正社員・パート・アルバイトなどの雇用形態に関わらず、働き始めるときには全ての労働者と雇用契約書を交わすのが一般的です。

しかし、更新に関しては、正社員は契約期間が決められているわけではないため、「一度雇用契約書を交わしてしまえば更新の必要はない」と思っている担当者の方もいるかもしれません。

ただ、勘違いや見落としなどが原因で発生する社員と企業の間のトラブルを避けるには、定期的に契約書の更新をおこなうのが望ましいといえます。

本記事では、正社員でも毎年雇用契約書を更新した方が良い理由や、雇用契約書を更新する際の注意点などについて解説します。

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1. 雇用契約書とは

雇用契約書とは、雇用主（会社側）と労働者（従業員）の間でどのような労働契約が結ばれるのかが記載されている契約書です。

労働契約の主な内容は、以下のような項目があります。

• 給与
• 就業時間
• 労働契約期間
• 業務内容
• 就業場所
• 昇給や退職

これらの労働条件に関連する重要事項を定め、書面化したものが労働契約書です。この契約書に、会社側と従業員が署名捺印することで、労働契約が締結されます。

2. 有期契約の場合は雇用契約書の更新は必要不可欠

雇用契約書は雇用契約を交わすときに作成される書類であり、勤務地や業務内容・休日・給与などといった労働条件に関する内容が書面としてまとめられています。

労働条件として記載されている内容のひとつに「労働契約の期間」がありますが、契約社員や派遣社員といった方の場合は、契約期間があらかじめ決められた「有期契約」という形で働くことになります。

有期契約での契約となる場合、例えば契約期間が3年間だったとすると、働き始めて3年が経過したあとの契約がどうなるかは、契約満了の時期を迎えるまでわかりません。

あらかじめ決められた契約期間が終わったときに、企業が社員にそのまま引き続き働き続けてほしい場合は雇用契約書を更新することになり、契約を更新するつもりがない場合はそのまま契約終了となります。

そのため、社員と有期契約を交わしている場合、雇用契約書の更新は企業にとって必要不可欠といえるのです。

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3. 正社員でも雇用契約書は毎年の更新が望ましい

正社員は契約社員や派遣社員とは異なり、契約期間が有期ではないので、何か特別な事情がない限りは、定年で退職するまでその企業で働き続けることになります。

そのため、働いている期間中に契約満了の時期を迎えるということがないので、わざわざ契約書を更新する理由はないように思えるかもしれません。

しかし、労働条件に関するトラブルは、企業と社員の間でのトラブルの中でも大きな割合を占めます。

トラブルの原因が見落とし・誤解・勘違いであることも少なくないので、労働条件に関して定期的に確認することは、不要なトラブルを避けるうえで非常に重要です。

そのため、例え契約書を更新する必要がない正社員であっても、雇用契約書は毎年更新するのが望ましいといえるでしょう。

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4. 労働条件に変更がない場合は雇用契約書の更新は必要ない

正社員でも雇用契約書は毎年の更新が望ましいとはいえ、社員数の多い大企業ともなると、すべての正社員に対して毎年契約書の更新をおこなうのは、手間やコストのことを考えるとなかなか難しいかもしれません。

そのため、すべての社員に対して毎年雇用契約書の更新をおこなうのではなく、一定の社員にのみ雇用契約書の更新をおこなうようにするという選択肢も考えられます。

例えば、昇進や昇給などで毎月の給料に変化があった場合、本来であれば給与辞令を交付するだけでOKですが、その際に契約書の更新もおこなってしまう形にするのです。

こうすることで、毎年すべての社員に対して契約書の更新をおこなわなければならないといった手間を避けながら、定期的に労働条件の再確認や突き合わせをすることが可能になります。

労働条件に特段の変化がない社員に対しては、その年は雇用契約書の更新手続きを取らなくてもよいでしょう。

5. 正社員の雇用契約書を更新する場合の注意点

正社員の雇用契約書を更新する場合は、下記の2点に注意しましょう。

• 労働条件が網羅されているかを確認する
• 提出期限を設けて雇用契約書の内容を確認してもらう

雇用契約書は就業規則とは違いますが、従業員と雇用主の間で締結する契約なので、とても重要です。そのため、安易に作成してしまったり、確認不足があったりすると、トラブルが起こった際に効力がなくなってしまいます。

解釈のずれを出さないためにも、下記の点をしっかりチェックしておいてください。

5-1.労働条件が網羅されているかを確認する

近年、働き方改革などの影響により多様な働き方が推進されるようになり、従来の働き方以外にフレックス制や裁量労働制のような働き方を採用している企業も増えてきました。

また、新型コロナウイルスの感染拡大も働き方に大きな影響を与えており、会社に出社せずに在宅やリモートで仕事をおこなっている社員も増えてきています。

「雇用契約書を作成した時点ではそういった働き方は想定していなかった」という可能性も高いため、以前雇用契約書を更新したときから働き方が大きく変わっている場合は、雇用契約書の内容を新しい働き方に対応させなければなりません。

雇用契約書を初めて取り交わしたときから労働条件に関する何らかの変化が起きる可能性は、今後ますます高くなっていくと考えられるので、雇用契約書を更新する際は労働条件がきちんと網羅されているかどうかを、しっかり確認する必要があります。また、雇用契約の見直し・修正をする際には、就業規則と労働条件通知書、法律の優先順位には気を付けながら行い、雇用契約にも反映させるようにしましょう。

当サイトでは、上述したような雇用契約を考える上での優先順位のことや禁止事項などを解説した資料を無料で配布しております。見直しを行う中で、雇用契約に関して不安な点を見つけた方は、こちらから資料をダウンロードして、問題ないかご確認ください。
関連記事：労働条件通知書と雇用契約書の違い｜それぞれの役割と発行方法を解説

有期雇用の場合は労働条件明示のルール変更に注意しよう

有期雇用の場合は、労働条件明示のルール変更に注意しましょう。ルール改正は令和6年4月に施行されていますが、有期雇用に関する変更事項は今一度確認しておくことが重要です。

有期雇用へのルール変更は下記の2点です。

• 更新上限の有無と内容
• 無期転換申込機会と無期転換後の労働条件

更新上限は単に有無を記載するだけでなく、新設したり短縮したりする場合は、その理由を必ず明示する必要があります。また、「無期転換申込機会と無期転換後の労働条件」では、正社員の労働条件とのバランスをしっかり考慮しなければなりません。

明確な理由がなかったり、有期雇用が不当な労働条件だったりすると労働基準法違反になってしまうこともあるので注意してください。

参考URL：令和６年４月から労働条件明示のルールが改正されます|厚生労働省

5-2. 提出期限を設けて雇用契約書の内容を確認してもらう

従業員に雇用契約書の内容について説明をおこなった後は、一旦持ち帰ってもらい、内容をじっくり確認してもらうようにしましょう。

その場でサインや捺印を求めてしまうと、従業員から「内容を確認する時間を与えられなかった」と主張され、後々トラブルになる可能性があります。

そもそも雇用契約の更新は、労働条件の認識のずれを埋める目的もあるため、労働者に雇用契約の内容をしっかり理解してもらわなくてはいけません。

そのためには、翌日や2日後など提出期限を設けて、雇用契約書の内容を確認する時間を与えることが大切です。

6. 雇用契約書を毎年更新して認識のずれを防ぐことを心がけよう

正社員は基本的に有期契約ではないため、毎年雇用契約書を更新する必要はありません。しかし、労働条件を再確認して認識のずれや勘違いなどを防ぐという観点からすれば、雇用契約書を毎年更新することには意味があります。

もしも、毎年の更新がコストや手間がかかるなどの問題で難しいという場合は、昇給したタイミングに限定するなどでもよいので、定期的に雇用契約書の更新をおこなうことを心がけましょう。

ただし、業務負担が増えるというだけが理由であれば、システムの導入を検討するのもおすすめです。システムを導入して電子化すれば、メールで送るだけになるので、面倒な更新業務の効率化が期待できます。電子化について気になる方は以下の関連記事をご覧ください。

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