経費精算システムは企業の経費精算業務を効率化するツールです。

しかし、実際に使用したことのない方にとっては「どのようなメリットがあるのか」「経費精算システムを使うことで今までの業務がどのように変わるのか」をイメージすることが難しいのではないでしょうか。

今回は、経費精算システム利用するにあたって、知っておきたいメリットやデメリット、システム導入後の業務の変化、導入前に知っておきたい選定のポイントをご紹介いたします。

1. 経費精算システムとは

経費精算システムとは、経費精算をおこなう上で必要な申請書の作成、承認者の承認、その後の仕訳から会計ソフトに流し込むまでの業務を効率的におこなうためのシステムです。

経費精算、交際費精算、交通費精算、出張費精算など、さまざまな精算をシステムでおこなうことができます。

他にもICカードや領収書の読み取り機能など、申請者の業務を楽にする機能や、自動仕訳やFBデータの自動作成など、経理担当者の業務を効率化するための機能がついています。

そのため、エクセルを使用した場合よりも、より経費精算業務を効率化することができます。

経費精算システムをうまく活用すれば、月またぎの遅れた経費精算や、歩留まりを解消でき、スムーズな経費精算を実現することができます。

1-1. 経費精算システムの必要性

経費精算の必要性として、経費精算にかかる申請や必要書類の添付等、従業員の工数を最小限に抑えるところにあり、従業員が働きやすい環境を作るためにも経費精算システムの導入が最適です。またワークフローとして承認ルートを設定することも可能なため、管理者側にとっても確認業務の効率化や、紙運用にかかっていたコストを削減でき、経費精算システムの需要は広がっています。

1-2. 経費精算システムの機能

経費精算システムには主に以下の機能が含まれています。経費申請から承認までのプロセスを電子化し、自動計算機能やICカードの読み取り、交通費の自動控除、振込データの自動生成などの多機能を備えています。これにより経理作業の効率化が期待できます。

まず、経費精算の基本機能として、領収書をOCRを用いて画像認識をすることで自動入力させる機能があります。これにより現行の税法に対応した正確な経費管理が可能です。また、Suicaなどの交通系ICカードと連携し、交通費を自動で経費計上する機能も特徴的です。この機能では、定期区間外の交通費を自動で排除し、ガソリン代の計上も可能です。

さらに、旅費計算機能では、航空券の手配や出張先のホテル予約が行えるため、出張経費の収集プロセスが大幅に簡略化されます。ワークフロー機能では、稟議書の申請から承認までをシステム内で完結でき、責任者がワンクリックで承認できるので大変便利です。

会計システムとの連携機能も重要です。これにより、経費計上内容をそのまま決算書や総勘定元帳に反映させることができ、書面化作業の手間を省けます。さらに、法人カードなどと連携させることで、経費申請の手間も簡略化されます。

2. 経費精算システムを導入して電子化するメリット

経費精算システムを導入することで、申請者、承認者、経理担当者の経費精算の際に発生する作業を削減することができます。

今回は経費精算の流れに沿って、システム導入による申請者、承認者、経理担当者のメリットをそれぞれご紹介いたします。

2-1. 申請者のメリット

①申請書記入の手間を削減

経費精算システムはパソコンだけでなく、スマートフォンにも対応しています。

今まで紙の書類に記入をして申請書類を作成していた企業も、パソコンやスマートフォンに入力するだけで申請書を作成することができるため、申請書の作成が楽になり、大幅に作成時間を削減することができます。

②承認者への承認依頼もWEBで完結

申請書を作成し終えたら、システム上で承認者に対して承認依頼をすることができます。

これまでは承認者に直接会いに行くしか方法がなく、承認までに時間がかかっていた従業員は、システム上で承認依頼ができるため、スムーズな承認依頼を実現することが可能です。

部署やチーム単位で承認ルートを細かく設定することもできるため、企業の運用方法に合わせたシステムの利用も可能です。

③定期圏内の交通費自動控除やICカードの読み取りが可能

経費精算システムは、定期圏内の交通費自動控除や、ICカードの読み取りもおこなうことができるため、申請時の面倒な計算作業は必要ありません。

これまで紙の申請書に交通費や交際費などを調べながら記入しなければならなかった申請業務が、定期圏内の交通費の自動控除やICカードの読み取り機能によって申請ミスを未然に防ぎ、書類作成の手間も削減できます。

関連記事：経費精算システムとICカードの連携で可能になること

2-2. 承認者のメリット

①承認・否認作業がボタン一つで可能

経費精算システムを導入すれば、ボタン一つで申請に対して承認・否認、そして差し戻し作業をおこなうことができます。

これまで紙の申請書を一枚一枚確認して、ハンコを押す作業で手間がかかっていた管理者も、ボタン一つで承認・否認、そして差し戻し作業できるため、空いた時間に簡単に、短時間で承認作業をおこなうことが可能です。

②出先からでも承認作業が可能

経費精算システムを導入すると、場所に関係なく承認作業をおこなうことができます。

紙での申請書類を使用している企業では、会社にいないと承認作業ができず、出先での空いた時間を有効活用することが難しいです。

実際に、わざわざ会社に戻って承認業務をおこなっている承認者の方も多いのではないでしょうか。

スマートフォンに対応している経費精算システムを使用すれば、出先の空いた時間や移動時間などを利用して簡単に承認作業をすることができるため、歩留まりの解消や会社に戻る時間の削減をすることが可能です。

③対応すべき申請は通知がくるので承認作業の管理がラク

紙の書面で申請書をもらい承認作業をしている企業は、管理者の承認し忘れによって経費精算業務に歩留まりが発生することも多いのではないでしょうか。

また、管理者は対応する必要のある申請が多すぎて、承認すべき申請の管理が煩雑になってしまうこともあるでしょう。

経費精算システムは自身が対応すべき申請を通知で教えてくれるため、承認忘れを最小限に抑えることができます。

また、「対応済み」「未対応」「差し戻し」などの申請のステータスを一目で確認することができるため、多くの承認依頼が来ても迷わずに承認作業をおこなうことができます。

④不正を防止できる

経費精算システムを導入すると、不正を未然に防ぐことができます。従来の書面による申請では、申請内容や金額を簡単に偽装できてしまうリスクがありましたが、システム導入でOCR機能を用いた自動反映などの機能により、不正の可能性を限りなくゼロに近づけることができます。

2-3. 経理担当者のメリット

①自動計算なので計算・確認作業を削減

経費精算システムを導入すると、交通費の計算を自動でおこなうことができます。

紙での申請では申請者自身が計算をするため、金額の間違いや定期圏内を含んだ交通費申請など、計算ミスを起こす可能性が高くなります。

そのため、経理担当者は再度計算して確認作業をする必要や必須項目の記入漏れなどの確認をする必要があります。

経費精算システムは駅名や交通手段を入力することで自動計算が可能なので、計算ミスをなくすことができます。

経理担当者はミスなく申請書が上がってくるため、確認作業や計算作業を大幅に削減することができます。

また、申請書の必須項目を設定することができるため、記入漏れの確認工数も削減できます。

②時間がかかる仕訳作業の自動化

経費精算システムを導入すると、仕訳作業を自動でおこなうことが可能になります。経理担当者にとって、仕訳作業は時間もかかり、神経を使う作業です。

紙での申請だと、申請書を一枚一枚確認しながら仕訳をすることになるため、膨大な時間と労力を費やすことになるでしょう。

経費精算システムは、設定した内訳を従業員が申請時に選択することで、承認時に自動で仕訳をすることができます。

自動で仕訳が完了するため、時間をかけて経理担当者が申請内容をチェックし、仕訳する必要がありません。

また、会計システムに合わせた形で仕訳データを作成できるため、会計システムへのデータの取り込みもスムーズにおこなうことができます。

※内訳とは、仕訳データが自動で作成される「経費精算」の申請時に、適切な勘定科目が選択できるよう、事前に設定する項目のことです。

③振込時に使うFBデータも自動で作成

経費精算システムを導入すると、経費精算を終えたタイミングでFBデータが自動で作成され、振込業務をおこなうことができます。

従業員や取引先への振込作業の際にはFBデータを作成する必要があり、この作業も経理担当者を苦しめる時間のかかる作業でしょう。

経費精算システムでは、FBデータの自動作成が可能です。作成されたFBデータは各銀行のインターネットバンキングでご利用いただけるため、経理担当者の振込み作業を大幅に効率化することができます。

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3. 経費精算システムを導入して電子化するデメリット

経費精算システムを導入するメリットを把握しておくことも重要ですが、導入するにあたり注意するべきことと、その対処についても理解を深めておくことで、よりスムーズな運用と業務の効率化を実現することができるでしょう。

今回は経費精算システム導入時に注意するべきことを3つご紹介いたします。

3-1. 導入にコストがかかる

経費精算システムの導入には、オンプレミス型の場合は初期費用が、クラウド型の場合は月額費用がかかるため、予算計画をしっかり立てる必要があります。例えば、オンプレミス型ではシステム本体やハードウェアの購入、設定費用などが発生し、クラウド型ではサービス利用料として毎月の料金が発生します。システムを導入することで手間や負担が軽減されることを考慮すれば、コストパフォーマンスは決して低くありません。しかし、自社の経費に関する業務負担を十分に把握した上で、導入に見合ったコストかどうか慎重に判断することが重要です。適切なシステム選びと導入計画を立てることで、経費精算業務の効率化とコスト削減の両立が可能となります。

3-2. 難しいシステムだと従業員が対応できず運用が困難

これまで紙で経費精算をしていた企業がシステムを導入する際に考えなければならないのが「従業員にとって使いやすいシステムかどうか」です。

操作が難しいシステムを導入すると、慣れるまでに時間がかかってしまいます。また、従業員は申請の際に余計にミスが発生する恐れもあるため注意する必要があります。

3-3. すべての作業がシステム化できるわけではない

経費精算システムを使えば面倒な作業をすべて効率化できるわけではありません。

システムによって効率化できる作業や特徴が違うため、料金や機能数だけでシステムを選んでしまうと、効率化したかった作業が実はあまり効率化できなかったという状況に陥る危険もあります。

3-4. 周知資料の作成や運用方法について考えなければならない

経費精算システムを使うためには、利用法の周知や運用方法の整備が必要不可欠です。

経費精算システムは、営業担当者など経理にあまり詳しくない社員が利用することが大半ですので、導入はいつからか、基本的な使い方など、システム導入に関する周知は導入前に準備しておく必要があります。

また、システム運用の際にどのような運用方法でシステムを使用していくか、既存の運用方法を変える必要があるのかどうかは、しっかりと確認する必要があります。

4. 経費精算システムの選び方・注意点

経費精算システムを導入する際は、日常的に使用する機会が多い「従業員」が初めてでも使いやすいシステムかどうかは、しっかりと確認する必要があります。

具体的には、画面が見やすく直感的に操作ができるか、今までの運用方法をできるだけ変えずに運用することができるかどうかなどを考えておくと、よりスムーズな運用を実現することができると思います。

また、システム導入には事前準備がとても重要です。自社が経費精算システムを導入して経費精算業務の何を解決したいのかは、社内であらかじめ話し合っておくと、目的に合ったシステムを導入できるでしょう。

運用方法の整備をしっかりとおこなうためには、システムのサポートがしっかりとしているサービスを選ぶことが大切です。

安心できるサポート体制をとっているサービスを選ぶことで、従業員にも経理担当者にも運用しやすい方法でシステムを運用する方法を見つける手助けをしてくれるでしょう。また企業によって経費精算業務の課題は異なり、システムによって解決したい課題も異なります。

今回は数ある経費精算システムの中から最適なシステムを導入できるように、システムの選び方について解説させていただきます。

4-1. 使いやすく、運用しやすいシステムを選ぶ

経費精算システムに限ったお話しではないですが、システム導入の際に「使いやすいシステムなのか」は考えておくべきことの一つになるでしょう。

経理担当者の経費精算業務の効率化の観点から見た使いやすさと、普段からシステムを使用することになる従業員から見た使いやすさを考えることがとても重要です。

経理担当者の面倒な業務を削減し、従業員は直感的に、且つ、迷わず申請・承認作業ができるのかを導入前に確認しておきましょう。

システムを導入する前に無料トライアルを試して、使いやすさを確かめてみるのも良いかもしれません。

4-2. 必ず自動化したい経費精算業務をしっかりと決めておく

経費精算システムと一言にいっても、サービスによって強みや特徴が異なります。

まずは、経費精算業務の何を改善したいのかを社内で決めておくことで、より目的に沿ったシステムを導入することができます。

しかし、今までシステムを使用したことがない企業にとっては、何から始めたらよいのかわからない方もたくさんいらっしゃると思います。そのような時は、経費精算システムを提供している会社に問い合わせて、相談してみることもおすすめします。

4-3. 現在使用している他システムとの連携は可能かを確認しておく

システムを導入しても、結局システムとシステムの間にデータの入れ込み作業などが発生するケースもあります。

システムを導入してから、今使用している他のシステムへのデータ連携に手作業が必要なのかどうかは、導入前にしっかりと確認しておく必要があるでしょう。

経費精算システムだけでなく、他システムの状況も考えながらシステムを選ぶことで、導入してからのイメージに近い形でシステムを運用していくことができるでしょう。

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