残業時間の上限は原則「月45時間以内」「年360時間以内」です。特別な事情があり、それが認められた場合も「月100時間未満」「年720時間以内」とされています。

このような働き方改革の推進により、残業削減に取り組む企業も多いでしょう。しかし、従業員の残業を減らすには、従業員が残業をする理由を明確にしたうえで施策を打つ必要があります。

本記事では、従業員が残業する理由を解説したうえで、残業を削減するための方法と施策のアイデアを紹介します。

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1. 残業を削減するには原因の特定が重要

「残業を削減する」といっても、何から手を付けてどのように進めればいいか、イメージがつかない方も多いのではないでしょうか。
残業する理由は、従業員や業務ごとに異なります。そのため、残業を削減するには、残業する理由に対して適切な施策を打たなければ効果が得られません。
適切な残業削減の施策を打つための第一歩として、なぜ残業が起きてしまっているのか原因を特定することが重要です。

1-1. 残業理由を分析する

残業削減をするうえで大切なことは、「従業員はなぜ残業しているのか？」を明確にすることです。

「業務量が多すぎる」「今日の仕事は終わっているけど、上司が残っているため何となく帰りにくい」「残業代がほしいから」など、理由は従業員によって異なります。そのため、まずはそれぞれの残業理由を明確にする必要があるのです。

「業務量が多すぎる」という理由に対しては、対象の従業員のスキルとそれに見合った業務量が割り当てられているのか、所属している部署・チームの業務量が適切なのか、といった観点からどこに原因があるのか探って対策を打ちます。

「今日の仕事は終わっているけど、上司が残っているから何となく帰りにくい」という理由に対しては、会社の文化そのものに原因があるため、経営陣などを巻き込んで意識改革に取り組むことが有効な対策かもしれません。

「残業代がほしいから」という理由に対しては、収入を増加させたいという経済的な動機が原因と考えられるため、基本給の見直しや、残業以外のインセンティブ制度を設けることなどが対策として考えられます。

このように、まずは従業員が残業する理由を特定することが、効率化を実現するための第一歩となります。

1-2. 残業理由の調査方法

残業理由を調べる方法としては、以下のような手段が考えられます。

• 全社でアンケート調査をおこなう
• 残業が他の従業員よりも長い従業員に個別にヒアリングする
• 1on1などで定期的にヒアリングする
• 勤怠記録を分析する

残業する理由がわかったら、集めた情報をもとに分析します。

分析する際は、以下の観点を参考に、根本的な原因は何になるのか意識しながら深堀りしてみましょう。

残業の頻度とタイミングを確認する	残業が特定の曜日や時期に集中していないか確認してみましょう。特定日に集中している場合は、給与計算時期やプロジェクトの締切前に残業が増えるなど、繁忙期と閑散期による影響であることが判明します。
従業員単位と部署単位で確認する	特定の部署やチームで残業が多い場合、その部署の業務負荷や指揮命令系統、業務フローなどに問題があるかもしれません。個々の従業員という小さな単位だけでなく、所属している部署やチームなど、ある程度まとまった単位でも数値やアンケート結果などを確認してみましょう。
業務内容を確認する	業務内容を分析し、どのような業務が残業の主な原因となっているかを把握します。特定のタスクやプロセスにおいて効率化の余地があるかもしれません。
組織全体の傾向との比較してみる	他の部署や会社全体の平均値を出し、その数値と比較することで、削減する余地はあるのか・やむおえない残業なのか判断する一つの基準とすることも可能です。

2. 残業削減の取り組みアイデア7選

残業の原因を特定・予想できたら、次はどのような施策を打つか検討します。

取り組みの内容を検討する際には、従業員に受け入れられやすい仕組みになるよう意識して構築しましょう。
ここでは、具体的な残業時間の削減方法のアイデアを紹介しますが、中にはユニークな残業削減方法もあるため、自社にあった施策を考える際の参考にしてみてください。

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2-1. 残業時間を可視化する

残業時間には上限があります。タイムカードや出勤簿などで管理していると、勤怠管理担当者だけでなく従業員自身も現状どれだけ残業しているか認識しにくいです。合計時間を集計するまで残業時間を確認できないシステムでは、長時間労働が発生しやすくなります。

そこで重要となるのが、勤怠管理システムなどを用いてリアルタイムで残業時間を可視化することです。

勤怠管理システムであれば、いつでも残業時間がどれくらいなのかを確認できるため、残業時間が上限に達する前に対策がうてます。また、従業員も労働時間を意識できるようになり、残業の削減につながるでしょう。

2-2. 残業チケット制を導入する

残業時間を意識するユニークな制度として、「残業チケット制」が挙げられます。

残業チケット制というのは、残業1時間ごとに1チケットを消費し、月初に与えられたチケット枚数分だけ残業できる制度です。通常、残業時間は「積み重なっていくもの」ととらえられがちですが、「消費していくもの」ととらえ方を変えることで、「制限がある時間」だと認識を変えることができ、残業抑制につながります。

2-3. 残業の申請制度を導入する

残業をおこなうかどうかを、従業員の意思に任せている場合、無駄な残業について責任を取る人が不在の状態であり、だらだらと残業が続いてしまいがちです。自由残業が常態化しているようであれば、残業の「申請制度」を導入しましょう。

残業の事前申請制度を導入すれば、上司が申請した場合だけしか残業を認められないため、残業削減に効果的です。

また、申請制にすることで「どのような時に、どのような業務をするのが適切な残業か」という意識を従業員に根付かせることもできるため、不必要な残業を抑制することにつながります。

当サイトでは、システムを導入することで残業管理においてできるようになることを、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に解説した資料を無料で配布しております。残業時間が超過した際のアラート機能や月中での残業確認機能など、実際の管理画面にてご確認いただけます。システムの導入で残業の削減ができそうだと感じていただけた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

下記の記事では残業の申請制のメリットやデメリット、また残業申請制をルール化する方法などわかりやすく解説しているため興味のある方はぜひご覧ください。

関連記事：残業申請で正しい勤怠管理｜ルールの作り方と運用方法、見直し方も紹介

2-4. 時間外労働ができない環境を作る

時間に関する考え方として、日本は「開始時間には厳しいが、終了時間は気にしない」という風潮が強く、だらだらと仕事をしてしまう傾向があります。そのため、終了時間にも厳しくなれば、自ずと「終了時間までに仕事を終わらせなければ」という意識が芽生え、従業員が自発的に業務の効率化を考え始める可能性が高まります。

そこで、終業時間から2時間が経過したらPCが強制的にシャットダウンされる、20時になったら社内を消灯する、ノー残業デーを設けるなど強制的に残業ができない仕組みを導入することも一つの方法です。

関連記事：ノー残業デーを導入するメリット・デメリットと継続のコツ

2-5. 業務内容や割り振りを見直す

従業員が残業する理由が以下のような業務内容に起因する場合、業務内容を整理し・見直してみましょう。

• 特定の従業員に業務量が集中している
• 非効率的な方法で業務をおこなっている
• ルーチンワークが多い
• 個人の能力にあった業務配分になっていない

業務を見直す時の考え方としては「業務配分を変える」「そもそもその業務を無くす」「業務をより短時間でおこなえるようにする（＝効率化）」の3つが挙げられます。

例えば、業務が属人化しており業務量が特定の人に偏っているのであれば、マニュアルを整備して誰でもその業務をおこなえるようにし、業務配分を均等にします。

また、「そもそも本当にこの業務は必要なのか？」「必要な業務ならば、もっと簡単に効率的にできる方法はないのか？」を一度考えてみましょう。

一方でどんなに業務を効率化させても、繁忙期など残業せざるおえない場合も少なからずあります。ただ残業を減らすだけでなく、残業時間を管理する仕組みを整えることも重要です。

残業時間を管理するルール作りについては下記の記事で詳しく解説しているため、合わせてご確認ください。

関連記事：残業管理の方法をルール作りのポイントとともに紹介

2-6. オフィスの設備や労働環境を整える

より少ない時間で業務をおこなえるようにするため、業務支援ツールやシステムを導入するという方法もありますが、ちょっとした工夫で業務時間を減らせることもあります。

例えば、従業員のデスクをスタンディングデスクにする、会議室の利用時間を制限して、短い時間で会議を終わらせられるようにするなどのアイデアが効果的です。

また、導線やコミュニケーションの取りやすさを考えた配置にすることや、資料の整理や管理がしやすいように整頓することなども業務の効率化につながります。

2-7. 評価制度を見直す

日本では、高度経済成長期の流れから長時間労働が歓迎される風潮がありました。
しかし、近年の日本では少子高齢化などによる労働人口の減少を背景に、短い時間で効率よく成果をあげ、一人当たりの生産性を向上していくことが重要とされています。

経営陣や管理側が古い価値観のままで働いていないか、評価制度として残っていないかを確認しましょう。未だに古い考え方が強く根付いているのであれば、意識改革をおこない評価制度の見直しが必要でしょう。

例えば、売り上げ数だけを評価軸としていた場合、その売り上げをあげる為に要した業務時間や残業の少なさも評価軸として加え、売り上げと業務効率を掛け合わせた数で評価をする制度を取り入れるなどが考えられます。
評価制度に反映することで、評価対象者だけでなく、評価者の意識改革も促せます。

3. 残業時間の削減がもたらすメリット

残業の削減は、企業と従業員双方に利益をもたらします。しかし、残業に関しては、「やって当たり前」という文化が根付いている企業も多く、残業の削減に積極的になれない担当者の方もいるかもしれません。

そのような場合は、企業側の利益を考えるとともに、従業員側のメリットも考えておくと全社を巻き込んだ改革がおこないやすくなるでしょう。

ここでは、残業時間の削減がもたらすメリットを紹介します。

3-1. 人件費の削減と生産性の向上ができる

残業を削減することで得られるメリットとして、生産性の向上による増益が挙げられます。

例えば、残業代の総数を1ヶ月あたり500万円削減することに成功したら、削減した500万円の残業代だけではなく、それにともなった企業負担の年金や健康保険税も同時に削減されます。

残業の削減によって捻出された金額は、社内の設備投資や、従業員の福利厚生として還元することが可能です。このように、従業員の努力が自らにきちんと還元されるということを理解してもらい、さらなる経費削減や従業員満足度の高まりが見込めるでしょう。

3-2. 従業員のモチベーションがあがる

職場によっては、「自分の仕事は終わっているけれど、上司がまだ残っていて帰れない」「残業しないといけないという同調圧力から帰りにくい」という従業員が中にはいるかもしれません。

このような環境にある職場で残業削減の問題に取り組むと、「定時にきちんと仕事が終わっている状態であれば帰ってもよい」という意識に変わることが期待できます。

必要のない残業をしなくてもよくなると、自由になる時間が増えてライフワークバランスが向上します。趣味や勉強に使える時間ができるため、ストレスの緩和や自尊心・幸福度が上がり、それに伴って仕事に対するモチベーションも維持しやすくなるでしょう。

3-3. 休職や退職の予防になる

残業が常態化し、長時間になると心身の健康を損なう恐れが高くなります。厚生労働省は、1ヶ月の時間外労働が80時間を超えると過労死のリスクが大きく上がると発表しています。

しかし、80時間未満でも十分に体調を崩す可能性は考えられます。不調が発生した従業員は休職や退職をする可能性が上がり、大切な人材を失うことにつながってしまいます。

残業を削減し、従業員の負担を減らすことができればそうしたリスクを軽減できるでしょう。

参考：過重労働による健康障害を防ぐために｜厚生労働省

参考：脳・心臓疾患の労災認定基準 改正に関する４つのポイント｜厚生労働省

3-4. 企業イメージや社会的信用の向上

長時間労働やそれによる過労死が大きな問題となっている日本では、「残業時間が長い企業＝ブラック企業」とみなされる可能性があります。また、長すぎる残業時間で労基署からの是正勧告を受けると、社会的信用を損なう可能性もあります。

残業時間を削減し、「ホワイト企業」のイメージをもってもらうことは採用においても有利です。また、上場や資金調達などの際、社会的な信用を高める効果も期待できるでしょう。

4. 残業削減を成功させるためのポイント

残業削減の取り組みは、方法によっては時間と手間がかかるため、すぐに効果がでないとしても確実に成功させることが求められます。

残業削減を押し付けるのではなく、残業の理由に適した対策を立て、目標を設定して企業全体で取り組むことが大切です。

4-1. 残業時間の抑制だけは逆効果になる

業務の見直しや残業が発生している理由をきちんと分析せず、残業時間の抑制だけを推し進めると、確実に残業削減は失敗します。

例えば、業務量が多すぎて残業をしているのに、PCの強制シャットダウンをして無理矢理業務を終わらせる施策のみでは意味がありません。家に帰ってから私用PCで仕事をするなどサービス残業が横行することになるばかりか、情報漏洩やコンプライアンス違反などさまざまなリスクにさらされることになります。

従業員が残業している原因を把握しないまま残業時間だけを無理に削減させようとするのは避けましょう。

4-2. 残業におけるコスト削減の目標を共有する

ただやみくもに「残業時間を減らしましょう」と従業員に伝えても、意図が不明確だったり具体的な目標がなければ従業員に残業削減の施策に取り組んでもらうことは難しいでしょう。

どのような理由で残業削減が必要なのか、そのためにはどのような取り組みをし、どれくらい残業時間を減らすのかを周知し、労使間で共通認識をもてるようにしましょう。

また、目標は部署内で共有し、上司が率先して残業の削減に取り組む姿勢を見せることも大切です。

5. 残業の削減に成功した事例

ここまでで紹介した残業削減の取り組みにより、残業の削減に成功した事例を厚生労働省のデータから3つ紹介します。

いずれも自社が抱える課題や残業の理由を明確にしたうえで、効果的な取り組みをしています。

5-1. ノー残業デーと目標の設定で残業を削減

ノー残業デーというと曜日を指定して、一斉に残業をしない日をイメージしやすいです。しかし、この事例では各自が自由にノー残業デーを週に1回決めるようにルールを作っています。

業務の進捗は従業員によって異なるため、それぞれが自由に決められれば適切なタイミングでノー残業デーにすることができます。また、人によってノー残業デーが異なるため「他の人が仕事をしているのに帰りにくい」という意識も減らすことができました。

加えて、ノー残業デーの予定は共通ファイルで共有することで、ノー残業デーの人が帰れるように周囲が配慮したり、実施率が高まったりする効果も出ています。

こうした取り組みにより、このケースでは一人当たりの1ヶ月の時間外労働が20時間程度に収められています。

5-2. 人事評価制度の見直しにより残業を適性化

人事評価制度に時間外労働を連動させることで、残業の削減に成功したケースもあります。このケースでは、管理職の人事考課の項目に、部下の時間外労働に対する取り組みが入れられています。

管理職は、時間外労働の把握に加えて削減も評価に影響するため、部下の指導に力を入れて残業を安易にさせないように意識が変化しました。

また、この制度の導入にあたり、残業の事前申請制度も導入しています。適性でないと判断された残業は認められないため、無駄な残業を減らすことに成功しました。

この取り組みでは、残業の削減だけでなく、業務量や業務内容の把握もしやすくなり、企業全体で労働時間の管理が徹底されるようになりました。

5-3. パート・アルバイトの能力向上で正社員の負担を軽減

パート・アルバイト従業員が多い業種や企業では、正社員の人数が限られています。そのため、正社員しかできない業務が後回しになり、それが長時間の残業につながっていました。

対策として、パート・アルバイト従業員の能力を向上させ、より幅広い業務を担当できるようにしたところ、正社員はコア業務に集中しやすくなりました。

加えて、パート・アルバイト従業員から業務改善の提案を受けたり、教育をしっかりおこなうことで意識が高まりました。自発的に行動する従業員が増え、業務の効率が上がったことも残業の削減につながっています。

このケースでは正社員の残業を大幅に減らすことができ、パート・アルバイト従業員のモチベーションも向上しました。

参考：時間外労働削減の好事例集｜厚生労働省

6. 従業員の意見も取り入れた残業削減の取り組みを進めよう

残業時間の削減は、ただ残業できない制度をつくれば解決する問題ではありません。単に残業できない制度を導入しても、業務量が以前と変わらなければ、従業員が家に持ち帰ってサービス残業することになります。

持ち帰りができない業務の場合、翌日に業務負担のしわ寄せがいくため、さらに忙しくなってしまい従業員に不満を与えることになるかもしれません。

残業削減のためには、従業員の声に耳を傾け、なぜ残業するのかをしっかりと分析した上で、従業員に受け入れられる自社に合った施策を打つようにしましょう。

関連記事：残業管理をわかりやすく簡潔にするルール作りのポイント