オフィスのペーパーレス化が進んでいる現在、入社にまつわる手続きの電子化も加速化しています。

入社手続きの電子化には多くのメリットがある一方、いくつか留意しておきたい点もあるため、導入前に正しい知識を仕入れておきましょう。

今回は、入社手続きを電子化するメリット・デメリットや、電子化する方法について解説します。

1. 入社手続きを電子化するメリット

入社手続きを電子化した場合のメリット4つについて解説します。

1-1. 電子申請により書類の作成・提出の手間が減る

入社手続きにはさまざまな書類を準備または作成する必要があります。システムを導入して入社手続きを電子化することで、入社予定者自身が直接Web上で入力した情報がデータベースに保持され、記入済みの必要書類が自動的に生成されるので人事労務担当者の負担が軽減します。

また、雇用保険や社会保険の雇用手続きについては、従来の方法では年金事務所や協会けんぽまで出向いて届出をしなければならず、かなりの手間と時間がかかります。

入社手続きを電子化すれば、紙の書類を作成・仕分け・管理する手間が減り、スムーズに手続きを済ませることが可能です。

雇用保険や社会保険も、電子申請をおこなえばオンラインで手続きを完結できるので、わざわざ各事務所まで足を運ぶ必要はありません。

1-2. 手続き漏れを防げる

入社にまつわる手続きは複数にわたるため、すべて手作業でおこなおうとすると、記載漏れや書き損じ、提出忘れといったヒューマンエラーが発生しやすくなります。

入社手続きの電子化に用いられる人事管理システムの中には、やるべきことをWEB上で管理できるToDo機能が備わっているものもあり、上手に活用すれば手続き漏れ・忘れを未然に防ぐことができます。

採用担当者同士で同じシステムを使っていれば、不在時でも情報を共有できるので、引継ぎミスも防止することが可能です。

1-3. ペーパーレス化によりコストカットできる

紙の書類は用紙代や印刷代がかかるうえ、保管・管理するためのファイルやキャビネットも揃えなければなりません。

入社手続きを電子化すれば、データをコンピューターやサーバー上で作成できるので、書類を作成するたびに用紙代やインク代などのランニングコストを費やす必要がなくなります。

データの保管・管理にファイルやキャビネットを使うこともないので、入社手続きにかかるコストを節約することができるでしょう。

さらに、適切なセキュリティ対策がされたサーバーでの管理が可能です。

1-4. テレワークに対応できる

昨今、柔軟な働き方に対応する動きの一つとして、テレワークの導入が各企業で盛んに進められています。

働き方の選択肢を増やすことは、従業員のエンゲージメントを高める効果や求職者に対する自社のアピール効果が期待できます。

入社手続きを電子化することにより、出社しなくても内定者とのやり取りがおこなえるため、テレワークの導入を進めることが可能です。

内定者に対しても「テレワークに対応した企業なんだ」と、良い印象を与えることができるでしょう。

2. 入社手続き電子化のデメリットは、専用ソフトが必要なこと

入社手続きを電子化する際、デメリットとなるのが専用ソフト・アプリの導入です。

エクセルなどの表計算ソフトを使って、手続きに必要な書類の作成や、従業員情報の管理をおこなうことも可能ですが、一からフォーマットを作るとかえって手間と時間がかかってしまいます。

そのため、人事管理システムなど、専用ソフト・アプリを採用するのがおすすめですが、導入・利用にはそれなりのコストがかかります。

ただ、コストに関してはペーパーレス化が進むぶん、用紙代やインク代を節約できるので、メリットの方が大きいでしょう。

3. 入社手続きの電子化が進む背景

入社手続きの電子化が進む背景には、さまざまな要因があります。おもに国がペーパーレス化を促進していることが挙げられますが、詳しく見ていきましょう。

3-1. 国のペーパーレス化推進

入社手続きの電子化が加速化している背景の一つが、国のペーパーレス化推進です。

国は地球温暖化対策への取り組みの一環として、貴重な紙資源の消費を抑えるべく、企業に対し書類の電子化を推進しています。

3-2. 少子高齢化の進行

日本は少子高齢化の進行により、将来的に労働力の担い手である労働生産人口の減少が避けられない状況です。今後ますます労働者1人あたりの負担が大きくなることが推測されるため、国は、書類や手続きの電子化による業務効率化を奨励しています。

3-3. 一部手続きの電子申請義務化

国が奨励している、電子化による業務効率化の最たる例が、書面の保存等にIT技術を利用することを認めた「e-文書法」や「電子帳簿保存法」などの制定です。また、政府は社会保険などの諸手続を電子申請できる「電子政府の総合窓口e-Gov」というシステムも開発し、24時間いつでも申請をおこなえる環境を整備しました。

2020年4月から、特定の法人（※）に対し、一部手続きの電子申請が義務化されています。

※特定の法人とは

• 資本金、出資金または銀行等保有株式取得機構に納付する拠出金の額が１億円を超える法人
• 相互会社
• 投資法人
• 特定目的会

引用：電子申請義務化リーフレット｜日本年金機構

条件に該当しない場合、手続きの電子化および電子申請は任意ですが、将来的には企業の規模にかかわらず、電子申請が義務化されることも考えられるでしょう。いざ義務化された時にあわてることのないよう、現段階から入社手続きの電子化を進めておくと安心です。

3-4. リモートワークへの対応

新型コロナウイルスの感染拡大によって、リモートワークが推奨されました。その際、これまで紙で入社手続きをしていたために労務担当者が出社せざるを得ない状態の企業が多く、リモートワークをおこなえるようにするため、システムによるペーパーレス化を検討する企業が多くなったのです。

現在は感染が落ち着いていますが、多様な働き方を実現するためにもリモートワークを取り入れている企業は多く、ペーパーレス化は欠かせないものとなっています。

4. 入社手続きを電子化する人事・勤怠管理システムについて

入社手続きを電子化するためには人事・勤怠管理システムの導入がおすすめです。人事・勤怠管理システムについて、くわしく解説します。

4-1. 人事・勤怠管理システムの概要

人事・勤怠管理システムは、従業員のデータや勤怠情報を一元管理するための重要なツールです。入社予定者が必要項目に入力していくだけで手続き書類が自動的に生成されるので、入社手続きに必要な労働者名簿や出勤簿、賃金台帳を効率的に作成・管理することができます。

特に、新入社員ごとの帳簿を管理する際の手間を軽減し、勤怠データの自動管理や給与計算を可能にします。これらの機能をすべて持っているシステムもありますが、一部の機能を外部サービスに頼っているものもあり、できることは多種多様です。

システムの機能や料金はメーカーによって異なるため、導入前に比較検討が必要です。

一般的に、導入自体は簡単で、専用ソフトをダウンロードしてインストールするだけで始められます。

関連記事：勤怠管理をペーパーレス化するには？電子化のメリット・デメリットも解説

クラウド型とオンプレミス型の違い

労務管理システムには、クラウド型とオンプレミス型の2つがあります。

クラウド型はインターネットを通じてサービスを利用するため、初期費用は低く抑えられますが、毎月のランニングコストが発生します。

一方、オンプレミス型は自社のサーバーにシステムを構築するため、導入時にコストや時間がかかりますが、データの漏えいリスク等を自社内で管理できます。

4-2. 社会保険の電子申請には電子証明書の取得が必要

入社書類をペーパーレス化するだけなら、上記の通り人事管理システムを導入すれば問題ありませんが、社会保険などの手続きを電子申請するためには、電子証明書の取得が必要です。電子証明書を取得するには、まず法務省のHPから「商業登記電子認証ソフト」をインストールします。このソフトを使用して、「鍵ペアファイル」と「証明書発行申請ファイル」を作成し、申請を行います。

申請後、登記供託オンライン申請システムから連絡が来て、電子証明書取得に必要なシリアル番号を受け取ります。その番号をもとに、電子認証登記所で証明書を受け取ります。証明書発行申請ファイルは、電子証明書発行申請書と共に、企業の本社所在地を管轄する登記所に提出します。

取得した証明書は、労務管理サービスに登録し、業務に活用します。なお、取得を他社に依頼することも可能ですが、追加費用が発生するケースが一般的です。

参考：「商業登記電子認証ソフト」のダウンロード｜法務省

5. 入社手続きを電子化すれば、担当者の業務を効率化できる

入社手続きは新入社員を採用するたびにおこなわなければならないうえ、さまざまな書類を作成・提出する必要があります。

ひとつひとつ手作業でおこなうと多大な時間と手間がかかってしまいますので、人事勤怠管理システムや電子申請を上手に活用し、手続きの電子化を進めてみてはいかがでしょうか。