飲食店における勤怠管理の課題とは?勤怠管理システム導入で解決しよう!

飲食店の勤怠管理の課題として、「人によって勤務時間が異なるため勤怠の集計が大変」「毎週アルバイトから希望シフトを集めてシフトを作成するのが負担になっている」「アルバイトによる不正打刻をやめさせたい」などがあげられるでしょう。

多くの飲食店では、一店舗あたりにアルバイトの割合が多いため、少数の正社員が勤怠管理・シフト管理・各種承認業務などを担当しています。

本記事では、従業員の管理工数の割合が大きい飲食店におけり勤怠管理の課題の解決策について解説します。

これだけ抑えておけば大丈夫!「勤怠管理システム導入完全ガイド」

働き方改革が始まり、「勤怠管理システムの導入を考えているけど、何から着手したらいいかわからない・・。とりあえず、システム比較からかな?」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような方のために、今回「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご用意いたしました。

ガイドブックには、以下のようなことがまとめられています。

・勤怠管理システムが普及している3つの理由
・勤怠管理システムの4つのメリット
・勤怠管理システムの導入までに必要な8つのステップ

勤怠管理システムの導入を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。

 

1. 飲食店における勤怠管理の課題とは

飲食店には勤怠管理をおこなうにあたってどのような課題があるのでしょうか。それぞれの課題について詳しく確認していきましょう。

1-1. 人によって勤務時間が異なるため集計が大変

お店は朝から晩まで営業していることが多くあります。営業時間だけ考えても8時間以上の店もありますが、飲食店の場合は、開店前の準備作業や閉店後の片づけ作業も多くあるので、営業時間以外の作業時間を考慮すると10時間を超える店舗が多いです。

また、開店前から閉店後までバランスよく人を配置する必要があるため、人によって開始時間や終了時間が異なる。の上、社員、パート、アルバイトなど雇用形態もいろいろあるため、8時間働く人から1日2時間程度の人など、それぞれの勤務時間も異なってきます。

毎月、誰が何時間働いたかを集計するのにかなりの工数が割かれていることが多くあります。

1-2. シフト表を作成するのに手間がかかる

社員、パート、アルバイトなど、それぞれ勤務する日、勤務する時間帯が異なるため、日ごとのシフト表を作成するのにかなり時間がかかります。

誰が休みで誰が出社できるのか、開店前に出社するのか営業中に出社するのかなど、毎日同じシフトを使うことができず、シフト表の作成にかかる都度多くの労力が必要です。

1-3. アルバイトによる不正打刻

店舗で作業を必要する時間が10時間を超えるため、責任者が常に店舗にいるとは限りません。そのため、アルバイトの出退勤状況を常に監視することは不可能なのです。

出退勤にタイムカードの勤怠管理を取り入れている飲食店では、不正打刻があったりすることが問題となることが多くあります。

2. 飲食店向け勤怠管理システムの特徴

勤怠管理システムにもいろいろありますが、ここでは飲食店向けのシステムにどのような特徴があるのか確認していきましょう。

2-1. 多店舗展開におけるヘルプ勤務の管理も可能

社員、パート、アルバイトといった雇用形態によってそれぞれ勤務する時間が異なるため、残業時間の計算方法も異なります。たとえば、アルバイトが来るのが遅くなり、12時から17時勤務のパートに19時まで働いてもらった場合、17時から19時の間は残業扱いです。

手作業でこの時間を管理するのはとても煩雑になりますが、勤怠管理システムを導入することで超過分の時間計算が自動になります。多店舗展開をしている飲食店では、店舗で人手が足りないときに、ほかの店舗から一時的に応援を入れることがあります。

これをタイムカードで管理する場合には各店舗ごとにてタイムカードを押すため、勤務時間計算の際に各店舗のタイムカードを名寄せするなどの作業が必要です。勤怠管理システムではこういった応援勤務などの管理にも柔軟に対応しています。

2-2. シフト表の作成、共有が簡単

勤務管理の複雑なシフト表もいくつかのシフトパターンを作成しておくことで登録の簡略化が実現できます。

また、作成したシフト表を全員で共有することができるので、各自がスマートフォンやタブレット、パソコンなどでいつでも見ることができて便利です。

2-3. 不正打刻防止機能

勤怠管理システムによっては、アルバイトなどの不正打刻を防止するために、指紋や静脈などによる生体認証機能を搭載しているものもあります。

これにより、ほかの人が代わりに打刻するなどの不正を防止することができます。

2-4. リアルタイムで実績を把握できる

勤怠管理システムでは、リアルタイムに労働時間を集計しているので、今月誰がどのくらい働いているか、残業はどのくらいしているかを常に確認することができます。

また、アラート機能によって設定した時間を超過した場合アラート表示させることも可能です。

3. 勤怠管理システムを選ぶときのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、導入する目的を明確にして、目的を達成する機能が備わっているか確認することが重要です。

また、店舗の勤務ルールがシステムで対応できるかチェックする必要があります。店舗の複雑なシフト勤務にきちんと対応できるか、自社にとっては当然のことですが、システムによっては対応できないということもあります。導入してからでは遅いですので事前にチェックしましょう。

4. まとめ

飲食店向けの勤怠管理システムに関する特徴、具体的なシステムを紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。確かに、勤怠管理システムの導入には費用がかかります。

しかし、飲食店ならではの複雑なシフト管理やシフト表の作成、応援業務により複数枚のタイムカードの勤務時間計算など見えない人件費が日々かかっているはずです。業務の効率化や不正防止などのメリットを考えると、勤怠管理システムの導入を検討してみるのも良いのではないでしょうか。

勤怠管理システムの導入で工数削減を実現

近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。

人事業務は、タイムカードや出勤簿で労働時間を管理している場合、集計時にExcelに入力するといった工数がかかります。タイムカードでの労働時間管理にお悩みの方がいらっしゃいましたら、勤怠管理システムの導入を検討しましょう。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤をWeb上で管理できるシステムのことです。

勤怠管理システムの導入を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「効率化できるのはわかったけど、実際にどのような機能があって、どのような操作画面なのかを知りたい」という人事担当者様のために、jinjerを題材に勤怠管理システムでできることや操作画面を35ページでまとめました。

働き方改革を成功させるため、ぜひ「1分でわかるjinjer勤怠」をご参考にください。