勤怠管理システムを導入する場合は、目的を明確にすることが重要です。目的を明確にすることで、導入した成果を評価しやすくなり、より効果的な運用をしやすくなるからです。

システム導入の目的を明確にし、従業員にも理解を求めることは、新しいシステム導入に対する不満を解消し、運用成功につながります。

勤怠管理システム導入の場合、一般的にどのような目的があるのか、また、導入におけるメリット・デメリットを説明できるように把握しておきましょう。本記事では勤怠管理システムでできること、システムの選び方も合わせて解説します。

1. そもそも勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは、出退勤時間の打刻・記録から、残業や各種休日休暇の申請、シフト作成、労働時間の集計など勤怠管理に関する業務全般を支援してくれるシステムです。総合的に従業員の労働時間を管理し、さまざまな業務をサポートするものだと考えておきましょう。

勤怠管理システムにはいくつかの導入方法があります。近年はインターネットに接続すれば使える「クラウド型」が主流になりつつありますが、セキュリティ面の安全性から自社のサーバーを利用してシステムを構築する「オンプレミス型」を選ぶ企業も少なくありません。どのタイプを選ぶかは、会社の規模や求める機能、重視する点などいろいろな観点から考えて決定する必要があります。

また、機能もサービスによって異なり、欲しい機能を備えたものを選ぶことができます。カスタマイズに対応しているサービスもあるため、必要な機能を備え、不要な部分をカットすることでより使いやすいシステムにすることが可能です。

自社に適した勤怠管理システムを導入できれば、これまで手作業でおこなっていた労働時間の集計や給与計算にかかる工数の大幅な削減や、法律に対応した適切な勤怠管理ができるようになるでしょう。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

2. 勤怠管理システムを導入する目的・必要性

勤怠管理とは、従業員の毎日の始業時間、終業時間を記録し法定労働時間を超えていないか管理したり、給与計算のために残業時間、遅刻・早退・欠勤情報を集計したりすることなどがあります。

従来の管理方法としては、手書きの専用用紙やエクセルを使った方法、タイムカードによる管理が一般的でした。なぜ、勤怠管理システムを導入する必要があるのか、目的を確認していきましょう。

2-1. 勤怠管理の業務効率化を図る

勤怠管理システムを導入する大きな目的は、業務効率化にあります。

少子化による労働力不足を背景に推し進められている働き方改革では、業務の効率化による労働時間の減少を目指しています。今後業務を担うことになる世代を考えるうえでも、勤怠管理の効率化は重要です。

また、働き方改革とは別に「労働時間の集計と給与計算で1週間がつぶれてしまう」「打刻漏れによる確認作業で無駄な工数が発生している」など、勤怠管理に膨大な時間を費やすことは、それだけ人件費もかかることを意味します。コスト削減の観点からも、勤怠管理の効率化は必要です。

勤怠管理の業務効率を上げることで、無駄なコストを削減し、社内の労働環境改善や人材育成など人事担当者がコア業務に時間を割けるようにすることが、勤怠管理システムを導入する目的の一つです。

2-2. 多様化する働き方への対応をする

リモートワークやフレックスタイム制を導入する企業が増え、従業員はさまざまな働き方ができるようになりました。働き方が多様化し、個々に適した労働環境で働けるのは能力を発揮しやすく、効率もよくなりやすいです。

しかし、そうした自由な働き方は、労働時間管理の難しさに直結します。パートやアルバイト従業員もいる中で、さらに多様化した働き方の労働時間管理はかなりの業務負担になります。人の手による管理だけではミスも生じやすいでしょう。

このような多様化する働き方に対しても、勤怠管理システムは対応ができます。タイムカードと連動して労働時間を管理できるため、給与計算や労働時間の管理を自動でできるからです。

2-3. 法改正に応じた適切な勤怠管理をするため

政府が主導している「働き方改革」により、より厳密に勤怠管理をする必要性が高まっています。

勤怠管理が重視される理由は、「客観的な記録」による勤怠管理が求められていること、残業規制が厳しくなっていることが挙げられます。

従業員の自己申告制による勤怠管理では、自己申告された時間と実際に労働した時間にズレが生じ、サービス残業やそれによる残業代未払いの問題が発生するリスクがあります。そのため、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」によって、従業員が出退勤した時間はタイムカードやICカード、PCの使用履歴など「客観的な記録」に基づいて記録されなくてはならないとしています。

また、2019年に施行された働き方改革関連法では、これまで無制限に働かせられた36協定の特別条項に上限が設けられており、これを超過した場合は処罰されます。過度な長時間労働による過労死やメンタルヘルスの不調を防ぐためにも、残業時間をシステムによって正確に把握し、必要に応じて残業削減の対策を講じる義務が使用者にはあります。

これらの理由から、法改正に応じた適切な方法でより厳密な勤怠管理をするために、勤怠管理システム導入の必要性が近年では高まっています。

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3. 勤怠管理システムの機能

「勤怠管理システムの必要性は分かったけど、実際にどんなことができるの？」という方に向け、勤怠管理システムの主な機能を説明します。勤怠管理システムによってもできることが異なるため、検討の際は自社に必要なシステムと照らし合わせましょう。

3-1. 多様な打刻方法

勤怠管理システムでは、複数の打刻方法から自社にあった打刻方法を選択できることが魅力です。

PCやスマートフォン・タブレットでの打刻に加え、ICカードや指紋認証、静脈認証による打刻が可能です。また、不正打刻を防止する機能として、「どこで打刻したかが分かる」「特定の場所でしか打刻できない」GPS打刻機能を搭載しているシステムも存在します。

これによってリモートワークへの対応が容易になります。さらに、会社に寄らずに取引先に直接行く、取引先から直帰するという選択肢もでてくるため、外回りが中心の従業員は「打刻のためだけに会社に行く」という手間を省けるでしょう。

3-2. シフトや有給、残業などの申請・承認

勤怠管理システムでは、各種申請機能も取り揃えています。代表的なものとして、以下の申請をすることが可能です。

• シフト、勤務希望の提出
• 年次有給休暇
• 代休、振休
• 慶弔休暇などの各種特別休暇
• 残業申請
• 打刻修正

各種申請に対して誰を承認者にするか、どのような順番で承認者に申請が回るかを設定することも可能で、申請者は誰の承認待ちであるかを確認することもできます。なお、システムによっては申請・承認がスマートフォンからでき、手軽に申請・承認をおこなえます。

申請と承認をシステム上でできることで、書類を作成するためだけの出社や、書類の紛失や確認漏れの発生などをなくすことができます。これは業務効率化だけでなく、申請者と承認者双方のストレス軽減にもつながるでしょう。

3-3. シフト作成

勤怠管理システムでは、シフト作成機能を実装していることが多いです。中には時間帯等に応じて必要な人数を登録しておくと、必要な人数に対する過不足が一目でわかる機能を実装しているシステムもあり、シフト作成を手助けしてくれます。

さらに、飲食店などで「ヘルプ」が発生した際、ヘルプ依頼を多店舗へ出せる機能や柔軟にシフトを変更できる機能があるシステムもあります。シフト制を導入している場合は、ぜひ取り入れたいシステムです。

パートやアルバイト従業員が多い会社や店舗では、シフト作成に非常に多くの時間を取られることになります。これを削減できれば、ほかの業務に使える時間が増えて生産性が向上しやすくなるでしょう。

3-4. 残業時間や有給取得状況の把握

勤怠管理システムでは、従業員・管理者共に総労働時間や残業時間、有給など各種休日休暇の取得状況をリアルタイムで確認することができます。一定の残業時間を超えたときや有給取得の期限日が迫っているときなどにアラートをだせる機能をもったシステムもあります。

働きすぎや有給取得の漏れをなくし、法令を守った労働環境を維持しやすくなるでしょう。

また、営業所や拠点・店舗などが複数ある場合は、全拠点の状況を管理者が把握・管理することも可能で、従業員別の管理が非常にしやすくなります。

3-5. 勤務時間や給与の自動集計

勤怠管理システムには自動集計機能があり、勤務時間や残業時間、休日出勤など日々の出退勤情報をもとに、給与計算を任せることができます。勤務形態、雇用形態ごとに集計方法が異なる場合も、個別の設定をおこなうことで対応が可能です。

また、集計結果を給与システムと連携できれば、給与計算までの手間・ミスも大幅に削減できます。

本章で勤怠管理システムの機能に何があるのか解説しましたが、勤怠管理システムを使用したことがない方は、イメージすることが難しかったのではないでしょうか。そこで当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」の特徴である使いやすい画面・操作性や管理業務の効率化などを、実際の管理画面のキャプチャ画像をご覧いただきながら解説した資料を無料で配布しております。実際の勤怠管理システムを見ながら機能を確認したい方は、こちらから「1分でわかるジンジャー勤怠」をダウンロードしてご確認ください。

4. 勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入すると、どのようなメリットがあるのか確認していきましょう。ただし、メリットだけではありません。後述するデメリットとあわせてお読みください。

4-1. 勤怠管理にかかる時間を減らせる

タイムカードによる勤怠管理をしている場合、「月末に各拠点からタイムカードを集めて抜け漏れをチェックし、必要があれば従業員に確認をとってから打刻漏れを修正して集計する」というように、労働時間の集計から給与計算までに多くの時間と労力を要します。また、人手を介することで、ミスが発生する可能性はなくなりません。

勤怠管理システムを導入すれば、前項で説明したように労働時間の管理やシフトの管理が自動でできるようになります。

細かく煩雑な業務が多くなる労働時間や残業時間の管理や、シフトの作成や変更などは非常に多くの時間を取られる業務です。イレギュラーな対応が必要な場合は、さらに手間がかかります。そうした勤怠管理にかかる時間を勤怠管理システムで減らすことができれば、別の業務に使う時間を増やすことができるでしょう。

4-2. 労働時間をリアルタイムに把握できる

勤怠管理システムでは、従業員一人ひとりの日々の勤務状況をリアルタイムに確認できるため、当月の総労働時間や残業時間の状況を速やかに把握できます。

タイムカードや出勤簿による勤怠管理だと、集計するまで労働時間が分かりません。勤怠管理システムであれば月中に「労働時間が長い従業員の業務量を調節し、残業を減らす」などの対策をとることができ、「集計してみたら残業時間の上限を超過していた」という問題発生を防ぐことが可能です。

また、システム内に労働時間のデータが蓄積されていくため、労働時間が長くなる傾向にある時期や部署、従業員を把握しやすくなり、長時間労働に対する事前対策がとれるようになります。

4-3. 法令順守の徹底ができる

働き方改革により、残業規制が厳しくなり有給取得が義務化されました。

紙やエクセルで勤怠管理をおこなっている場合、残業時間の総数が分かりにくかったり、有給取得状況がすぐに確認できなかったりと、「知らないうちに法律違反になってしまう」リスクがあります。

勤怠管理システムであれば、残業時間の総数や有給取得状況が従業員側も管理者側も一目で分かります。また、必要に応じてアラートや通知を出すこともできるため、気づかずに法律を犯してしまうリスクを減すことが可能です。

なお、勤怠管理システムを導入に伴って保守サポートの契約を締結すれば、法改正に合わせてシステムも自動更新されるのが一般的です。

4-4. 従業員による不正を防げる

始業時間や終業時間の記録方法として、従来の手書きやタイムカードを使用していると不正が発生することがあります。時間を変更したり、タイムカードを別の人に打刻させたりすることで、労働時間を不正に記録できてしまうためです。

また、記録忘れや打刻漏れのリスクもあり、遅刻しそうな場合など意図的に記録せず、遅刻などを隠すという悪意のある行為も発生する可能性もあります。勤怠管理システムの導入で、アラームなどで打刻忘れを防いだり、顔認証やGPS認証で不正打刻を防止したりすることができます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

4-5. 打刻漏れや打刻ミスを防ぎやすい

タイムカードによる労働時間の管理をしている場合、課題になりやすいのが「打刻漏れ」や「打刻ミス」です。

勤務時間の管理をするうえで重要なタイムカードにミスがあった場合、本人に確認をとったり、事実確認をしたりしなければなりません。複数人いる場合は個々に確認が必要になるため、想像以上に時間を取られてしまいます。

こうした打刻ミスに対して、勤怠管理システムはアラートを鳴らすことが可能です。

アラートを設定することでタイムカードの打刻漏れを減らすことができ、集計はワンクリックで終了するため、管理の手間や作業のミスや漏れをなくし、全体的な業務効率の向上が期待できます。

5. 勤怠管理システムを導入するデメリット

勤怠管理システムの導入を検討する際には、そのデメリットもしっかりと把握した上で判断を下しましょう。ここでは、勤怠管理システム導入のデメリットを4つ紹介します。

5-1. 導入作業の負荷が高い

勤怠管理システムは、契約をして導入すればすぐに使えるものではありません。

システムが複雑であるため、必要な機能の洗い出しや既存システムとの連携確認など、さまざまな事前準備や計画が求められます。また、導入後に設定しなければならない項目も多岐にわたります。

特にクラウド型の勤怠管理システムでは、システムの設定がない真っ白の状態からはじまります。そのため、自社の就業規則に合わせて勤務時間やシフト形態、有休付与のルール、集計項目などを全て設定し、ミスなく集計ができるようにしなくてはなりません。

また、設定だけでなく従業員へシステムの使い方について周知をし、正しく理解してもらう必要があります。問題なく打刻や集計ができるようになるまでには、一定の時間と工数がかかることを理解しておきましょう。

5-2. 就業規則に対応しきれない可能性がある

先に説明したように、クラウド型の勤怠管理システムでは自社の就業規則に沿って設定を作り上げていく必要があります。

しかし、システムによっては自社の就業規則に対応しきれないことがあり、一部は手作業のままになってしまう可能性が捨てきれません。勤怠管理システムで対応できる部分と、手作業のままの部分が混在すると余計な手間や混乱を招く恐れがあります。

そのため、システムの導入を検討する段階では、雇用形態・就業形態・勤務地・社内制度など、どのような細則があるのか理解し、システムで対応できるかを導入前にチェックをしましょう。

集計と給与計算に関わる致命的な部分であれば、他のシステムを検討することも必要です。細かな内容であれば、運用努力で十分カバーできることも可能です。

5-3. 費用対効果が見えにくい

業務効率化や社内統制を図るために勤怠管理システムの導入を決めた場合、導入費用が発生します。

したがって、導入に際しては社内での十分な検討が必要であり、その中でコストに見合ったメリットが得られるか「費用対効果」の説明が求められることになります。

しかし、勤怠管理システムの導入は直接的に売上に貢献するものではありません。業務を効率化することが主な目的であり、費用対効果の説明が容易ではありません。

導入前と導入後の作業時間の想定比較、手作業による作業漏れ・ミスの削減・不正の防止などに加え、長時間労働の防止による従業員の健康維持や企業のイメージアップなど、さまざまなメリットをプレゼンテーションしていくことを想定しておきましょう。

5-4. 従業員の対応が追いつかないことがある

勤怠管理システムを導入すると、タイムカードの打刻方法や有給申請の方法など、労働時間に関連するさまざまな部分に変化が発生します。これまではアナログな方式でできていたものができなくなると、それについていけない従業員が出る可能性があります。特にデジタルにあまり慣れていない人や、高齢の従業員は勤怠管理システムを理解するのに時間がかかるでしょう。

また、管理する側の従業員も新しいシステムに慣れるまで時間がかかります。思わぬミスやシステム上の問題が発生する可能性もあるため、想定したよりも業務の効率化が進まないことがあります。

6. 勤怠管理システムの選び方3つのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、集計の正確性や使いやすさ、既存システムとの相性が大切です。これら3つのポイントを詳しく解説していきます。

6-1. 正確に集計ができるか

正確に集計ができるかは、自社の就業規則に対応できるか、給与計算ソフトなどへの連携が問題なくできるかどうかをチェックします。就業規則は、勤務時間や集計項目はもちろんのこと、有休や各種休日休暇の付与をおこなうルールに対応できるかを確認しましょう。

自動で集計をしてくれる勤怠管理システムですが、最初の設定は人がおこなわなければなりません。設定が間違っていると正確な集計ができないため、自社ルールへの対応ができるシステムであることは絶対条件といえます。

一部が対応できずにアナログのまま残ってしまうと、結局どこかでヒューマンエラーが発生して正確性が維持できなくなります。勤怠管理システムで一元管理ができるようなシステムを選びましょう。

6-2. 無駄のない運用ができるか

勤怠管理システムを選ぶ際は、機能や費用に目がいきがちですが「無駄のない運用ができること」も確認しておきたい点です。これまで利用していなかったシステムを導入し、問題なく使えるようにするためには、打刻のしやすさとサポートの手厚さをチェックしておくことが大切です。

「新しい打刻方法が定着せず、打刻漏れが減らない」「導入したものの、設定が上手くできず給与計算ができない」などの問題が発生しては元も子もありません。システムは導入したら終わりではなく、導入してからが始まりです。社内で運用にのるかまでをイメージした上で、勤怠管理システムを見極めましょう。

特に導入直後は混乱しやすいです。すぐに対応してくれるサポート体制や、トラブルが起きたときのデータの扱いなど、勤怠管理システムの導入により業務が滞ったり、重大な問題が発生したりしないサービスを選びましょう。

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6-3. 既存システムとの連携や相性

会計ソフトや給与計算ソフトなど、すでに何らかのシステムを導入している場合は、既存システムとの相性も考えなければなりません。

既存システムをすべて廃止して勤怠管理システムで一元管理する場合は、必要な機能を網羅できていれば問題ないでしょう。しかし、一部を別のソフトで管理する場合は、連携が取れるのか、無駄や余計な業務は発生しないのかなど、既存システムと勤怠管理システムとの相性を見る必要があります。

連携が取れていないと、別々のシステムで管理をすることになり、かゆいところに手が届かないような状態になりやすいです。業務効率も落ち、新しいシステムに対するストレスも発生するため、よい結果にはなりません。

すでに何らかのシステムを導入している場合は、しっかりと連携が取れるか十分に確認しましょう。

7. 勤怠管理システム導入までの流れ・手順

最後に、勤怠管理システム導入までの流れを簡単に説明します。実際の導入では社内でのミーティングや予算決めなど、さまざまな工程が発生します。一例としてご覧ください。

7-1. 勤怠管理システムの選定

まずは、どの勤怠管理システムを導入するか検討することから始まります。自社が勤怠管理に抱えている課題やできるようにしたいことなどを洗い出し、希望に照らし合わせてシステムの候補を出していきましょう。

打刻方法や申請方法などが変化する場合は、従業員に対するヒアリングもしておくと、現場が抱える課題や新しいシステムに対する不安なども見えてくるはずです。管理する側だけの考えでなく、勤怠管理システムに触れるすべての部署の意見を聞いておくことが大切です。

候補の中からコストやセキュリティ面、使いやすさや運用の乗りやすさなどを吟味し、導入する勤怠管理システムを決めていきます。

7-2. 必要なデータの取り込み

導入する勤怠管理システム決まったら、就業規則や集計方法の設定と従業員データの取り込みをしていきます。システムの基礎になる非常に重要な部分であるため、時間をかけて正確性を重視して入力することが大切です。

データの取り込みはCSVやExcelなど、さまざまな形式に対応しているシステムが多いです。しかし、外部データのインポートには制限があることもあるため、すでにデジタルで従業員のデータを管理している場合は、そのデータが使えることも確認しておきましょう。

また、ICカードや指紋認証など、新規に打刻機器が必要な場合はその準備も始める必要があります。

7-3. 周知とテスト運用

設定と従業員データの取り込みが終わったら、テスト打刻や集計をします。こちらに問題がなければ、従業員へのマニュアル配布や説明会を実施し、利用開始となります。

勤怠管理システムを導入してから運用にのるまでのスケジュール感としては、1～3か月程度を想定しておくとよいでしょう。従業員規模や状況によっては長さが前後しますが、1週間などの短期間で利用できるようになることは基本的にないと考えておくのがよいです。

無理に運用を開始してしまうと、トラブルが発生したり、従業員が混乱したりする可能性があります。勤怠管理は非常に重要な業務であるため、そのような事態は避けなければなりません。

7-4. 課題や問題点の洗い出しと改善

テスト運用をおこなうと、何らかの課題や問題点がでてきます。計画の段階ではわからなかったボトルネックや、システムの使いにくさ、わかりにくさなどが浮き彫りになるはずです。そうした課題の洗い出しと改善をおこない、必要であれば再度テスト運用をしましょう。

100%完璧なシステムを構築することは難しいですが、これまでよりもスムーズで使いやすく、どの部署の従業員にもわかりやすいシステムにすることが大切です。

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8. 自社に適した勤怠管理システムを導入して業務の効率化を図ろう

勤怠管理システムを導入する際は、目的を明確化し、メリットとデメリットを正確に把握して検討することが大切です。

また、導入や使い方、利便性を社内に共有することで、システム導入・運用は成功に近づきます。導入を検討する際は時間をかけ、計画的に進めましょう。

適切な勤怠管理システムを導入し、社内に浸透することができれば、業務効率化・統制化が進み営業成績アップにもつながります。