飲食店の勤怠管理の課題として、「人によって勤務時間が異なるため勤怠の集計が大変」「毎週アルバイトから希望シフトを集めてシフトを作成するのが負担になっている」「アルバイトによる不正打刻をやめさせたい」などがあげられるでしょう。

多くの飲食店では、一店舗あたりにアルバイトの割合が多いため、少数の正社員が勤怠管理・シフト管理・各種承認業務などを担当しています。

本記事では、従業員の管理工数の割合が大きい飲食店における勤怠管理の課題の解決策について解説します。

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1. 飲食店における勤怠管理の課題とは

飲食店には勤怠管理をおこなうにあたってどのような課題があるのでしょうか。それぞれの課題について詳しく確認していきましょう。

1-1. 人によって勤務時間が異なるため集計が大変

お店は朝から晩まで営業していることが多くあります。営業時間だけ考えても8時間以上の店もありますが、飲食店の場合は、開店前の準備作業や閉店後の片づけ作業も多くあるので、営業時間以外の作業時間を考慮すると10時間を超える店舗が多いです。

また、開店前から閉店後までバランスよく人を配置する必要があるため、人によって開始時間や終了時間が異なることも多いでしょう。その上、社員、パート、アルバイトなど雇用形態も多様であるため、8時間働く人から1日2時間程度の人など、それぞれの勤務時間も異なってきます。

毎月、「誰が・何時間働いたか」を集計するためにかなりの工数が割かれていることが多くあります。

1-2. シフト表を作成するのに手間がかかる

社員、パート、アルバイトなど、それぞれ勤務する日、勤務する時間帯が異なるため、日ごとのシフト表を作成するのにかなり時間がかかります。

誰が休みで誰が出社できるのか、開店前に出社するのか営業中に出社するのかなど、毎日同じシフトを使うことができず、シフト表の作成にかかる都度多くの労力が必要です。

さらに、シフトを回収するまでに時間がかかることもあり、シフト表を作成するだけで一苦労です。

1-3. アルバイトによるタイムカードの不正打刻や打刻漏れ

店舗で作業を必要とする時間が10時間を超える場合もあるため、責任者が常に店舗にいるとは限りません。そのため、アルバイトの出退勤状況を常に監視することは不可能になってしまいます。

出退勤にタイムカードの勤怠管理を取り入れている飲食店では、不正打刻がが問題となることが多くあります。

2. 飲食店が勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理に対してさまざまな課題を抱える飲食店が、勤怠管理システムを導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。

2-1. 法改正に対応した適正な労働時間の管理ができる

タイムカードや出勤簿による勤怠管理をおこなっていると、各店舗から紙を回収し、集計してみるまで月の総労働時間や残業時間が把握できません。それによって、「集計してみたら残業時間の上限を超過していた」などの問題が発生する可能性があります。

勤怠管理システムによって従業員の労働時間をリアルタイムで把握することにより、労働基準法や就業規則に違反しないよう、労働時間を調整することが可能です。

また、システムであれば法改正への対応がスムーズであるため、エクセルの計算式を変えるなどの手間やそれによっておこる集計ミスを減らし、法改正に則った勤怠管理をおこなうことができます。

2-2. シフト作成や労働時間の集計が楽になり、コア業務に集中できる

特に、小規模な飲食店であれば勤怠管理専任の担当者がいるわけではなく、店長やオーナーが自ら勤怠管理や労働時間の集計をおこなっていることもあるでしょう。シフト作成や労働時間の集計に膨大な時間がかかることによって、従業員のマネジメントや経営にかける時間が減ってしまうことは、望ましくありません。

勤怠管理システムを導入して労働時間の集計にかかる工数を減らすことで、本来集中したい業務に多くの時間を費やすことが可能となります。

2-3. 不正打刻の防止し、余計な人件費を削減できる

タイムカードであれば容易におこる不正打刻も、勤怠管理システムであれば防止することが可能です。従業員の不正打刻により、本来は働いていない時間まで給与を支払うことは、たとえ毎日15分でも従業員数×365日分が積み重なれば大きな損失となります。

不正打刻を防止し正しい労働時間に対して給与を支払うことで、本来払う必要のない余計な人件費を削減することができます。

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3. 飲食店が勤怠管理システムを導入するうえでの注意点

ここからは、飲食店が勤怠管理システムを導入するうえで注意すべき点について解説します。勤怠管理システムは、人事労務の業務負担を格段に軽減できるものですが、システム検討や導入初期においては注意すべき点があります。

これらを事前に把握し、対策をうつことでデメリットを最小限に防いでいきましょう。

3-1. 多機能ゆえに、使いづらく感じるケースもある

勤怠管理システムには多機能がありますが、導入した後にきちんと運用にのせるためには、必要な機能を見極める必要があります。

大規模な店舗では、従業員数の多さや複雑なシフトに対応できるシステムを重視する一方で、小規模な店舗ではシンプルで使いやすいシステムを選ぶことが適切です。

選定の際には必要な機能の優先順位を明確にし、無駄なコストを避けながら効率的な勤怠管理ができるシステムを選ぶことが成功の鍵となるでしょう。

3-2. 従業員・管理者が使い慣れるまでに時間がかかる

勤怠管理システムの導入には、使い慣れるまでに時間がかかる課題があります。特に飲食店向けのシステムでは、管理者だけでなく従業員にとっても使いやすさが重要です。従業員がシステムに慣れずに使用に抵抗を感じると、正確な勤怠情報の入力が難しくなります。

そのため、システム導入前に従業員の意見を取り入れるためのアンケート調査が役立ちます。従業員のニーズや使いやすさに関するフィードバックを得ることで、適切なシステムを選定できるでしょう。

さらに、システム導入後も従業員がスムーズに操作できるような簡易なマニュアルの準備も重要です。分かりやすく説明されたマニュアルがあれば、従業員はより早くシステムに慣れることができ、勤怠情報の正確な入力が促進されます。

飲食店向けの勤怠管理システム導入には、従業員の使いやすさを考慮し、アンケート調査や簡易なマニュアルの活用によって効果的な導入を実現しましょう。

4. 勤怠管理システムを選ぶときのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、導入する目的を明確にして、目的を達成する機能が備わっているか確認することが重要です。

また、店舗の勤務ルールがシステムで対応できるかチェックする必要があります。店舗の複雑なシフト勤務にきちんと対応できるか、自社にとっては当然のことですが、システムによっては対応できないということもあります。導入してからでは遅いですので事前にチェックしましょう。

また、そのシステムを勤怠管理の担当者や店舗のスタッフが使いこなせるイメージがつくかも大切なポイントです。勤怠管理システムを運用するには、最初に勤務時間や集計項目などの設定が必要になります。設定をサポートしてもらえそうか、使い始めた後に店舗スタッフが打刻しやすいか、シフト申請をしやすいかなど、自社に馴染むものかどうかをチェックしておくのがおすすめです。

加えて、勤怠管理システムの導入を検討する際は、システムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

5. 飲食店が勤怠管理システムを導入するときに確認しておきたい機能

「システムを選ぶ際のポイントは分かったけど、実際にどのような点をチェックしておけばよいか知りたい」という方に向けて、飲食店がシステムを導入する際、特にチェックしておきたい勤怠管理システムの機能をご紹介します。

5-1. シフト表作成のしやすさ

飲食店で特に発生しやすい勤怠管理業務がシフト表の作成です。よく使う機能になるからこそ、使いやすく自社に馴染むものを選ぶことが重要です。

勤怠管理システムでは、複雑なシフト表もいくつかのシフトパターンを作成しておくことで、いちいち時間を手入力しなくても、ワンクリックでシフトの時間登録が実現できるものもあります。

作成したシフト表は全員で共有することができるので、各自がスマートフォンやタブレット、パソコンなどでいつでも見ることができて便利です。

また、シフト提出もできるシステムを検討する場合は、シフト申請のしやすさもチェックするとよいでしょう。スマートフォンからシフトパターンを選ぶだけでシフト提出できるなど、パート・アルバイトの従業員でも簡単に扱えて申請しやすいものを選びましょう。

5-2. 複数店舗展開におけるヘルプ勤務の管理

多店舗を展開する飲食店であれば、他店舗から一時的に応援の従業員を入れる「ヘルプ」が発生することもよくあるでしょう。ヘルプがあった際、勤怠管理システムでも柔軟に対応できるかをチェックしておくと安心です。

具体的には以下の観点を確認するとよいでしょう。

• 従業員が他店舗におこなった際も手間なくきちんと打刻ができるのか
• 集計をおこなう際にヘルプにいった店舗分の労働時間を集計する手間が発生せず、自動で全て計算されるか
• シフト変更があった際にすぐに勤務表を変更できるか

5-3. 打刻のしやすさや不正打刻防止機能

タイムカードで勤怠管理をしていると頻発するのが打刻漏れです。システムの方が手軽に打刻できるとはいえ、店舗に馴染むものでなくては打刻漏れの発生を減らすことはできません。

飲食店におすすめな打刻方法はタブレットやICカードによる打刻、指紋や静脈などの生体認証による打刻です。スマートフォンで打刻できるものもあるため、従業員が打刻しやすいものを選びましょう。

従業員用の出入り口にタブレットを設置しておき、出勤するタイミングで打刻してもらうなど、打刻漏れが発生しにくい工夫をしても良いでしょう。

また、生体認証機能がついている打刻機や、打刻時に顔写真を撮影する機能があれば、不正打刻を防止することもできます。打刻について抱えている課題を解決でき、従業員に馴染む打刻方法を選びましょう。

5-4. リアルタイムで実績を把握できる

勤怠管理システムでは、リアルタイムに労働時間を集計しているので、今月誰がどのくらい働いているか、残業はどのくらいしているかを常に確認することができます。

特に、パート・アルバイトが多い店舗では扶養控除内で働きたいという従業員が多いでしょう。タイムカードなど紙ベースで管理している場合、総労働時間を把握するのに時間がかかりますが、年単位や月単位で現在までの総労働時間がすぐにわかるシステムであれば、扶養控除内で働けるよう労働時間の調整が簡単になります。

また、アラート機能があるシステムであれば、設定した時間を超過した場合にアラート表示させることも可能なため、扶養控除の範囲を超えそうな従業員とその管理者に通知をだして労働時間の調整を促すことができます。

ここまで飲食店における勤怠管理の課題をシステムの導入で解決できることについて解説してきましたが、実際にシステムでどのような設定や運用ができるか気になる方もいらっしゃるでしょう。

そのような方は、以下のリンクからクラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」で飲食店の勤怠管理をどのように実現し、効率化できるかについて解説した特設ページをぜひご覧ください。飲食店の勤怠管理でよくある課題が、システムでどのように解決できるか、実際のシステム画面とあわせて紹介しております。

▶飲食店の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

5-5. 法改正に自動対応できる

勤怠管理に関連する法改正は毎年おこなわれるため、最新の法改正に対応できる勤怠管理システムを選択することをおすすめします。

時間外労働の上限規制に対応したアラート機能が搭載されているものや、残業時間を簡単に確認できるシステムを選択することで、労務リスクの削減に役立ちます。

6. まとめ

飲食店向けの勤怠管理システムに関する特徴、具体的なシステムを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。確かに、勤怠管理システムの導入には費用がかかります。

しかし、飲食店ならではの複雑なシフト管理やシフト表の作成、応援業務により複数枚のタイムカードの勤務時間計算など見えない人件費が日々かかっているはずです。業務の効率化や不正防止などのメリットを考えると、勤怠管理システムの導入を検討してみるのも良いのではないでしょうか。

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