医療現場（病院）といえば、常に大勢の看護師や看護助手、医療事務など大勢のスタッフが勤務していますが、経営が安定しており職種によってはお給料も高めなので、「人材不足の心配はいらない」と考える方も多いでしょう。しかし、実際は常に人手不足なうえに勤怠管理が複雑で、ミスが許されないシビアな環境です。

そのため、人事や総務の担当者は労働時間の集計や勤怠など管理業務の負担の大きさに悩んでいるかもしれません。

ここでは、医療現場の勤怠の課題や課題解決のための勤怠管理システムについて、またシステムの選び方などを解説していきます。

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1. 多くの医療機関が抱える勤怠管理の課題とは

医療現場ならではの複雑な勤務体制には、勤怠管理をおこなう人事担当者が頭を抱えてしまうような問題がたくさんあります。

また勤怠に関する悩みは、人事担当者のみならず看護師や准看護師などの従業員にも及ぶことがあるため、早急に対応する必要があるでしょう。

ここでは、多くの医療機関でみられる勤怠管理の課題について解説していきます。

1-1. 複数拠点や勤務形態により勤怠管理が困難

医療機関では、診療報酬を得るために必要な要件を満たさなければいけないので、人員配置には細心の注意が必要です。

日勤や夜勤はもちろん宿直などの勤務形態ルールが決まっているため、シフト作成には相応の時間がかかることが考えられます。さらに、職員の急な都合でシフトが変更になることもあり、代わりの人員を見つけるのが困難な場合も生じるでしょう。

また、通常診療をおこなう病院だけでなく、訪問看護やデイケアサービスなどを運営している場合、複数拠点にスタッフがいることになるため、勤怠管理が複雑になってしまうという課題もあります。

1-2. 夜勤や当直による給与計算業務が煩雑

医療従事者には応召義務があり、入院設備のある病院は24時間態勢で患者に対応します。そのため、医師や看護師には夜勤や当直勤務があるのが一般的であり、給与計算は日をまたいだ勤務や割増手当など複雑になるという課題があります。

また、夜勤のない医療事務スタッフもいるため、勤務形態や就業時間がバラバラであることから、手作業での給与計算集計は非常に手間がかかというのも課題です。

1-3. 手書きの日報管理が多く、実態の把握が難しい

多くの医療機関では、手書きの日報による勤怠管理が一般的です。これは、医療機関の複雑な勤務形態に柔軟に対応するためですが、タイムカードを使わない医師もいるため、実態の確認に手間がかかるという課題があります。

自己申告制の日報では正確な勤怠情報の把握や不正打刻の防止が難しく、労務管理上の問題も見逃しやすいのも課題といえるでしょう。

1-4. 診療報酬の要件を考慮したシフトの作成が困難

医療機関では、医師や看護師だけでなく薬剤師や理学療法士、医療事務などさまざまな職種のスタッフが働いており、さらに日勤や夜勤などの勤務形態もばらばらです。また、診療報酬を得るためには必要な要件を満たさねばならず、入院施設がある場合は、基本入院料の請求に必要な「様式9」には病棟日勤時間を正確に記録しなければなりません。

このように、医療機関のシフト作成は勤務時間や勤務希望日を考慮するだけでなく、診療報酬の要件を満たせるシフトを組まなければならないということも課題となっています。

2. 医療の2024年問題「医師の働き方改革」とは？

2024年4月から「医師の働き方改革」が始まります。概要は以下の通りです。

• 勤務医の年間における時間外労働上限は、原則960時間
• 万が一上限を超えてしまう場合は都道府県の指定を受けることで、年1,860時間まで拡大が認められる
• 月100時間以上の時間外労働・休日労働が見込まれる医師全員に面接指導が義務付けられる
• 勤務間のインターバルの確保

2019年に働き方改革関連法が改正され、年次有給休暇の取得義務化や時間外労働の罰則化などが順次適用されました。ただし医療業界では過重労働が常態化していたため、猶予期間が5年間が与えられましたが、2024年になり「医師の働き方改革」を実施しなければなりません。

これらの法改正に対応するには、手書きでの管理を廃止し、客観的な勤怠記録が求められます。勤怠管理システムは、労働状況のリアルタイム把握も可能となるため、時間外労働の管理にも役立ちます。

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3. 医療機関に最適な勤怠管理システムの特徴とは

医療現場の勤怠管理は、原則として出退勤時間が決まっている職業と比較するとかなり複雑なので、少しでも業務負担を軽くしたいと思っている担当者の方も多いのではないでしょうか。

医療現場の勤怠管理業務負担を軽減するには、デジタル化をするのが一番です。

ここでは、勤怠管理の手間を大幅に軽減してくれる「勤怠管理システム」の特徴を解説していきます。

3-1. 勤務形態に合わせたシフトが作成できる

医療現場は、医師や看護師以外にも様々な職種の人が働く現場です。医師や看護師、医療従事者など、それら全てを人事担当者が管理しなければなりません。

勤怠管理システムでは、それぞれの勤務形態や雇用形態に合わせたシフトを自動で作成してスケジュール管理ができるため、業務負担を軽減できるというのが特徴です。夜勤や当直、休憩時間など複雑に入り混じるシフトもスムーズに作成できます。

また、時間帯に応じて必要な職種とその人数を登録しておけば、シフト作成時に職種ごとに人員の過不足を表示してくれるなどの機能も備わっており、シフト作成にかかる工数を減らすことも可能です。

3-2. リアルタイムで勤怠のチェックができる

紙媒体でシフトを確認する場合、労働時間や残業時間などは月末の集計作業時にしか確認できません。そのため、状況によっては法定労働時間や残業時間の上限を超えていた、ということもあるのではないでしょうか。

勤怠管理システムであれば、スマホやパソコンなどのあらゆる端末で情報を共有することができるので、リアルタイムで勤怠のチェックができます。

また、急なシフト変更があったとしても再周知が一度で済むため、シフト管理者、従業員の双方にとって効率的になります。

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3-3. 労働時間を適切に管理できる

勤怠管理システムは、労働時間を適切に管理することができます。

外勤の職員がいても、スマホで打刻できるので直行直帰が可能になり、タイムカード打刻のために時間外労働をする必要がなくなります。アラーム機能が搭載されているシステムであれば、設定している時間外労働時間を超過するとアラームで通知がくるので過重労働を防ぐ事も可能です。

また、システムでの打刻は改ざんが難しいので不正な申告を防ぐ効果も期待できますし、日報機能が搭載されていれば、いつでも正確な労働時間を把握できるというのも特徴です。

4. 医療現場におすすめな勤怠管理システムの機能

勤怠管理システムは、名前のとおり勤怠を自動的に管理してくれるシステムですが、製品によって機能は異なります。

複雑な勤怠事情を抱える医療現場では、企業とは異なる機能が必要になることがあります。ここでは、医療現場におすすめの機能を紹介するので、システムを選ぶ際の参考にしてみてください。

4-1. 様式9やシフト表を作成できる

医療現場の勤怠管理でもっとも大変なのが、シフト表の作成という担当者も多いかもしれません。

医療業界向けの勤怠管理システムのなかには、様式９やシフト表の作成機能が搭載されているものがあります。

様式９に対応した機能というのは、様式９作成に必要なデータを勤怠情報から抽出したり、研修時間がある場合は勤務時間から自動的に控除したりすることが可能なので、作成業務の負担軽減や計算ミスの防止に役立ってくれます。

また、シフト表作成機能の場合は、人員配置基準や勤務表作成基準、スタッフの希望を踏まえたうえで、シフト表を自動作成することが可能です。

以下のページでは、医療業界における勤怠管理システムの活用方法を解説しています。
勤怠管理システムを導入しようか検討されている方や現状の勤怠管理に課題を感じる方はぜひご覧ください。

関連サイト：医療業界の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

4-2. 複数のデバイスで打刻できる

様々な職種のスタッフが働く医療現場では、打刻や各種申請に適したデバイスも異なります。

パソコンが一人一台支給されていない職種でも、複数のデバイスで打刻や各種申請ができるシステムであれば、スマホ・パソコン・タブレットで打刻や勤怠の確認をリアルタイムでおこなえます。

特に、スマホから打刻できる機能がついていれば、訪問看護など外回りが多い職種でも打刻漏れがなくなるので、集計作業時の手間を省くことも可能です。

複数のデバイスで打刻できる機能があれば、人事担当者とスタッフの双方が勤怠管理を楽におこなえるでしょう。

4-3. アラート機能で長時間労働を抑制できる

タイムカードや紙で勤怠管理をしている場合、締め日に集計するまで総労働時間がわからないため、集計してみて初めて、残業の上限規制を超えてしまっていた、ということも起こりえるでしょう。また、人事担当者が業務に追われている場合、勤務時間の超過や連続勤務してしまったスタッフに気付かず見逃してしまうこともあるかもしれません。

しかし、システムであれば総労働時間がリアルタイムで確認できるため、人事担当者のみならずスタッフ自身で労働時間が管理できます。また、アラート機能で働きすぎを通知してくれれば、早期の改善もおこないやすくなります。

ここまで、病院など医療施設が勤怠管理システムを導入する際に確認しておきたい機能をご紹介しましたが、あわせてシステムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめたガイドブック「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

4-4. 他のシステムと連携できる

すでに、給与計算や電子カルテなどのシステムを導入している場合は、連携機能がついているシステムを選びましょう。

連携機能があれば、既存のシステムに必要なデータが自動的に反映されるので、入力業務やチェックの手間を省くことができます。

ただし、これらの情報は絶対に漏洩しないようにする必要があるので、セキュリティーもチェックしておきましょう。

4-5. 導入後のサポート体制

勤怠管理の担当者はもちろん、医療現場で働く従業員は多忙なので、自分の業務以外のタスクを入れるのはとても大変です。そのため、担当者だけでなく医療現場の従業員も使いやすいシステムを選ぶことが重要です。

しかし、どんなに使いやすいシステムでも、設定をしたり操作を覚えたりするまでには時間がかかるので、導入後に操作方法や使用方法をサポートしてくれる体制が整っているシステムを選びましょう。

また、勤怠管理システムによっては、無料トライアルが用意されています。無料トライアルで担当者が活用しておけば、現場の授業員が使いやすいか、運用しやすいかを確認することができます。

勤務形態や就業ルールが複雑な場合、その分勤怠管理システムの設定も手間がかかるので、導入後にどのようなサポートが受けられるのかをしっかり確認しておきましょう。

5. 医療現場向けの勤怠管理システムで勤怠管理を効率化しよう

総合病院などの医療現場は、365日24時間、常に患者に対応できるように準備しています。そのため、医師や看護師、看護助手や医療事務などさまざまな職種の従業員が、日勤や夜勤をこなしているため勤怠管理を難しいという課題があります。

例え、人事担当者の人数が少ないとしても、これらの課題に日々むきあわなければなりませんし、さらにスタッフの個人的な休暇や離職に素早く対応しなければいけないこともあるでしょう。このような、煩雑な勤怠業務に対応できるように開発されたのが「医療向け勤怠管理システム」です。

医療向け勤怠管理システムはコストがかかりますが、日勤や夜勤、雇用形態など複雑な管理をシステム化することで業務の効率化やミスを防ぐことができるので、ぜひ導入を検討してみてください。

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