物流・運送業界は企業によって方針が大きく異なり、幅広い雇用形態や勤務時間を取っています。全ての従業員の労務状況を正しく管理するためには、紙媒体やエクセルでの労務管理では正確性や効率性に限界があります。

正確かつ効率的な労務管理には、勤怠管理システムが欠かせません。本記事では物流・運送業界で勤怠管理システムを導入するメリットや選び方を説明します。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

1. 物流・運送業向けの勤怠管理システムとは？

物流・運送業向けの勤怠管理システムとは、運送業界特有の複雑な勤務形態に対応し、労働時間や勤怠状況を正確かつ効率的に管理するためのツールです。

物流・運送業ではドライバーや積み込み、事務作業、梱包など、多くの人がさまざまな業務に就いています。勤務時間や勤務形態も同じ事業所内でも異なることが多いため、勤怠管理が複雑になりやすいです。効率よく、間違いのない勤怠管理や給与計算をするためには勤怠管理システムが欠かせません。

ほかの業種でも勤怠管理システムは活用されていますが、物流・運送業向けの勤怠管理システムには出退勤の管理や安全運行に必要な機能が豊富に搭載されています。勤怠管理システムを導入することで、業務の効率化に加えて業務の安全性も向上させることが可能です。

2. 物流・運送業で役立つ勤怠管理システムの機能

物流・運送業の企業が勤怠管理システムの導入を検討する際に特にチェックしておきたい機能は、労働時間の管理や多様な打刻方法、給与計算ソフトとの連携などです。自社が必要としている機能と照らし合わせ、ぜひ参考にしてみてください。

2-1. 改善基準告示に対応したアラート機能

勤怠管理システムには、2024年4月から適用された改善基準告示に対応したアラート機能があると便利です。

この告示では、1年、1カ月、1日単位での拘束時間や休息時間、連続運転時間などが細かく指定されています。勤怠管理システムを検討する際は、この改善基準告示に基づいて拘束時間やインターバルの時間をリアルタイムに集計・チェックし、違反が発生しそうな場合には自動でアラートを発する機能を備えているか確認するとよいでしょう。

アラート機能があると労働法違反を未然に防ぎ、従業員の過労を防止して企業が法令遵守を確保することができます。結果として、従業員の健康を守り、企業の効率も向上させます。

2-2. 残業申請

残業申請システムも物流・運送業の勤怠管理には欠かせません。機能の搭載だけでなく、「どうやって申請できるか」を確認しておくことがおすすめです。スマートフォンやタブレットに対応していないシステムの場合、ドライバーは事務所に設置しているパソコンから申請しなくてはならないため、運用がうまくいかない可能性があります。

従業員に馴染みがあり、使いやすいシステムだと導入効果がでやすく、残業の申請漏れや間違いを減らすことができます。

2-3. GPS打刻

物流・運送業のドライバーは直行直帰が多くなりやすいため、スマートフォンを使った打刻がおすすめです。しかし、スマートフォンによる打刻では不正が起きてしまうリスクがあります。

勤怠管理システムの中には、スマートフォンを用いたGPS打刻ができるものがあり、打刻した場所が分かる設定や特定の場所でしか打刻ができない設定にすることが可能です。従業員を疑うことはあまりしたくありませんが、トラブルや不要な疑念を生まないためにもこのようなシステムがあると安心です。

「打刻した場所が分かる」ということを従業員に伝えておけば不正打刻の抑止力になり、GPS打刻機能があればより透明性の高い勤務時間の管理ができるようになります。

2-4. シフト・勤務表作成

ドライバーのシフトや勤務表の作成を手助けしてくれる機能があることも確認しておきましょう。

勤務時間や勤務日を登録・変更でき、シフト・勤務表作成を手助けしてくれるようなシステムもあります。また、必要な人数に対してどれくらい過不足が発生しているのかが一目でわかるため、人的資源を有効活用しやすくなるメリットもあります。

自社のシフト・勤務表の作成方法を改めて確認し、その流れに合ったシステムを選びましょう。

2-5. モバイル管理機能

勤怠管理システムのなかにはモバイル管理機能が備わっているシステムがあります。

モバイル管理機能が備わったシステムであれば、スマートフォンやタブレットからでも打刻が可能です。そのため、外出が多い物流業や運送業での勤怠管理に非常に適しています。

また、モバイル管理機能により、ドライバーは休憩時間や出勤状況をリアルタイムで申告することができ、管理者もその情報を即座に把握できます。このような双方向のリアルタイムデータ更新は、勤怠状況の可視化を促進し、業務効率向上に寄与します。さらに、GPS打刻機能と組み合わせることで、打刻位置を確認し、不正打刻の防止につながるため、安心して勤務管理をおこなうことが可能です。

2-6. 日報管理機能

物流・運送業のドライバーは日報を記入するのが一般的です。この日報の作成は、アナログな方法だとドライバーの負担になっていることがあります。

勤怠管理システムには日報管理機能が備わっているものもあるため、従業員からのニーズがあれば対応しているものを選ぶとよいでしょう。日報管理機能が備わっていれば、従業員の日報記入にかかる労力を軽減できます。また、人事評価システムと連携させることで、従業員へのフィードバックがしやすくなるでしょう。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかのガイドブック「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

2-7. 給与計算ソフトへの連携、集計項目

物流・運送業の企業では、従業員や雇用形態によって労働時間が異なることに加え、深夜労働や時間外労働も発生しやすいものです。それに伴い割増賃金の計算に必要となる集計項目が複数必要になってくるため、労働基準法と自社の就業規則に照らし合わせて、給与計算に必要な項目を集計できるか、しっかりと確認しておきましょう。

深夜労働時間や日付をまたぐ際の集計・管理に問題がないか確認しておくのもおすすめです。

3. 物流・運送業向けの勤怠管理システムの選び方

実際に物流・運送業で勤怠管理システムを導入する際はどのようなポイントに注意して選ぶべきなのでしょうか。確認しておきたい3つの項目を紹介します。

3-1. 継続して利用できる金額であること

勤怠管理システムの多くは、月額や年額で費用が発生します。物流・運送業にマッチした勤怠管理システムの導入を検討する際に重要な要素の一つは、その価格が年間を通じて無理なく支払える範囲であることです。

初期費用だけでなく、システムの維持やメンテナンス費用、新たな機能を追加する際の金額も注視すべきポイントです。最低限の条件として、継続的にサポートを受けられるシステムが求められます。

したがって、選定時には全ての費用が明確に提示されているか確認し、年間のトータルコストを見積もることで、問題なく運営できるかどうかを慎重に検討する必要があります。

3-2. 自社の運用要件を満たしていること

物流・運送業界では効率的な勤怠管理が求められます。そのためには、自社の運用要件に適応できるシステムを選ぶことが不可欠です。求められている機能を洗い出し、それに適用しているシステムを選びましょう。

また、新しいシステムに従業員が対応できることも大切です。

例えば、ICカードを利用した勤怠記録システムは便利です。ICカードを使えば、かざすだけで正確な打刻時間を取得でき、従業員のスケジュールに対した実績が正確かつ迅速に記録できます。しかし、一方でICカードの管理が必要になり、高齢の従業員が多い現場の場合は対応しきれないケースも発生するでしょう。

現状の運用をなるべくスムーズに移管できるよう柔軟な機能に対応したシステムを選ぶことが重要です。

3-3. 打刻できる端末が選べること

物流・運送業界における効率的な勤怠管理を実現するためには、打刻端末の選択が重要です。

例えば、スマートフォンやタブレットなどモバイル端末を活用することで、移動がある場合や社外にいる従業員が多いも簡単に打刻が可能です。

このようなシステムは、特に配送業務や現場移動が多い形態において、リアルタイムでの勤怠把握が容易になるため有益です。また、GPS機能を活用することで、正確な位置情報とともに打刻がおこなえるため、不正打刻の防止にも役立ちます。

専用の打刻端末を用いる場合でも、現場に応じた柔軟な対応が可能です。物流・運送業界の経営者や人事担当者は、効率的で精度の高い勤怠管理を実現するために、自社の運用環境に適した打刻端末を選ぶことが求められます。

4. 働き方改革でより厳密な勤怠管理が求められるようになった

2024年4月に施行された改正労働基準法の影響で、企業には厳密な勤怠管理が求められます。特に物流・運送業界では、この改正により、ドライバーの拘束時間、運転時間、休息時間、休日時間について改善基準告示が新しく定められました。

特に重要なのが、トラックドライバーの時間外労働時間が年間960時間に制限されることです。これにより、輸送能力や売上の低下、ドライバーの賃金構造に影響が出る可能性があります。このような変動が2024年問題として物流・運送業界に認識されています。輸送能力の低下は、荷物の輸送拒否や新鮮な生鮮品の供給困難という消費者への影響をもたらします。

この問題に対処するためには、勤務状態や労働時間を客観的かつ精確に記録する運送業向け勤怠管理システムが不可欠です。これにより、法令遵守を確実におこない、業務の効率化とドライバーの健康管理を同時に実現することが可能となります。

参考：運輸業の「働き方改革」について｜茨城労働局

5. 物流・運送業界における勤怠管理の現状と課題

会社の規模にもよりますが、物流・運送業界では勤務形態や労働時間が幅広く、管理者がすべての従業員の労務状況を常に把握しておくことは困難です。

まずは物流・運送業界における勤怠管理の現状を知っておくことで、労務管理にどのような問題があるのかを知っておきましょう。

5-1. 会社が従業員の勤怠状況を正確に把握できない 

1つ目の課題は、企業が従業員の勤怠状況を正確に把握できないことです。

多くの会社では従業員が出勤時・退社時に打刻をしており、中には休憩時間の前後で打刻をする会社もあります。しかし、物流・運送業界ではドライバーが常に外出しているため、出勤簿や日報など自己申告による勤怠管理にならざるを得ない面があります。

長距離走になれば日付をまたいで勤務することも多く、後日まとめて自己申告で労務状況を報告する形態も少なくありません。時間が経ってからの報告では、従業員が管理を怠っていると正確性に欠けるという欠点があります。

5-2. 従業員によって労務時間を不正操作される可能性がある

企業側が勤怠状況を把握できないことは、従業員によって労務時間を不正操作される可能性があるという問題にもつながります。

物流・運送業界では、出勤・退勤の時間が業務内容や日によって異なることも多く、管理者がいない時間帯に打刻をすることがあります。そのため他の人に打刻を依頼する人や、本来打刻すべき時間ではないときに打刻をするなど、従業員の中には不正に労働時間を報告する人もいます。

5-3. 勤怠時間を集計する際にミスが起りやすい

勤務時間が一定ではなく、残業も発生しやすい物流・運送業では、勤怠管理が複雑で集計する際にミスが起こりやすいです。

ドライバーのみでなく事務員や仕分けスタッフなど様々な職種の従業員が勤務しているため、勤務形態もさまざまです。ドライバーだけでも勤務時間が異なる上に、職種によっても業務時間や雇用形態が異なるため、勤怠の集計作業を人の力だけでおこなおうとすると、どうしてもミスが発生しやすくなってしまいます。

6. 物流・運送業界で勤怠管理システム化するメリット

勤怠管理を手間をかけずにおこなうためには、物流・運送業界特有の労務管理の課題を解決しなければなりません。ここからは物流・運送業界に勤怠管理システムを導入することで得られるメリットを紹介します。

6-1. 法改正への対応がスムーズにできる

勤怠管理システムを導入すると、法改正への対応にかかる時間を減らすことができます。
特に物流・運送業のドライバーが従事している自動車運転の業務は、36協定における残業時間の上限規制が通常の基準と異なったり、法改正の施行タイミングが異なったりと、注意して法改正に対応していかなくてはなりません。
クラウド型の勤怠管理システムであれば、法改正の内容は基本的に自動でアップデートして対応してくれるため、エクセルの計算式を直すなどの対応工数やそれによって起きる給与計算のミスなどを減らすことができます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

関連記事：法改正された労働基準法による勤怠管理への影響とポイント

6-2. 勤怠管理にかかるコストが大幅に削減できる 

勤怠管理にかかるコストを大幅に削減できることもメリットとしてあげられます。

多種多様の職種や雇用形態の従業員がいる物流・運送業界では、労働時間の集計や給与計算など勤怠管理にかかるコストや時間がどうしても多くなってしまいます。勤怠管理システムを導入することで物流・運送業界で働く従業員の労務状況自動的に入力して集計することが可能になります。

そのため勤怠管理を任せられている従業員の負担が大幅に軽減し、他の業務に使える時間が増えたり、ライフワークバランスを取りやすくなったりするでしょう。

6-3. 正確な給与計算で間違いのない支払いができる

物流・運送業界では、雇用形態や労働時間によって従業員ごとに計算方法を変える必要があり、早朝勤務や深夜勤務がある場合は割増賃金を計算しなければなりません。そうした複雑な計算を手作業していてはミスが発生しやすくなってしまいます。

勤怠管理システムを導入すれば従業員の雇用形態や時給、労働時間を設定・入力するだけで自動的に給料計算してくれるため、計算ミスが発生しなくなります。従業員にとって重要な賃金の部分で正確性が増すことは、労使間の信頼関係を深めることにもつながるでしょう。

6-4. クラウド化により勤怠報告における不正を防止できる 

勤怠報告における不正を防止できることも勤怠管理システムの導入で得られるメリットです。

物流・運送業界では、幅広い勤務時間は労働時間が特徴であるため、管理者が不在になっている間に不正打刻や労務状況の虚偽報告をおこなうケースが見られます。

勤怠管理システムにはGPS機能を備えているものもあり、事業所から離れた場所で勤務している従業員や直行直帰が多い従業員でもリアルタイムで勤務状況を把握することができます。システムで監視されているという意識があれば、不正行為の抑止にも効果を発揮します。

6-5. 場所を選ばずに休憩時間や勤怠状況を申告できる

従来の紙ベースの勤怠管理では、事業所に設置してあるタイムカードやパソコンを使用しなければ労務報告ができませんでした。勤怠管理システムを導入することで、インターネット環境とパソコンやタブレットといった端末さえあれば場所を選ばずに勤怠を報告できます。

また、事業所を離れて勤務するスタッフが多い物流・運送業界では、従業員の労働場所やフレキシブルな勤務時間に合わせて休み時間や休憩時間を報告してもらえます。それにより、様々な働き方をしている従業員の勤務状況をより正確に把握できるようになります。

6-6. ドライバーの負担を軽減できる

勤怠管理システムを導入することで、ドライバーに発生していた打刻や日報作成など、コア業務ではない部分の手間を大幅に軽減できます。

残業申請もできる勤怠管理システムであれば、申請を忘れることも減って確認や修正作業が必要になるケースも減らせるでしょう。小さな作業でも毎日のようにおこなうものの場合、ストレスを減らすことで従業員満足度の改善にもつながります。

7. 物流・運送業に多い勤怠管理の悩みは勤怠管理システムで解決しよう

ここでは物流・運送業界における勤怠管理の現状や問題点、物流・運送業界に勤怠管理システムを採用することによるメリットを紹介しました。

事業の規模にもよりますが、会社で働いている職種が多く、従業員が様々な勤務時間で働いている運送業の場合は、勤怠管理システムを取り入れることで労務状況の把握にかかる業務をより効率化させることができるでしょう。

関連記事：大企業が導入すべき勤怠管理システムを選ぶ際のポイント4つ

関連記事：中小企業向け勤怠管理システム｜導入前の課題、導入後の効果とは