製造業では職種や雇用形態が多様なため、勤怠管理にお困りの企業が多いことでしょう。

「誰がどの工程を何時間おこなったのか把握しにくい」「タイムカードだと毎朝打刻に行列ができたり、不正打刻が発生する」など、勤怠管理における悩みを抱えている企業もあるのではないでしょうか。

今回は、このような悩みを解決するために、製造業に勤怠管理システムを導入するメリットや、勤怠管理システムの選び方をご紹介します。製造業に勤怠管理システムを導入する3つのメリットを理解し、自社に最適な勤怠管理システムの選定ポイントを把握することで、自社の勤怠管理の効率化を促進させていきましょう。

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1. 製造業におすすめの勤怠管理システムとは

製造業というのは多くの場合、勤務時間や勤務形態が複雑で雇用形態もさまざまですが、タイムカードによる勤怠管理をおこなっている企業は少なくないようです。

製造業が、勤怠管理システムではなくタイムカードを使い続けるのは、以下のような理由が考えられます。

• 繁忙期など一時雇用が多い
• 設置する環境が精密機器である勤怠管理システムに適していない
• 勤怠管理システムのためにパソコンを用意するとコストがかかりすぎる
• 勤怠管理システムを外国人労働者に説明するのが難しい
• 勤務や雇用形態が複雑

このような理由から、勤怠管理システムの導入を諦めている企業も多いかもしれません。しかし、製造業は雇用者数も多く、勤務や雇用形態が複雑だからこそ、勤怠管理システムを導入することで担当者の負担を軽減できます。
最近は、「パソコン不要」「ワイヤレス接続可能」「複数拠点に対応」など製造業におすすめの勤怠管理システムがあるので、ぜひ導入を検討してみましょう。

2. 製造業によくある勤怠管理のお悩み

勤怠管理システムというのは、導入費用やランニングコストがかかることもあります。そのため、粗利が少ない製造業の場合、勤怠管理システムの必要性に疑問を持つかもしれません。

しかし、製造業における勤怠管理の悩みがある場合は、システムを導入するメリットが得られます。

ここでは、製造業によくある勤怠管理の悩みを解説するので、自社が当てはまる場合は勤怠管理システムの必要性があるといえるでしょう。

2-1. 職種・勤務形態が多様で管理しにくい

製造業では数多くの工程を経て製品を製造するため、有期・無期雇用社員や派遣社員、外国人留学生など多くの従業員が関わっています。さらに、職種や雇用形態も様々な従業員が在籍しているため、ほかの業種よりも勤怠管理が複雑になります。

企業の勤務形態に合ったシステムを導入していない場合、従業員の勤怠管理をおこなうのに時間がかかり、集計も正確にできないことがあります。

2-2. 製品製造にかかる人件費がわかりづらい

製造業では、商品原価に対する人件費の割合を的確に計算する必要があります。

例えば、製造ラインごとに作業時間を把握したい場合や、特定の作業工程にかかる時間を把握したい場合、システムの使い方や設定が難しく、結果的に正確な人件費を割り出すことが難しいケースが想定されます。

また、システムが複雑すぎると、工程と勤怠管理の連携がうまくいかず、人件費を正しく割り出せない場合があるでしょう。

2-3. 不正打刻や不正勤務が起きやすい

製造業においてタイムカードで打刻をおこなっている場合は、管理者の目が行き届かず従業員の不正打刻や不正記入が起こる可能性があります。特に、なりすましによる不正打刻のリスクが高いので、防止するための管理体制や対策をおこなうことはとても重要です。

また、大人数の工場では、交代制勤務であるケースが多いためタイムカードによる打刻が難しく、入れ替わりのタイミングで行列ができることもあります。

3. 製造業が勤怠管理システムを導入するメリット

製造業において勤怠管理に出勤簿やエクセル等を利用している場合、前述した勤怠管理の悩みを解決することは難しいでしょう。

しかし、勤怠管理システムを導入することで、上記の悩みを解決できるだけでなく、3つのメリットを得ることができます。

3-1. 誰がどこで何の作業をしているのかわかる

製造業ではさまざまな職種や雇用形態の従業員が製造の工程に関わるため、勤怠管理も煩雑になりがちです。

各従業員の勤務状況を正確に把握するためには、人事担当者の多大な労力を必要とします。

作業工数と勤怠管理が一体化されている勤怠管理システムを導入すれば、管理者はリアルタイムに従業員の勤務状況を可視化することができます。

現場にいなくても、誰がどこで何の作業をしているのか把握できるというのは、忙しい管理者にとって大きなメリットです。

3-2. 複雑な勤務システムにも対応できる

365日24時間稼働している工場の場合、2～3交代制の勤務形態をとっていることが多く、そういった工場では何種類ものシフト勤務が存在することになります。

正社員以外にも色々な雇用形態の従業員を管理しなければならず、勤怠管理もより複雑になるといえます。

勤怠管理システムを導入すると、このような複雑な勤務形態にも簡単に対応できます。システムには様々な打刻方法も用意されているため、スマホ・PC・タブレット・ICカードなど、従業員一人ひとりに合った方法で入力できるといったメリットもあります。

3-3. 不正打刻を防げる

規模の大きい工場でタイムカード管理をおこなっている場合、従業員数が多いがゆえに代理で打刻をするなどの不正がおこなわれる可能性が考えられます。

勤怠管理システムを導入すれば、ICカードや生体認証など個人認証によって管理することができるので、不正打刻を防ぐといったメリットも得られます。

また、打刻する従業員で毎日行列ができるといった事象も解消でき、企業側にとっても従業員側にとってもストレスなく正確な打刻・勤怠管理が可能となります。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

3-4.適切な勤怠管理ができる

勤怠管理システムは、労働時間や残業時間などをリアルタイムでチェックすることが可能なので、適切な勤怠管理ができるというメリットもあります。

タイムカードの場合、労働時間や残業時間を確認するのは月末になってしまいます。そのため、管理がおろそかになってしまうと、「法定労働時間が遵守できなかった」ということもあるかもしれません。

勤怠管理システムであれば、いつでも簡単に確認できるので、法定労働時間を超えそうな場合は事前に対策を打つことも可能です。労働時間や残業時間を適切に管理するのは担当者の義務なので、勤怠管理システムは必要不可欠ともいえるでしょう。

3-5.人事担当者の業務を軽減できる

タイムカードで勤怠管理をする場合、勤務日数や勤務時間の集計に膨大な時間がかかります。早退や遅刻、有給休暇の取得や欠勤などの集計もしなければならないので、経理担当者だけでなく人事担当者にも大きな業務負担がかかるでしょう。

さらに、打刻ミスや打刻忘れなどがあると、確認作業でより時間と手間がかかります。

勤怠管理システムであれば、勤務時間や欠勤などの集計を自動でおこなうことが可能です。また、修正がある場合も簡単ですし、打刻忘れなどもなくなるので人事担当者の業務を軽減できるというメリットも得られます。

4. 製造業におすすめな勤怠管理システムの選び方

ひとえに勤怠管理システムといっても、製品ごとにさまざまな特徴があります。そのため、自社の勤怠管理にあったシステムを選ぶにはポイントをおさえておく必要があります。

ここでは、製造業向けにおすすめな勤怠管理システムの選定ポイントについて解説します。

4-1. 多彩な打刻方法がある

製造業の場合、パソコン・スマホ・タブレット・ICカード・生体認証などによる、多彩な打刻方法が用意されている勤怠管理システムを選ぶのがベストです。

例えば工場の現場では、一般的には社員にパソコンは支給されていません。そのため製造業には、PCの打刻が前提のシステムは向いていません。
パソコン対応の勤怠管理システムを導入してしまうと、普段パソコンを使用しない従業員に対する操作説明などのコストや、パソコンを複数人で利用することにより、システムを導入してなお打刻の行列ができるといったデメリットが生じる可能性があります。

多様な打刻方法が用意されている勤怠管理システムであれば、定期として使っているICカードで打刻したり、従業員は使い慣れた自分のスマートフォンで打刻することも可能です。また、指紋認証や顔認証で打刻できたり、スマホやタブレットで打刻時に顔写真を記録できたりするサービスであれば、不正打刻を防止する効果も見込めるでしょう。

以下のページでは、製造業界における勤怠管理システムの活用方法を解説しています。
勤怠管理システムを導入しようか検討されている方や現状の勤怠管理に課題を感じる方はぜひご覧ください。

関連サイト：製造業界の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

4-2. リアルタイムで勤務データを自動集計できる

時間外労働（残業）や休日・休暇も含めて、自動でリアルタイムに勤怠データを集計できる勤怠管理システムを選択することをおすすめします。

また、複数の勤務形態に合わせてカスタマイズが可能なものなら、複雑な勤務形態をとる製造業にも適しています。

リアルタイムに勤務データを見られれば、従業員の勤務状況をいつでも把握することができるようになります。時間外労働時間に対して、自動アラートをとばすことができるシステムであれば、従業員一人一人の働きすぎを抑止でき、残業の上限規制を超えないように管理することができます。

4-3. 使いやすさ・サポート体制が充実している

勤怠管理システムの導入において、使いやすさや直感的な操作性は非常に重要といえます。

製造業においては、現場の管理者が労働管理についての理解や意識が不足している場合や、システムに詳しい社員が近くにいないケースも考えられるでしょう。

管理者や従業員にもわかりやすく簡単に操作できる仕様であれば、労働時間の記録や休暇申請、勤務シフトの調整まで円滑におこなうことができます。さらに、サポート体制が充実したシステムであれば、導入後のトラブルや疑問点にも迅速に対応できるでしょう。

4-4. 多様なパターンでシフト管理ができる

勤怠管理だけではなく、シフト管理をおこなえるものを選択しましょう。シフトの作成を同時に簡単におこなえられたら、登録している従業員のスキルレベルや残業時間などの情報を元に適切なシフトを組むことができます。

ここまで、製造業の企業が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかのをまとめたガイドブック「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

5. 勤怠管理システムで製造業の勤怠管理負担を軽減しよう

タイムカードであれば、タイムレコーダーさえあればカード分のコストしかかかりません。また、手間はかかりますが、従業員のタイムカードを1枚ずつチェックして集計するだけなので、経験がない人でも給与計算が出来ます。一方、勤怠管理システムは操作方法を覚えなければいけないので、慣れるまでが大変かもしれません。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、業務に大きな負担のかかる集計や管理業務を効率化できます。多様な従業員を抱える製造業においては、複雑な勤怠管理や煩雑な人件費の算出の業務負担を軽減できるのは大きなメリットとなるでしょう。

コストはかかりますが、その分の費用対効果は十分に期待できるので、不正を防ぐためにも製造業に適した勤怠管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。

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