タイムカードを使うことで、従業員の出勤・退勤時間を正確に把握することができます。

しかし、従業員が打刻を忘れるとトラブルが起きてしまう可能性もありますので、この記事では打刻忘れが発生した場合におこなうべき対応と、未然に防ぐための方法について紹介します。

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1.タイムカードの打刻忘れが発生してしまう理由

タイムカードの打刻忘れが発生してしまうのは、次のような理由のためです。

• タイムカードの打刻が習慣になっていない
• 出退勤時にわかりづらい場所にある
• 打刻に手間がかかる

ここではそれぞれの理由について詳しく解説します。

1-1. タイムカードの打刻が習慣になっていない

タイムカードの打刻忘れが発生してしまう理由として挙げられるのが、打刻が習慣になっていないという点です。打刻が習慣化されていない場合、そもそもタイムカード打刻のルールが策定されていないかもしれません。タイムカードの打刻を習慣化し、打刻忘れを防止するためにはルールを策定に努めましょう。

例えば、出勤時や退勤時に必ず打刻をするように全員に再確認し、タイムレコーダーを目に入る場所に設置することで、自然に打刻を思い出せる環境を整えることが重要です。また、新入社員や異動したスタッフには特に、打刻の重要性やルールをしっかり教育し、周囲のサポートも得るようにしましょう。

このような取り組みを通じて、組織全体で打刻を意識する文化を醸成していくことが効果的です。

1-2. 出退勤時にわかりづらい場所にある

タイムカードは出退勤時に打刻するのが一般的です。そのため、出退勤時にわかりづらい場所にタイムカードが設置されていると、打刻を億劫に感じてしまい打刻忘れにつながりかねません。打刻忘れを防止するためにもタイムカードは出退勤時に分かりやすい場所に設置しましょう。

また、従業員に打刻の重要性を定期的に伝えることで、意識を高めることも重要です。さらに、タイムレコーダーを通りやすい場所や、目を引くポスターを設置することで、自然と打刻の習慣を促すことができます。

このように、物理的な設置場所だけでなく、意識改革を伴った取り組みを行うことによって、打刻忘れを未然に防ぐ環境を整えることができます。

1-3. 打刻に手間がかかる

タイムカードの打刻に手間がかかってしまう場合も打刻忘れの原因になりかねません。打刻に手間がかかってしまうタイムカードの場合、打刻を後回しにしようとして、そのまま退勤してしまうなどのケースが考えられます。タイムカードの打刻の負担を減らすために、手間がかからない仕組みを作りましょう。

例えば、タブレット型のタイムレコーダーを導入することで、簡単に打刻できるようにするのも一つの方法です。また、スマートフォン用のリマインダーアプリを活用し、打刻時刻の数分前に通知を受け取ることで、従業員が打刻を忘れずに行えるような環境を整えることが有効です。

このように、打刻作業を効率化することで、従業員が気軽に打刻できることを促進し、打刻忘れを防ぐことが可能になります。

2. タイムカードの打刻忘れを防ぐのはなぜ重要？

タイムカードの打刻忘れを防ぐことは、非常に重要です。その理由は主に二つの問題に関連しています。

まず、従業員の健康管理に関する問題です。打刻を忘れることでどのくらい働いているか把握できなくなり、過労による怪我や病気が発生する危険性が高まります。

次に、正確な給与計算ができないことです。タイムカードの記録が不完全だと、勤務時間を適切に把握できず、正しい給与の支払いができなくなります。労働安全衛生法では、事業主に労働時間の客観的な把握が義務付けられており、タイムカードの適切な管理は欠かせません。これらの理由から、打刻忘れを防ぐことは、従業員の健康維持および企業の法令遵守のために不可欠です。

3. タイムカードの打刻忘れをした従業員への対応方法

打刻を忘れてしまった従業員に対しては、どのような対応をとるべきなのか解説していきます。厳しい対応方法としては、ペナルティを課すか始末書を書かせるという2つの対応策があります。ただし、ペナルティを設ける場合は、その内容を明確にし、事前に周知しておくことが重要です。何をもってペナルティとするのかを従業員に理解させ、納得の上で実施することでトラブルを回避できます。また、始末書を求める際には、その目的を明確にし、今後の改善を促すための手段として位置づけることが大切です。このように、打刻忘れに対する対応策は、従業員の意識を高めつつ、職場全体の勤怠管理の重要性を再確認させる機会にもなります。

3-1. 打刻忘れについて経緯を本人に直接確認する

タイムカードの打刻忘れがあった場合は、本人に直接確認してみましょう。この場合、忘れた理由や勤務状況をあわせてたずねる必要があります。なぜなら、それらは勤務時間の管理や給与計算に関わるためです。
たとえば、勤務したにも関わらず打刻を忘れていた場合、その日に働いた分が給与に含まれなかったというトラブルを引き起こします。そのようなことを引き起こさないためにも、しっかりと本人から話を聞きましょう。

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3-2.打刻を忘れた従業者にペナルティを与える

3-3. 始末書を書かせる方法も有効

ペナルティを与えるのではなく、始末書を従業員に書かせる方法も使えます。ただし、無理やり書かせることはできません。そのため、従業員が自主的に始末書を書くように伝えることが大切です。ペナルティのように厳格なルールは定まっていないため、一般的な対応策となっています。

また、始末書を書くことは従業員自身にとっても振り返りと反省の機会となり、今後の業務に対する意識を高める手助けにもなります。始末書が要求される理由をしっかり説明し、従業員が改善の意欲を持てるようなコミュニケーションを心がけることが重要です。

これにより、単なる罰則ではなく、成長の一環として位置付けることができるでしょう。

3-4. ただし賃金を払わないのはNG

タイムカードの打刻を忘れたからといって賃金を払わないのは、労働基準法違反として扱われる恐れがあります。

あくまでタイムカードは従業員の勤務時間を管理するためのものです。賃金をもらうためにはタイムカードの打刻が絶対必要というわけではありません。タイムカードの打刻が漏れてしまった従業員に対する対応に関しては適切な対応が必要になります。

具体的には、打刻漏れが発生した場合にまず確認すべきは、その理由です。従業員がなぜ打刻を忘れたのかを理解することで、今後の対策が打てるからです。さらに、打刻忘れ防止のためには、社内でしっかりとした教育やリマインダーを取り入れることが推奨されます。また、定期的に全体ミーティングを行い、タイムカードの重要性を強調することで、従業員の意識改革にも繋がります。打刻漏れに関するオススメの記事はコチラをご覧ください。

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4. タイムカードの打刻忘れを防止するための対策法とは

従業員の打刻忘れを防ぐ方法を3つご紹介します。どの方法が自社に合うのか考えたうえで、気になるものを実践してみてください。

4-1. タイムレコーダーの設置位置を変更する

自社にぴったりと合うような対策法を見つけたいのであれば、打刻を忘れた従業員の理由を分析してみましょう。分析することで、打刻忘れが起きてしまう原因が見つけられます。例えば「タイムレコーダーが見当たらなかったから」という理由であれば、タイムレコーダーが設置されている場所が問題です。

そのような問題であれば、入り口部分といった目立つところに設置することで防げることでしょう。

4-2. タイムレコーダーの近くにポスターを掲示　

タイムレコーダーの近くに打刻忘れに関するポスターを貼ることで、打刻忘れを防げる可能性が高まります。それ以外の場所でも問題ありませんが、目立つところへ貼るようにしましょう。

たとえば上記で述べたように、会社の入り口であればポスターが目立ちます。目立つことで従業員の目に止まりやすくなり、打刻忘れの防止が期待できます。

4-3.正しい勤怠管理の重要性を周知する

タイムカードの打刻忘れが多い場合、その理由の一つとしては従業員が勤怠管理の重要性を知らないということが挙げられます。この場合は、改めて従業員に勤務時間の重要性を啓蒙する必要があります。

勤怠管理は給与計算の大きく関わるほか、長時間労働の抑制などに繋がるため、従業員一人ひとりが正しくタイムカードを打刻しなければなりません。勤怠管理の重要性を伝えることで、従業員の意識が改善されることでしょう。

4-4.打刻忘れのないシステム導入を検討する

打刻忘れを防ぐために、タイムカードから勤怠管理システムへ切り替えてみる方法も検討してみましょう。勤怠管理システムによっては打刻を忘れてしまった場合に知らせてくれるアラート機能が搭載されているものもあります。ただし、全ての勤怠管理システムに搭載されているわけではないため、導入する際には必ず機能面を確認しましょう。当サイトでは、アラート機能が搭載されている勤怠管理システムである「ジンジャー勤怠」を例に、実際にどのようなアラームがでるかなどを紹介した資料を無料で配布しております。システムの導入を具体的にイメージしたい方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

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5. 打刻が面白くなるよう会社で取り組むことができるアイデア集

また従業員に打刻を習慣化してもらうことが重要ですが、定着させることはなかなか難しいケースもあります。そこで、打刻することを楽しんでもらうことで、タイムカードの打刻忘れを防ぐという目的で、会社の中で取り組むことができるユニークなアイディアを紹介します。

5-1. 打刻時に写真が取れる機能を活用する

打刻時に写真が取れる機能を活用することで、打刻を単なる作業から楽しいイベントに変えることができます。従業員はポーズを決めたり、同僚と一緒に写真を撮ることで、日々の打刻に楽しさや交流を生むことができます。

また、タブレット タイムレコーダーを利用することで、簡単に写真を撮影できるだけでなく、素敵な写真を表彰するコンテストなどを開催することで、打刻そのものが楽しくなります。これにより、従業員が自然に打刻を意識し、忘れずに行うようになるでしょう。

5-2. ポイント制を導入し打刻数に応じて景品を与える

タイムカードの打刻を楽しくする方法の一つとして、ポイント制を導入し、打刻数に応じて景品を与える取り組みがあります。これにより、従業員は打刻を行うたびにポイントを獲得でき、従業員のモチベーション向上が期待できます。

例えば打刻忘れをするとポイントが2ポイント減少するルールを設けることで、打刻の重要性を再認識させることができます。年間で貯まったポイントは簡単に手計算できるため、管理もスムーズに行えるでしょう。このような工夫を通じて、従業員が積極的に打刻を行う環境を整えることができます。

5-3. 打刻機の周辺におかしを配置する

打刻を楽しむためのアイデアとして、打刻機の周辺にお菓子を置くことが挙げられます。この取り組みでは、従業員がタイムカードを打刻した際に、あめやチョコレートを1個もらえるようにする仕組みを導入します。

これにより、打刻がただの作業ではなく、小さな楽しみをもたらす瞬間となり、従業員のモチベーション向上や打刻忘れの防止につながるでしょう。お菓子の配置は手軽に実施でき、職場の雰囲気も和やかにすると期待されます。

6. タイムカードの打刻忘れを防止して適切な労働管理を！

今回は、タイムカードの打刻忘れへの対応方法や対策方法などについて紹介しました。打刻を忘れた従業員に対してはペナルティや始末書の提出などがおこなえますが、その分注意点があります。

対策方法はポスターの掲示や勤怠管理システムへの切り替えなど、さまざまな方法があります。自社の働き方や雇用形態などを把握したうえで、打刻を忘れた従業員への対応方法や対策方法を考えてみてください。