2020年10月に年末調整がペーパーレス化されました。毎年、膨大な紙の山に悩まされていた担当者の業務は、電子化によって大きく変わりつつあります。

本記事では、ペーパーレス化によるメリットと課題を整理し、これから導入を検討する会社が具体的なアクションプランを立てられるよう、導入のステップを詳しく解説します。

1. 年末調整のペーパーレス化とは？

年末調整のペーパーレス化とは、これまで「紙」でやり取りしていた年末調整の書類を、パソコンやスマートフォンを使って「データ」で完結させる仕組みのことです。

この仕組みは、国税庁の指導のもと2020年10月からスタートしました。従業員と会社の双方の負担を減らし、手続きをより正確に進めることを目的としています。

具体的には次の4のステップを紙からデータに置き換え、ペーパーレス化しました。

• 従業員が保険会社から控除証明書などをデータで受け取る

保険会社などから、控除証明書をハガキの代わりにデータで受け取ります。

1. 従業員がシステム上で「申告書」などをデータで作成する

国税庁の無料ソフト（年調ソフト）や、会社が契約している年末調整システムを使って、質問に答える形で簡単に年末調整に必要な情報を入力できます。1で受け取った控除証明書のデータを読み込ませれば、保険料の金額などが自動で入力されるため、書き間違いがありません。

1. 作成した申告書をデータで会社に提出する

システム上の「提出」ボタンを押すだけで、会社への提出が完了します。印刷したり、ハンコを押したり、封筒に入れたりする必要は一切ありません。

1. 会社はデータを使って税額計算をおこない、結果をデータで保管する

会社の担当者は、従業員から提出されたデータを給与計算ソフトに直接取り込み、年間の税額を計算します。手入力が不要なため、作業がスピーディーかつ正確です。提出されたデータは、そのまま電子データとして7年間、安全に保管します。

このように、従業員と会社の担当者の双方が、面倒な手書きや入力作業から解放され、簡単かつ正確に手続きを終えられるのが、年末調整のペーパーレス化の大きな特長です。

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1-1. ペーパーレス化が進む背景

年末調整のペーパーレス化が進む背景には、担当者の膨大な業務負担と政府のデジタル化推進という2つの大きな理由があります。

従来の紙ベースの年末調整では、書類の印刷・配布、手作業でのチェックと差し戻し、給与ソフトへの手入力といった膨大な作業により、残業が常態化していました。また、従業員にとっても、年に一度のわかりにくい手書きと作業は大きな負担でもありました。

これらの課題を解決し、働き方改革や社会全体の生産性向上をめざす政府のデジタル化推進の一環として、2020年10月よりこの制度がスタートしたのです。

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1-2. ペーパーレス化は義務化されている？

年末調整の申告手続きのペーパーレス化は義務ではありません。現在も、従来通り紙の書類で手続きをおこなうことは可能です。ただし、年末調整に関連する一部の書類は、特定の会社で電子提出が義務化されています。

年末調整のプロセスは、大きく分けて次の2段階あります。

1. 従業員から会社へ：申告書（扶養控除申告書など）を提出する。
2. 会社から税務署へ：法定調書（源泉徴収票など）を提出する。

このうち、ペーパーレス化が義務ではないのは「1」の部分です。会社は、従業員から紙で申告書を受け取っても問題ありません。

一方で、「2」は特定の会社で義務になっています。2年前に提出した法定調書の枚数が100枚以上（※）の会社は、源泉徴収票などの法定調書をe-Taxなどで電子提出しなければなりません。

※令和9年1月からは、この基準が「30枚以上」に引き下げられます。そのため、これまで対象外だった中小企業も、今から準備を進めておく必要があります。

インターネットでの手続き方法について知りたい方はこちらをご覧ください。

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2. 年末調整ペーパーレス化のメリット

年末調整のペーパーレス化によるメリットを、年末調整担当部署と従業員の立場からそれぞれ紹介します。

2-1. 年末調整担当部署のメリット

年末調整のペーパーレス化によるメリットを、担当者目線でまとめました。

➀控除申告書の配布・回収・郵送が不要

控除申告書を印刷し、全従業員に配布、そして回収するという一連の作業がなくなります。特に拠点や在宅勤務者が多い会社では、郵送にかかっていた時間とコストも削減できます。

②控除額の確認と計算が不要

控除額などの計算は、従業員がシステム上で入力した情報をもとに自動で計算されます。保険料控除証明書のデータもそのまま取り込まれるため、担当者がおこなう目視での金額チェックや検算作業が、ほぼ不要になるのです。

③控除申告書の催促やデータ入力の手間や負担が現象

民間の有料システムを利用する場合、管理画面でだれが未提出かひと目でわかり、ボタン一つで一括催促が可能です。また、確定したデータは給与計算ソフトに連携できるため、手入力の作業から解放されます。

ただし、国税庁の無料ソフトを利用する場合は、従業員が作成したデータの収集方法や催促方法を会社側で工夫しなければなりません。

④従業員からの問い合わせが減少

民間のわかりやすい有料システムには、入力補助や専用のヘルプデスク機能が充実しています。そのため、「ここの書き方がわからない」といった従業員からの問い合わせを大幅に減らせるでしょう。

ただし、国税庁の無料ソフトには、専用のサポート窓口がありません。そのため、操作に関する質問は、会社が対応することになります。国税庁の無料ソフトを活用する場合は、問い合わせが減るメリットは期待できないでしょう。

⑤年末調整関連書類の保管コスト削減

従業員から提供された控除申告書は7年間保管する必要があるため、紙で実施していたときは物理的な保管スペースが必要でした。しかし、ペーパーレス化をすれば、電子データで保管できるためキャビネットなどの物理的な保管スペースが不要になります。

2-2. 従業員のメリット

従業員目線でも、年末調整のペーパーレス化にはさまざまなメリットがあります。

①申告書の自動作成で手書き・計算が不要

保険会社などから受け取った控除証明書データをシステムに読み込ませるだけで、控除額などが自動計算され、申告書が作成されます。面倒な手書きや、電卓での計算は必要ありません。

②控除証明書の再発行が迅速

郵送で届く従来とは違い、データで届くため、控除証明書の紛失のリスクが減ります。万が一の場合も、保険会社のサイトなどから迅速に再発行・再ダウンロードが可能です。

③押印が不要

作成した申告書は、システム上のボタン一つで提出が完了します。印刷してハンコを押し提出する、という手間がなくなります。

参考：年末調整手続の電子化で業務の効率化｜国税庁

このように、年末調整のペーパーレス化は、担当者と従業員の双方にとってメリットが大きい取り組みです。担当者は本来のコア業務に集中でき、従業員は面倒な手続きから解放されます。これらの工数削減効果が、近年、多くの会社でシステム導入が進んでいる大きな理由です。

3. 年末調整のペーパーレス化に伴う課題

年末調整のペーパーレス化は、年末調整担当部署、従業員ともに業務が簡素化され、会社として大きなメリットがあります。しかし、導入にあたっては課題も多いのが現状です。事前にこれらの課題を把握し、対策をしましょう。

3-1. 従業員への説明と協力依頼が必要

年末調整のペーパーレス化は、従業員自身がシステムを操作して申告情報などを入力するため、従業員の協力が欠かせません。

しかし、全従業員がパソコンやスマートフォンの操作に慣れているわけではありません。「ログインできない」「操作方法がわからない」といった問い合わせが担当部署に集中し、これまでとは違う新たなサポート業務が発生する可能性があります。たとえシステムにヘルプ機能があっても、導入から定着するまでは、担当者が使用方法の説明や質問対応に追われることもあるでしょう。

特に、普段パソコンを使わない従業員が多い職場では、説明会を開くなどの丁寧なフォロー体制の整備が重要です。

3-2. 紙と電子の二重の運用になる場合がある

ペーパーレス化は義務ではないため、従業員から「どうしても紙で提出したい」という要望が出ることも考えられます。また、業務上パソコンを割り当てられず、ペーパーレスでの申告が難しいケースもあるでしょう。

こういった場合、紙で対応せざるを得ません。その結果、電子データと紙の書類を両方管理する必要が生まれ、かえって業務が煩雑になるおそれがあります。

3-3. 業務フローやシステムの変更

年末調整のペーパーレス化は、単に紙をデータに置き換えるだけではありません。導入に伴い、既存の業務フローを根本から見直す必要があります。

例えば、電子データの収集・確認・承認といった新しいルールの策定や、従業員への周知徹底といった準備期間が不可欠です。

また、数あるシステムの中から自社の給与計算ソフトと連携できるものを選び、導入・設定する作業も大きな負担となります。この連携がうまくいかないと、結局手作業が発生し、期待した効果が得られないおそれもあるでしょう。

3-4. マイナポータル連携への課題

年末調整での「マイナポータル連携」は、控除証明書を一括取得できる便利な機能です。ただ、この連携は、従業員本人がマイナンバーカードと対応スマホなどを持っていることが前提であり、会社が準備を強制できないという課題があります。

担当部署は従業員に事前の利用設定を促す必要があり、この周知や対応も負担になりかねません。さらに、マイナポータルに対応していない保険会社も存在するため、一部の証明書は手動で取得しなければいけない場合もあります。

かえって従業員が混乱し、問い合わせが増えるおそれがあるため、利用には注意が必要です。

参考：マイナポータル連携特設ページ（マイナンバーカードを活用した給与所得の源泉徴収票や、控除証明書等のデータの自動入力）

関連記事：年末調整におけるマイナンバーの正しい取り扱い方

4. 年末調整のペーパーレス化に向けて会社が対応すべきこと

年末調整のペーパーレス化を推進していくために、会社はどのような対応が必要になるのでしょうか？具体的なステップを4つに分けて解説します。

4-1. 全従業員が電子申告できる環境の整備

全従業員が電子申告できるよう、社用PCがない従業員向けに共有パソコンを用意したり、私用のスマートフォンやパソコンからの申請を許可するなどのルールを整備したりする必要があります。とはいえ、実際に他社がどれだけ電子化に対応しているか、またどのように対応するかなど気になっている方もいるのではないでしょうか。

そのような方に向けて、当サイトでは、「54％の企業がペーパーレスを実現！システム化で変わる年末調整」という資料を無料配布しています。

資料では、年末調整の電子化に対する各社の対応状況や、年末調整の各課題に対してどのようにペーパーレスを進めるのか、またペーパーレス化したときにどれだけ効果があるのかなど具体的なイメージを交えて解説しています。参考にしたい方は、こちらから無料でダウンロードしてご活用ください。

4-2. 給与システムの改修や専用システムの導入

年末調整をペーパーレス化する際のシステム対応には主に3つの選択肢があります。

1つ目は、既存の給与システムの改修です。現在使用している給与計算ソフトに、後から新しい機能を追加したり、既存の機能を変更したりすることを指します。システムの改修費用が高額になる場合や、欲しい機能を追加できない場合もあります。

2つ目は、国税庁の無料ソフトです。コストはかかりませんが、データの収集や給与システムへの入力は手作業となり、年末調整担当者の負担が残ります。

参考：年末調整手続の電子化に向けた取組について｜国税庁

3つ目が、民間の年末調整専用システムの活用です。収集からデータ連携まですべてをまとめて自動化でき、最も担当者の工数を削減できる方法といえます。ただし、給与計算システムとの連携方法の構築や、場合によっては給与計算システムごと入れ替えることになり、導入時の工数がかかる方法です。

「導入コスト」と「担当者の工数をどこまで削減したいか」を天秤にかけ、自社に合った方法を選びましょう。

4-3. 個人情報の漏洩を防ぐセキュリティ対策

年末調整のペーパーレス化では、マイナンバーなどの極めて重要な個人情報を取り扱うため、厳重なセキュリティ対策が不可欠です。

システムを選定する際には、二段階認証やIPアドレス制限、アクセスログ管理といった機能を持つ、信頼性の高いサービスを選びましょう。

その上で、社内ルールを明確に定めることが重要です。私用スマホからの申請を許可する場合は、公共Wi-Fiでの操作を禁止するなど、従業員が守るべきガイドラインを作成し、周知徹底します。安全なシステム導入と従業員への教育により情報漏洩リスクに備えましょう。

4-4. 従業員への説明と申請サポート

導入にあたり、変更点や操作方法を記載したわかりやすいマニュアルを準備し、早めに周知しましょう。

また、導入初期は問い合わせが増えることを見越し、専門の相談窓口を設置したり、説明会を開いたりするなどのサポート体制を整えることが重要です。

丁寧な準備が従業員の不安をなくし、担当者の負担を減らします。

4-5. 税務署への事前申請は不要になった

年末調整を電子化するためには、事前に税務署へ「電磁的方法による提供の承認申請書」を提出し、承認を受ける必要がありました。しかし、2021年4月1日以降、この事前承認手続きは廃止されました。

現在は、会社が一定の要件を満たしていれば、税務署の承認なしにペーパーレスでの年末調整を開始できます。これにより、導入へのハードルが大きく下がりました。

5. ペーパーレス化で年末調整をよりスピーディにしよう

年末調整のペーパーレス化は、単に紙をなくすだけの取り組みではありません。

毎年担当者を悩ませてきた膨大な書類のチェックや手入力といった膨大な作業をなくし、計算ミスや記入漏れを防ぐことで、業務をよりスピーディかつ正確なものへと変革する取り組みです。

もちろん、導入にあたっては従業員への丁寧な説明や、自社に合ったシステム選定といった注意が必要なポイントも出てきますが、本記事で解説したステップに沿って準備を進めれば、これらは十分に解決可能です。

年末調整の負担を軽減して生まれた時間をコア業務へとシフトさせることで、ペーパーレス化はバックオフィス業務の効率化だけでなく、会社全体の生産性、ひいては従業員満足度の向上にもつながる重要な一歩となるでしょう。

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