勤怠の締め作業は毎月おこなう業務なので、多忙な人事担当者の方にとって月末は、特に業務負担が大きくなる時期ではないでしょうか。

勤怠の締め作業を効率的に進めることは大切ですが、勤怠を締める業務に慣れていないスタッフにとっては仕事内容の意味がわからず、正確に処理できていないケースもあるかもしれません。

そこで今回の記事では、勤怠締め日の仕事内容や締め日の設定方法、勤怠を効率的に締める方法を紹介します。

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1. 勤怠の締め作業とは

勤怠の締め日は通常の業務に加えて勤怠締め業務もしなければならないので、通常よりも忙しくなってしまいます。

スムーズに締め作業を進めるためには、勤怠で締めるべき項目について理解しておくことが重要です。

ここでは、基本となる勤怠締め日におこなう仕事内容や項目を解説します。

1-1. 従業員の就業状況を集める

勤怠締め日では、従業員の勤務状況を正しく把握することから仕事が始まります。出勤日数や勤務時間、残業や休日出勤の有無、休暇取得状況などを確認し、実際の勤務記録と照合します。これにより、給与計算や労働時間管理の基礎データを整えることができます。

ただし、時間外勤務届や有給休暇届などは紙ベースで処理しているケースが多いため、それらを回収して計算するだけでも多くの時間がかかってしまいます。また、従業員が毎日正しく勤怠を申請していたとしても、上司の承認が追いついていなければ書類として処理することができません。

勤務時間の確認作業や上司の承認が全て済んだ段階でパソコンに勤怠状況を入力して集計するため、通常業務と並行しておこなう場合は非常に時間がかかります。効率的に集める工夫として、勤怠管理システムや自動集計ツールの活用も検討すると良いでしょう。

1-2. 給与計算

従業員の勤怠情報をもとに給与計算をおこなうことは、締め作業の重要なステップです。出勤日数や勤務時間を正確に集計し、残業時間や深夜勤務、休日出勤の手当を加味して正確に計算しなければなりません。

また、欠勤や遅刻・早退に応じた控除も適切に反映する必要があります。勤怠情報の誤りは給与計算のミスにつながり、従業員の信頼低下やトラブルの原因となるため、集計と確認作業は丁寧におこないましょう。

ミスをしないようにするには、下記の項目のチェックが必要です。

• 労働日ごとの労働時間
• 時間外労働の労働時間
• 休日数
• 休日出勤など法定外休日労働時間

基本となるのはこれらの項目ですが、法定労働時間や残業時間の上限、休憩時間の取得が守られているか、打刻漏れや休暇の申告漏れがないかなどの確認も必要です。

時期によっては、有給休暇の消化日数についても確認が必要になるので、自社の就業規則に従って締める項目をまとめておくことが望ましいでしょう。

2. 勤怠を締める重要性とは

従業員の勤怠の状況を正確に把握した上で締めることは、適切な給料の支払いや労働基準法に則った業務内容になっているかを客観的に証明することができます。だからこそ、勤怠を締めることは会社のためにも従業員のためにもとても重要なのです。

後になってから、給料の支払いミスや時間外手当の不支給などが指摘されると、支払いが発生し会計処理が面倒になるだけでなく会社としての評判も低下してしまいます。

現代では、会社の評判が低下してしまうとSNSなどで情報拡散され、従業員の新規採用が難しくなってしまうかもしれません。従業員の新規採用が難しくなると、既存の従業員に業務のしわ寄せがきてしまうでしょう。

つまり、健全に事業を運営していることを証明できるよう、日頃から勤怠を適切に締めておくというのはとても重要なことなのです。

3. 勤怠締め日とは

勤怠締め日とは、従業員の勤務状況を確定させ、給与計算や労働時間管理に反映させる基準日のことです。この日を正確に設定することで、出勤・欠勤・残業時間などの集計が効率的におこなえるので、給与計算や人件費管理の精度も高まります。

締め日を適切に定めないと、集計が遅延したり、給与の支払いスケジュールに混乱が生じる可能性があります。勤怠締め日は、企業の給与計算や労務管理の円滑な運営を支える基本的なルールとして、計画的に設定しなければなりません。

3-1. 締め日は余裕をもって設定する

勤怠の締め日を自由に設定しても良いとはいっても、勤怠の締め日から給与の支払い日までの日数が短すぎると勤怠の締め処理が間に合わず、給与が支払えないという事態を招くおそれがあります。

そのため、勤怠締め日を設定する際は、給与計算や勤怠データの集計に十分な余裕を持たせることが重要です。締め日が月末ぎりぎりや繁忙期に集中すると、情報の集計漏れや確認不足によるミスが発生しやすくなります。

特に、多数の従業員がいる企業やシフト勤務制を導入している場合、勤務時間や休暇の確認に時間がかかるため、余裕を持った締め日設定は必須です。また、余裕をもって締め日を設定することで、給与計算スケジュールも一定化できるので、従業員の安心感にもつながります。

締め日を決める際は、給与支払い日や人事・経理部門の作業負担も考慮し、効率的で正確な締め作業が可能なスケジュールを策定することが求められます。

3-2. 勤怠締め日の変更方法

勤怠締め日の変更は、給与計算や従業員の勤務管理に影響を与えるため、慎重におこなう必要があります。

変更する際は、まず就業規則や給与計算のルールを確認し、法的に問題がないかをチェックしなければなりません。その上で、人事・総務部門の作業スケジュールに合わせて、新しい締め日を設定します。

また、変更のタイミングや影響範囲を整理し、従業員の勤務記録や休暇管理に混乱が生じないよう調整することも重要です。勤怠管理システムを利用している場合は、システム上の締め日設定も同時に変更し、自動計算が正確におこなわれる状態にしておきましょう。

ただし、勤怠の締め日を変更したことによって給与が支払われない月が発生してしまうと、労働法で定められている「毎月1回以上の原則」という毎月払いの原則を犯してしまうので、認められません。

そのため、勤怠の締め日を変更する場合は、従業員への賃金の支払いを滞らないようにすることが大切です。

締め日変更と給与の関係

締め日を変更すると、給与計算のタイミングや支払い日にも影響が生じます。

例えば、締め日を早めた場合、従業員が取得した有給休暇や残業時間が次回の給与に反映されない可能性があります。一方で、締め日を遅らせると、給与支払いが予定より遅れるリスクがあります。そのため、締め日変更の際は、給与計算の精度と支払いスケジュールを考慮し、従業員に混乱が生じないよう調整することが重要です。

就業規則を変更する

従業員への給与の支払い方法や勤怠の締め日などは、就業規則で定めることによって効力を発揮しています。そのため、勤怠の締め日を変更する場合は、同時に就業規則も変更しなければなりません。

労働基準法では、就業規則を変更する場合は、労働組合や労働者の過半数代表者の意見を聞く必要があります。適切な手順に沿って就業規則を変更した上で、就業規則を変更するようにしましょう。

従業員へ事前に周知する

就業規則を変更したとしても、その内容や効力を発揮する日が従業員に伝わっていなければ、社内で混乱を招いたり従業員とのトラブルを引き起こしてしまう場合があります。

そのため、社内の規定を変更するときは、新しい規定にスムーズに移行できるように事前に従業員に対して変更内容を周知しておくことが重要です。

周知を徹底するには、社内報や掲示板などで告知するだけではなく、部署内で管理者が説明をおこなったり会社主導の説明会をおこなったりするのがベストです。

4. 勤怠を締める作業が煩雑になる理由

勤怠を締める作業は煩雑になってしまうのは、次のような理由が挙げられます。

• 手作業でおこなっている
• 勤怠の情報を集めるのに時間がかかる

ここでは、これらの理由について解説していきます。

4-1. 手作業でおこなっている

勤怠を締める作業が煩雑になってしまう一番の理由は、手作業でおこなっているということが挙げられます。

タイムカードやエクセルでの集計は、従業員が多いほど入力ミスや計算誤差のリスクが高まり、確認作業にも多くの時間を要します。また、手作業では情報の更新や修正に柔軟に対応できず、締め日の直前にトラブルが発覚すると、給与計算や支払いスケジュールに影響が出る可能性があります。

さらに、確認や承認のフローも紙ベースでおこなう場合、各部署との連絡や書類の回覧に手間がかかり、締め作業全体の効率を大幅に低下させます。

従業員は、全員が同じ時間だけ勤務しているわけではありません。また、従業員によっては有給休暇や欠勤、残業などもあり得ます。さらに、打刻漏れがあると、従業員への確認作業も必要になります。

そのため、手作業では情報の取り扱いが煩雑になってしまう恐れがあるのです。

4-2. 勤怠の情報を集めるのに時間がかかる

勤怠締め作業が煩雑になるもう一つの理由は、従業員から勤怠情報を集めるのに時間がかかることです。

勤怠を締める際は、各従業員の勤怠情報を集める必要があります。そのためには、従業員のタイムカードを集めて、正確に打刻されているかを1つひとつ確認しなければなりません。情報をまとめることにも時間がかかりますが、その前の段階ですべての従業員の正確な情報を集めるというのは時間がかかります。

また、出張やリモート勤務、シフト制など多様な勤務形態がある場合、各自の勤務状況を正確に収集し、集計する作業は膨大になります。

タイムカードでは労働時間や休憩時間しかチェックできないので、有給休暇や残業の申請書などを集める必要もあります。このように勤怠についてのさまざまな情報を集めなくてはならないことが、勤怠の締めが煩雑になる理由です。

5. 勤怠を締める際の注意点

勤怠の締めにはさまざまな情報が必要になりますが、情報を集める際は次のような点にも注意が必要です。

• 勤怠の丸めの違法性
• 勤怠の締め日と支払日を変更する場合

これらの注意点を把握して、スムーズに準備できるようにしておきましょう。

5-1. 勤怠の丸めの違法性

勤怠の丸めとは、打刻時間を切り上げもしくは切り下げることを指します。例えば、定時が17時で打刻時間が17：15だった場合に丸めをおこなうと、退社時刻は17時となります。

丸めをすれば、15分という中途半端な時間計算をしなくて済むので、企業によっては丸めをおこなっていることもあるでしょう。

しかし、勤怠を丸めることは原則として認められていません。勤怠管理というのは、実際に勤務した分の対価を支払うためにおこなうものなので、勤怠を締める際は丸めを避けるようにしましょう。

なお、賃金計算期間における時間外労働、休日労働、深夜残業に1時間未満の端数がある場合は30分未満を切り捨て、30分以上を切り上げることが認められています。

5-2. 勤怠の締め日と支払日を変更する場合

企業の状況によっては、勤怠の締め日と支払日が変更になるケースがあります。

原則として、勤怠の締め日や支払日の変更は認められています。ただし、勤怠の締め日や支払い日を変更する際は、変更月の給与支払いがなくならないようにしてください。給与は全額通貨で月に1回以上、決められた日に必ず支払わなければならない、というのは法律で決められているので注意しましょう。

また、従業員に金銭の負担をかけないように、早めに通達することを遵守し、「変更月は給与が減る」ということは必ず事前に伝えましょう。

締め日や給与支払日を変更する場合は、従業員への影響を十分に考慮する必要があります。変更によって給与支払いが遅れると、従業員の生活設計に影響を与える可能性があるため、事前の周知や説明が不可欠です。

6. 勤怠の締め作業を効率的におこなう方法とは？

勤怠締め作業は、正確性が求められる重要な業務ですが、手作業で行うと時間と労力がかかり、担当者の負担も大きくなります。そこで重要となるのが、勤怠締め作業の効率化です。

作業の効率化により、給与計算の精度を維持しつつ、確認作業や集計にかかる時間を大幅に削減できます。

ここでは、効率化するための方法を解説します。

6-1. タイムカードを廃止する

従来の紙や打刻式のタイムカードを使用している場合、勤怠締め作業は時間がかかるだけでなく、不正が発生しやすいという問題もあります。例えば、打刻忘れや代理打刻、勤務時間の誤申告などが発生すると、給与計算や労働時間管理に影響を及ぼす可能性があります。

また、紙のタイムカードは集計作業も手作業が中心となるため、確認漏れや計算ミスのリスクが高まります。これを廃止してデジタル打刻や勤怠管理システムに切り替えることで、出勤・退勤データが自動で記録され、リアルタイムで勤務状況を確認できるようになります。

さらに、打刻履歴や勤怠データがシステム上に残るため、不正の抑止や監査対応も容易になり、給与計算の精度向上と管理の透明性確保にもつながります。結果として、人事・総務担当者の負担を大幅に軽減し、組織全体の勤怠管理の信頼性を高めることが可能です。

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6-2. 勤怠管理システムを導入する

タイムカードを廃止しても、手書きの管理を続けていては効率化にはつながりません。効率化のためには、勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。

勤怠管理システムを導入するメリットの一つとして、従業員の勤務時間を正確に管理できることがあげられます。勤怠管理システムは、PC打刻・スマートフォン・タブレットなど、インターネットに接続している機器であれば場所を問わず打刻をすることができるので、打刻漏れや不正打刻などを防ぐことが可能です。

また、有給申請や休暇申請など、各種申請のフローを会社ごとにカスタマイズできるシステムもあるので、自社の管理にあわせたシステムを導入できます。

このように、勤怠管理システムは従業員の打刻や各種申請の手間を省くだけでなく、管理者側の工数を大幅に削減できることが期待できます。

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8. 勤怠の締め作業の重要性を理解しておこう

勤怠の締め作業は、従業員の出勤・退勤時間や休暇、残業などの情報を正確に集計し、給与計算や労働時間管理に反映させる重要な業務です。しかし、勤怠締め日の設定方法や勤怠の締め方は会社によって違いがあるので、どの方法を採用してよいか迷っている人も多いでしょう。

ただし、どのような方法を採用するにしても、「正確かつスムーズに締め作業をおこなわなければならない」というのは、どの会社にも共通していることです。特に、「正確」という部分が重要になるため、担当者の業務負担はより大きくなってしまうかもしれません。

少しでも業務負担を軽減するには、正しい勤怠の締め方について理解した上で、会社にとってどのような方法が最も効率的な勤怠の締め方なのか、勤怠管理システムを導入することが有効なのかを検討してみることをおすすめします。

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