働き方改革によって、残業時間には月100時間未満、年720時間以内という上限規制が設けられました。ただし、原則として残業時間の上限は月45時間以内、年360時間以内であり、月45時間の上限を超えても良いのは年に6ヶ月までとされています。

このような働き方改革の推進により、残業削減に取り組む企業も多いでしょう。従業員の残業を減らすには、従業員が残業をする理由を明確にしたうえで施策を打つことが大切です。

本記事では、従業員が残業する理由を解説したうえで、残業を削減するための方法と施策のアイデアをご紹介します。

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1. 残業を減らすためには、なぜ残業が起きるのか知ろう

「残業を削減する」と言っても何から手を付け、どのように進めればいいかイメージがつかない方も多いのではないでしょうか。
残業する理由は従業員ごとに異なります。また、理由に対して適切な施策を打たなければ効果が得られにくいです。
適切な残業削減の施策を打つための第一歩として、なぜ残業が起きてしまっているのか原因を特定することが重要です。

1-1. 残業理由を分析し、原因を特定しよう

残業削減をするうえで最も大切なことは、「従業員はなぜ残業しているのか？」を明確にすることです。「業務量が多すぎる」「今日の仕事は終わっているけど、上司が残っているので何となく帰りにくい」「残業代がほしいから」など、理由は従業員によってさまざまあります。

「業務量が多すぎる」という理由に対しては、対象の従業員のスキルとそれに見合った業務量が割り当てられているのか？そもそも所属している部署・チームの業務量が適切なのか？といった観点からどこに原因があるのか探り、対策を打ちます。

「今日の仕事は終わっているけど、上司が残っているので何となく帰りにくい」という理由に対しては、会社の文化そのものに原因があるため、経営陣などを巻き込んで意識改革に取り組むことが有効な対策かもしれません。

「残業代がほしいから」という理由に対しては、収入を増加させたいという経済的な動機が原因と考えられるため、少ない残業時間で成果をあげた従業員を評価する、などが対策として考えられます。
このように、残業する理由に対してとるべき対策がそれぞれ異なります。

そのため、まずは従業員が残業する理由を特定することが大切です。では、どのような方法で従業員の残業理由を拾い上げられるでしょうか？

1-2. 残業理由の調査・分析方法

まず、残業理由を調べる方法としては以下が考えられます。

• 全社でアンケート調査を行う
• 残業が他の従業員よりも長い従業員に個別にヒアリングする
• 1on1などで定期的にヒアリングする
• 勤怠記録を分析する

次に、集めた情報をもとに残業理由を分析します。分析する際は、以下の観点を参考に、根本的な原因は何になるのか意識しながら深堀りしてみましょう。

• • 残業の頻度とタイミングを確認する：
    残業が特定の曜日や時期に集中していないか確認してみましょう。もし傾向がある場合は、例えば、給与計算時期やプロジェクトの締切前に残業が増えるなど、繁忙期と閑散期が判明するかもしれません。
  • 従業員単位と部署単位で確認する：
    特定の部署やチームで残業が多い場合、その部署の業務負荷や指揮命令系統、業務フローなどに問題があるかもしれません。個々の従業員という小さな単位だけでなく、所属している部署やチームなど、ある程度まとまった単位でも数値やアンケート結果などを確認してみましょう。
  • 業務内容を確認する：
    業務内容を分析し、どのような業務が残業の主な原因となっているかを把握します。特定のタスクやプロセスにおいて効率化の余地があるかもしれません。
  • 組織全体の傾向との比較してみる：
    他の部署や会社全体の平均値を出し、その数値と比較することで、削減する余地はあるのか・やむおえない残業なのか判断する一つの基準とすることも可能です。

2. 残業削減の取り組みアイデア7選

残業の原因を特定・予想できたら、次はどのような施策を打つか検討します。従業員に受け入れられやすい仕組みになるよう意識し、施策を構築しましょう。
本章では、具体的な残業時間の削減方法のアイデアをご紹介します。中にはユニークな残業削減方法もありますので、自社にあった施策を考える際の参考にしてみてください。

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2-1. 残業時間を可視化する

残業時間には上限があります。タイムカードや出勤簿などで管理していると、勤怠管理担当者だけでなく従業員自身も現状どれだけ残業しているかが合計時間を集計するまで分からないため、ついつい長時間労働となりがちです。

勤怠管理システムを導入し、リアルタイムで残業時間がどれくらいなのかを確認できるようにすることは、従業員が労働時間を意識することにつながるため、残業削減にとって必要なことでしょう。

2-2. 残業チケット制を導入する

また、残業時間を意識するユニークな制度として「残業チケット制」が挙げられます。残業チケット制では、残業1時間ごとに1チケットを消費し、月初に与えられたチケット枚数分だけ残業ができます。通常、残業時間は「積み重なっていくもの」ととらえられがちですが、「消費していくもの」ととらえ方を変えることで、「制限がある時間」だと認識を変えることができ、残業抑制につながります。

2-3. 残業の申請制度を導入する

残業をおこなうかどうかを従業員の意思に任せている場合があります。この場合、無駄な残業について責任を取る人が不在の状態であり、だらだらと残業が続いてしまいがちです。

残業をおこなう際に事前申請制度を導入することで、上司が申請した場合のみ残業を認めることが残業削減に効果的です。

また、申請制にすることで「どのような時に、どのような業務をするのが適切な残業か」という意識を従業員に根付かせることもできるため、不必要な残業を抑制することにつながります。

当サイトでは、システムを導入することで残業管理においてできるようになることを、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に解説した資料を無料で配布しております。残業時間が超過した際のアラート機能や月中での残業確認機能など、実際の管理画面にてご確認いただけます。システムの導入で残業の削減ができそうだと感じていただけた方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

下記の記事では残業の申請制のメリットやデメリット、また残業申請制をルール化する方法などわかりやすく解説しているので興味のある方はぜひご覧ください。

関連記事：残業申請で正しい勤怠管理｜ルールの作り方と運用方法、見直し方も紹介

2-4. 強制的に残業ができない仕組みを構築する

時間に関する考え方として、日本は「開始時間には厳しいが、終了時間は気にしない」ため、だらだらと仕事をしてしまう傾向があります。そのため、終了時間にも厳しくなれば、自ずと「終了時間までに仕事を終わらせなければ！」と従業員が各々で業務を効率的に進められるよう考えだすことが期待できます。

そこで、終業時間から2時間が経過したらPCが強制的にシャットダウンされる、20時になったら社内を消灯する、ノー残業デーを設けるなど強制的に残業ができない仕組みを導入することも一つの方法です。

関連記事：ノー残業デーを導入するメリット・デメリットと継続のコツ

2-5. 業務内容を見直す

従業員が残業する理由が以下のような業務内容に起因する場合、業務内容を整理し・見直してみましょう。

• 業務が属人化しており、特定の従業員に業務量が集中している
• 非効率的な方法で業務を行っている
• ルーチンワークが多い
• 個人の能力にあった業務配分になっていない

業務を見直す時の考え方としては「業務配分を変える」「そもそもその業務を無くす」「業務をより短時間で行えるようにする（＝効率化）」の3つが挙げられます。

例えば、業務が属人化しており業務量が特定の人に偏っているのであれば、マニュアルを整備して誰でもその業務をおこなえるようにし、業務配分を均等にします。

また、「そもそも本当にこの業務は必要なのか？」「必要な業務ならば、もっと簡単に効率的にできる方法はないのか？」を一度考えてみましょう。

一方でどんなに業務を効率化させても、繁忙期など残業せざるおえない場合も少なからずあります。ただ残業を減らすだけでなく、残業時間を管理する仕組みを整えることも重要です。

残業時間を管理するルール作りについては下記の記事で詳しく解説しているので、合わせてご確認ください。

関連記事：残業管理の方法をルール作りのポイントとともに紹介

2-6. オフィスの設備や環境を工夫し業務効率化をはかる

より少ない時間で業務を行えるようにするため、業務支援ツールやシステムを導入するという方法もありますが、ちょっとした工夫で業務時間を減らせることもあります。

たとえば、従業員のデスクをスタンディングデスクにする、会議室の利用時間を制限して、短い時間で会議を終わらせられるようにするなどのアイデアがあるでしょう。

2-7. 意識改革を行い評価制度を見直す

日本では高度経済成長期を中心に長時間労働が歓迎される風潮がありました。
しかし、近年の日本では少子高齢化などによる労働人口の減少を背景に短い時間で効率よく成果をあげ、一人当たりの生産性を向上していくことが重要とされています。

経営陣や管理側が古い価値観のままで働いていないか、評価制度として残っていないかを確認し、未だに強く根付いているのであれば、意識改革を行い評価制度の見直しが必要でしょう。

例えば、売り上げ数だけを評価軸としていた場合、その売り上げをあげる為に要した業務時間や残業の少なさも評価軸として加え、売り上げと業務効率を掛け合わせた数で評価をする制度を取り入れるなどが考えられます。
評価制度に反映することで、評価対象者だけでなく、評価者の意識改革も促せます。

3. 残業時間の削減がもたらすメリット

残業削減の問題は、企業と従業員の双方の利益に直結する問題です。企業側の利益を考えるとともに、従業員側のメリットも考えておくと全社を巻き込んだ改革がおこないやすくなるでしょう。

3-1. 生産性の向上による増益の効果

残業を削減することで得られるメリットとして、生産性の向上による増益があげられます。たとえば、残業代の総数を1ヶ月あたり500万円削減することに成功したら、削減した500万円の残業代だけではなく、それにともなった企業負担の年金や健康保険税も同時に削減されます。

さらに、全社で「基本的に従業員には残業をさせない」という方針を打ち出すことで、定時内に仕事を終わらせる意識が高まり、従業員の生産性向上が期待できます。

残業の削減によって捻出された金額は、社内の設備投資や、従業員の福利厚生として還元することが可能です。従業員の努力が自らにきちんと還元されるということを理解してもらい、さらなる経費削減や従業員満足度の高まりが見込めるでしょう。

3-2. 従業員のモチベーション向上の効果

職場によっては、「自分の仕事は終わっているけれど、上司がまだ残っていて帰れない」「残業しないといけないという同調圧力から帰りにくい」という従業員が中にはいるかもしれません。

このような環境にある職場で残業削減の問題に取り組むと、「定時にきちんと仕事が終わっている状態であれば帰ってもよい」という意識に変わることが期待できます。

また、「本当は残業したくないのに残業していた」「業務量が多すぎて体がもたなかった」など、残業が多いことで離職につながっていた場合、残業削減をすることでより従業員が働きやすい職場となり、離職率の減少も期待できるでしょう。

3-3. 従業員のセルフイメージの向上の効果

残業削減の取り組みをおこなうことで、従業員の自尊心や幸福度の向上が期待できます。これは、今まで以上に効率的に業務をこなすことで、自分の自信につながるためです。

また、残業削減に取り組む企業の従業員にとっては、定時に帰ることで自分自身の時間を長く持つことができます。家族と過ごす時間、自己研鑽の時間に使うことで、満足感のもと業務に取り組むことができるようになるため、ストレスに負けない心を養うことにつながります。

3-4. 企業イメージや社会的信用の向上

長時間労働やそれによる過労死が大きな問題となっている日本では、「残業時間が長い企業＝ブラック企業」とみなされる可能性があります。また、長すぎる残業時間で労基署からの是正勧告を受けると、社会的信用を損なう可能性もあります。

残業時間を削減し、「ホワイト企業」のイメージをもってもらうことは採用においても有利ですし、上場や資金調達などの際、社会的信用が必須であることは言うまでもないでしょう。

4. 残業削減に失敗しないためのコツ

せっかく残業削減の取り組みを行うのですから、失敗に終わりたくはないですよね。ここでは、残業削減の施策が失敗する原因を解説します。残業削減の施策をきちんと定着させるために、ぜひ確認してみてください。

4-1. 残業時間の抑制だけは逆効果

業務の見直しや残業が発生している理由をきちんと分析せず、残業時間の抑制だけを推し進めると、確実に残業削減は失敗します。

例えば、業務量が多すぎて残業をしているのに、PCの強制シャットダウンをして無理矢理業務を終わらせる施策のみを行った場合、家に帰ってから私用PCで仕事をするなどサービス残業が横行することになるばかりか、情報漏洩やコンプライアンス違反などさまざまなリスクにさらされることになります。

なぜ従業員は残業しているのかを明確にしたうえで業務の見直しをせず、残業時間だけを無理に削減させようとするのは避けましょう。

4-2. 残業におけるコスト削減の目標を共有する

ただやみくもに「残業時間を減らしましょう」と従業員に伝えても、意図が不明確だったり具体的な目標がなければ従業員に残業削減の施策に取り組んでもらうことは難しいでしょう。

どのような理由で残業削減が必要なのか、そのためにはどのような取り組みをし、どれくらい残業時間を減らすのかを周知し、労使間で共通認識をもてるようにしましょう。

5. 残業削減への取り組みには、従業員の声を分析してヒントを得よう

残業時間の削減は、ただ残業できない制度をつくれば解決する問題ではありません。従業員の声に耳を傾け、なぜ残業するのかをしっかりと分析した上で、従業員に受け入れられる自社に合った施策を打つようにしましょう。

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