雇用契約書と労働条件通知書はどちらも雇用契約を結ぶ際の重要な書類であり、記載されている内容も似通っています。しかし、それぞれの書類の位置付けは異なります。

雇用契約書と労働条件通知書は別々に作成しても問題ありませんが、両者を兼用した書類で運用することも可能です。

本記事では、雇用契約書と労働条件通知書の違いや「労働条件通知書 兼 雇用契約書」として兼用することのメリット、作成する際の注意点などについて解説します。

関連記事：雇用契約の定義や労働契約との違いなど基礎知識を解説

1. 雇用契約書と労働条件通知書は兼用が可能

雇用契約書と労働条件通知書は1つの書類として兼用が可能です。両書類は記載内容に共通点が多いため、例えば「労働条件通知書 兼 雇用契約書」といったタイトルの書類を用意すれば、2種類の書類を別々に作成・管理する手間が省けます。

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」に必要な事項を完備することで、法律上義務付けられた労働条件の明示をおこないながら、従業員がその労働条件に合意した証拠も確保することが可能です。そのため、雇用契約書を締結する多くの企業がこの形式を採用しています。

2. 雇用契約書と労働条件通知書の兼用によるメリット

雇用契約書と労働条件通知書を兼用することで得られる主なメリットは、次の3点です。

1. 労使間のトラブルを予防しやすい
2. 説明に一貫性があり従業員に理解しやすい
3. 書類管理を簡素化できる

それぞれのメリットについて解説します。

2-1. 労使間のトラブルを予防しやすい

労働条件通知書は労働基準法において作成が義務付けられていますが、雇用契約書に関しては法的な決まりはありません。

そのため、契約を結ぶ際は労働条件通知書だけを作成すればよいと思われるケースもあるでしょう。しかし、雇用契約書は企業と従業員の間のトラブルを未然に防ぐのに役立つ重要な書類です。

雇用契約書では一般的に、従業員の署名、または記名押印をおこないます。これは「書類に記載されている労働条件に関して確かに確認しました」という合意の証拠となります。

これに対して労働条件通知書は、企業が従業員に対して一方的に通知する形式となっています。したがって、労使関係においてトラブルが発生した際、従業員から「そんな条件は聞いていない」といわれてしまう可能性があります。

作成・発行が義務付けられている労働条件通知書と、合意の証拠の役割を果たす雇用契約書を兼用した書類を用いることで、従業員と認識を合わせ、トラブルを未然に防ぎやすくなる点は作成のメリットといえるでしょう。

2-2. 説明に一貫性があり従業員に理解しやすい

2つの書類を別々に用意する場合、それぞれに多くの共通する労働条件を記載することになりますが、表現の違いによって従業員に伝わる情報にずれが生じる可能性があります。最悪の場合、解釈の違いからトラブルに発展するリスクもあるでしょう。

一方、1つにまとめておけば、常に一貫した表現・内容で労働条件を示せるため従業員にも理解しやすいことがメリットです。結果として、従業員は提示された労働条件を正しく把握でき、認識のずれを防ぎやすくなります。

2-3. 書類管理を簡素化できる

書類を兼用すれば、管理すべき書類が1種類で済むため、人事担当者の負担を減らせることもメリットです。雇用契約書と労働条件通知書を別々に作成している場合、それぞれの保管・管理や更新の手間が二重に発生しますが、兼用すれば一括でおこなえるため業務負担を削減できるでしょう。

3. 雇用契約書と労働条件通知書の兼用によるデメリット

雇用契約書と労働条件通知書を兼用にすることで生じる注意点やデメリットもあります。主なポイントは次の2つです。

3-1. 従業員の署名または記名押印を貰う手間がかかる

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」で兼用する場合、労働条件の変更時や有期契約の更新時にも毎回従業員に署名または記名押印して貰う必要があります。

有期雇用契約を更新する際には、その都度最新の労働条件を明示した通知書を交付しなければなりません。兼用書類の場合も同様で、たとえ契約内容に変更がなく契約期間を延長するだけの場合でも、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を作成し直し、従業員から署名または記名押印をもらう手続きが必要です。

兼用によるリスク管理上のメリットと、更新手続きの労力を比較して判断することが重要でしょう。

3-2. 労働条件通知書 兼 雇用契約書の電子化で効率化が可能

「3-1. 従業員の署名または記名押印を貰う手間がかかる」のデメリットへの対策として、書類を電子化して手続き負担を軽減する方法があります。2019年より、労働条件通知書を電子的な方法で交付することが認められるようになりました。

電子契約サービスなどを利用すれば、契約更新時に紙を印刷して押印・郵送する手間を省けます。特に有期雇用契約のように数ヵ月おきに更新手続きが発生する場合、電子化による効率向上が期待できます。

ただし、労働条件通知書を電子交付するには一定の条件を満たす必要があるため、「6–3.電子的な方法での通知は条件を満たした場合のみ」で解説します。

4. 雇用契約書と労働条件通知書の役割・法的な取り扱いの違い

雇用契約書と労働条件通知書は兼用可能ですが、本来の役割や法的性質には違いがあります。ここでは両者の相違点を整理します。書類を作成する前に、改めて違いや内容を押さえておきましょう。

項目	雇用契約書	労働条件通知書
目的・役割	企業と従業員が労働条件に合意したことを証明する書類。契約内容の認識違いによるトラブルを防ぐ役割も持つ。	労働者に対して労働条件を示すための書類。企業が労働条件の明示義務を果たす目的で交付する。
法的根拠	民法では契約成立に書面の形式を必要としないため、口頭の合意だけでも契約は成立する。このため、雇用契約書を作成する法的義務はない。	労働基準法第15条（労働条件の明示）に基づき交付が義務付けられている。特に主要な労働条件は書面で明示することが定められている。
交付義務	法律上の交付義務はない。 労働条件通知書の交付さえおこなえば、雇用契約書は発行しなくても法令上問題ない。	企業に対し作成・交付が法令で義務付けられている。
署名・記名押印	通常、労使双方が署名または記名押印して取り交わす。雇用契約書は2部作成し、企業と労働者が各1部を原本保管する形で締結するのが一般的。	従業員の署名または記名押印は不要。企業が一方的に労働条件を通知することで交付義務を満たす。
電子化	可能。電子契約サービス等を利用して双方が電子署名により締結すれば、紙の契約書と同等の法的効力を持つ（※労働条件通知書と兼ねる場合は、右欄の要件を満たすことが必要）。	可能（2019年4月の法改正より）。従業員が希望すればFAX・メール・SNSなどによる電子交付が認められている。 ※従業員が自由に印刷できる状態にするなどの条件あり（「6-3. 電子的な方法での通知は条件を満たした場合のみ」にて解説）。

5. 労働条件通知書 兼 雇用契約書に記載すべき明示事項とは

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を作成する際は、労働基準法施行規則で定められた明示事項を漏れなく記載することが不可欠です。労働条件通知書には絶対的明示事項（必ず明示しなければならない事項）と相対的明示事項（定めがある場合に明示すべき事項）の2種類があります。

分類	明示すべき労働条件
絶対的明示事項（必ず明示）	労働契約の期間 有期労働契約の更新基準（有期契約の場合。契約更新があり得る場合はその基準。更新上限の定めがある場合は当該上限） 無期転換に申し込むことができる旨および無期転換後の労働条件（無期転換申込権が発生する有期労働契約の締結時） 就業の場所および従事すべき業務 始業・終業時刻、所定時間外労働の有無、休憩時間、休日・休暇など 賃金（退職手当・臨時の賃金等を除く）の決定・計算・支払方法、賃金締切日・支払日、昇給に関する事項 退職に関する事項（解雇事由を含む）
相対的明示事項（定めがある場合のみ明示）	退職手当（適用される労働者の範囲、決定・計算・支給方法、支給時期） 臨時の賃金・賞与など 従業員負担の費用（食費・作業用品その他） 安全および衛生 職業訓練 災害補償および業務外傷病扶助 表彰および制裁 休職

絶対的明示事項は原則として書面（本人が希望した場合は電子媒体も可）の交付による明示が義務付けられています。ただし、「昇給に関する事項」については、口頭の明示でも足りるとされています。一方、相対的明示事項は当該制度を設けていない場合、明示の義務はありません。

2024年4月の法改正により、労働条件の明示ルールが強化されています。詳しくは、リンク先の厚生労働省サイトや関連記事をご覧ください。

引用：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます｜厚生労働省

関連記事：労働条件の明示とは？労働条件の明示義務や法改正による明示ルールの変更内容を解説

6. 雇用契約書と労働条件通知書を兼用する際の注意点

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を作成・運用するうえで、特に注意すべきポイントをまとめます。

• 絶対的明示事項と相対的明示事項を網羅する
• 従業員の氏名や住所は本人に直筆で記入してもらう
• 電子的な方法での通知は条件を満たした場合のみ
• パートやアルバイトは追加の明示事項がある

それぞれについて、説明します。

6-1. 絶対的明示事項と相対的明示事項を網羅する

「4. 雇用契約書と労働条件通知書の役割・法的な取り扱いの違い」でお伝えしたとおり、「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を作成する場合には、必ず記載しなければならない「絶対的明示事項」と、その企業において制度やルールがある場合に記載する必要がある「相対的明示事項」があります。
これらの事項を網羅しているかどうかをしっかりと確認しなければなりません。

なお、就業規則を交付すれば、相対的明示事項に関してはあらためて文書で明示をする必要はなく、就業規則を参照してもらう形でも問題ありません。

関連記事：アルバイト採用でも雇用契約書は必要？作成するための4つのポイント

6-2. 従業員の氏名や住所は本人に直筆で記入してもらう

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」には従業員の氏名や住所を記入する欄がありますが、その部分は企業側であらかじめ埋めておくのではなく、本人に直筆で記入してもらうのが望ましいです。

企業側で氏名などをあらかじめ入力しておくと、トラブルが発生した場合に「企業が勝手に書類を作成して認印を押しただけで私はそのような内容に同意した記憶はない」などといわれてしまう可能性があるからです。

署名または記名押印は、本人が契約内容に同意した証拠として強い効力を持ちます。仮に将来トラブルになり裁判になった場合でも、筆跡鑑定などによる本人確認が可能となり、証拠として強力です。

関連記事：雇用契約を締結する際の必要書類や手続きの流れを詳しく紹介

6-3. 電子的な方法での通知は条件を満たした場合のみ

2019年4月から労働条件通知書を電子的な方法で送ることが可能になりました。

ただし、電子メールで書類を送ることが可能なのは以下の3つの要件をすべて満たす場合のみです。

従業員本人が電子的な形での通知を希望している
従業員本人のみが確認できる状態での交付が可能である
紙面などにプリントアウトできる形式である

これらを満たしていない場合は、従来どおり書面で通知をおこなわなければなりません。

労働条件通知書を電子化するにはPDFをメールで送るなどの方法がありますが、雇用契約書を兼ねる場合は電子化に対応したシステムを導入するのがおすすめです。

システムであれば雇用契約に合意したという履歴を残して管理できるほか、対象者に一括で書類を送ることができるため、契約手続きにかかる工数を削減することができます。

関連記事：雇用契約の電子化とは？電子化のメリットや方法を解説

6-4. パートやアルバイトは追加の明示事項がある

パートやアルバイトに対して「労働条件通知書 兼 雇用契約書」を締結する際は、絶対的明示事項や相対的明示事項に加えて、パートタイム・有期雇用労働法で明示が義務付けられている「昇給の有無」「退職手当の有無」「賞与の有無」「相談窓口」の4項目を追記しなくてはなりません。

また、法改正によって2024年4月から労働条件明示のルールが一部変わり、有期労働契約の場合は「更新上限（通算契約期間または更新回数の上限）の有無と内容」「無期転換申込機会」「無期転換後の労働条件」の明示も必要です。

いずれも、万が一記載が漏れてしまった場合は、法律違反とされ罰則が課せられるおそれがあります。

パートやアルバイトは正社員よりも明示事項が多いことを頭に入れておき、契約書を作成する際は記載漏れがないよう注意しましょう。

7. 雇用契約書と労働条件通知書は兼用がおすすめ

雇用契約書も労働条件通知書も契約の際に重要な役割を持つ書類であるため、両者の役割をあわせ持った兼用の書類である「労働条件通知書 兼 雇用契約書」の作成はおすすめです。

ただし、兼用する場合でも本記事でご紹介しら記載事項の網羅・署名または記名押印・電子化の条件・パートやアルバイトの追加項目といった注意点を守り、法令に沿った適切な書類で締結することが重要です。

「労働条件通知書 兼 雇用契約書」の導入によって、労使トラブルの予防と業務効率化を同時に達成できるよう、ぜひ自社の雇用管理を検討するのがおすすめです。

関連記事：労働条件通知書と雇用契約書の違い｜それぞれの役割と発行方法を解説