源泉徴収票は、会社が従業員に発行する重要な書類であり、正確に作成する必要があります。

アルバイトや正社員を問わず、年末の繁忙期に作成されることが多いため、事前に記載すべき項目や記入方法を把握しておくことが重要です。

本記事では、源泉徴収票の書き方や各項目の記入方法、作成時の注意点について詳しく解説します。

1. 源泉徴収票の各項目の書き方

引用：給与所得の源泉徴収票（令和7年12月以後用）｜国税庁

源泉徴収票（令和7年分以後）に基づいて、記載しなければならない主要な項目を解説していきます。計算が必要な金額や項目が示している人数の数え方など、迷いやすい部分もあるため、ぜひ手元に源泉徴収票を用意して確認してみてください。なお、令和7年12月以前でも上記のフォーマットを使用しても問題ないとされています。

参考：給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引（令和7年分）｜国税庁

1-1. 支払を受ける者

支払を受ける者とは、源泉徴収票を受け取る人です。各従業員の「住所または居所」「個人番号（マイナンバー）」「氏名」を記載します。

氏名について必ずフリガナをふり、受給者が役員である場合には役職名を記載し、役員でない場合にはその職務の名称（営業部長など）を併記します。

なお、源泉徴収票は基本的に「従業員交付用」と「税務署提出用」の2部発行しますが、従業員交付用のものについては、個人情報保護などの観点から個人番号（マイナンバー）の記載はしないので注意します。

関連記事：源泉徴収票にマイナンバーは必要？記載するときの注意点も解説

1-2. 種別

「俸給」「給料」「歳費」「賞与」「財形給付金」「財形基金給付金」などのように給与等の種別を記載します。

1-3. 支払金額

その年に確定して支払った給与等の総額を記載します。作成日時点で未払の給与がある場合は、その金額を内書きします。なお、その年の途中で入社した人について、前職分を含めて年末調整をおこなった場合には、前職での給与等の金額も支払金額に加える必要があります。

1-4. 給与所得控除後の金額

支払金額からその金額に応じた給与所得控除額を差し引き、給与所得控除後の金額（給与所得）を算出して記載します。所得金額調整控除の適用がある場合には、その控除額を差し引いた後の金額を記載します。また、「所得金額調整控除」欄にその控除額を記入する必要があります。

なお、令和7年度税制改正により、令和7年分から給与所得控除の最低保障額は55万円から65万円に引き上げられたため計算には注意が必要です。

参考：令和7年度税制改正による所得税の基礎控除の見直し等について｜国税庁

1-5. 所得控除の額の合計額

年末調整では次の所得控除を適用できます。

• 社会保険料控除
• 小規模企業共済等掛金控除
• 生命保険料控除
• 地震保険料控除
• 障害者控除
• 寡婦控除
• ひとり親控除
• 勤労学生控除
• 配偶者控除
• 配偶者特別控除
• 扶養控除
• 特定親族特別控除（令和7年分から創設）
• 基礎控除

これらのうち、適用する所得控除の合計額を記載します。例えば、社会保険料控除25万円と基礎控除95万円を適用する場合は、合計120万円と記載します。また、基礎控除額は「基礎控除の額」欄へ記入する必要もあります。

なお、令和7年度税制改正により、令和7年分からは基礎控除額の引き上げや特定親族特別控除の新設、扶養親族等の所得要件の見直しがおこなわれます。控除の適用を判断する際は、最新の制度内容を確認のうえ慎重に対応しましょう。

参考：令和7年度税制改正による所得税の基礎控除の見直し等について｜国税庁

1-6. 源泉徴収税額

年末調整をおこなった場合は、その結果確定した源泉所得税と復興特別所得税の合計額を記入します。一方、年末調整をおこなわない場合には、その年に源泉徴収された所得税および復興特別所得税の合計額を記載します。なお、災害による被害を理由に、給与等にかかる源泉所得税や復興特別所得税の徴収猶予を受けた金額は含めない点に注意が必要です。

1-7. 配偶者・扶養親族の有無など

配偶者・扶養親族の有無では、「（源泉）控除対象配偶者の有無等」「配偶者（特別）控除の額」「控除対象扶養親族の数（配偶者を除く）」「16歳未満扶養親族の数」「障害者の数（本人を除く）」「非居住者である親族の数」を記載します。

ここからは書き方のポイントを紹介します。なお、具体的な書き方は国税庁が公表するマニュアル（令和7年分）を参考にするとよいでしょう。

「（源泉）控除対象配偶者の有無等」の「有」欄には年末調整をおこなった場合で控除対象配偶者を有しているときは「○」を付けます。一方、年末調整をおこなっていない場合は、源泉控除対象配偶者を有しているときに「○」を付ける点に注意が必要です。「老人」欄には、控除対象配偶者（※年末調整をおこなっていない場合は源泉控除対象配偶者）が老人控除対象配偶者に該当する場合に「○」を付けます。

「控除対象扶養親族の数（配偶者を除く）」の「特定」「老人」「その他」「特親」欄には、「特定扶養親族」「老人扶養親族」「それ以外の控除対象扶養親族」「特定親族」の人数をそれぞれ記載します。

「障害者の数（本人を除く）」の「特別」欄では、同一生計配偶者や扶養親族が特別障害者である場合の人数を記入します。点線の左側にはそのうち同居している人の人数を、右側には同居していない人の人数を記入します「その他」欄には、特別障害者以外の障害者の人数を記載します。

1-8. 特定親族特別控除の控除額

年末調整で特定親族特別控除（令和7年度税制改正により創設）を適用する場合は、その控除額の合計を記入します。特定親族1人あたりの控除額は最大63万円です。ただし、特定親族の合計所得金額が85万円（給与収入のみの場合は150万円）を超えると、控除額は段階的に減少するため計算時には注意が必要です。

参考：令和7年度税制改正による所得税の基礎控除の見直し等について（源泉所得税関係）｜国税庁

1-9. 社会保険料等の金額、生命保険料の控除額、地震保険料の控除額

「社会保険料等の金額」には、給与から天引きした社会保険料に加え、「保険料控除申告書」に基づき控除した社会保険料および小規模企業共済等掛金の合計額を記入します。小規模企業共済等掛金は内書きで記載します

なお、その年の途中で入社した人について、前職分を含めて年末調整をおこなった場合には、前職での社会保険料および小規模共済小規模共済等掛金の金額も加える必要があります。また、国民年金の保険料と国民年金基金の掛金における社会保険料控除を適用する場合は「国民年金保険料等の金額」の記入も必要です。

「生命保険料の控除額」および「地震保険料の控除額」には、「保険料控除申告書」に基づき控除したそれぞれの金額を記入します。「生命保険料の金額の内訳」に適用する生命保険料控除の内訳（新生命保険料・旧生命保険料など）も記載が必要です。地震保険料控除を適用する場合には、必要に応じて「旧長期損害保険料の金額」の記載もおこないましょう。

1-10. 住宅借入金等特別控除額の額

「住宅借入金等特別控除申告書」に基づき計算した住宅借入金等特別控除（住宅ローン控除）の金額を記入します。また、申告書に記載された「住宅借入金等特別控除の額の内訳」にある次の項目も必要に応じて記入が必要です。

• 住宅借入金等特別控除適用数
• 住宅借入金等特別控除可能額
• 居住開始年月日
• 住宅借入金等特別控除区分

なお、住宅ローン控除の1年目は年末調整では適用できません。その場合は、従業員本人が確定申告をおこなう必要があります。2年目以降は年末調整で控除を適用できるので、正確に計算したうえで源泉徴収票に記載します。

1-11. 配偶者・扶養親族の氏名など

「控除対象配偶者または配偶者特別控除の対象となる配偶者（年末調整を受けない場合は源泉控除対象配偶者）」および「扶養控除の対象となる扶養親族または特定親族」の氏名・マイナンバーを記入します。これらの親族が非居住者であるときは、区分欄に丸印または番号を付けます。

また、16歳未満の扶養親族がいる場合は、隣接する別欄に記入します。配偶者控除や配偶者特別控除を適用する場合は、配偶者の所得合計額を記載します。なお、年末調整を受けず源泉控除対象配偶者がいる場合には、「扶養控除等申告書」に記載された源泉控除対象配偶者の「所得見積額」を転記する必要があります。

1-12. 受給者本人の該当事項各欄（未成年者、外国人など）

各欄について、その人について該当事項がある場合に「○」を付けます。

1-13. 中途就・退職の場合の年月日、受給者本人の生年月日

その年の途中で就職や退職（死亡退職を含む）をした場合には該当欄に「○」を付けて、就職もしくは退職した日の年月日を記載します。受給者の生年月日の元号は漢字（「昭和」「平成」など）で記載します。

1-14. 支払者

支払者の住所（居所）、所在地、氏名（名称）、電話番号、個人番号（マイナンバー）を記入します。なお、支払者が個人ではなく法人の場合は、個人番号ではなく法人番号を記載します。

個人番号を記入する際は、左端を空けて右詰めで記入します。また、従業員に交付する源泉徴収票には、個人番号や法人番号を記載しない点にも注意が必要です。

2. 源泉徴収票を記入する際の注意点

源泉徴収票を記入する際は、支払金額や摘要欄など、記載内容に誤りがないよう気を付ける必要があります。ここでは、源泉徴収票の作成時における注意点について詳しく紹介します。

2-1. 金額を正しく記載する

源泉徴収票ではさまざまな金額を記載する必要があります。中には表現がわかりにくい金額もありますが、間違いのないように記載しましょう。

源泉徴収票は、確定申告やローンを組む際の所得証明書類などに使用することがある重要な書類です。作成する際にはダブルチェックをするなど念には念をいれましょう。

2-2. 非課税になる通勤手当は支給金額に含めない

給与や賞与など、従業員に対して支払った金額は、基本的に源泉徴収の対象となります。

ただし、一定の金額を超える通勤手当や、見舞金・祝い金などの非課税扱いになるものは、支払金額に含めてはいけません。出張時などに支給された交通費に関しても同様です。

非課税になる支払金額には所得税がかからないため、含めてしまうと納めるべき所得税額にずれが生じてしまうからです。

2-3. 正しく摘要欄を記入する

源泉徴収票には「摘要欄」があり、必要に応じて特記事項を記載する欄です。例えば、その年の途中で転職した従業員の前職分の給与や源泉徴収額を通算して年末調整をおこなった場合など、特定のケースでは摘要欄にその内容を記載する必要があります。

摘要欄に記載すべき内容はケースによって異なり、税制改正によっても変わる可能性があります。そのため、まずは最新の国税庁公表の源泉徴収票様式の備考を確認することが重要です。また、記載が必要か判断が難しい場合は、所轄の税務署や税理士など専門家に相談すると安心です。

参考：F1-1　給与所得の源泉徴収票（同合計表）｜国税庁

2-4. 会社印の押印は必要ない

これまで税務関係書類は押印の必要がありましたが、令和3年度の税制改正により、令和3年4月1日以降は一部の書類を除き押印の必要がなくなりました。
源泉徴収票も該当するため、押印は不要です。ただし、銀行やカード会社などに収入を証明する際には、押印が必要となるケースもあるため、民間企業が関係する書類への押印は担当者に確認するとよいかもしれません。

参考：税務署窓口における押印の取扱いについて｜国税庁

2-5. 電子データで交付する場合は電子証明書の添付が望ましい

源泉徴収票は、従来通りの紙媒体による発行に加えて、電子データによる発行も認められています。ペーパーレス化やデジタル化の観点、そして今後の業務効率を考えると電子データによる交付をおすすめします。

ただし、従業員に電子データで交付する場合は、正規に交付されたものであることを担保する必要があります。そのため、電子署名を付し電子証明書を添付するなど、改ざん防止や本人確認が可能な方法で交付することが望ましいです。

参考：1.　基本的な事項｜国税庁

2-6. 法改正への対応を怠らない

法改正があった場合は正確に対応することが重要です。たとえ源泉徴収票のフォーマット自体が大きく変わらなくても、毎月の源泉所得税や年末調整の計算方法が大きく変わることがあります。

例えば、令和7年度の税制改正により基礎控除が見直されるため、令和7年分の所得税の計算方法は大きく変更されます。しかし、源泉徴収税額表は令和8年1月から切り替わるので、令和7年までの毎月の給与に対する源泉所得税の計算方法は従来どおりです。

このように、法改正の仕組みを正しく理解していないと、源泉徴収票の記載内容にも影響が出る可能性があるため注意が必要です。

参考：令和7年度税制改正による所得税の基礎控除の見直し等について｜国税庁

3. 源泉徴収票の作成方法

源泉徴収票の作成にはいくつかの方法があります。ここでは、代表的な手段を紹介します。

3-1. WEB上の無料フォーマット（国税庁など）を使用する

国税庁は手書き用および入力用の源泉徴収票フォーマットを公開しています。また、インターネット上にはExcel対応の源泉徴収票フォーマットを提供しているサイトもあります。これらの無料フォーマットを用いれば、コストの負担を抑えつつ源泉徴収票を作成できます。

ただし、手書きやExcel入力で作成する場合は、入力ミスが起こりやすく、確認作業など業務負担が増える可能性があります。とくに従業員数が多い場合は、業務効率などを考慮してほかの作成方法の導入も検討するのがよいでしょう。

参考：F1-1　給与所得の源泉徴収票（同合計表）｜国税庁

3-2. e-Taxを使う

国税庁が提供するe-Tax（国税電子申告・納税システム）を使用して源泉徴収票を作成することも可能です。e-Taxには「インストール型ソフト」と「WEB版」の2種類があり、いずれも無料で使用できます。

e-Taxを用いて源泉徴収票を作成すると、自動チェック機能によって入力や計算の誤りを防ぎ、業務の効率化が期待できます。さらに、作成した源泉徴収票はそのままe-Taxを通じて提出できるため、作成から提出までを一元的におこなうことが可能です。

なお、法定調書（源泉徴収票や支払調書など）の電子的提出については、前々年（基準年）に提出すべき枚数が一定数以上となる事業者に義務付けられています。現在は「100枚以上」の場合が対象ですが、令和9年（2027年）1月1日以後に提出する分からは、この基準が「30枚以上」に引き下げられます。自社が義務対象に該当するか、早めに確認しておくと安心です。

参考：法定調書（源泉徴収票、支払調書）の作成と提出｜国税庁
参考：e-Tax等による法定調書の提出が義務化されています!｜国税庁

関連記事：源泉徴収票は電子化しよう！義務基準やメリットをわかりやすく解説

3-3. 税理士に依頼する

源泉徴収票の作成は税理士に依頼することも可能です。専門家に任せることで、法令に沿った正確な源泉徴収票を作成できます。また、自社担当者の負担を軽減してコア業務に集中できる時間を確保できます。

ただし、税理士に依頼する場合、コストがかかります。会社規模や依頼内容によって料金が変わるほか、社内で源泉徴収票作成のノウハウを蓄積しにくい点も注意が必要です。メリットとデメリットを比較し、信頼できる税理士に依頼することが大切です。

3-4. 給与計算ソフトを活用する

給与計算ソフトの中には、源泉徴収票を作成できる機能が搭載されているものがあります。給与計算に必要な基本機能に加え、社会保険料の計算や年末調整への対応も可能であり、従業員の情報や給与データを入力するだけで、正確な源泉徴収票をスムーズに作成できます。

ただし、給与計算ソフトによって利用できる機能や料金体系はさまざまで、プランによっては源泉徴収票作成機能が含まれていない場合もあります。また、操作性やサポート体制、データのセキュリティ面にも差があります。そのため、複数のソフトを比較検討し、自社の従業員規模や業務フロー、予算に合ったものを選ぶことが非常に重要です。さらに、将来的な法改正や制度変更に柔軟に対応できるかどうかも選定時のポイントとなります。

4. 源泉徴収票には多くの項目を記載する必要がある

源泉徴収票には、支払を受ける人の情報や配偶者・扶養親族の有無など、多くの項目を正確に記載する必要があります。

年収や所得、納税額に関わる重要な書類であるため、各項目を間違いのないよう慎重に作成しましょう。

なお、電子データでの交付も可能ですが、その場合は従業員への通知や確認を事前におこなうと手続きがスムーズです。