飲食店というのは、一般的に社員よりもアルバイトの割合が多いため、シフトや給与計算、残業時間や有休などの勤怠管理は少数の正社員が担当しています。

シフトや労働時間が固定されていれば問題ありませんが、飲食店の場合はアルバイトによって勤務時間や曜日が異なったり、月ごとにシフトを組んだりするので、勤怠管理が大きな課題となっているのではないでしょうか。

本記事では、従業員の管理工数の割合が大きい飲食店における勤怠管理の課題の解決策について解説します。

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1. 飲食店における勤怠管理の課題とは

飲食店の勤怠管理の課題を解決するには、まずはどのような課題があるのかを明確にしておく必要があります。

勤怠管理の課題を解決するには、勤怠管理システムを導入するのが一番の対処法です。しかし、課題が明確になっていないと、どのようなシステムが自社にとってベストなのかがわかりません。

ここでは、飲食店における勤怠管理の課題を解説していきます。

1-1. 人によって勤務時間が異なるため集計が大変

飲食店は、早朝から深夜まで営業しているところも少なくありません。営業時間だけ考えても8時間以上の店もありますが、飲食店の場合は、開店前の準備作業や閉店後の片づけ作業も多くあるので、営業時間以外の作業時間を考慮すると10時間を超える店舗が多いです。

また、開店前から閉店後までバランスよく人を配置する必要があるため、人によって開始時間や終了時間が異なることも多いでしょう。その上、社員、パート、アルバイトなど雇用形態も多様であるため、8時間働く人から1日3～4時間程度の人など、それぞれの勤務時間も異なってきます。

そのため、毎月「誰が・何時間働いたか」を集計するための業務負担が大きいという課題があります。

1-2. シフト表を作成するのに手間がかかる

社員、パート、アルバイトなど、それぞれ勤務する日、勤務する時間帯が異なるため、日ごとのシフト表を作成するのにかなり時間がかかります。

誰が休みで誰が出社できるのか、開店前に出社するのか営業中に出社するのかなど、毎日同じシフトを使うことができず、シフト表の作成にかかる労力が必要です。

さらに、シフト希望を回収するまでに時間がかかることもあり、シフト表を作成するだけでもかなりの時間が取られてしまうというのが課題です。

1-3. アルバイトによるタイムカードの不正打刻や打刻漏れ

店舗では、開店作業や閉店作業を入れると労働時間が10時間を超える場合もあるため、責任者が常に店舗にいるとは限りません。そのため、アルバイトの出退勤状況を常に監視することは不可能になってしまいます。

アルバイトだけだと、ちょっと遅刻しそうな場合は同僚にタイムカードの打刻を頼んだり、退勤しているのにタイムカードを打刻せず残業にしたりするなどの不正がおこるリスクが高いというのも課題です。

また、悪気がなくても打刻を忘れてしまい、月末の集計作業時に確認の手間がかかるという課題もあります。

2. 飲食店が勤怠管理システムを導入するメリット

飲食店は粗利益が少ない店も多いので、勤怠管理システムのコストがかかるのは避けたいと思うかもしれません。

しかし、勤怠管理に対してさまざまな課題を抱える飲食店にとって、勤怠管理システムを導入することは大きなメリットがあります。

ここでは、どのようなメリットがあるのかを解説します。

2-1. 労働時間を適切に管理できる

タイムカードや出勤簿による勤怠管理をおこなっていると、各店舗から紙を回収し集計するまでは、月の総労働時間や残業時間を把握することができません。そのため、「集計してみたら残業時間の上限を超過していた」などの問題が発生する可能性があります。

しかし、勤怠管理システムでは従業員の労働時間をリアルタイムで把握できるので、労働基準法や就業規則に違反しないよう、労働時間を調整することが可能です。

また、システムであれば法改正への対応がスムーズであるため、エクセルの計算式を変えるなどの手間やそれによっておこる集計ミスを減らし、法改正に則った勤怠管理をおこなうことができます。

2-2. シフト作成や労働時間の集計業務負担が減る

小規模な飲食店の場合は、勤怠管理専任の担当者がいるわけではなく、店長やオーナーが自ら勤怠管理や労働時間の集計をおこなっていることもあるでしょう。

シフト作成や労働時間の集計に膨大な時間がかかることによって、従業員のマネジメントや経営にかける時間が減ってしまうことは望ましくありません。

勤怠管理システムを導入すれば、シフト作成や労働時間の集計にかかる工数を大幅に削減できます。業務負担が減ることで、本来集中したい業務に多くの時間を費やすことが可能となるのは、大きなメリットといえるでしょう。

2-3. 不正打刻が防止できる

タイムカードであれば簡単にできてしまう不正打刻も、勤怠管理システムを使えば防止することが可能です。

従業員の不正打刻により、本来は働いていない時間まで給与を支払うことは、たとえ毎日15分でも従業員数×365日分が積み重なれば大きな損失となります。

不正打刻を防止し、正しい労働時間に対して給与を支払うことで、本来払う必要のない余計な人件費を削減することにつながります。

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3. 飲食店が勤怠管理システムを導入するときに確認しておきたい機能

飲食店向けの勤怠管理システムにはたくさんの種類があり、それぞれに搭載されている機能は異なります。

そのため、導入する際に確認しておくべきことを怠ってしまうと、いざ導入しても必要な機能がなく、業務負担の軽減につながらないということもあるので要注意です。

ここでは、飲食店がシステムを導入する際、特にチェックしておきたい勤怠管理システムの機能を紹介します。

3-1. シフト表作成のしやすさ

飲食店で特に発生しやすい勤怠管理業務がシフト表の作成です。よく使う機能になるからこそ、使いやすく自社に馴染むものを選ぶことが重要です。

勤怠管理システムでは、複雑なシフト表もいくつかのシフトパターンを作成しておくことで、いちいち時間を手入力しなくても、ワンクリックでシフトの時間登録が実現できるものもあります。

作成したシフト表は全員で共有することができるので、各自がスマートフォンやタブレット、パソコンなどでいつでも見ることができてとても便利です。

また、シフト提出もできるシステムを検討する場合は、シフト申請のしやすさもチェックしてください。スマートフォンからシフトパターンを選ぶだけでシフト提出できるなど、パート・アルバイトの従業員でも簡単に扱えて申請しやすいものを選びましょう。

3-2. 複数店舗展開におけるヘルプ勤務の管理

多店舗を展開する飲食店であれば、他店舗から一時的に応援の従業員を入れる「ヘルプ」が発生することもよくあるでしょう。ヘルプがあった際、勤怠管理システムでも柔軟に対応できるかをチェックしておくと安心です。

具体的には以下の観点を確認するとよいでしょう。

• 従業員が他店舗におこなった際も手間なくきちんと打刻ができるのか
• 集計をおこなう際にヘルプにいった店舗分の労働時間を集計する手間が発生せず、自動で全て計算されるか
• シフト変更があった際にすぐに勤務表を変更できるか

これらの点をチェックしておけば、ヘルプ勤務の管理も楽になります。

3-3. 打刻のしやすさや不正打刻防止機能

タイムカードで勤怠管理をしていると頻発するのが打刻漏れです。システムの方が手軽に打刻できるとはいえ、店舗に馴染むものでなくては打刻漏れの発生を減らすことはできません。

飲食店におすすめな打刻方法はタブレットやICカードによる打刻、指紋や静脈などの生体認証による打刻です。スマートフォンで打刻できるものもあるため、従業員が打刻しやすいものを選びましょう。

従業員用の出入り口にタブレットを設置しておき、出勤するタイミングで打刻してもらうなど、打刻漏れが発生しにくい工夫をしても良いでしょう。

また、生体認証機能がついている打刻機や、打刻時に顔写真を撮影する機能があれば、不正打刻を防止することもできます。勤怠管理システムの打刻方法は製品によって異なるので、打刻の課題を解決できるのはもちろん、従業員に馴染む打刻方法を選びましょう。

3-4. リアルタイムで実績を把握できる

勤怠管理システムでは、リアルタイムに労働時間を集計しているので、今月誰がどのくらい働いているか、残業はどのくらいしているかを常に確認することができます。

特に、パート・アルバイトが多い店舗では扶養控除内で働きたいという従業員が多いです。タイムカードなど紙ベースで管理している場合、総労働時間を把握するのに時間がかかってしまいます。

しかし、年単位や月単位で現在までの総労働時間がすぐにわかるシステムであれば、扶養控除内で働けるよう労働時間の調整が可能です。

また、アラート機能があるシステムであれば、設定した時間を超過した場合にアラート表示させることも可能なため、扶養控除の範囲を超えそうな従業員とその管理者に通知をだして労働時間の調整を促すことができます。

ここまで飲食店における勤怠管理の課題をシステムの導入で解決できることについて解説してきましたが、実際にシステムでどのような設定や運用ができるか気になる方もいらっしゃるでしょう。

そのような方は、以下のリンクからクラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」で飲食店の勤怠管理をどのように実現し、効率化できるかについて解説した特設ページをぜひご覧ください。飲食店の勤怠管理でよくある課題が、システムでどのように解決できるか、実際のシステム画面とあわせて紹介しております。

▶飲食店の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

3-5. 法改正に自動対応できる

勤怠管理に関連する法改正は毎年おこなわれるため、最新の法改正に対応できる勤怠管理システムを選択することをおすすめします。

時間外労働の上限規制に対応したアラート機能が搭載されているものや、残業時間を簡単に確認できるシステムを選択することで、労務リスクの削減に役立ちます。

以下のページでは、飲食業界における勤怠管理システムの活用方法を解説しています。
勤怠管理システムを導入しようか検討されている方や現状の勤怠管理に課題を感じる方はぜひご覧ください。

関連サイト：飲食業界の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

4. 勤怠管理システムを選ぶときのポイント

勤怠管理システムを選ぶ際は、導入する目的を明確にして、目的を達成する機能が備わっているか確認することが重要です。

また、店舗の勤務ルールがシステムで対応できるかチェックする必要があります。店舗の複雑なシフト勤務にきちんと対応できるか、自社にとっては当然のことですが、システムによっては対応できないということもあります。導入してからでは遅いですので事前にチェックしましょう。

また、そのシステムを勤怠管理の担当者や店舗のスタッフが使いこなせるイメージがつくかも大切なポイントです。勤怠管理システムを運用するには、最初に勤務時間や集計項目などの設定が必要になります。設定をサポートしてもらえそうか、使い始めた後に店舗スタッフが打刻しやすいか、シフト申請をしやすいかなど、自社に馴染むものかどうかをチェックしておくのがおすすめです。

加えて、勤怠管理システムの導入を検討する際は、システムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

5. 飲食店が勤怠管理システムを導入するうえでの注意点

勤怠管理システムは、人事労務の業務負担を格段に軽減できるものですが、システム検討や導入初期においては注意すべき点があります。

しかし、注意点を事前に把握して対策をうっておけば、デメリットを最小限に抑えることも可能です。

ここでは、飲食店が勤怠管理システムを導入するうえでの注意点について解説します。

5-1. 多機能ゆえに、使いづらく感じるケースもある

勤怠管理システムには多機能がありますが、導入した後にきちんと運用にのせるためには、必要な機能を見極める必要があります。

大規模な店舗では、従業員数の多さや複雑なシフトに対応できるシステムを重視する一方で、小規模な店舗ではシンプルで使いやすいシステムを選ぶことが適切です。

選定の際には必要な機能の優先順位を明確にし、無駄なコストを避けながら効率的な勤怠管理ができるシステムを選ぶことが成功の鍵となるでしょう。

5-2. 従業員・管理者が使い慣れるまでに時間がかかる

勤怠管理システムの導入には、使い慣れるまでに時間がかかる課題があります。特に飲食店向けのシステムでは、管理者だけでなく従業員にとっても使いやすさが重要です。従業員がシステムに慣れずに使用に抵抗を感じると、正確な勤怠情報の入力が難しくなるので注意しましょう。

これらの注意点を回避するには、システム導入前に従業員の意見を取り入れるためのアンケート調査が役立ちます。従業員のニーズや使いやすさに関するフィードバックを得ることで、適切なシステムを選定できるでしょう。

さらに、システム導入後も従業員がスムーズに操作できるような簡易なマニュアルの準備も重要です。わかりやすく説明されたマニュアルがあれば、従業員はより早くシステムに慣れることができ、勤怠情報の正確な入力が促進されます。

飲食店向けの勤怠管理システム導入には、従業員の使いやすさを考慮し、アンケート調査や簡易なマニュアルの活用によって効果的な導入を実現しましょう。

6. 勤怠管理システムで飲食店の管理業務を効率化しよう

勤怠管理システムを導入したいと思っても、費用がかかることでためらってしまう企業もあるかもしれません。

しかし、アナログな勤怠管理というのは、飲食店ならではの複雑なシフト管理やシフト表の作成、応援業務による複数枚のタイムカードの勤務時間計算など見えない人件費がかかっています。勤怠管理システムを導入すれば、シフト作成や集計作業などにかかる残業代や応援人件費を削減できるだけでなく、業務負担の軽減により従業員の満足度もアップするかもしれません。

また、不正防止などのメリットもあり費用対効果は十分に得られるので、勤怠管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。

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