすることが大切です。例えば、勤怠管理だけでなく、人事評価や労務管理、給与計算なども効率化したいのであれば、人事労務管理の全領域の機能が網羅されているシステムを導入するのがおすすめです。また、後から機能を拡張できるのか、自社の既存のシステムと連携できるのかも確認しておきましょう。

6-3. 提供形態

システムの提供形態は、大きく「クラウド型」と「オンプレミス型」に分かれます。クラウド型は、オンライン上でサービスが提供されます。原則、自社サーバーの用意が不要で、メンテナンスも提供元がおこなうため、導入や保守の負担が少ないことがメリットです。

一方、オンプレミス型は、自社サーバーを用意し、新しくシステムを構築する形態です。自社で運用が必要になりますが、機能やセキュリティをカスタマイズできるメリットがあります。

このように、クラウド型とオンプレミス型それぞれにメリットがあります。オンプレミス型のシステムを導入するには、初期投資が必要であり、導入までに時間も要します。まずはクラウド型のシステムから導入を検討してみましょう。

6-4. 使いやすさ

人事労務管理に役立つツールを選ぶ際は、担当者の使いやすさを考慮することが大切です。画面がわかりにくかったり、操作が難しかったりすると、かえって業務負担が増加することになり、DX化が進まない原因にもなります。ツールを導入する前に、無料トライアル期間を活用し、使用感を確かめてから導入を決めるのも一つの手です。

6-5. サポート

初めて人事労務管理を効率化するためのツールを導入する場合、初期設定や運用方法などに戸惑うケースもよくあります。自社のみで導入・運用するのに自信がないのであれば、サポートが充実しているシステムを選ぶことが大切です。また、電話やチャット、オンラインなど、どのようなサポート対応を提供しているのかも事前にチェックしておきましょう。

7. 人事労務管理のDX化を進めよう

DXの推進は、フロントオフィス部門だけでなく人事労務管理分野にも必要です。DX化を進めれば、労務管理や人材配置をはじめとした人事労務管理の業務がスムーズに進みやすくなります。

ただし、無計画にDX化を進めると思わぬ失敗やトラブルにつながってしまうことがあります。DX化の目的や意義を十分に理解し、現場の状況を確認しながらフレキシブルにDX化を進めていくことが大切です。