年末調整の手続きは、従業員と会社のやり取りに加えて、税務署や市区町村への法定調書・給与支払報告書の提出も郵送でおこなえます。特に在宅勤務者や遠方に勤務する従業員がいる場合、郵送による対応は利便性の高い方法です。

本記事では、年末調整書類を郵送する際の具体的な手順や提出先の確認方法に加え、書類の不備を防ぐポイントや最新の制度改正への対応策について詳しく解説します。郵送と電子化を上手に使い分けて、年末調整業務をより効率的に進めましょう。

1. 年末調整の手続きは郵送でもできる

年末調整は、従業員と会社の間でおこなわれる一連の手続きですが、必ずしも対面でおこなう必要はありません。書類を郵送でやり取りすることでも手続きが可能で、特に在宅勤務や遠方勤務の従業員がいる場合に便利です。

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1-1. 従業員から会社に対する年末調整手続き

年末調整を始めるにあたり、まず従業員に次の申告書類を配布します。

• 扶養控除等（異動）申告書
• 基礎控除申告書 兼 配偶者控除等申告書 兼 特定親族特別控除申告書 兼 所得金額調整控除申告書
• 保険料控除申告書

従業員は、保険会社などから送付される控除証明書などの書類を紙または電子媒体で受け取り、申告書とあわせて会社へ提出します。

また、住宅ローン控除（2年目以降）を受ける場合は「住宅借入金等特別控除申告書」、その年に転職して前職の給与がある場合は「前職の源泉徴収票」も提出が必要です。

これらの手続きはすべて郵送でやり取りできます。例えば、申告書類は直接手渡しで配布し、その他の原本書類は郵送で提出してもらう、といった方法で手続きの利便性を高めることも可能です。

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1-2. 会社から税務署に対する年末調整手続き

会社は、従業員から提出された各種申告書や控除証明書の内容をもとに、控除額や源泉徴収税額を計算し、過不足がある場合は差額を精算します。この年末調整によって、会社は従業員の正しい所得税額を確定させられます。

年末調整の処理が完了した後は、原則として翌年1月31日（※令和7年分は土日を挟むため令和8年2月2日）までに従業員へ「源泉徴収票」を交付しなければなりません。さらに、税務署には「法定調書」を、市区町村には「給与支払報告書」を提出する必要があります。

これらの提出は郵送でも可能です。

提出方法には、郵送のほかに直接持参や電子申請があります。なお、電子申請は一部の会社で義務化されており、対象となる会社は必ず電子申請で年末調整書類を提出しなければなりません。

当サイトでは、年末調整書類の作成から電子申請の手順までを図解でわかりやすくまとめた無料資料を提供しています。提出方法や電子申請の対象範囲を確認したい方は、ぜひ「年末調整ガイドブック」をダウンロードしてご活用ください。

2. 年末調整手続きの書類（法定調書）を郵送する方法

年末調整の書類を税務署に郵送する場合は、自社で確実に必要書類をそろえて正しい方法で郵送しなくてはなりません。この章では、郵送する方法、必要書類、郵送先について解説します。

2-1. 給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を準備する

年末調整を終えた後、会社は給与所得の源泉徴収票や報酬・料金等の支払調書などの各種法定調書を税務署に提出する必要があります。これらの法定調書は、支払いを受けた側が確定申告をしていない、または申告金額が実際の支払額より少ない場合に、支払った側と受け取った側のどちらに齟齬があるかを確認するための資料として利用されます。

法定調書を提出する際には、給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表を添付する必要があります。この合計表は、給与や報酬、不動産使用料、配当など、各種支払に関して作成する法定調書の提出枚数や支払金額の総額を一覧にまとめた表です。そのため、法定調書とともに合計表も必ず作成・提出しなければなりません。

給与所得の源泉徴収票等の法定調書合計表とともに提出する代表的な法定調書は、次の6種類です。

• 給与所得の源泉徴収票
• 退職所得の源泉徴収票
• 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
• 不動産の使用料等の支払調書
• 不動産等の譲受けの対価の支払調書
• 不動産等の売買又は貸付けのあっせん手数料の支払調書

ここからは、それぞれの法定調書の内容について紹介します。なお、税務署への提出が必要なケース・不要なケースは調書の種類によって異なります。提出前に、国税庁ホームページなどで最新の要件を確認しておくと安心です。

参考：令和7年分　給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引｜国税庁

2-1-1. 給与所得の源泉徴収票

給与所得の源泉徴収票は、従業員に支払った給与・賞与などの総支給額や源泉徴収税額を記載する書類です。税務署へ提出するのは「税務署提出用」のみで、従業員本人には別途「本人交付用」を交付します。

2-1-2. 退職所得の源泉徴収票

退職所得の源泉徴収票は、退職金や企業年金など、退職に伴って支払われた所得について作成する書類です。退職所得控除額を差し引いた後の課税対象額および源泉徴収税額を記載し、支払年月日や退職理由（勤続年数や障害退職など）も明記します。

2-1-3. 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書

この支払調書は、税理士、弁護士、講師、原稿料などの「報酬」や、広告出演料、プロスポーツ選手・芸能人への「契約金・賞金」などを支払った際に作成します。支払金額、源泉徴収税額、支払年月日、相手方の氏名・住所などを記載します。

2-1-4. 不動産の使用料等の支払調書

この支払調書は、土地や建物の賃借料、駐車場代、看板設置料など、不動産の使用に関して支払った金額を報告するための書類です。不動産を借りている場合、その支払先や金額を記載します。

2-1-5. 不動産等の譲受けの対価の支払調書

この支払調書は、不動産（土地・建物など）を購入した際に、その支払対価を記録するためのものです。支払金額、譲受年月日、売主の氏名・住所などを記載します。

2-1-6. 不動産等の売買または貸付のあっせん手数料の支払調書

この支払調書は、不動産取引において仲介業者などに支払ったあっせん手数料について作成します。支払金額、支払年月日、支払先の氏名・住所などを記載します。

関連記事：年末調整は退職者も対象になる？やるべき手続きや確定申告が必要になるケースを解説

2-2. 年末調整書類の郵送方法は信書扱いできるものを選ぶ

国税庁のホームページによると、税務関係の申告書や届出書は「信書」に該当します。信書とは、特定の相手に対して差出人の意思を示したり、事実を通知したりする文書のことで、領収書・申請書・依頼書・契約書・証明書などもこれに含まれます。

そのため、年末調整に関する書類を送る際は、「郵便物（第一種郵便物）」または「信書便物」として送付しなければなりません。ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケットなどでは信書を送ることはできませんが、レターパック（プラス・ライト）は信書の送付が認められています。

また、年末調整の書類は従業員個人の重要な税務情報を含むため、配送トラブルに備えて追跡可能な送付方法を活用することが望ましいです。例えば、特定記録郵便や簡易書留を利用すれば、発送状況や配達完了を確認できるので安心でしょう。ただし、これらの方法は追加料金が発生する点に留意する必要があります。

参考：申告書の税務署への送付｜国税庁
参考：信書の送付について｜日本郵便株式会社

2-3. 会社の管轄先の税務署宛に郵送する

年末調整に関する書類（法定調書）は、会社の所在地を管轄する税務署へ郵送します。宛名は「〇〇税務署　御中」と記載します。あわせて、添え状（送付状）として、簡単な挨拶文や同封書類の一覧を記載した1枚を添えるとよいでしょう。自社がどの税務署の管轄に属するかは、国税庁の「国税局・税務署を調べる」ページで、事業所の住所や郵便番号を入力すると確認できます。

なお、令和7年1月以降は、税務署に提出した申告書等の控えに収受日付印が押されなくなっています。そのため、控えが必要な場合は、自社で写しを保管し、提出日などを記録・管理しておくことが重要です。返信用封筒を同封した場合でも、従来のような押印はおこなわれず、提出日や税務署名が記載されたリーフレットが返送されます。

また、現在一部の税務署では、複数署の事務を業務センター（内部事務専担部署）で一括処理する「内部事務のセンター化」が実施されています。対象の税務署へ郵送する際は、案内に従い業務センター宛に送付しましょう。

参考：国税局・税務署を調べる｜国税庁
参考：令和7年1月からの申告書等の控えへの収受日付印の押なつについて｜国税庁
参考：令和7年分　給与所得の源泉徴収票等の法定調書の作成と提出の手引　第1　法定調書の提出期限等について｜国税庁

3. 年末調整手続きの書類（法定調書）を郵送する際の注意点

年末調整手続きの書類を税務署に郵送する際は、直接持ち込む方法よりも注意しなくてはいけない点があります。再提出にならないように、以下の点に注意しましょう。

3-1. 郵送は到着までに数日かかる

税務手続きに関する書類の提出日は、原則として「到達主義」に基づきます。つまり、書類が税務署などの税務官庁に実際に到着した日が、正式な提出日として扱われます。

ただし、法定調書のように、提出期限が明確に定められている書類については例外があります。この場合は、郵便物や信書便物に押印された通信日付印（いわゆる郵便消印）の日付をもって提出日とする「発信主義」が適用されます。

なお、法定調書は会社の税務処理に直結する重要な書類です。郵送の遅延などによる提出遅れを防ぐためにも、期限ぎりぎりではなく、十分な余裕をもって早めに投函することが望まれます。

参考：申告書の税務署への送付｜国税庁

関連記事：法定調書の提出期限や遅れた場合の罰則について紹介

3-2. 書類の不備がないようにする

郵送で税務署に書類を提出した後、もし内容に不備があった場合は、修正して再提出する必要があります。担当者が年末調整の手続きにまだ慣れていない場合、不備が発生する可能性も高くなります。

そのため、年末調整の書類作成に不安がある場合は、事前に記入方法や提出手順を確認しておくことが大切です。1回で済む修正なら大きな問題にはなりませんが、何度もやり取りが発生すると、最終的には直接税務署へ持参したほうが早かったというケースもあります。

郵送で提出する際には、特に添付書類の有無や記載内容に注意し、十分にチェックした上で封入・発送することが求められます。また、郵送後は税務署からの連絡がある場合にすぐ対応できるよう、連絡手段や担当者の確認も忘れないようにしましょう。

関連記事：年末調整のやり直しを税務署から通知された！原因や影響、必要な手続きを解説

3-3. 封筒（A4サイズ）の書き方に気を付ける

年末調整に関する書類（法定調書）を税務署へ郵送する際は、A4サイズの用紙がそのまま入る「角形2号」封筒を使用するのが一般的です。なお、書類を折りたたんで送付しても問題はないため、A4用紙を三つ折りにして送る場合は「長形3号」封筒を使用するとよいでしょう。書類の扱いが丁寧になるよう配慮することが望ましいです。

封筒には宛名を正確に記載し、「信書在中」「重要書類在中」などと赤字で明記しておくと、受け取り側に重要書類であることが伝わりやすくなります。差出人欄には、会社名・所在地・電話番号を記載し、担当部署名を添えておくと、問い合わせがあった際にスムーズに対応できます。

3-4. 給与支払報告書の提出先は従業員が居住する市区町村

年末調整が完了した後は、法定調書に加えて「給与支払報告書（総括表・個人別明細書）」の作成も必要です。給与支払報告書の提出先は、従業員が居住している市区町村となります。

この書類は、従業員の住民税を決定するための重要な資料です。郵送による提出も可能ですが、提出方法や書式などの取扱いは自治体によって異なる場合があります。提出前に、各自治体のホームページなどで最新の情報を確認しておきましょう。

関連記事：給与支払報告書とは？書き方や提出方法・期限をわかりやすく解説

3-5. 年末調整に関する制度変更に注意

年末調整に関する税制や書類の様式は、毎年の法改正により変更されることがあります。例えば、令和7年度税制改正では「特定親族特別控除」が新設され、これに対応して法定調書の一つである「給与所得の源泉徴収票」にも「特定親族特別控除の額」欄が追加されました。

もし、旧様式や改正前の記入方法のまま書類を作成してしまうと、税務署から訂正や再提出を求められる場合があり、年末調整の手続きが遅れる原因となります。そのため、年末調整を正確かつ効率的に進めるには、毎年の税制改正内容を事前に把握し、国税庁が公表している最新のマニュアルや記載例を必ず確認することが重要です。

参考：令和7年度税制改正による所得税の基礎控除の見直し等について｜国税庁
参考：令和7年分　年末調整のしかた｜国税庁

関連記事：2025年（令和7年）の年末調整の変更点！手続きのポイントもわかりやすく解説

4. 年末調整手続きの電子化（ペーパーレス化）とは？

これまで年末調整は、紙の申告書を従業員から回収・集計する形でおこなわれてきました。しかし近年では、業務効率化や法改正への対応を背景に、年末調整手続きの電子化（ペーパーレス化）が急速に進んでいます。ここでは、その背景と電子化による主なメリットを解説します。

関連記事：年末調整のペーパーレス化とは？その背景や課題を詳しく解説

4-1. 法定調書の電子申告義務化が進められている

近年、国税庁では「給与所得の源泉徴収票」や「報酬・料金等の支払調書」など、各種法定調書の電子申告を段階的に義務化しています。法定調書の種類ごとに、前々年（基準年）に提出が必要であった枚数が100枚以上となる場合、その調書はe-Tax等を利用して電子的に提出しなければなりません。

さらに、令和9年1月以降に提出する法定調書からは、この基準が「100枚以上」から「30枚以上」へと引き下げられます。したがって、令和7年中に提出する法定調書が30枚以上となる事業者は、令和9年提出分から電子申告が義務となります。

電子申告義務の対象となった場合、従来のような窓口持参や郵送による提出は認められません。そのため、e-Taxの利用環境や社内システムの整備が遅れると、提出期限に間に合わないリスクがあります。特に中小規模の事業者においては、早めに業務フローや申告体制を見直し、円滑に電子申告へ移行できるよう準備を進めることが求められます。

参考：e-Tax等による法定調書の提出が義務化されています!｜国税庁

関連記事：源泉徴収票は電子化しよう！義務基準やメリットをわかりやすく解説

4-2. 年末調整手続きを電子化するメリット

年末調整の手続きを郵送ではなく電子化することで、従業員・会社の双方に多くのメリットがあります。書類の回収や集計をシステム上で自動化できるので、従来の紙ベースの運用に比べて大幅な業務効率化が可能です。また、自宅や外出先からでも申告手続きをおこなえるため、紙の印刷や郵送にかかる時間・手間を削減できます。

さらに、過去の申告データをシステム上に保存しておくことで、修正や再提出が必要な場合でも前年の内容をすぐに参照でき、スムーズな対応が可能です。これにより、監査や社内チェックの負担も軽減され、業務全体の正確性や生産性が向上します。

加えて、eLTAXを活用すれば、給与支払報告書の電子申告データを作成する際に、税務署へ提出が必要な法定調書（給与所得の源泉徴収票）データも同時に作成できます。作成したデータは、eLTAXから一括送信すれば、給与支払報告書を各市区町村へ、法定調書をe-Tax経由で所轄税務署へ効率的に提出することが可能です。

参考：年末調整手続の電子化の概要・メリット｜国税庁

参考：給与・公的年金等の支払報告書及び源泉徴収票のeLTAXでの一括作成・提出（電子的提出の一元化）について｜国税庁

関連記事：年末調整の電子化とは？やり方、企業におけるメリット・デメリットを解説

5. 郵送や電子化を上手に活用して年末調整の手続きを効率化しよう

従業員との年末調整に関する書類のやり取りは、郵送でおこなうことが可能です。さらに、税務署への法定調書の提出や、市区町村への給与支払報告書の提出も郵送で対応できます。窓口へ直接持参する場合と比べて、移動や待ち時間を省けるので、業務効率の向上につながります。

ただし、書類に不備があると修正や再送付の手間が生じるため、提出前には内容や添付書類を慎重に確認することが重要です。近年では、年末調整手続きの電子化も進んでおり、給与計算ソフトの活用や、e-Tax・eLTAXを利用した電子申告の導入を検討するのも有効です。