勤怠管理において注意が必要なのが、従業員の実際の労働時間と、会社側の労働時間の記録の「乖離」です。2019年4月、働き方改革関連法の施行にともない、労働時間の客観的な把握と記録・管理が、厚生労働省のガイドライン（労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン）に基づき使用者（企業）に義務付けられました。

しかし、労働者の勤務時間と、タイムカードや日報などの記録に乖離が見られる事業所が少なくありません。労働者とのトラブルに発展し、裁判がおこなわれた事例もあるため、リスクを避けるためにも厳格な労働時間管理をおこなう必要があります。

この記事では、実態とデータの乖離が起きてしまう原因や、その対処法を解説します。

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1. 労働時間の乖離とは

まずは労働時間の乖離とはどのような状況なのか、発生する理由や違法性について知っておきましょう。

1-1. 実労働時間とデータにズレが生じること

労働時間を管理するうえで、しばしば実態とデータの間にズレが生じます。例えば、タイムカードで労働時間を管理している場合、「従業員が勤務を終えた時間」と「タイムカードを打刻した時間」にはわずかな時差があります。

労働時間の乖離とは、このような従業員の実労働時間とタイムカードなどに記された労働時間との間に差がある状態です。労働時間の乖離が必ずしも深刻な問題になるわけではありませんが、原因の調査や対策を講じる必要があります。

1-2. 労働時間に乖離があっても即違法ではない

実際の労働時間とデータ上の労働時間に乖離があった場合でも、即座に違法だとされるわけではありません。

しかし、タイムカードやPCログなどの客観的な記録との間に大きなズレがある場合は、実態調査をおこなう義務があります。

この義務を怠って乖離を放置し、未払い賃金が発生した場合や、会社が意図的に労働者の不利になる修正をおこなっていた場合は労働基準法違反になる可能性があります。

2. 違法になり得る労働時間の乖離

労働時間に乖離があっても、必ずしも違法になるとは限らないとお話をしました。しかし、以下のようなケースでは労働基準法違反に該当することがあります。

2-1. サービス残業が発生していた場合

サービス残業は、タイムカードを打刻した後に仕事をしたり、自宅に持ち帰って仕事を続けたりする行為です。そのため、実際の労働時間とデータ上の労働時間の間に大きな乖離が発生します。

サービス残業は労働基準法37条で定められている、割増賃金の支払い義務に違反する行為です。そのため、労働時間が乖離している原因にサービス残業がある場合は、労働基準法違反として罰則が科される可能性があります。

2-2. 労働時間が切り捨てられていた場合

実際には15分の残業をしてたにもかかわらず、15分を切り捨てて残業をなかったことにした場合、労働時間の乖離が生じます。このような行為は労働基準法違反に該当します。

1日の労働時間の計算では、原則として労働者の不利になる切り捨てをおこなってはいけません。1分単位で計算する必要があるため、15分や30分単位で切り捨てて計算をしていた場合は、労働基準法第24条の賃金全額払いの原則を守れていないことになります。

2-3. 改ざん・勤怠管理不足があった場合

人件費の削減や労働時間の上限規制を守るためなど、会社側の都合でデータを改ざんした場合も労働時間の乖離が発生します。これは労働基準法違反だけでなく、詐欺罪や文書偽造罪に該当する可能性もある行為です。絶対にあってはなりません。

また、故意でなくとも勤怠管理の不十分さや怠慢などにより、労働時間の乖離が発生することもあります。勤怠管理不足により何らかの労働関係法令に違反した場合も、罰則が課される可能性があります。

3. 実際の労働時間と勤怠記録の結果が乖離する3つの原因

労働時間の乖離は企業や事業所によっては、かなりの開きがあるケースも存在します。労働時間の実態と記録が乖離してしまうのは、大きく分けて3つの原因があります。

3-1. タイムカードの不正打刻やサービス残業

労働時間が記録とずれる原因の1つが、従業員によるタイムカードなどの不正打刻です。タイムレコーダーを不正に操作したり、代理の人物に打刻してもらったりするなどして、「残業していないのにもかかわらず、実際よりも遅い退勤時刻に打刻する」「遅刻したのにもかかわらず、通常の始業時間に打刻する」といった不正がおこなわれることがあります。

厄介なのが、不正な打刻であっても、タイムカードの記録は労働時間の客観的な証拠となる点です。

実際、2000年におこなわれた残業代の未払いをめぐる裁判では、企業側の主張する労働時間ではなく、タイムカードの記録が認められ、支払いを命じられる結果となっています。

反対に、打刻した後に業務をするサービス残業でも乖離が発生します。こちらは企業が労働基準法違反の罪に問われる可能性があります。

3-2. 手書きの日報などによる不正な自己申告

タイムカードと同様、手書きの日報や出勤簿のような自己申告制の労働時間管理方法も注意が必要です。報告する際に誤った数値を記入したり、悪意を持って虚偽の報告をおこなったり、不正な自己申告がなされるリスクがあります。

逆に企業側が労働者に圧力をかけ、残業時間や時間外労働時間を申告できる上限を設けるといった不正をおこない、労働基準監督署の調査が入った事例も存在します。

3-3. 定期的な実態調査をおこなっていない

どのような媒体であろうとも、労働時間の実態と記録の乖離は企業側が定期的に「実態調査」をおこなっていないことも原因です。とくに手書きの日報は労働時間の客観的な記録といえません。

厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、実態調査をおこなうことが推奨されています。具体的には、労働者への定期的なヒアリングのほか、入退館の記録、金庫の開閉記録、警備システムのログ、パソコンのログイン履歴といった「客観的な記録」を比較材料として使う方法があります。

ガイドラインでは「著しい乖離がある場合には実態調査を実施」とだけ示されており、調査が必要となる乖離時間の目安までは示されていませんが、一般的には30分の乖離をひとつの目安としている所が多いようです。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

4. 労働時間の乖離についての判例

従業員の実労働時間とタイムカードの打刻時間とで乖離があった場合、どちらが採用されるのでしょうか。

過去の判例では直行直帰の届けがあるといった特別な事情がない限り、タイムカードに基づいて実労働時間を推定するとされています。そのため、もし従業員が実際の業務は終わったのに関わらずオフィスに残り、帰り間際に打刻をした場合、タイムカードの打刻が労働時間として扱われることになります。

ただし、実労働時間とデータとの間に乖離がある原因が、サービス残業や不正な切り捨てなどによるものである場合は、差額分の支払いが命じられたという判例もあります。必ずしもタイムカードや日報のデータが認められるわけではなく、勤務の実態やその他の状況を考慮して判断されます。

参考：三晃印刷事件｜ 公益社団法人 全国労働基準関係団体連合会

参考：阪急トラベルサポート事件｜ 公益社団法人 全国労働基準関係団体連合会

5. 労働時間の乖離が発生した場合の対処方法

労働時間の乖離が発生した場合、事実確認や原因を追求しなくてはいけません。乖離のある状態を放置することは、先にも述べたようなリスクが伴います。企業側は以下のような対処を講じて、早急に改善を図りましょう。

5-1. 自己申告による労働時間の乖離が発生した場合

自己申告制により、始業・終業時刻の確認及び記録をおこなう場合、実際の労働時間と従業員が申告した労働時間に乖離が発生する可能性があります。

しかし、実際の労働時間と従業員が申告した労働時間に乖離が発生していても、違法ではありません。

厚生労働省のガイドラインによると、「自己申告により把握した労働時間が実際の労働時間と合致しているか否かについて、必要に応じて実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること」と記載されています。

特に、入退場記録やパソコンのアクティビティログなど、従業員が職場にいたことが分かるデータと従業員から申告された労働時間に著しく乖離がある場合には、実態調査を実施し、労働時間を修正する必要があります。

参考：労働時間の適正な把握 のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

5-2. 「アクティビティログ」を積極的に活用する

労働時間の実態調査をおこなう際は、「アクティビティログ」を活用しましょう。アクティビティログとは、PCやスマホ、タブレットなどの操作履歴のことです。

パソコンのログイン、ログオフの記録はもちろん、チャットアプリやWeb会議ツールなどのソフトウェアの操作履歴も「アクティビティログ」です。厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」でも、「パソコンの使用時間の記録等」は労働時間の客観的な記録として認められています。

アクティビティログを基礎として実態調査をおこなえば、タイムカードや手書きの日報における不正打刻・申告などを防止できます。

関連記事：タイムカードはもう不要？GPSで打刻できる勤怠管理システムとは

6. 労働時間管理で実際と記録が乖離するのを防ぐ3つの方法

労働時間管理において、事前に乖離を防ぐ仕組みを構築しておくことも必要です。ここでは、実態と記録が乖離するのを防ぐ3つの方法についてご紹介します。

6-1. 残業や時間外労働の「事前申請制度」を設ける

労働時間の実態と記録がとくに乖離しやすいのが、残業時間や時間外労働時間です。就業後は、その場に管理者がいないことが多く、従業員1人ひとりに目が行き届きません。

そこで、残業、休日出勤、深夜労働については、直属の上司の事前承認を必要とする仕組みを作りましょう。事前に許可した時間だけしか時間外労働が認められないため、実態との乖離が起きにくくなります。

6-2. 勤怠管理システムを使用して客観的な労働時間の把握をする

勤怠管理システムを導入することで労働時間の乖離を防止することができます。

勤怠管理システムとは、スマホやタブレットなどから打刻し、従業員の労働時間を集計・管理できるソフトウェアです。いつでもどこでも打刻できるため便利な一方、「誰が」「いつ」打刻したかが客観的な記録として残るため、実態と記録の乖離が起きにくくなっています。

さらに、スマホやタブレットのGPS機能を使った「GPS打刻」なら、位置情報を取得することができます。これにより、例えば「自宅にいるのにスマホで打刻し、出勤したかのように装う」といった不正を防止できるため、労働時間管理をより適正化できます。

このほかにも、勤怠管理システムには労働時間の自動集計など便利な機能が数多く備わっています。勤怠管理システムでなにができるかを知りたい方は、以下のリンクより勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページをご覧ください。

▶クラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」のサービス紹介ページを見る

6-3. サービス残業や労働時間の切り捨てを是正する

実際の労働時間とデータ上の労働時間が乖離する原因が、社内の風潮や誤った認識によるものであるケースも珍しくありません。

サービス残業や労働時間の切り捨ては、労働時間に大きな乖離が発生する原因です。これらの行為は、当たり前のように受け継がれていることも多く、法律違反をしている意識がないまま継続されていることも考えられます。

制度やシステムを充実させるとともに、労働時間の適切な管理や働きすぎの予防に対する従業員の意識も高めていくことが大切です。

7. 実際の労働時間と勤怠記録の乖離が発生しないように対策しよう

今回は、労働時間の実態と記録が乖離してしまう原因や、その対処法を解説しました。実態との乖離が生じる主な原因は、タイムカードや手書きの日報を悪用した不正です。

不正を防止するには、企業がアクティビティログなどを活用し、定期的な実態調査をおこなう必要があります。また、勤怠管理システムを導入すれば、打刻した人物や時間の客観的な記録が保存されるため、より正確な労働時間管理が可能です。

GPS打刻に対応したシステムなら、「誰が」「いつ」「どこで」打刻したかの3点がわかるため、実態と記録の乖離を防止できます。

関連記事：タイムカードはもう不要？GPSで打刻できる勤怠管理システムとは