賃金台帳は、労働基準法によって作成と保存が義務付けられている書類のひとつです。雇用している従業員ごとに作成する必要がありますが、アルバイトやパートについても作成しなければならないのか悩むケースも多いでしょう。ここで注意したいのは、「とりあえずアルバイトだからいいだろう」と勝手に判断してしまうことです。

労働基準法に違反すると罰金が科せられる可能性もあるため、賃金台帳のルールをしっかりと理解しておきましょう。

本記事では、賃金台帳の対象となるスタッフや、賃金台帳に記載すべき項目、賃金台帳を作成するときの注意点について解説します。

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賃金台帳とは？基本的な作成方法と知っておきたい法的ルール

1. 賃金台帳はアルバイトでも必要なの？

賃金台帳の対象となるのは、雇用している従業員全員です。つまり、正社員や契約社員だけではなく、アルバイトやパートなども含まれます。労働日数や雇用形態による例外は認められないため、日雇いのスタッフについても賃金台帳を作成しなければなりません。

労働者名簿の対象には日雇いスタッフが含まれていないため、混同しないよう注意が必要です。従業員をひとりでも雇ったら賃金台帳を作成しなければならない、と覚えておきましょう。

2. 賃金台帳のアルバイト用項目とは？

賃金台帳に記載すべき項目は、労働基準法施行規則（第54条）によって決められています。［注1］
賃金台帳には、規則に則った以下10項目を記載しましょう。必要な項目が抜けていると、労働基準監督署から指摘されたり、罰則の対象となったりする可能性もあるため注意が必要です。

1. 氏名
2. 性別
3. 賃金計算期間
4. 労働日数
5. 労働時間数
6. 休日労働時間数
7. 時間外労働時間数
8. 深夜労働時間数
9. 基本給・手当の種類とその額
10. 控除項目とその額

賃金台帳は、それぞれの従業員の労務状況を的確に把握するための書類です。そのため、賃金台帳には氏名や性別、基本給といった情報だけではなく、労働日数や労働時間数、時間外労働時間数なども正確に記載しなければなりません。

休日・早出・深夜労働なども含めて記載することで、過剰な労働が発生していないか、給与は支払われているかなどの管理もしやすくなります。

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［注1］労働基準法施行規則 第54条｜e-Gov

2-1. 雇用期間が1ヵ月未満の場合は賃金計算期間を記載しなくてもよい

アルバイトやパートは賃金台帳の対象となりますが、雇用期間が1ヵ月未満のスタッフについては賃金計算期間を記載する必要はありません。賃金計算期間とは、給与計算の対象となる期間のことです。

たとえば、毎月20日締めとしている場合は「4月21日〜5月20日」、月末締めとしている場合は「6月1日〜6月30日」などと記載します。しかし、雇用期間が1ヵ月未満のスタッフに対しては、賃金計算期間を設定する意味がないため、賃金台帳にも記載する必要はありません。

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3. アルバイト用賃金台帳の書き方における4つの注意点

賃金台帳は労働基準法によって作成と保存が義務付けられている書類であるため、一定のルールに従って管理しなければなりません。アルバイト用の賃金台帳を作成するときは、会社単位ではなく事業所単位で作成する、給与明細では基本的に代用できない、保存期間を把握しておくなどの点に注意しましょう。

ここでは、それぞれの注意点について順番に解説します。

3-1. 会社単位ではなく事業所単位で作成する

賃金台帳は会社単位ではなく、基本的に事業所単位で作成して保存しておかなければなりません。［注2］
事業所ごとに作成することで、アルバイトを含むスタッフの労務状況を適切に管理することにつながります。

ただし、必ずしも紙ベースで保存しておく必要はありません。小さな事業所では、スペースや人員の問題により、賃金台帳の作成や保管が難しいケースもあるでしょう。そのような場合は、賃金台帳を電子データとして作成したうえで本社のサーバーに保存しておき、各事業所から閲覧したり印刷したりできるようにしておけば問題ありません。

労働基準法で定められている記載事項が網羅されている、誤って消去されない、長期にわたって保存できるなどの要件を満たしていれば、電子データとして保存することも認められているため上手に活用しましょう。

［注2］労働基準法 第108条｜e-Gov

3-2. アルバイトの給与明細では基本的に代用できない

給与明細にも支払い給与額や労働時間数などが記載されていますが、基本的には賃金台帳の代わりにはなりません。

その理由は、給与明細には時間外労働時間などの細かい項目が、記載されていないケースが多いからです。労働基準法で決められている事項がすべて記載されている場合は、給与明細で代用することも可能ですが、事前に記載項目が網羅されているか確認しておきましょう。

賃金台帳としての基準を満たしていない場合は罰則の対象となり、30万円以下の罰金が科せられる可能性もあります。他の書類で代用するほうが管理の手間がかかるケースもあるため、専用の書類として作成しておくとよいでしょう。

3-3. アルバイトへの給与支払いごとに記入する

賃金台帳は、アルバイトに給与を支払うたびに記入するのが基本です。毎月の給与日に合わせて賃金台帳の項目を更新していきましょう。賃金台帳が古い情報のままだと、労働基準監督署による急な臨検監督などに対応できません。

賃金台帳に不備があると、罰則の対象になる可能性もあるため注意しましょう。もちろん、アルバイトやパートだけではなく、一般社員や契約社員なども給与を支払うたびに記入するようにしてください。

3-4. 市販の賃金台帳は必要事項が抜けていることもある

市販の賃金台帳は、労働基準法で定められている項目の基準を満たしていない可能性もあるため注意が必要です。せっかく作成しても、必要事項が記載されていなければ意味がありません。厚生労働省のホームページからダウンロードできる書式であれば必要事項が網羅されているため、うまく活用するとよいでしょう。［注3］
アルバイト用だからといって油断せず、適正な管理をしていくことが大切です。

［注3］賃金台帳｜厚生労働省

4. 賃金台帳の保存期間を把握しておこう

賃金台帳は、最後に記載した日から起算して5年間保存しておく必要があります。（令和2年4月の労働基準法改正により5年保存となりましたが、当分の間は経過措置として3年保存で問題ありません）

保存の義務は、アルバイト用の賃金台帳も例外ではありません。間違えて賃金台帳を捨ててしまったり、データを消去してしまったりすると罰則が科せられる可能性もあるため、しっかりと管理しておきましょう。また、必要に応じていつでも提出できる状態にしておくことも大切です。

4-1. 違反した場合は罰則もあるため注意

賃金台帳の保管や作成が適切に行われていない場合、労働基準法第120条に基づき、最大で30万円以下の罰金が科される可能性があります。

記載漏れなどの軽微な違反であっても、是正勧告や罰則の対象となるため、注意が必要です。特に、労基署による調査が増加している中、企業は賃金台帳の整備と管理を徹底し、法令遵守を確実にすることが求められています。このような状況下で、適切な管理体制を整えることは、企業の信頼性を守るためにも重要です。

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5. アルバイトに対しても忘れずに賃金台帳を作成しよう

今回は、賃金台帳の対象となる社員や、アルバイト用の賃金台帳を作成するときの注意点などについて解説しました。賃金台帳の対象となるのは、雇用しているすべての従業員です。正社員や契約社員だけではなく、アルバイトやパートなども対象となるため、忘れずに賃金台帳を作成して管理しましょう。

また、「事業所ごとに作成する」「法律で定められた期間はしっかりと保存しておく」などの点にも注意しなければなりません。労働基準法に違反しないよう、ポイントをしっかりと把握しておくことが大切です。