介護業では、2交代制や3交代制と勤務形態が様々であるため、「勤務形態が様々で管理しにくい」、「タイムカードや出勤簿だと忘れてしまう時がある」など、勤怠管理における悩みを抱えている方も多いのではないのでしょうか。

今回は、このような悩みを解決するために、介護業に勤怠管理システムを導入するメリットや、勤怠管理システムの選び方をご紹介します。

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1. 介護業によくある勤怠管理のお悩み

介護業に勤怠管理システムは必要なのでしょうか。介護業によくある勤怠管理のお悩みを紹介し、勤怠管理システムを導入することでどのようなメリットがあるのか、お悩みを解消できるのかを見ていきます。

1-1. 日勤と夜勤で管理がしづらい

介護施設の場合、24時間利用者のケアをおこなうため、2交代制や3交代制など多様な勤務形態を取り入れています。また、日勤や夜勤も管理しなければいけません。そのため、勤怠管理がおこないにくくなります。

1-2. タイムカード・出勤簿だとミスや不正が起こる

介護業はとても忙しい仕事のため、タイムカードや出勤簿で勤怠管理をしていると、ミスや不正が起こる可能性が高いといえます。また、忙しさのあまり、時間を超過して残業せざるを得ない状況もあるでしょう。

そのような状況では、残業時間を少なく提出してしまうなど、正確に従業員の勤務状況を管理できない場合があります。

1-3. 給与の計算が煩雑になる

介護業は給与の計算が煩雑になるという勤怠管理の悩みがあります。介護の現場では正職員や契約職員、常勤ホームヘルパー、登録ホームヘルパーなどさまざまな雇用形態のスタッフが勤務しています。そのため、雇用形態に応じた給与計算が必要です。さらに、日勤だけでなく日をまたぐ夜勤の人もいるでしょう。夜勤の従業員がいれば、当然夜勤の人向けに給与計算をする必要があります。このように給与計算が多岐にわたるため、管理が煩雑になってしまいがちです。

1-4. シフト作成に時間がかかる

介護業はシフトの作成に時間がかる傾向にあります。介護業でシフトを作成するには職員の勤務条件や休日を加味すればいいだけではありません。法令や人員配置基準を考慮する必要があります。さらに、職員の出勤希望日などを考慮しているとよりシフト作成に時間がかかってしまうでしょう。

2. 介護業向けの勤怠管理システムとは

介護業における勤怠管理として次のような課題が挙げられます。

• 給与計算が煩雑になる
• シフトが作成しづらい

このような介護業の勤怠管理を改善するのが、介護業向けの勤怠管理システムです。勤怠管理システムは一般的に従業員の出勤情報や退勤情報などを自動的に管理できます。一般的な勤怠管理システムで介護業ならではの複雑な働き方や配置基準を満たしたシフト作成などに対応するには、自社でのカスタマイズが必要です。自社で勤怠管理をカスタマイズするにはITについての知識やノウハウが求められるため、対応できる企業は限られるでしょう。

しかし、介護業向けの勤怠管理システムであれば、カスタマイズせずに介護業ならではの働き方に対応可能です。

3. 介護業の勤怠管理システム導入メリット4つ

勤怠管理システムを導入することで、上記の悩みを解決した上で、以下のような3つのメリットを生むことができます。

3-1. 勤務形態が多様でも管理しやすくなる

介護業は、勤務形態が2交代制や3交代制に分かれているだけではなく、常勤や非常勤など雇用形態も様々な従業員が在籍しています。タイムカードや出勤簿で勤怠を管理している場合、勤務形態や雇用形態に合わせて勤怠データを分ける手間が必要です。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、勤務形態や雇用形態が多様であっても、自動かつ目的別に勤怠データを集計してくれます。

3-2. 手書きの勤務表をチェックする必要がない

勤怠管理に手書きの勤務表を使用している場合、人事担当者が従業員全ての勤務表を目視で確認していく必要があります。勤務表にミスや記入漏れがあると、その都度従業員に確認を取らなければなりません。そういった目視確認には、確認ミスが起こる可能性もあります。

しかし、勤怠管理システムを導入すれば、従業員がスマホやPCで入力したデータを自動で集計してくれるため、人事担当者が勤務表を確認するといった手間もなくなり、ミスを防ぐことができます。

3-3. 不正や打刻漏れがなくなる

介護施設はとても忙しい現場であるため、ついついタイムカードの押し忘れが起こってしまう可能性があります。また、出勤簿管理の場合には、忙しさのあまり記入を後回しにして、後日まとめて曖昧な記憶で記入してしまうこともあるでしょう。さらには残業時間を偽って不正に勤怠を入力する場合もあるかもしれません。

勤怠管理システムを導入すれば、そんな悩みを解決することができます。勤怠管理システムでは、勤怠入力を忘れるとアラートで通知してくれるシステムや、残業時間が超過していると通知してくれる機能があるからです。

人事担当者がリアルタイムで勤怠データを管理しやすくなるので、勤怠入力の不正やミスの抑止にも繋がります。

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3-4. その他のシステムと連携できる

介護業が勤怠管理システムを導入することで、給与計算や人事評価がしやすくなるというメリットもあります。このようなメリットを得るには勤怠管理システムがその他のシステムと連携できるかを確認しましょう。

勤怠管理システムのなかでも、その他のシステムと連携できるシステムであれば、さまざまな業務の効率化が期待できます。例えば、給与計算システムと連携させることで給与計算が、人事評価システムと連携させることで人事評価がしやすくなるでしょう。

4. 介護施設おすすめ勤怠管理システムの選び方

介護業におすすめの、勤怠管理システムの選び方をご紹介します。勤怠管理システムには様々な機能が備わっていますが、介護業のお悩みを解決できるのは以下の3つの機能が備わっているものです。

4-1. 多様な打刻方法が揃っている

勤怠管理システムには、パソコン・タブレット・スマホ・チャットアプリなど様々な打刻方法が用意されているものを選択しましょう。

特に、訪問看護や訪問介護をおこなっている従業員が、訪問先でも自身のスマホで勤怠を入力することが可能になり、事業所まで戻ったり、一旦事業所によってから訪問先へ向かう必要がなくなり、打刻漏れや労働時間と申告のあった時間の乖離を減らすことができます。

4-2. シフトを自動作成できる

介護業界の勤怠管理で時間がかかるものとして、シフト（勤務表）の作成が挙げられるでしょう。様々な職種のスタッフをそれぞれの時間帯で適切に配置できるようにシフトを組んでいくことは、多くの時間がかかります。

勤怠管理システムではシフトの作成を簡単にしてくれる機能が備わっているものもあるため、自社とマッチするか確認してみましょう。

従業員がスマホで勤務希望日の提出ができ、自動的にシステム内に反映されるため、シフト収集の手間や漏れを減らせたり、必要な人数を登録しておくと過不足を教えてくれるシステムなど、便利な機能が多数あるため、使い勝手の良いものを選びましょう。

4-3. 自動でリアルタイムに勤怠データを集計

特に介護施設では夜勤のシフトが発生し、深夜労働や時間外労働を含めて労働時間の集計が複雑でミスも発生しやすくなります。

勤怠管理システムであれば、従業員が打刻した時間をもとに自動で深夜労働や時間外労働などの時間をミスなく集計してくれるため、労働時間の計算にかかる時間とミスをゼロにすることが可能です。

勤怠管理システムを選ぶ際は、希望した形式で労働時間の集計ができるかを確認するとよいでしょう。

4-4. 法令に対応している

勤怠管理システムを選ぶうえでは、法令に対応しているかどうかも大きなポイントです。法令に対応していないシステムの場合、勤怠管理で思わぬトラブルに発展してしまう恐れがあります。

勤怠についての法令は数年後には改正されているかもしれません。法令に対応している勤怠管理システムであれば、メーカーが法令改正に仕様を変更してくれるため自社での対応は不要です。

ここまで、介護施設や介護の事業所が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。
当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめたガイドブック「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

5. 勤怠管理システムとExcel管理の違い

勤怠管理システムと異なり、Excelで勤怠を管理するケースもあります。Excelであれば導入費用を抑えられるうえに、多くの人が操作に慣れているでしょう。しかし、Excelによる管理では手作業での入力時間のロス、入力ミスが発生しかねません。また、Excel管理の場合、データの紛失や改ざんといったリスクもあります。一方、勤怠管理システムであれば入力時間のロスや入力ミス、さらにデータの紛失といったリスクを回避可能です。

勤怠管理システムはデータの入力ミスやデータの紛失リスクなどを回避できるだけではありません。勤怠管理システムであればスタッフの勤務状況をリアルタイムで把握できます。そのため、過度な時間外労働の防止につながるでしょう。

6. 介護業は専用システムを活用して勤怠を管理しよう

介護業の勤怠管理のお悩みや、勤怠管理システムを導入するメリット、介護業におすすめの勤怠管理システムを紹介しました。

多様な勤務形態をとる介護業においては、勤怠管理システムを導入していない場合、勤怠管理が難しく、入力ミスや不正の発生といった悩みを抱えていることでしょう。勤怠管理システムなら、そんな悩みを一気に解決してくれます。