人事分野や労務分野の業務は多岐にわたるため、作業に時間がかかったり煩雑さに悩まされたりすることもあると思います。膨大な業務を効率よく処理するためにも、人事労務の電子化を検討しましょう。

人事労務分野の電子化には多くのメリットがある一方、いくつかのデメリットも考えられます。本記事では人事労務を電子化するにあたってのポイントを紹介します。

1. 人事業務の電子化とは？電子化できる業務や書類を解説

人事労務の業務には、従業員に関わる様々な情報が必要です。従業員情報の中には、住所や家族構成などのプライバシー情報も多く含まれるため、適切に扱わなければなりません。また、それぞれの情報が別々の書類で管理されていることも多く、更新もれや情報を探すのに工数がかかってしまうこともあるでしょう。

人事業務の電子化を進めることで、このような書類の不備防止や管理方法の簡略化がおこなえます。

本章では、電子化できる業務や書類の種類について紹介します。

1-1. 電子化できる業務

システムを活用して電子化することができる、主な業務は以下のとおりです。

• 労働条件通知書の作成や交付
• 年末調整や社会保険手続き
• 36協定などの電子申請
• 勤怠管理
• 従業員管理など

主には書類の作成や申請、保管の業務を電子化できるでしょう。

まとめて電子化することで「従業員の役職を変更したら役職手当の金額もさせる」など、各システムを連携させて業務を効率化させることも可能です。

また「データで管理されている従業員情報から、資格や経験でソートして適切な人員配置を考える」といったこともできるでしょう。

1-2. 電子化できる書類の例

電子化できる書類には、どのようなものがあるのでしょうか。

電子化できる、主な書類は以下のとおりです。

• 労働者名簿
• 賃金台帳
• 派遣元管理台帳
• 労働条件通知書（労働者が希望した場合のみ）
• 社労保険・労働保険に関連する届出
  • 被保険者報酬月額算定基礎届
  • 被保険者資格取得届
  • 被保険者資格喪失届　など

電子申請が可能なものや、関連法で書面での作成や交付などを義務付けられていない書類は電子化することができます。

2. 人事業務を電子化するメリット

人事部門の電子化には以下のようなたくさんのメリットが考えられます。

2-1. 人事や労務の手続きを効率化できる

人事業務を電子化すれば、これまで人の力で行っていた業務を自動化できます。

人事労務分野で電子化できる業務には、年末調整や社会保険の手続き、36協定などの電子申請、労働条件通知書の作成や交付、給与計算や労務管理、人事評価などがあります。例えば雇用契約関連の業務を自動化すれば、従業員と紙の書類をやり取りする必要がなくスムーズに手続きを終えられます。また、年末調整や社会保険の手続きでは、細かい数字の計算や書類提出などを手軽に行えます。

手間がかかる人事労務関連の作業を効率よく進められるのは、電子化を進める上での大きなメリットです。

2-2. 従業員の情報を一元管理できる

人事労務の専用システムには、従業員の情報をまとめて保存しておくことが可能です。これらの情報をもとに分析を行い、組織設計や分析を効率よく進めましょう。

人事戦略のためには、従業員のスキルや能力、資格、マインドといったさまざまな状況を把握しておく必要があります。従業員の特性を見極められないまま人材配置を行うと、ミスマッチが起きたりトラブルに発展したりする可能性もあります。

人事データベースには従業員の評価やスキルといった多くの情報を取り込むことができます。人事データを一元化すれば、経営戦略に応じて適した人材を抜擢したり配置換えを行ったりと活用できます。

人事業務の電子化を通して、従業員のマネジメントや人事戦略に役立てましょう。

当サイトでは「人事システム導入ガイド」という資料を無料配布しています。本資料では人事データや業務を電子化した際に、具体的にどのように人事データを活用してタレントマネジメントに活かせるか、そもそもどのような手順で人事システムを導入すればよいのかなど、網羅的に解説しています。人事担当者には大変参考になる内容となっていますので興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

2-3. 従業員の勤怠管理に活用できる

人事労務部門が、従業員のシフト管理や出退勤管理の電子化を行う例もあります。

タイムカードや出勤簿を使った勤怠管理は工数が多く、大きな手間がかかります。ときに人為ミスが発生したり、打刻の不正が行われたりといった問題も生じます。

システム上で勤怠管理を行えば、ミスや不正を未然に防ぐことができます。また、出張やテレワークなど社外での勤務を柔軟に記録したいときにも、オンラインの勤怠管理システムが役立ちます。

勤怠管理を効率化するためにも、ぜひ打刻や集計を自動化できるシステムを取り入れてみましょう。

2-4. 法改正にスムーズに対応できる

労働基準法はたびたび改正が行われるため、企業は法改正に柔軟に対応しなければなりません。法改正のたびにその内容を確認して作業ルールの変更や管理フローの見直しを行うことは、人事担当者にとって大きな負担となります。

専用の人事システムを導入しておけば、法改正に合わせて自動でアップロードが行われるので安心です。常に最新の法律ルールに従って作業ができるのは、電子化ならではの大きなメリットです。

2-5. 多様な働き方に対応できる

人事労務管理システムを導入すれば、場所や時間を選ばず作業を進められるようになります。

働き方改革や感染症への配慮からテレワーク、時短勤務などを導入する企業が増えています。オンラインのシステムがあれば、働き方に関わらずすべての従業員が人事労務部門の業務に柔軟に対応できます。

テレワークや在宅勤務、直行直帰など状況に応じて柔軟な対処をするためにも、人事労務部門の電子化を積極的に進めていきましょう。

3. 人事業務を電子化するデメリット

人事労務の業務を電子化することには多くのメリットがありますが、以下のようなデメリットも考えられます。

3-1. システム導入に大きなコストがかかる

どのようなシステムを選ぶかによって費用は異なりますが、人事労務の電子化にはまとまったコストがかかります。システムの契約費用や購入費用に加え、サーバーやネットワーク環境の構築が必要となるケースもあります。

従業員の人数分のパソコンやタブレットを用意する場合にはさらに費用がかかります。電子化を行う際には前もって見積りを取るなどして、おおまかなコストについて把握しておきましょう。

3-2. 一時的に作業効率が低下する

新たなシステムを導入した直後には、慣れない作業が多く発生します。そのため、一時的に作業効率が低下する可能性があります。

データベースの構築や要件の定義、情報の入力などシステムの導入にあたって必要となる煩雑な作業は、1つずつ根気よく進めていきましょう。担当者がITに慣れていない場合には、研修を行うなどの対処も必要です。

電子化直後に一時的に作業効率が下がったとしても、システムの運用が軌道に乗れば次第に効率を高めていくことが可能です。

3-3. セキュリティ面の不安がある

人事労務を電子化するときには、セキュリティ対策についても考えておきましょう。

人事労務の部門では多くの個人情報や社外秘の情報を扱います。これらの情報が漏洩すると、企業は大きなダメージを負うことになります。

通信の暗号化や認証システムなど高いセキュリティ対策が施されている人事労務システムを選べば安心して導入できます。さらに、情報の扱い方のルールを決めておく、システムを使う担当者を限定するといった対策も有効です。

4. 電子化を進める手順

人事業務の電子化は会社の基幹システムの導入につながるため、システム選定は慎重におこなわなければなりません。本章では、後で後悔しないシステムの選び方や電子化を進める手順について解説します。

4-1. 電子化したい範囲と導入スケジュールを明確にする

「勤怠管理や出勤簿を電子化したい」「給与計算を電子化したい」「従業員名簿を電子データにしたい」など、電子化したい範囲を決めましょう。範囲を明確にしていない場合、「あれもこれも…」と影響範囲が広がってしまい、手に負えなくなる可能性があります。

また、システムによっては「勤怠管理しか提供していない」「給与システムと勤怠システムは連携していない」といったこともあるかもしれません。

「最初は勤怠管理システムのみを導入するが、ゆくゆくは年末調整や給与計算なども全て電子化したい」など今後のスケジュールも決めておくと良いでしょう。

4-2. 電子化する方法を決める

電子化する方法は様々あります。電子化したい内容や目的によっては、エクセルなどの表計算ソフトでも実現可能でしょう。事業者が提供しているクラウド型の専用システムを導入すれば、契約後すぐに導入できるだけでなく、操作マニュアルがあるため管理者の変更も容易です。

社内で保守・運用の専任者を割り当てられる場合は、オンプレミス型にすることも一つの方法です。「社内サーバーのみで使用できるようにしたい」「特殊な機能が欲しい」など要件があれば検討してみましょう。

4-3. 社内周知を徹底する

関連する従業員に対して、周知を徹底しましょう。運用方法の変更は混乱を招きやすいです。最初は間違いによる修正や差し戻し対応、質問への回答などのイレギュラー業務が多く発生します。事前に周知徹底したうえで、対応工数を多めに見積もっておく必要があるでしょう。

あわせて、問い合わせ窓口を設ける必要があります。中には、個人的に質問してくる従業員もいるかもしれませんが、特定の人に対応工数が偏だけでなく、上長が業務工数を管理することが難しくなるため、個人連絡は避けるべきでしょう。

窓口を一本化して、それ以外からの問い合わせは受け付けないようにする必要があります。

4-4. 試用期間を設ける

先述したとおり、運用方法の変更は従業員の混乱を招き、間違いや抜け漏れも発生しやすくなります。最初は従来の方法と兼用することや、一定期間運用して、問題がなかったかを振り返る必要があるでしょう。

もし、問題が発生した場合は、運用方法を見直さなければなりません。最初から全社で一斉に導入すると、運用方法の見直しで更なる混乱を招く可能性もあるため、最初は特定の部署で導入して、段階的に広げていくなどの対応も必要です。

電子化する業務・書類ごとに具体的な方法を確認したい方は、以下の記事をご覧ください。

入社手続き：入社手続きを電子化するメリット・デメリットを徹底解説

年末調整：年末調整の電子化はここまで進んでいる！気になる手続きの方法

雇用契約書：雇用契約書・労働条件通知書を電子化する方法や課題点とは？

給与明細：給与明細の電子化（ペーパーレス化）！導入手順やメリット、注意点を徹底解説

勤怠管理：タイムカードでの打刻を電子化！ペーパーレス化のメリットや導入方法を解説
勤怠管理：勤怠管理をペーパーレス化するには？電子化のメリット・デメリットも解説

5. 人事業務を電子化するときの注意点

人事業務を電子化するときには、自社に合ったシステムやサービスを選ぶことが重要です。

電子化の際には単なるコストではなく、費用対効果に着目してシステムやサービスを選びましょう。安価なサービスを選ぶと使い勝手の悪さに悩まされるかもしれません。また、多彩な機能が搭載されたものを選び、システムを使いこなせないというケースもあります。

人事業務を電子化するときには、システムを使って何ができるのかを確認しましょう。従業員の管理を目的としているなら、管理に特化したサービスを選ぶのが効果的です。

他に、契約書をはじめとした書類の作成機能、電子申請の機能、勤怠管理機能などが搭載されたシステムもあります。いくつかのシステムをピックアップして機能性を比較したりお試しで使ってみたりすれば、自社に合ったシステムを見極めやすくなります。

4. 人事部門の電子化には効率アップをはじめとした多くのメリットがある！

人事部門の電子化には、バックオフィス業務の負担を大きく軽減できるというメリットがあります。また、従業員管理や勤怠管理、分析や配置転換などに役立てられるのも、専用システムを導入する大きなメリットです。

ただし、人事部門を電子化すると一時的に業務が煩雑化したり、コストがかさんだりするおそれもあります。メリットとデメリットを比較した上で、最適な対策を行いましょう。