電子帳簿保存法の改正により2022年1月以降、電子保存するにあたり税務署の事前承認が原則不要となったことで、ますます領収書の電子化がしやすくなりました。

領収書を電子化して業務効率を上げるためにも、電子化するメリットとデメリットの両方をよく理解しておきましょう。

本記事では、経理担当者や個人事業主が知っておきたい領収書を電子化するメリットとデメリット、電子化させる方法などについて解説します。

関連記事：領収書とは？役割や書き方、代わりになる書類を解説？

目次
1. 領収書を電子化する5つのメリット
2. 領収書を電子化する3つのデメリット
3. 領収書を電子化させる方法
4. 領収書の電子化の義務化はいつから？
5. 領収書の電子化がもたらす経理作業の効率化
6. 領収書を電子化して経理業務を効率化しよう

1. 領収書を電子化する5つのメリット

領収書を電子化することには多くのメリットがあります。

これまでは領収書の管理に人員を多く割いたり、手間をかけたりしなければならなかったかもしれませんが、電子化すればそうした手間を大幅に削減できます。

では領収書の電子化のメリットについて見ていきましょう。

1-1. 管理スペースが必要なくなる

まず領収書を電子化すれば、領収書を保管しておくスペースが削減できます。

これまでは領収書をファイリングして、そのファイルを保管しておく必要がありました。

ファイルを保管するためにキャビネットを用意していた企業も少なくありません。

しかし領収書の電子化によって、そうしたスペースが必要なくなります。

電子化された領収書は、ハードディスクに保存することができるため、膨大な量の領収書を非常にコンパクトにまとめて管理できます。

1-2. データによる検索が可能になる

領収書の電子化による別のメリットは、領収書をデータで管理・検索できるという点です。

領収書を紙で管理していたときは、領収書が保管されていると思われるファイルを取り出し、そこから該当する領収書を探す必要がありました。

領収書を電子化してハードディスクに保存しておけば、ほんの数秒で領収書の発行日や発行者による検索が可能になり領収書を探す時間を大幅に短縮できます。

社員一人ひとりが各自のパソコンから領収書を検索することも可能なので、社員の負担も軽くなるでしょう。

内部監査がおこなわれて特定の領収書の提出を求められたとしても、電子化されていればすぐに検索してメールで送付することも可能です。

1-3. コストが削減できる

領収書を電子化すれば、いくつかのコストが削減できます。

領収書を紙で管理する場合、領収書を印刷してファイリングし、特定の場所に保管しておかなければなりません。

印刷する際の紙代やインク代、ファイル代、キャビネット代などは、領収書の電子化によって必要なくなります。

加えて領収書の管理に割いていた人員をほかの部署に回すこともでき、より重要な業務に集中できるでしょう。

1-4. 領収書の紛失・流出を防ぐ

領収書を電子化すると、書類の紛失や流出を防ぐこともできます。

領収書をデータとしてハードディスクに保存しておけば、そこから削除しない限り書類はなくなりません。

必要な書類が見つからない場合、大量のファイルの中から1枚の領収書を見つけるのは大変ですが、電子化してしまえば比較的簡単に見つけ出せます。

加えてハードディスクを閲覧するためのパスワードを設定しておけば、権限のない人が領収書を見ることができないようファイルを守ることが可能です。

クラウド上に領収書を保管している場合には、書類にアクセスしたアカウントや時間を記録してくれる機能もあるので、高度なセキュリティ対策がおこなえるでしょう。

関連記事：領収書を紛失したときの対処法や返金の場合の対応を解説

1-5. 半永久的な保管が可能

領収書を電子化すれば、半永久的に書類を保管できます。

法人税法では、法人に対して7年間の領収書の保管を義務付けています。

紙で領収書を保管していると、劣化によって文字が読み取れなくなってしまったり、破損や汚損によって領収書が保管できなかったりするかもしれません。

しかし電子化すれば、そうした心配をせずに領収書を保管しておき、いつでも必要なときに取り出すことができるのです。

関連記事：領収書の保管期間は5～10年！知らないとまずい基礎知識

2. 領収書を電子化する3つのデメリット

こうして領収書の電子化のメリットを見てみると、デメリットはまったくないように思えます。

しかし領収書の電子化にもデメリットはあるので、どのような注意点があるかについては把握しておきましょう。

2-1. 導入にはコストがかかる

まずデメリットとして挙げられるのは、領収書の電子化するためのコストです。

領収書の電子化は、どのような形でもとにかく電子化すればよいというわけではありません。

領収書を保管するためのハードディスクやクラウド、電子化のためのソフトやアプリケーション、必要な場合には新たなパソコンや複合機などを購入する必要があるかもしれません。

初期費用とランニングコストを合わせると、数百万円程度の出費になることが予想されます。

領収書の電子化によって得られるメリットと比較して費用対効果がどのくらいになるかを事前によく調査することが必要でしょう。

2-2. 紙で管理すべきものは残る

領収書の電子化というと、すべての領収書を電子化できるように思えますが、実はそうではありません。

電子化できるものには条件があるため、紙で管理しなければならないものは残ります。

すると電子化した領収書と紙の領収書が混在することが考えられます。

完全に電子化できるわけではないため、領収書の電子化は必要ないと判断する企業もあります。

2-3. システムダウンによるリスクがある

ハードディスクではなくクラウド上に領収書を保管している場合には、システムダウンのリスクがあります。

もし何らかの理由でインターネットに接続することができなくなってしまえば、領収書を検索したり閲覧したりすることはできなくなります。

頻繁に起こることではないものの、こうしたリスクがあることは理解しておきましょう。

3. 領収書を電子化させる方法

領収書を電子化させる方法は、「紙で受け取った場合」と「データで受け取った場合」とで、それぞれルールが異なります。領収書を正しく電子化するためのルールについても、ここで押さえておきましょう。

3-1. 紙で受け取った場合

領収書を紙で受け取った際は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件に従って管理しなくてはいけません。スキャナ保存の要件は大きく分けると「真実性の確保」と「可視性の確保」があり、この2つを満たす必要があります。

【真実性の確保】

• 定められた入力期限内に保存する
• 解像度200dpi以上でスキャンする
• カラー画像で読み取る（赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上）
• タイムスタンプの付与
• 訂正または削除の事実が確認できるシステムの使用

【可視性の確保】

• スキャンした文書と帳簿との相互関連性の保持
• 見読可能装置（14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ）の備付け
• 整然とした形式および明瞭な状態で出力できるようにする
• システム概要書等の備付け
• 検索機能の確保

スキャナ保存は、「重要書類」または「一般書類」で要件が変わりますが、領収書は「重要書類」に該当するため、これらの要件をすべて満たさなくてはいけません。

一つでも欠けてしまうと電子保存できないため、スムーズに運用するためにも電子帳簿保存法に対応した経費精算システムを導入するのも有効な手段の一つです。

参考：はじめませんか、書類のスキャナ保存 ｜国税庁

3-2. 電子データで受け取った場合

領収書をメールやシステムなどを介して受け取った際は、電子データのまま保存する必要があります。電子データ保存についても、真実性と可視性の確保が必要です。

【真実性の確保】

• 不当な訂正・削除ができないよう事務処理規定を制定し遵守させる

【可視性の確保】

• モニターや操作説明書等の備付け
• 検索機能の確保

なお、改ざん防止のための事務処理規程については国税庁のホームページでひな型が公表されているため、自社で制定する際はこちらを参考にしても良いでしょう。

参照：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁

参照：電子取引データの保存方法｜国税庁

4. 領収書の電子化の義務化はいつから？

領収書を電子データで受け取った際は、電子データまま保存することが2024年1月から完全義務化されます。

元々、電子取引のデータ保存は2022年1月より義務化されていましたが、宥恕措置として2023年12月までは紙での保存も認められていました。

しかし、2024年1月からは、電子データで受け取った領収書を紙にプリントアウトして保存することは一切認められなくなります。

資金面ですぐの対応が難しい事業者の方には、中小企業や個人事業主を対象としたIT導入補助金といった制度もありますので、上手く活用して電子化への対応を進めていきましょう。

参照：電子取引データの保存方法｜国税庁

参照：IT導入補助金とは｜経済産業省

5. 領収書の電子化がもたらす経理作業の効率化

領収書の電子化の恩恵をもっとも受けるのは経理担当者でしょう。

領収書が電子化されれば、経理作業が効率化されます。

ではどのように経理作業が効率化されていくのか見ていきましょう。

5-1. 領収書の電子化で経費精算が容易に

経理担当者にとって経費精算は非常に手間のかかる業務です。

社員が経費精算書と領収書を提出してきたなら、すべての書類を精査し、誤りがあれば修正を依頼しなければなりません。

領収書の電子化と経費精算システムを両方導入すれば、スマートフォンやタブレットで撮影した領収書を経費精算に使用できるため経理担当者の負担を大幅に軽減できます。

社員はインターネット接続できる環境であれば、撮影した領収書によって経費精算の申請をいつでもおこなえます。

さらに、上司が経費精算システム上の申請内容を確認して承認すれば、申請がすぐに経理担当者のもとに送られます。

申請の段階で必要な情報が入力されているため、経理担当者は素早く経費精算の業務をおこなうことができるでしょう。

領収書を保存する手間もほとんどなく、銀行振込を利用すれば現金を取り扱う必要もありません。

領収書の電子化により、経理業務に割く時間や手間を削減できるのです。

特に社員から上がってきた経費申請に対して、領収書と照らし合わせながら確認する突合作業はとても工数のかかる業務です。これらの経費精算業務に関する手間は、領収書を電子化することで解消できます。

当サイトで無料配布しております「領収書の電子化ガイドブック」では、システム導入を通して領収書を電子化することで、どこまで経費精算業務が改善されるかを法律の観点もふくめて解説しています。
領収書を電子化して業務を効率化したい方はとても参考になる内容です。興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

6. 領収書を電子化して経理業務を効率化しよう

領収書の電子化は、すべての会社が一様に同じスタイルでおこなわなければならないというわけではありません。

会社のニーズに合わせて、特定の書類だけを電子化するということも可能です。

ただし、2024年1月以降は電子データで受け取った領収書は、電子保存が義務付けられているため注意が必要です。

領収書の電子化のメリットやデメリットについてよく理解したうえで、取り入れられそうな部分から電子化を進め、業務効率やコストの改善を図りましょう。