繁忙期や閑散期がある企業において、労働時間を1年単位・1ヵ月単位などの期間内で調整し、管理する働き方を可能にするのが「変形労働時間制」です。

忙しさに合わせて柔軟に労働時間を調整できる変形労働時間制は、「シフト制」と非常に似ています。しかし、両者は全く異なる働き方であり、人事労務管理においてしっかり区別しなければなりません。

本記事では、変形労働時間制とシフト制の違いについてわかりやすく解説します。正しく制度を活用するためにも、担当者はそれぞれの特徴を知っておきましょう。

1. 変形労働時間制とシフト制の概要

変形労働時間制とは、簡単にいうと「一定期間の平均労働時間を法定労働時間内に収めることで、特定の日の労働時間を延長できるようにする制度」のことを指します。しかし、この説明だけでは、あまりピンとこない人も多いかもしれません。

まずは、変形労働時間制の概要とシフト制との違いについて見ていきましょう。

1-1. 変形労働時間制とは

変形労働時間制とは、一定期間内で柔軟に労働時間を配分し、法定労働時間を超えて働けるようにする制度です。これだけ聞くと長時間労働を可能にする制度であるとイメージされてしまいますが、実際は従業員のムダな労働時間を減らす効果がある制度となっています。

労働基準法では労働時間を1日8時間、1週間40時間までと定めており、この時間を超えてしまうと労働基準法違反になります。しかし、実際には繁忙期などで1日8時間を超えて働かなくてはいけないことは多々あるでしょう。変形労働時間制を導入することで、この問題を解決できます。

例えば、1ヵ月単位の変形労働時間制を導入した場合、繁忙期である月末は10時間働き、閑散期である月初は6時間だけ働くということが可能となります。週の平均労働時間が40時間以内になれば、特定の日や週の労働時間が法定労働時間を超えても問題なくなるのです。

なお、変形労働時間制は以下の4種類があります。

• 1年単位の変形労働時間制
• 1ヵ月単位の変形労働時間制
• 1週間単位の変形労働時間制
• フレックスタイム制

1週間単位の変形労働時間制の導入には条件があるため、希望する際は事前に確認しておきましょう。

下記の記事では1年単位の変形労働時間制に関する概要はもちろん、1ヵ月単位の変形労働時間制との違いや残業の計算方法など網羅的に解説しておりますので、変形労働時間制を正しく理解しておきたい方はぜひご覧ください。

関連記事：1年単位の変形労働時間制の定義やメリット・デメリット

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1-2. シフト制とは

「シフト制」とは、労働契約の締結時点では労働日や労働時間を確定的に定めず、一定期間（１週間、１か月など）ごとに作成される勤務シフトなどで、初めて具体的な労働日や労働時間が確定するような勤務形態を指します。

引用：いわゆる「シフト制」について｜厚生労働省

シフト制には2種類あり、固定シフト制はあらかじめ勤務時間を何パターンか用意しておき、そのパターンを組み合わせて従業員に労働させる制度です。例えば、飲食店における勤務時間を「早番・中番・遅番」と決めておき、従業員の都合に合わせて配置し、交代しながら業務をおこないます。

一方、自由シフト制では、例えば今週の水曜日はランチタイムの3時間のみ、木曜は夜のディナータイムのみというように自由にシフトが組めます。

シフト制では、労働契約時には確定的な労働日や労働時間を決めないで、勤務表（シフト表）で従業員の勤務時間や休日が予め定められ、従業員はそのシフトに従って勤務します。シフトは通常、月又は週単位で作成され、労働時間の配分や休日の割り当てが事前に計画されます。

1-3. 変形労働時間制とシフト制の違い

変形労働時間制とシフト制が似ていると思う人もいるかもしれませんが、両者は全く異なる制度であるため注意しましょう。

変形労働時間制は、繁忙期や閑散期に合わせて所定労働時間を柔軟に調整する制度です。導入制度によって、労働時間を月単位や年単位で調整できるようになります。

一方でシフト制は、時間ごとに従業員が交代して働く制度です。管理者が従業員の希望を踏まえて決められたパターンでシフト表を作成することで、従業員の労働時間を管理する制度です。

1-4. 固定労働時間制や裁量労働制との違い

シフト制以外にも、変形労働時間制と類似した言葉や制度があります。固定労働時間制と裁量労働制についても違いを確認しておきましょう。

固定労働時間制は、従業員の始業・終業時刻および労働時間をあらかじめ一定に定めて管理する制度です。毎日同じ時間帯に勤務することを前提としており、勤務パターンは原則として固定されます。変形労働時間制のように、対象期間内で労働時間を柔軟に配分する仕組みはありません。

一方、裁量労働制は「みなし労働時間制度」の一つです。実際の労働時間にかかわらず、あらかじめ定めた時間を労働したものとみなす制度であり、業務の性質上、時間配分を労働者の裁量に委ねる必要がある場合に適用されます。研究開発や弁護士などの専門業務型、経営企画やマーケティングなどの企画業務型が代表例です。

変形労働時間制は、あくまで労働時間を適正に管理することを前提とし、対象期間内で総労働時間を調整する制度です。これに対し、裁量労働制は一定の対象業務に限定され、実労働時間ではなく「みなし時間」によって労働時間を算定します。制度趣旨が大きく異なるため、適用対象や管理方法を区別して理解することが重要です。

2. 変形労働時間制のメリット・デメリット

変形労働時間制とシフト制の違いについてより深く理解するためには、メリットやデメリットを把握しておくことも重要です。よいところと悪いところを知ることで、自社に合った働き方というのを判断できます。

ここでは、変形労働時間制のメリット・デメリットを解説します。

2-1. 変形労働時間制のメリット

変形労働時間制のメリットは何といっても、どの日も均一であった労働時間を、繁忙期と閑散期の業務量に応じて「最適な労働時間」に調節して働ける点です。一般的な固定労働時間制の場合、業務が少ない期間もきっちり決められた時間労働させる必要があり、繁忙期は超過した労働時間の残業代を支払わなくてはいけません。

変形労働時間制を導入すれば一定期間のなかで柔軟に労働時間を調整できるため、閑散期の業務時間を減らして、そのぶん繁忙期の業務時間に充てられるようになります。そのため、たとえ繁忙期に所定労働時間を超過することがあっても、残業代が発生しにくくなるというメリットがあります。

2-2. 変形労働時間制のデメリット

変形労働時間制のデメリットは、導入手続きが煩雑な点と運用が難しい点の2つです。

そもそも、変形労働時間制では従業員の労働形態が変わるため、就業規則や労使協定を見直さなければいけません。導入の際は変更・締結した就業規則や労使協定と「変形労働時間制に関する協定届」を用意し、所轄の労働基準監督署への届出が必要になります。この手続きがやや煩雑なので、導入のハードルが高いところがデメリットです。

なお、変形労働時間制はあらかじめ期間内の勤務時間を規定する必要があり、原則として決定した勤務時間をあとから変更することはできません。あとからスケジュールの変更となることが多い企業は、法定労働時間内でシフト制を採用したほうがいいでしょう。

また、変形労働時間制を導入すると特定の週では1日8時間を超えても「所定の労働時間」内である限り「残業時間（時間外）」とはならないため、「残業時間」の適切な管理や運用をしないと、正確な「残業代（割増賃金）」の計算ができないため注意が必要です。

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3. シフト制のメリット・デメリット

シフト制と変形労働時間制は、それぞれが異なったメリット・デメリットを持っています。ここでは、シフト制のメリットとデメリットについて解説します。

3-1. シフト制のメリット

シフト制のメリットは、残業代と社会保険料を抑えられる点と導入が簡単な点の2つです。

シフト制では従業員が時間制で交代してくれるため、残業が生じにくい傾向にあります。残業が減って1人あたりの割増賃金が減ると、社会保険料も連動して減少します。そのため、企業としてはコストの削減効果が得られるのです。

また、シフト制の導入時や運用中にシフトを変更する場合、変形労働時間制のように労使協定や就業規則に関する届出をする必要はありません。手軽に導入しやすいところが、大きなメリットでしょう。

ただし、時間外労働や休日労働が発生する場合は、「36協定の締結」と労働基準監督署への届出が必要となるため、注意しましょう。

3-2. シフト制のデメリット

シフト制のデメリットは、人材の確保が難しい点です。シフト制の場合、従業員の希望に合わせて労働時間を割り振っていくことになります。そのため、時期や時間によっては十分な人材を確保できず、シフトの作成に苦労することも少なくはありません。

また、従業員にとっても、シフト制だと予定が立てにくいというデメリットがあります。人手不足で一部の従業員に負担が偏ってしまえば、健康上の問題が生じることもあるでしょう。

求人募集をすれば人手不足は解消できるかもしれませんが、求人広告コストや面接のタイムコストがかかるというのもデメリットかもしれません。

4. 勤務体制を決めるときの考え方

勤務体制には、今回紹介した変形労働時間制とシフト制のほかにも、通常の勤務体制である「固定労働時間制」や、みなし時間労働制の中の1つで、仕事内容や成果が労働時間に比例しないため、一定時間労働したものとみなす「裁量労働制」などがあります。

これらの制度の労働時間は、従業員の裁量で決まるわけではなく、協定などで定められた時間となります。

ちなみに、変形労働時間制の1つであるフレックスタイム制は、従業員が自分で始業と終業の時間を決めることが可能です。

業種や従業員の能力によって最適な勤務形態は異なりますが、企業のなかには「どの勤務体制がいいのか分からない」と困っているところもあるかもしれません。勤務体制を決めるときは、自社の課題についてしっかりと考えることが肝心です。

あくまで一例ですが、以下のような考え方を基準にすると、自社に最適な勤務体制が判断しやすくなるでしょう。

労働体制	向いている企業
変形労働時間制	繁忙期と閑散期の業務量の差が多すぎる 残業時間が多くてコストがかかる
シフト制	業務時間が長く、従業員を交代する必要がある 労働者の希望に合った勤務時間にしたい
固定労働時間制	労務管理に手間をかけたくない 常に一定の業務量がある
裁量労働制	仕事内容や成果が労働時間に比例しない   労務管理に手間をかけたくない

企業が抱えている課題を把握し、「どのような働き方であれば解決できるのか」について考えると、導入すべき勤務体制が見えてきます。上記を参考に、メリットを最大化できる勤務体制を選びましょう。

また、労働体制を変更するためには、従業員の同意や就業規則の整備、労働基準監督署への届け出などもおこなわなければなりません。万が一、届け出ができていなかったり、就業規則に不備があったりした場合、労働基準法違反として罰則を科せられる可能性もあります。そのため、事前に導入までの手順を理解しておく必要があるでしょう。

当サイトで無料配布している「変形労働時間制の手引き」では、変形労働時間制を導入する手順や労働時間を適切に管理する方法について解説しています。シフト制や裁量労働制の導入でも活用できるため、労働体制の変更を検討中の方は、ぜひこちらからダウンロードしてご確認ください。

関連記事：裁量労働制とは？労働時間管理における3つのポイントを徹底解説

4-1. 変形労働時間制とシフト制の併用は可能？

1つの企業内で、変形労働時間制を適用したうえで、シフト制（交代制勤務）を運用することも可能です。変形労働時間制は、労働時間を週単位や月単位で柔軟に調整する制度です。一方、シフト制は、予め定められたシフトに基づいて勤務する制度です。これらの制度を併用することで、さらなる柔軟性や労働時間の最適化を図ることができます。

具体的には以下のような運用例が考えられます。

企業Aは、オフィス業務とカスタマーサービス業務をおこなっており、従業員の柔軟な働き方と顧客対応の継続性を両立させるために、変形労働時間制とシフト制の併用を導入しています。

オフィス業務は季節ごとに業務量が異なり、週によっては30時間や50時間など変動があります。効率的に業務がおこなう観点や人件費の観点で変形労働時間制を導入しました。

カスタマーサービス業務は24時間の顧客対応を提供しているため、朝・昼・夜の勤務ローテーションや休日の割り当てをおこなうために、シフト制を導入しました。

変形労働時間制とシフト制を併用するためには、どの対象者にどの制度を適用するか整理し、就業規則に明記することが重要です。

また、前述の通り、変形労働時間制を用いる場合は必ず労働基準監督署への届出が必要になります。また、シフト制の場合は届出は不要ですが、時間外労働や休日労働が発生する場合は「36協定の締結」と労働基準監督署への届出が必要です。

5. 変形労働時間制とシフト制の運用でトラブルになりやすいケース

変形労働時間制とシフト制を併用する場合、制度設計そのものよりも運用段階で問題が生じやすい傾向があります。就業規則や労使協定を整備していても、日々のシフト調整が現場都合で繰り返されると、労働時間の管理もかなり難しくなるでしょう。

特に対象期間内の労働時間配分が形骸化すると、変形労働時間制の前提が崩れるおそれがあります。その結果、時間外労働の扱いや割増賃金計算を巡り、後から是正を求められるケースもあるため注意が必要です。

ここでは、変形労働時間制とシフト制の運用でトラブルになりやすいケースを解説します。

5-1. シフト変更で時間外労働が発生してしまう

変形労働時間制では、対象期間内で労働時間を調整できる点が特徴です。しかし、欠員対応や業務量の変動を理由に何度もシフトを変更することで、この仕組みが十分に機能しなくなります。

当初想定していた労働時間配分が崩れ、結果として法定労働時間を超過する状態に陥ることがあります。このような運用が続くと、企業側は変形労働時間制を適用しているつもりでも、実態としては時間外労働が発生していると判断されかねません。

問題を防ぐには、シフト変更の都度、対象期間全体の労働時間を再確認し、制度の枠内に収まっているかを管理部門が把握する体制が求められます。

5-2. 労使協定・就業規則と現場のシフト運用が一致していない

変形労働時間制を適用するためには、就業規則や労使協定で対象期間や労働時間配分を明確に定めておく必要があります。しかし現場では、規程で想定していない時間帯の勤務や、定められた労働日数を超えるシフトが組まれている例も少なくありません。

規程と現場の実態を定期的に突き合わせ、必要に応じて規程改定やシフト運用の修正をおこなうことが重要です。

5-3. 現場判断によるシフト運用で勤務実態を把握できなくなる

管理職や現場判断にシフト作成を委ねていると、欠員対応や業務都合を優先した調整が日常的におこなわれがちです。その結果、シフト表と実際の勤務内容が一致しない状態が生まれ、人事部門は勤務実態を把握できず、トラブルが起こりやすくなります。

対策としては、シフト変更ルールを明文化し、最終的な確認と承認を人事部門が担う体制を整えることが有効です。現場裁量を完全に排除するのではなく、管理ラインを明確にすることで、現場の不満を抑えつつトラブルを回避できます。

6. 変形労働時間制やシフト制を効率よく管理する方法

変形労働時間制やシフト制は、勤務時間が固定ではないことから勤怠管理が煩雑になりがちです。そのため、ミスが起こりやすく、意図せず法律違反につながってしまう恐れもあります。

こうした課題を解消する方法の一つが、勤怠管理システムの導入です。システムを活用すれば、日・週・月単位での残業時間の集計や従業員別の労働時間の表示、残業時間超過の自動アラート通知などが可能になるので、管理の効率化とミス防止を同時に実現できます。

また、システムによっては、従業員からのシフト希望をスマホを通じて収集できる機能や、従業員ごとに勤務形態を設定できる機能を搭載したものもあるため、変形労働時間制とシフト制を併用することも可能です。

変形労働時間制やシフト制を導入するにあたって、管理の煩雑さが導入のハードルとなっている場合は、勤怠管理システムの導入を検討してみても良いでしょう。

7. 変形労働時間制とシフト制の違いを理解して最適な勤務体制を選びましょう

変形労働時間制とシフト制は、どちらも労働時間を柔軟に運用できる仕組みとして検討されることが多い制度です。

しかし、変形労働時間制は一定期間内で総労働時間を調整する「労働時間制度」であるのに対し、シフト制は勤務日や時間帯を交替で割り当てる「運用方法」であり、制度上の位置づけが異なります。この違いを曖昧にしたまま導入すると、時間外労働の算定や割増賃金の取扱いにズレが生じ、結果として労務リスクを抱えることになりかねないので注意してください。

導入する際には、業務量の繁閑や人員配置の実態、勤怠管理体制との整合性を踏まえたうえで、両者の特性を体系的に理解して最適な勤務体制を選びましょう。また、勤怠管理がネックになる場合は、勤怠管理システム導入も併せて検討してみてください。

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