勤怠の締め作業は毎月おこなわなければならない業務なので、多忙な人事担当者の方にとって月末は、特に業務負担が大きくなる時期ではないでしょうか。

勤怠の締め作業を効率的に進めることは大切ですが、勤怠を締める業務に慣れていないスタッフにとっては仕事内容の意味がわからず、正確に処理できていないケースもあるかもしれません。

そこで今回の記事では、勤怠締め日の仕事内容や締め日の設定方法、勤怠を効率的に締める方法を紹介します。

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1. 勤怠の締め日におこなう仕事内容とは

勤怠の締め日は通常の業務に加えて勤怠締め業務もしなければならないので、通常よりも忙しくなってしまいます。

スムーズに締め作業を進めるためには、勤怠で締めるべき項目について理解しておくことが重要です。

ここでは、基本となる勤怠締め日におこなう仕事内容や項目を解説します。

1-1. 勤怠締め日の仕事内容

勤怠締め日では、従業員の勤務状況を正しく把握することから仕事が始まります。

タイムカードを確認するだけでなく、時間外勤務届や有給休暇届などは紙ベースで処理しているケースが多いため、それらを回収して計算するだけでも多くの時間がかかってしまいます。

また、従業員が毎日正しく勤怠を申請していたとしても、上司の承認が追いついていなければ書類として処理することができません。

勤務時間の確認作業や上司の承認が全て済んだ段階でパソコンに勤怠状況を入力して集計するため、通常業務と並行しておこなう場合は非常に時間がかかります。

1-2. 勤怠管理で締める項目

勤怠管理で締める項目は、主に以下の4つになります。

• 労働日ごとの労働時間
• 時間外労働の労働時間
• 休日数
• 休日出勤など法定外労働時間

基本となるのはこれらの項目ですが、法定労働時間や残業時間の上限、休憩時間の取得が守られているか、打刻漏れや休暇の申告漏れがないかなどもチェックしなければなりません。

時期によっては、有給休暇の消化日数についても確認が必要になるので、自社の就業規則に従って締める項目をまとめておくことが望ましいでしょう。

2. 勤怠を締める重要性とは

従業員の勤怠の状況を正確に把握した上で締めることは、適切な給料の支払いや労働基準法に則った業務内容になっているかを客観的に証明することができるので、会社のためにも従業員のためにもとても重要です。

後になってから、給料の支払いミスや時間外手当の不支給などが指摘されると、支払いが発生し会計処理が面倒になるだけでなく会社としての評判も低下してしまいます。

現代では、会社の評判が低下してしまうとSNSなどで情報拡散され、従業員の新規採用が難しくなってしまうかもしれません。従業員の新規採用が難しくなると、既存の従業員に業務のしわ寄せがきてしまうでしょう。

つまり、健全に事業を運営していることを証明できるよう、日頃から勤怠を適切に締めておくというのはとても重要なことなのです。

3. 勤怠を締める作業が煩雑になる理由

勤怠を締める作業は煩雑になってしまうのは、次のような理由が挙げられます。

• 手作業で実施しているため
• 勤怠の情報を集めるのに時間がかかる

ここでは、これらの理由について解説していきます。

3-1. 手作業で実施しているため

勤怠を締める作業が煩雑になってしまう一番の理由は、手作業のおこなっているということが挙げられます。手作業で勤怠の締め作業をおこなうと、担当者に負担がかかるだけでなく、ヒューマンエラーのリスクが高くなります。

従業員は、全員が同じ時間だけ勤務しているわけではありません。また、従業員によっては有給休暇や欠勤、残業などもあり得ます。さらに、打刻漏れがあると、従業員への確認作業も必要になります。

これだけ手間のかかる勤怠締めを手作業でおこなうと、情報の取り扱いが煩雑になってしまう恐れがあるのです。

3-2. 勤怠の情報を集めるのに時間がかかる

勤怠を締める際は、各従業員の勤怠情報を集める必要があります。

そのためには、従業員のタイムカードを集めて、正確に打刻されているかを1つひとつ確認しなければなりません。情報をまとめることにも時間がかかりますが、その前の段階ですべての従業員の正確な情報を集めるというのは膨大な時間がかかります。

また、タイムカードでは労働時間や休憩時間しかチェックできないので、有給休暇や残業の申請書などを集める必要もあります。このように勤怠についてのさまざまな情報を集めなくてはならないことが、勤怠の締めが煩雑になる理由です。

4. 勤怠を締める際の注意点

勤怠の締めにはさまざまな情報が必要になりますが、情報を集める際は次のような点にも注意が必要です。

• 勤怠の丸めの違法性
• 勤怠の締め日と支払日が変更になるケース

これらの注意点を把握して、スムーズに準備できるようにしておきましょう。

4-1. 勤怠の丸めの違法性

勤怠の丸めとは、打刻時間を切り上げもしくは切り下げることを指します。例えば、定時が17時で打刻時間が17：15立った場合に丸めをおこなうと、退社時刻は17時となります。丸めをすれば、15分という中途半端な時間計算をしなくて済むので、企業によっては丸めをおこなっていることもあるでしょう。

しかし、勤怠を丸めることが原則として認められていません。勤怠管理というのは、実際に勤務した分の対価を支払うためにおこなうものなので、勤怠を締める際は丸めを避けるようにしましょう。

なお、1ヵ月における時間外労働、休日労働、深夜残業に1時間未満の端数がある場合は30分未満を切り捨て、30分以上を切り上げることが認められています。

4-2. 勤怠の締め日と支払日が変更になるケース

企業の状況によっては、勤怠の締め日と支払日が変更になるケースがあります。

原則として、勤怠の締め日や支払日の変更は認められています。しかし、勤怠の締め日や支払い日を変更する際は、変更月の給与支払いがなくなるということは避けましょう。給与は全額通貨で月に1回以上、決められた日に必ず支払わなければならないからです。

また、従業員に金銭の負担をかけないように、早めに通達することを遵守し、「変更月は給与が減る」ということは必ず事前に伝えましょう。

5. 勤怠締め日の設定方法

勤怠の締め日は会社によって違いがあるため、これから勤怠の締め日を設定する人や変更しようと考えている人は、どのように設定すればよいか迷う人も多いでしょう。

勤怠の締め日を適切に設定すれば締め作業を効率化でき、他の業務にあてる時間が生まれるため、会社全体の生産性を上げることができるはずです。

5-1. 余裕を持った締め日の設定が大切

勤怠の締め日を自由に設定しても良いとはいっても、勤怠の締め日から給与の支払い日までの日数が短すぎると勤怠の締め処理が間に合わず、給与が支払えないという事態をまねきかねません。

締め日ぎりぎりになって勤怠を修正しなければならなくなったり、銀行の営業時間内に給与の振込手続きができなければ、業務をさらに忙しくしてしまったり従業員との間にトラブルを生じる場合もあります。

このような事態を避けるためにも、勤怠の締め日を設定する場合は、締め日から給与支払い日までの日数に余裕を持たせるようにしましょう。

5-2. 勤怠締め日を守らないリスクとは

勤怠の状況を適切に把握する業務は非常に煩雑で時間のかかるものですが、疎かにしていると会社側に大きなダメージを与える恐れがあります。

例えば、法定労働時間を超えて業務をさせているのに残業代を支払っていなかったり、適切な日数の休暇を与えていないことが判明したりすれば、ブラック企業としてのレッテルが貼られます。ブラック企業という認識が広まると、人材採用に支障がでるだけでなく、企業の信頼が急落してしまう可能性もあります。

また、このような状況が長期間続いている場合は労働基準監督署から是正勧告を受けることにより、未払い分の賃金を支払わなければならなくなる場合もあるので注意が必要です。

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6. 勤怠の締め日を変更したい場合

勤怠を締める作業を効率化させたい場合や、給与の支払日まで余裕を持った勤怠の締め日を設定したい場合は、勤怠の締め日を変更する必要性が出てきます。

勤怠の締め日を変更したい場合、特に大きな会社になればなるほど、一方的に日付を変更することが認められていません。

スムーズな会社運営をおこなうためには、会社と従業員が納得する勤怠の締め日に設定することが重要なのです。ここからは勤怠の締め日を変更するために必要なポイントをご紹介します。

6-1. 締め日変更と給与の関係に注意する

6-2. 就業規則を変更する

従業員への給与の支払い方法や勤怠の締め日などは、就業規則で定めることによって効力を発揮しています。そのため、勤怠の締め日を変更する場合は、同時に就業規則も変更しなければなりません。

労働基準法では、就業規則を変更する場合は、労働組合や労働者の過半数代表者の意見を聞く必要があります。適切な手順に沿って就業規則を変更した上で、就業規則を変更するようにしましょう。

6-3.  従業員へ事前に周知する

就業規則を変更したとしても、その内容や効力を発揮する日が従業員に伝わっていなければ、社内で混乱を招いたり従業員とのトラブルを引き起こしてしまう場合があります。

そのため、社内の規定を変更するときは、新しい規定にスムーズに移行できるように事前に従業員に対して変更内容を周知しておくことが重要です。

周知を徹底するには、社内報や掲示板などで告知するだけではなく、部署内で管理者が説明をおこなったり会社主導の説明会をおこなったりするのがベストです。

7. 勤怠の締め作業を効率的におこなう方法とは？

勤怠を締める目的を理解したり、適切な勤怠の締め日を設定することができれば、勤怠を締める作業を根拠に基づきながら余裕を持っておこなうことができます。

とはいっても会社の規模が大きくなればなるほど管理しなければならない従業員数が増えるので、勤怠の締め作業を効率化する方法を知っておくことが重要です。

ここでは、効率化するメリットや効率化するための方法を解説します。

7-1. 勤怠管理を効率化するメリット

勤怠管理を効率することには、様々なメリットがあります。

毎月、勤怠管理にかかる工数を削減できれば、他の業務に時間を割くことができるだけでなく、人事スタッフの時間外労働も減少できるでしょう。

また、従業員の正しい労務管理ができるようになるため、従業員にとって働きやすい会社づくりに貢献したり、適切な給料支払いができるようになるため職員の満足度も高くなります。

このように、客観的に見て健全に運営できている会社は、従業員のみでなく社会的な信頼も高くなるというメリットも得られるのです。

7-2. タイムカードを廃止する

勤怠を締める業務を効率化する方法として、タイムカードを廃止することが挙げられます。

紙ベースのタイムカードを廃止してペーパーレス化することで、タイムカードの運用コストを削減できるだけでなく従業員の勤怠の状況をタイムリーに把握することにもつながるのです。
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7-3. 勤怠管理システムを導入する

タイムカードを廃止しても、手書きの管理を続けていては効率化にはつながりません。効率化のためには、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

勤怠管理システムを導入するメリットの一つとして、従業員の勤務時間を正確に管理できることがあげられます。勤怠管理システムは、PC打刻・スマートフォン・タブレットなど、インターネットに接続している機器であれば場所を問わず打刻をすることができるので、打刻漏れや不正打刻などを防ぐことが可能です。

また、有給申請や休暇申請など、各種申請のフローを会社ごとにカスタマイズできるシステムもあるので、自社の管理にあわせたシステムを導入できます。

このように、勤怠管理システムは従業員の打刻や各種申請の手間を省くだけでなく、管理者側の工数を大幅に削減できることが期待できます。

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8. 勤怠の締め作業の重要性を理解しておこう

勤怠締め日の設定方法や勤怠の締め方は会社によって違いがあるので、どの方法を採用してよいか迷っている人も多いでしょう。

ただし、どのような方法を採用するにしても、「正確かつスムーズに締め作業をおこなわなければならない」というのは、どの会社にも共通していることです。特に、「正確」という部分が重要になるため、担当者の業務負担はより大きくなってしまうかもしれません。

少しでも業務負担を軽減するには、正しい勤怠の締め方について理解した上で、会社にとってどのような方法が最も効率的な勤怠の締め方なのか、勤怠管理システムを導入することが有効なのかを検討してみることをおすすめします。

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