飲食店の従業員は、一般的に社員よりもアルバイトの割合が多いため、シフトや給与計算、勤怠管理などのバックオフィス業務は少数の正社員で担当する必要があります。
シフトや労働時間が固定されていれば問題ありませんが、飲食店の場合はアルバイトによって勤務時間や曜日が異なったり、月ごとにシフトを組んだりするため、勤怠管理が大きな課題になりやすいです。
本記事では、従業員の管理工数の割合が大きい飲食店における勤怠管理の課題の解決策について解説します。

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1. 飲食店における勤怠管理の課題とは

飲食店の勤怠管理の課題を解決するには、まずはどのような課題があるのかを明確にしておく必要があります。

勤怠管理の課題を解決するには、勤怠管理システムを導入するのが有効な対処法です。しかし、課題が明確になっていないと、どのようなシステムが自社にとってベストなのかがわかりません。

ここでは、飲食店における勤怠管理の課題を解説していきます。

1-1. 勤務時間の集計に時間がかかる

飲食店は、早朝から深夜まで営業しているところも少なくありません。営業時間だけでなく、開店前の準備作業や閉店後の片づけ作業も多くあるため、営業時間以外の作業時間を考慮すると人員を必要とする時間が10時間を超える店舗が多いです。そのため、自然と従業員数が増えて勤務時間の集計に時間をとられることになります。
また、開店前から閉店後までバランスよく人を配置する必要があるため、人によって開始時間や終了時間が異なることも多いでしょう。その上、社員、パート、アルバイトなど雇用形態も多様であるため、8時間働く人から1日3～4時間程度の人など、それぞれの勤務時間も異なってきます。
従業員一人ひとりに対して集計業務が発生し、大きく時間をとられることで残業やほかの業務の遅れが発生する点が多くの飲食店で課題になっています。

1-2. シフト表を作成するのに手間がかかる

社員、パート、アルバイトなど、それぞれ勤務する日、勤務する時間帯が異なるため、シフト表の作成にはかなりの時間がかかります。
個々の都合や繁忙期・閑散期の差などもあり、同じシフトを継続して使い続けることは難しく、シフト作成は定期的に発生する業務です。毎回時間をとられていては、ほかの業務を圧迫することにつながるでしょう。
さらに、シフト希望を回収するまでに時間がかかることもあり、シフト作成に関連する業務に使う時間は想像以上に長いです。人員が不足しがちな飲食店では、長時間労働や時間外労働の原因になりやすい点が課題になっています。

1-3. アルバイトによるタイムカードの不正打刻や打刻漏れ

飲食店では、開店作業や閉店作業を入れると労働時間が10時間を超える場合もあるため、責任者が常に店舗にいるとは限りません。そのため、アルバイトの出退勤状況を常に監視することはできません。
アルバイトだけだと、少し遅刻しそうな場合は同僚にタイムカードの打刻を頼む行為や、退勤しているにも関わらずタイムカードを打刻せず残業が発生したことにするなどが発生しかねません。こうした不正は飲食店に関わらず、さまざまな店舗での課題になっています。
また、悪気がなくても打刻を忘れてしまい、月末の集計作業時に確認の手間がかかるという課題もあります。

1-4. 急なシフト変更が発生しやすい

学生や主婦のアルバイト・パート従業員が多い場合、急にシフトに入れなくなるトラブルが発生しやすいです。学校や家庭の用事を忘れていたり、子供が急に熱をだしたりするなど、予測できない問題が発生するケースがあるからです。

こうした急なシフトの穴に対しては、担当者が代わりの人員を探し、シフトを組みなおしをしなければなりません。シフトの組みなおしをする際は、代わりに入る人の労働時間や負担にも配慮する必要があり、担当者を悩ませます。
突発的な業務への早急な対応が求められ、担当者の負担が大きく増えることが課題になっています。

2. Excelや無料ソフトによる勤怠管理は可能？

シフト作成や給与計算などの勤怠管理を、Excelや無料ソフトでおこなっている飲食店は数多くあり、正しく管理することは可能です。しかし、店舗の規模が大きくなってくると対応しきれなくなることがあります。

2-1. Excelによる飲食店の勤怠管理には限界がある

Excelによる勤怠管理は多くの飲食店でおこなわれています。パソコンにインストールされていれば無料で利用できるため、コストをかけずに表作成や計算ができる点が大きなメリットです。

しかし、Excelはあくまでも表計算ソフトです。そのため、シフト作成や勤怠管理のサポートはできず、シフト表と給与計算の連携などもできません。従業員の数が多くなると対応しきれなくなるでしょう。
また、人の手で入力する部分が多いため、人的ミスが発生しやすいという問題や、法律違反や適切でないシフトになっていても気づきにくいという問題もあります。

2-2. 無料の勤怠管理システムは機能に制限がある

勤怠管理システムには、無料で利用できるものがあります。しかし、多くの場合無料で利用できる機能には制限があり、勤怠管理を完全にフォローすることはできません。

たとえば、登録できる従業員の数の上限や、データ保存期間の制限などが挙げられます。従業員数が少なければ登録数の上限は問題ありませんが、データの保存期間が短いと労働基準法が定める勤怠データの保存期間（5年間（当分の間は3年間））を満たせないおそれがあります。

また、無料の勤怠管理システムはほとんどの場合サポートが最低限です。わからない部分やトラブル発生時は自分で対応しなくてはなりません。

3. 飲食店が勤怠管理システムを導入するメリット

飲食店は粗利益が少ない店も多いため、勤怠管理システムのコストがかかるのは避けたいと思うかもしれません。
しかし、勤怠管理に対してさまざまな課題を抱える飲食店にとって、勤怠管理システムを導入することは大きなメリットがあります。
ここでは、どのようなメリットがあるのかを解説します。

3-1. 労働時間を適切に管理できる

タイムカードや出勤簿による勤怠管理をおこなっていると、各店舗から紙を回収し集計するまでは、月の総労働時間や残業時間を把握することができません。そのため、「集計してみたら残業時間の上限を超過していた」などの問題が発生する可能性があります。
しかし、勤怠管理システムでは従業員の労働時間をリアルタイムで把握できるため、労働基準法や就業規則を遵守した範囲で労働時間を調整することが可能です。
また、クラウド型の勤怠管理システムであれば法改正への対応が自動でおこなわれます。エクセルの計算式を変える手間や、それによっておこる集計ミスを減らし、法改正に則った勤怠管理ができます。

3-2. シフト作成や労働時間の集計業務負担が減る

小規模な飲食店の場合は、勤怠管理専任の担当者がいるわけではなく、店長やオーナーが自ら勤怠管理や労働時間の集計をしていることもあるでしょう。
シフト作成や労働時間の集計に膨大な時間がかかることによって、従業員のマネジメントや経営にかける時間が減ってしまうことは望ましくありません。
勤怠管理システムを導入すれば、シフト作成や労働時間の集計にかかる工数を大幅に削減できます。業務負担が減ることで、本来集中したい業務に多くの時間を費やすことが可能となるのは、大きなメリットといえるでしょう。

3-3. 不正打刻が防止できる

タイムカードであれば簡単にできてしまう不正打刻も、勤怠管理システムを使えば防止することが可能です。

従業員の不正打刻により、本来は働いていない時間まで給与を支払うことは、たとえ毎日15分でも従業員数×365日分が積み重なれば大きな損失となります。

不正打刻を防止し、正しい労働時間に対して給与を支払うことで、本来払う必要のない余計な人件費を削減することにつながります。

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

4. 飲食店が勤怠管理システムを導入するときに確認しておきたい機能

飲食店向けの勤怠管理システムにはたくさんの種類があり、搭載されている機能もさまざまです。
そのため、導入する際のポイントを知らないと、いざ導入しても必要な機能がなく、使いにくさを感じたり、業務負担の軽減につながらなかったり、せっかくの勤怠管理システムが無駄になるおそれがあります。
ここでは、飲食店がシステムを導入する際、特にチェックしておきたい勤怠管理システムの機能を紹介します。

4-1. シフト表作成のしやすさ

飲食店の勤怠管理では、シフト表の作成が課題になりやすいです。頻繁に使う機能になるため、使いやすく自社に馴染むものを選ぶことが重要です。
勤怠管理システムでは、複雑なシフト表もいくつかのパターンを作成することが可能です。毎回初めから手入力しなくても、ワンクリックでシフトの時間登録が実現できるものもあります。
さらに、作成したシフト表は全員で共有することができるため、各自がスマートフォンやタブレット、パソコンなどでいつでも見ることができる便利さもあります。
シフト提出もできるシステムを検討する場合は、シフト申請のしやすさもチェックしてください。スマートフォンからシフトパターンを選ぶだけでシフト提出できるなど、パート・アルバイトの従業員でも簡単に扱えて申請しやすいものを選びましょう。

4-2. 複数店舗展開におけるヘルプ勤務の管理

多店舗を展開する飲食店であれば、他店舗から一時的に応援の従業員を入れる「ヘルプ」が発生することもよくあるでしょう。ヘルプがあった際、勤怠管理システムで柔軟に対応できるかをチェックしておくと安心です。

具体的には以下の観点を確認するとよいでしょう。

• 従業員が他店舗におこなった際も手間なくきちんと打刻ができるのか
• 集計をおこなう際にヘルプにいった店舗分の労働時間を集計する手間が発生せず、自動で全て計算されるか
• シフト変更があった際にすぐに勤務表を変更できるか

これらの点をチェックしておけば、ヘルプ勤務の管理も楽になります。

4-3. 打刻のしやすさや不正打刻防止機能

タイムカードで勤怠管理をしていると頻発するのが打刻漏れです。システムの方が手軽に打刻できるとはいえ、店舗に馴染むものでなくては打刻漏れの発生を減らすことはできません。

飲食店におすすめな打刻方法はタブレットやICカードによる打刻、指紋や静脈などの生体認証による打刻です。スマートフォンで打刻できるものもあるため、従業員が打刻しやすいものを選びましょう。

従業員用の出入り口にタブレットを設置しておき、出勤するタイミングで打刻してもらうなど、打刻漏れが発生しにくい工夫をしても良いでしょう。

また、生体認証機能がついている打刻機や、打刻時に顔写真を撮影する機能があれば、不正打刻を防止することもできます。勤怠管理システムの打刻方法は製品によって異なるため、打刻の課題を解決できるのはもちろん、従業員に馴染む打刻方法を選びましょう。

4-4. リアルタイムで実績を把握できる

勤怠管理システムでは、リアルタイムに労働時間を集計できます。今月誰がどのくらい働いているか、残業はどのくらいしているかを常に確認することが可能です。
特に、パート・アルバイトが多い店舗では扶養控除内で働きたいという従業員が多いです。タイムカードなど紙ベースで管理している場合、総労働時間を把握するのに時間がかかってしまいます。年単位や月単位で現在までの総労働時間がすぐにわかるシステムであれば、扶養控除内で働けるよう労働時間の調整が可能です。

また、アラート機能があるシステムであれば、設定した時間を超過した場合にアラートを表示させることも可能です。扶養控除の範囲を超えそうな従業員とその管理者に通知をだし、労働時間の調整を促すことができます。
ここまで飲食店における勤怠管理の課題をシステムの導入で解決できることについて解説してきましたが、実際にシステムでどのような設定や運用ができるか気になる方もいらっしゃるでしょう。

そのような方は、以下のリンクからクラウド型勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」で飲食店の勤怠管理をどのように実現し、効率化できるかについて解説した特設ページをぜひご覧ください。飲食店の勤怠管理でよくある課題が、システムでどのように解決できるか、実際のシステム画面とあわせて紹介しております。

▶飲食店の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

4-5. 法改正に自動対応できる

勤怠管理に関連する法改正は毎年おこなわれるため、最新の法改正に対応できる勤怠管理システムを選択することをおすすめします。
月60時間を超える時間外労働の割増賃金率引き上げ（2023年4月施行）や、時間外労働の上限規制に対応したアラート機能が搭載されているものや、残業時間を簡単に確認できるシステムを選択することで、労務リスクの削減に役立ちます。
以下のページでは、飲食業界における勤怠管理システムの活用方法を解説しています。
勤怠管理システムを導入しようか検討されている方や現状の勤怠管理に課題を感じる方はぜひご覧ください。

関連サイト：飲食業界の勤怠業務効率化｜勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」

4-6. ほかのシステムとの連携機能

新たに勤怠管理システムを導入する場合は、既存のソフトとの連携や相性を必ず確認しましょう。給与計算システムや人事労務システム、入退室管理システムなど、別に導入しているシステムがある場合は、連携できると幅広い業務を自動化できます。

特に給与計算システムとの連携は重要です。シフト表と給与計算を連携させることで、自動的に労働時間と給与が計算され、バックオフィス業務の負担を大きく軽減します。計算ミスや入力ミスによる給与の間違いも防げるでしょう。

5. 勤怠管理システムを選ぶときのポイント

勤怠管理システムを飲食店に導入する際は、導入目的や必要な機能を明確にするとともに、スタッフが使うことも考慮する必要があります。

5-1. 導入目的を明確にしておく

勤怠管理システムを有効に活用するには、導入目的を明確にし、それを軸に選び、運用することが大切です。

シフト作成やシフト管理を効率化する
給与計算を自動化する
人件費や労働時間をリアルタイムで把握する
従業員の打刻をしやすくする
不正打刻や打刻ミスを防止する

一例としてはこのような目的が挙げられます。
「業務を効率化したい」「計算ミスをなくしたい」のような漠然とした目的ではなく、課題を解決するための目的として、明確にしておきましょう。

5-2. 必要な機能の洗い出しをする

勤怠管理システムを導入する目的を明確にしたら、次はその目的のために必要な機能を洗い出します。

シフト作成や給与計算を自動化したい場合は、シフト作成機能や自動集計機能が欠かせません。従業員の打刻をしやすくしたい場合は、従業員の意見を取り入れることも大切です。

勤怠管理システムに搭載されている機能には差があり、必要な機能を網羅していないと使いにくさが出てしまいます。必須の機能とできれば欲しい機能を分け、予算と相談しながら選択しましょう。

5-3. スタッフの使いやすさも意識する

飲食店の勤怠管理システムは、従業員が利用することも考えなければなりません。
出退勤時の打刻や、シフト提出などで従業員が使うことが多く、使いにくいと不満がでたり、活用されずに無駄になったりするからです。

とくに、従業員個人の端末からシフトの提出や確認をしてもらうには、直感的に使えるわかりやすいシステムが求められます。可能であれば、お試し期間などを利用して実際にスタッフにも使ってもらい、感想を聞いてみましょう。

勤怠管理システムの導入を検討する際は、システムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

6. 飲食店が勤怠管理システムを導入するうえでの注意点

勤怠管理システムは、人事労務の業務負担を格段に軽減できるものですが、システム検討や導入初期においては注意すべき点があります。

注意点を事前に把握して対策をうっておけば、デメリットを最小限に抑えることも可能です。

ここでは、飲食店が勤怠管理システムを導入するうえでの注意点について解説します。

6-1. 多機能だと複雑になることがある

勤怠管理システムには多くの機能がありますが、効果的に運用するためには、必要な機能を見極める必要があります。
大規模な店舗では、従業員数の多さや複雑なシフトに対応できるシステムを重視する一方で、小規模な店舗ではシンプルで使いやすいシステムを選ぶことが適切です。
選定の際には必要な機能の優先順位を明確にし、無駄なコストを避けながら効率的な勤怠管理ができるシステムを選ぶようにしましょう。

6-2. 使い慣れるまでに時間がかかる

勤怠管理システムの導入においては、使い慣れるまでに時間がかかるという点が課題です。特に飲食店向けのシステムでは、管理者だけでなく従業員にとっても使いやすさが重要です。従業員がシステムに慣れずに使用に抵抗を感じると、正確な勤怠情報の入力が難しくなるため注意しましょう。
これらの注意点を回避するには、システム導入前に従業員の意見を取り入れるためのアンケート調査が役立ちます。従業員のニーズや使いやすさに関するフィードバックを得ることで、適切なシステムを選定できるでしょう。
さらに、システム導入後も従業員がスムーズに操作できるような簡易なマニュアルの準備も重要です。わかりやすく説明されたマニュアルがあれば、従業員はより早くシステムに慣れることができ、勤怠情報の正確な入力が促進されます。
飲食店向けの勤怠管理システム導入には、従業員の使いやすさを考慮し、アンケート調査や簡易なマニュアルの活用によって効果的な導入を実現しましょう。

6-3. 導入・運用コストに無理がないか十分に検討する

勤怠管理システムを導入すると、業務の正確性を高め、業務効率も大幅に改善できます。しかし、十分な機能を備えたシステムを導入する場合は、導入コストや運用コストが発生します。
予算をしっかりと考え、長期的に導入を続けられるように検討しましょう。

勤怠管理システムは、直接売り上げの改善をするシステムではありません。しかし、バックオフィス業務の効率化によって担当者の業務負担を軽減し、売上やサービスの改善、開発、宣伝などに使う時間を生み出します。こうした効果も考え、費用対効果を精査することが大切です。

7. 勤怠管理システムで飲食店の管理業務を効率化しよう

勤怠管理システムを導入したいと思っても、費用がかかることでためらってしまう企業もあるかもしれません。

しかし、アナログな勤怠管理というのは、飲食店ならではの複雑なシフト管理やシフト表の作成、応援業務による複数枚のタイムカードの勤務時間計算など見えない人件費がかかっています。勤怠管理システムを導入すれば、シフト作成や集計作業などにかかる残業代や応援人件費を削減できるだけでなく、業務負担の軽減により従業員の満足度もアップするかもしれません。

また、不正防止などのメリットもあり費用対効果は十分に得られるため、勤怠管理システムの導入を検討してみることをおすすめします。

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