事業所や従業員は、要件を満たすと社会保険に加入する必要があります。しかし加入には手続きが必要で、自動で適用されるわけではありません。

本記事では、事業所や従業員を社会保険に加入させるときの手続きや必要書類を詳しく説明します。加入要件やポイントを正しく押さえ、必要な手続きをミスなくスムーズに進めましょう。

なお、この記事でいう社会保険は健康保険や介護保険、厚生年金保険を指します。労災保険や雇用保険など、労働保険の手続きは関連記事をご覧ください。

関連記事：社会保険とは？企業や従業員の加入条件や手続き方法、適用拡大など注意点を解説

関連記事：労働保険とは？加入条件・加入義務をわかりやすく解説

1. 社会保険の加入手続きの種類と必要書類

社会保険には、会社設立時の加入手続きと、新入社員の入社時の加入手続きの2種類があります。この章では、それぞれの加入手続きと必要書類について解説します。

社会保険の加入手続きと必要書類は、次の表のとおりです。

対象	手続き	必要書類
事業所	新規適用届	法人（商業）登記簿謄本 法人番号指定通知書のコピー 事業主の世帯全員の住民票
	任意適用申請書	任意適用同意書 事業主世帯全員の住民票 次の公租公課の領収書すべて（原則1年分） 所得税 事業税 市町村民税 国民年金保険料 国民健康保険料
従業員	被保険者資格取得届	原則なし
	被扶養者異動届	続柄を確認できる書類 収入要件確認のための書類 仕送りの事実と仕送り額の確認のための書類（被保険者と別居している場合） 内縁関係の確認のための書類（該当する場合）

それぞれの内容を解説します。

1-1. 事業所を社会保険に新規加入させる場合

従業員を社会保険に加入させるには、前提として事業所が社会保険に加入している必要があります。

事業所の社会保険加入は「強制的に加入が必要になる場合」と「事業主や従業員の意向で加入する場合」によって手続きが異なります。

1-1-1. 強制的に加入が必要になる場合（新規適用届）

加入要件に該当してから5日以内に、新規適用届を年金機構へ提出しましょう。法人と個人事業所の場合で添付する書類は異なります。

保険料を口座振替で納付する場合は、保険料口座振替納付（変更）申出書も必要です。

1-1-2. 事業主や従業員の意向で加入する場合（任意適用申請書）

任意適用申請書を年金機構へ提出します。添付書類として次の書類を準備しましょう。

• 任意適用同意書（従業員の1/2以上の同意を得たことを証する書類）
• 事業主世帯全員の住民票
• 次の公租公課の領収書すべて（原則1年分）
  • 所得税
  • 事業税
  • 市町村民税
  • 国民年金保険料
  • 国民健康保険料

任意適用申請書を提出する場合も、保険料の口座振替納付を希望する場合は、保険料口座振替納付（変更）申出書を合わせて提出します。

なお、法人の場合は強制的に加入が必要になるため、この手続きには該当しません。

1-2. 従業員を社会保険に加入させる場合

従業員を社会保険に加入させる場合に必要な手続きは、次の2つです。

1-2-1. 被保険者資格取得届

従業員本人を社会保険に加入させる際の届出書類です。提出時に添付する書類はありませんが、個人番号の記入が必要になるため、従業員から個人番号がわかる資料をもらいましょう。

1-2-2. 被扶養者異動届

従業員に、社会保険上の被扶養者に該当する親族がいる場合に必要です。従業員自身の情報でない上に、添付が必要な書類も多くあります。加入できる要件を従業員に説明し、必要書類を準備するよう案内しましょう。

2. 社会保険に加入できる事業所の条件

社会保険への加入が必須となるのは、法人や常時5人以上の従業員がいる個人事業所です。

例外的に、次の業種に該当する個人事業所は、常時5人以上の従業員を雇用していても、社会保険への加入は任意となります。

• 飲食業
• サービス業（美容室など）
• 農業、林業、漁業
• 宿泊業

常時使用する従業員が5人未満の個人事業所は、業種を問わず強制適用事業所とはなりません。また、従業員を雇用しておらず、代表取締役が1人のみの法人で、代表者に報酬が支払われていない場合は、社会保険の被保険者がいないため、新規適用届を出す必要はありません。

ただし、強制適用事業所でない場合でも、従業員の2分の1以上が同意して申請すれば「任意適用事業所」として社会保険に加入できます。社会保険の適用条件は拡大傾向となっているため、最新の法令や改正の流れは次の記事をご覧ください。

関連記事：社会保険適用拡大とは？2024年10月の法改正や今後の動向、50人以下の企業の対応を解説

3. 社会保険の加入対象となる従業員

事業所が社会保険に加入している場合、従業員は原則として社会保険への加入が必要です。

しかし、労働時間や雇用期間が短い場合など、一定の条件に該当する場合は社会保険の加入対象とならないケースがあります。

3-1. パート・アルバイトの場合

パート・アルバイトの従業員を社会保険に加入させる要件は、事業所が特定適用事業所に該当するかによって異なります。

特定適用事業所とは、社会保険の被保険者数が1年のうち6ヵ月以上、50人を超えることが見込まれる事業所です。

特定適用事業所に該当しない場合加入要件は、1週間の所定労働時間および1ヵ月の所定労働日数が正社員の3/4以上あることです。例えば正社員の労働時間が週40時間の場合、週30時間以上勤務する従業員は加入対象となります。

3-1-1. 特定適用事業所に該当する場合

特定適用事業所では、1週間の所定労働時間や1ヵ月の所定労働日数が正社員の3/4以上である従業員のほか、次の4つの要件をすべて満たす従業員も加入対象となります。

• 週の所定労働時間が20時間以上
• 月額賃金が88,000円以上（基本給および諸手当含む）※2026年10月に撤廃予定
• 2ヵ月を超える雇用見込みがある
• 学生でない（休学中、夜間学生、通信制課程の学生などは除く）　

参考：適用事業所と被保険者｜日本年金機構

関連記事：社会保険の加入条件をやさしく解説｜短時間労働や例外パターン、よくある質問も紹介

3-2. 社会保険の加入手続きが不要となる従業員

雇用期間が短い従業員など、一定の要件に該当する場合、社会保険の加入手続きは不要です。しかし、当初の予定よりも雇用期間が延びる場合には加入させる必要があります。

社会保険の加入手続きが不要な従業員	被保険者に該当する場合
日雇いの人	1ヵ月を超えて引き続き雇用される場合
雇用期間が2ヵ月以内の人	2ヵ月を超えて雇用されることが見込まれる場合
所在地が一定しない事業所で雇われる人	–
4ヵ月以内の季節的業務に従事する人	4ヵ月を超える契約の場合
臨時的事業の事業所（6ヵ月以内）で雇われる人	6ヵ月を超える契約の場合

特に「2ヵ月を超えて雇用されることが見込まれる場合」に注意しましょう。雇用契約が2ヵ月でも、更新の可能性がある場合は契約当初から社会保険の加入対象となります。

厚生労働省からQ&Aも出ているので、詳細な取り扱いを確認したい場合にご覧ください。

参考：年金制度の機能強化のための国民年金法等の一部を改正する法律の施行 （令和４年 10 月施行分）に伴う事務の取扱いに関するＱ＆Ａ集｜日本年金機構

4. 従業員を社会保険に加入させる手続きの流れ

従業員を社会保険に加入させる場合、次の流れで手続きをおこないます。ここでは4つのステップに分けて手続き方法を解説します。

1. 従業員が加入対象か確認する
2. 必要書類を従業員に依頼する
3. 資格取得届・被扶養者異動届を提出する
4. 決定通知を確認する

4-1. 従業員が加入対象か確認する

最初に、入社した従業員が社会保険の加入要件に該当するか確認します。

無期雇用の正社員はほとんどの場合、加入要件に該当しますが、パート・アルバイトで労働時間や出勤日数が少ない従業員が加入対象になるかは労働条件次第です。次の点を確認しましょう。

• 週の所定労働時間や月の所定労働日数が正社員の3/4以上か
• 加入手続きが不要となる要件に該当しないか

4-2. 必要書類を従業員に依頼する

従業員を社会保険に加入させる必要があると判断できたら、必要書類を依頼します。

資格取得届に添付書類は必要ありませんが、従業員の個人番号を記入する必要があるため、マイナンバーカードのコピーや個人番号が記載された住民票などを提出してもらいましょう。

基礎年金番号でも代用できますが、雇用保険の加入手続きにも個人番号は必要です。個人番号の提出を依頼しておけば、二度手間を防げます。

4-2-1. 扶養家族がいる場合

従業員に扶養に入れる親族がいる場合は、次の書類も必要です。

• 続柄を確認できる書類
• 収入要件確認のための書類
• 仕送りの事実と仕送り額の確認のための書類（被保険者と別居している場合）
• 内縁関係の確認のための書類（該当する場合）

親族を社会保険上の扶養に入れる場合、原則として親族の年収が130万円未満でなければなりません。なお、令和7年10月1日以降、19歳以上23歳未満の親族のみ、年収要件が150万円未満に引き上げられました。別居している場合は従業員からの仕送りの額にも要件があるため、提出書類や本人へのヒアリングで、要件を満たしているか確認しましょう。

関連記事：健康保険被扶養者届とは？提出すべきケースや書き方・記入例を解説

4ｰ3. 資格取得届・被扶養者異動届を提出する

必要な情報や書類が揃ったら、資格取得届・被扶養者異動届を作成し、年金機構や健康保険組合へ提出します。

健康保険組合に加入する会社の場合、次のとおり健康保険組合と年金機構の両方に届け出が必要です。

• 健康保険組合へおこなう届け出：資格取得届・被扶養者異動届
• 年金機構へおこなう届け出：資格取得届

被扶養者が配偶者で、20歳以上60歳未満の場合は、国民年金3号関係届も年金機構に提出する必要があります。必要な手続きや提出先を確認し、届け出漏れがないように手続きしましょう。

関連記事：国民年金第3号被保険者関係届とは？定義や提出が必要なケース・手続きを解説

4-4. 決定通知を確認する

年金機構での審査が完了したら、従業員の氏名や生年月日、整理番号、標準報酬月額が書かれた決定通知が届きます。内容に誤りがないか確認し、万が一ミスがあった場合は訂正届の提出が必要です。

5. 社会保険の加入手続き方法

社会保険の加入手続き方法には2種類あります。電子申請と紙での申請方法を解説します。

5-1. 電子申請（オンライン申請）

社会保険の多くの手続きはe-Govを利用して電子申請ができます。e-Govとは、デジタル庁が運営するオンライン申請のための行政ポータルサイトです。e-Govを使えば、年金事務所への各種申請手続きを24時間オンラインでおこなえます。

電子申請に必要な電子証明書やGビズIDは発行まで2～3週間かかります。利用したい場合は早めに手続きを進めましょう。

参考：電子申請（e-Gov）｜日本年金機構

関連記事：e-Gov（イーガブ）とは？知っておくべき電子申請義務化と使い方を解説

5-2. 紙での申請（郵送または窓口持参）

電子申請ができない場合、指定の書式を用いて紙媒体でも手続きできます。

郵送の場合には、事務センターまたは管轄の年金事務所に送付し、窓口への提出の場合には管轄の年金事務所へ持参しましょう。

6. 社会保険の加入手続きの注意点

社会保険に加入するための届出用紙は一見複雑で、初めて手続きする場合はどこに何を書けばよいかわからないケースがほとんどでしょう。

従業員を社会保険に加入させる場合は添付書類が必要ない分、年金機構では内容の誤りに気づけず、誤った情報が登録される可能性があります。

後々のトラブルに発展しないよう、ミスを防ぐための注意点を確認しましょう。

6-1. 資格確認書の要否

資格確認書とは、マイナンバーカードの健康保険証利用登録をしていない従業員など、マイナ保険証が利用できない方向けに発行される、従来の被保険者証の代わりとなるカード型の証明書です。

社会保険の資格取得届には資格確認書の要否を回答する欄があり、ここにチェックをつけないと資格確認書は発行されません。

健康保険組合によっては発効要件を定めている場合もあるため、資格確認書の発行を希望するか、要件を満たしているか、従業員に確認しましょう。

6-2. 標準報酬月額の算出方法

資格取得届を記入する際は「報酬月額」欄に注意しましょう。報酬月額に記載された金額をもとに従業員の標準報酬月額が決まります。

報酬月額欄に記載する金額は基本給だけではありません。毎月発生する住居手当などの額も含まれ、複数月分の通勤手当が支給されている場合は、1ヵ月分に按分した額を計上しなければなりません。

報酬月額の出し方を誤ると、毎月徴収される社会保険料の額にも影響する場合があります。計算が正しいか必ず確認しましょう。

関連記事：標準報酬月額とは？調べ方や社会保険料の算出方法について解説

6-3. ほかの会社で社会保険に加入している従業員の取り扱い

従業員が複数の会社で働いており、ほかの会社でも社会保険に加入している場合、標準報酬月額は両方の会社で支給される給与の合計額をベースに算出されます。手続きは次のとおりです。

1. 従業員が手続きの窓口となる会社を選択
2. 各社の報酬額を確認
3. 従業員が「被保険者所属選択・二以上事業所勤務届」を年金機構へ提出
4. それぞれの会社が負担する保険料額を、各社の報酬額に基づき年金機構が按分して決定

保険料額の決定後、年金機構から会社に通知が届きます。毎月の給与計算では通知された保険料額を徴収する必要があるため、通知は大切に保管しましょう。

参考：兼業・副業等により２カ所以上の事業所で勤務する皆さまへ｜日本年金機構

7. 社会保険の加入手続きに関するよくある質問

最後に、社会保険の加入手続きに関するよくある質問を4つご紹介します。

7-1. 社会保険の加入手続きをしないとどうなる？

社会保険の加入義務がある従業員の加入手続きをしていないと、年金事務所から電話や文書、訪問などで加入指導がおこなわれ、最大2年分遡って手続きと保険料の納付を求められます。

加入させる必要がある従業員の加入手続きが漏れており、家族の被扶養者になっていた場合などは、本来被保険者となるべき期間の保険料をまとめて支払わなければいけないケースもあります。

悪質なケースでは罰則が科される場合もあるため、加入漏れに気づいたら速やかに「被保険者資格取得届」を提出しましょう。

参考：e-GOV法令検索｜健康保険法

関連記事：社会保険未加入での罰則とは？加入が義務付けられている企業や従業員の条件も解説

7-2. 社会保険の加入手続きの期限は？

社会保険の加入手続きは、従業員が社会保険の加入要件を満たした日から5日以内におこなう必要があります。

ただし、加入手続きが完了しないと、従業員は健康保険証の利用ができません。5日の猶予があるとはいえ、要件に該当したら早めに加入手続きをしましょう。

7-3. 60歳以上で退職後1日も空けず再雇用された場合どうなる？

定年退職後、再雇用された場合など、60歳以上の方が社会保険の資格を喪失後、同じ日に同じ会社で資格を再取得した場合（同日得喪）、次の手続きができます。

• 「健康保険・厚生年金保険被保険者資格喪失届」の提出
• 「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」の提出

再雇用により給与体系や雇用条件が変わる場合、一度資格を喪失し再取得することで、新たな給与に基づいて標準報酬月額が決まります。

通常の資格取得届の場合、添付書類は原則不要ですが、同日得喪の場合は再雇用契約書のコピーなど、雇用関係を証明できる書類の添付が必要です。

参考：60歳以上の厚生年金の被保険者が退職し、継続して再雇用される場合、どのような手続きが必要ですか。｜日本年金機構

7-4. 退職後も健康保険に継続加入したい場合は？

退職後の健康保険は、選択肢が主に3つあります。

1. 健康保険の任意継続制度を利用する
2. 国民健康保険に加入する
3. ご家族の被扶養者になる

関連記事：社会保険と国民健康保険の切り替え手続きとは？タイミングや注意点を解説

健康保険の任意継続制度とは、退職や労働時間の減少などにより健康保険の資格を喪失した方が、引き続き同じ保険者の健康保険に2年まで加入できる制度です。原則として、資格喪失前と同じ保険給付を受けられますが、傷病手当金および出産手当金は支給されません。

任意継続制度を利用するためには、資格喪失日の前日（退職日）までに継続して2ヵ月以上の被保険者期間が必要です。

任意継続の申請は原則として本人がおこないます。資格喪失日（退職日の翌日）から20日以内に「健康保険任意継続被保険者資格取得申出書」を協会けんぽや加入していた健康保険組合に提出します。

参考：健康保険任意継続制度（退職後の健康保険）について｜全国健康保険協会

8. 社会保険の要件を理解して正しい手続きを

社会保険には、事業所自体を加入させる手続きと従業員を加入させる手続きの2種類があります。従業員を加入させる手続きのうち、特にパート・アルバイトの従業員の加入要件は複雑なため、労働条件から該当の有無を正しく判断しなければなりません。

加入が必要な従業員の届出をしていなかったり、届出が遅れたりした場合は指導の対象となる可能性があります。入社時や雇用契約の変更時には、必ず社会保険の加入要件に該当するか確認しましょう。

加入手続きは従業員から提出してもらう書類がないと進められません。提出期限に間に合うよう、早めに準備を依頼しておくと、加入手続きがスムーズにおこなえます。

加入要件を押さえ正しく手続きをおこなって、従業員が安心して働ける環境をつくりましょう。