従業員一人ひとりの労働時間を管理するうえでタイムカードを使うことがあります。しかし、中には正しく打刻をおこなえていない従業員がいるかもしれません。そこで今回は、タイムカードの正しい打刻方法やミスを起こさないための予防策について紹介します。

既にご存知かもしれませんが、この機会にぜひ改めて確認してみましょう。

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1. 打刻ミスを減らすための防止策

タイムカードで勤怠時間を管理する際、どうしても打刻ミスが起きてしまうことがあります。ここでは、打刻ミスをへ減らすための防止策についてご紹介します。

1-1. 打刻忘れはポスターを貼って未然に防止

打刻忘れを防ぐためには、目立つところにポスターを貼りましょう。会社の入り口やタイムレコーダーの近くに貼ることで、従業員の目に入りやすくなり、打刻を忘れずにしてもらえるようになることでしょう。

ただし、ポスターを一回貼れば終わりではありません。なぜなら、ポスターの効果は次第に落ちていくためです。そのため、定期的に貼る場所を変えたり、ポスターのデザインを変えたりなどの対策をおこないましょう。

1-2. 打刻機をわかりやすい場所に置く

打刻機は、従業員が毎日目にする場所や通りかかる位置に設置することが非常に重要です。このような工夫により、不注意から発生する打刻忘れを大幅に減少させることが期待できます。

また、見やすい場所に設置することで、他の人による不正打刻の抑止にもつながります。設置場所については、従業員の意見を考慮することで、より使いやすい環境を整えることができ、打刻忘れを全社員で防ぐ意識を共有するきっかけにもなります。

1-3.打刻忘れにはペナルティを課す

打刻忘れといったミスに対して、ペナルティを課せます。ただし、ペナルティを課す際にはさまざまな条件をクリアしなければなりません。そのため、クリアする手間がかかることから、基本的にはペナルティよりも始末書や反省文を書かせるケースが多いです。

ただし、始末書や反省文は無理やり従業員に書かせることはできません。もしペナルティではなく始末書や反省文の提出を検討しているのであれば、どのように書いてもらうようにするか考えましょう。

具体的には、従業員に求める内容を明確にし、打刻ミスの背景や再発防止策について自ら考えさせることが重要です。こうした取り組みを通じて、従業員は打刻の重要性を認識し、ミスを未然に防ぐ意識が高まるでしょう。また、打刻管理においては従業員同士での確認を促進する仕組みを導入することも効果的です。全社での共通理解が深まることで、よりよい勤怠管理が実現できます。

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1-4. 部署ごとに勤怠管理の責任者を決めておく

打刻忘れを防ぐためには、各部署ごとに勤怠管理の責任者を設けることが重要です。この責任者が、従業員同士での確認体制をサポートし、打刻管理に関する意識を高める役割を果たします。

さらに、責任者を輪番制で担当させることで全員が当事者意識を持ちやすくなり、自分の業務として取り組む姿勢が育まれます。このようにして、企業文化として勤怠管理の重要性を浸透させることが、打刻ミスを減少させる一助となります。

1-5. 実働時間と15分以上ずれがある場合は理由を記載しておく

タイムカードの記録が実働時間と15分以上ずれている場合、必ず理由をつけて記録しておきましょう。記録しておくことで、労働基準監督署からチェックされた場合に指摘されにくくなります。理由は、簡単なもので問題ありません。

例えば、「顧客から急な電話が入った」や「個人的な事情で知り合いから電話がかかった」などがあります。ただし、時間外労働の申告書といったものがある場合は例外といえるでしょう。書類による時間外労働の申告をおこなうことで、タイムカードとの時間のずれを裏付けることができるからです。

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2. タイムカードの正しい打刻方法・やり方

まずはタイムカードの正しい打刻方法からチェックしてみましょう。もしかすると、これまで自社でおこなわれていた打刻方法が間違っているかもしれません。間違っているのであれば、改めて見直してみましょう。

2-1. 基本的には出社時と退勤時に打刻

タイムカードの打刻は、出社時と退勤時におこないます。勤務開始時間や勤務終了時間と間違われることがありますが、その時間で打刻するのは異なっています。例えば勤務開始する前に制服へ着替える時間がある場合、着替える前にタイムカードを打刻しましょう。

しっかりとルールを守って打刻することにより、適正な労働時間を把握できます。ただし、直帰や在宅勤務などをおこなっている会社の場合はその働き方に合うルールを設けましょう。

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2-2. 打刻後の残業をおこなわない

打刻後の残業は緊急時ではない限りは無くすべきものです。無くすためには、職場環境を整備して効率よく働けるようにしましょう。無駄な業務を減らすことで、本来集中すべき内容を優先的におこなえるようになり、打刻後の残業をなくすことができます。

また、このように社内でルールを定めることも効果的です。下記の記事に、打刻ミスを防ぐことにつながる具体的なルールを5点解説しておりますので、ルールがあやふやな企業の労務担当者は一度ご確認ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

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2-3. 夜勤の場合はモードの切り替えをおこなう

病院や介護施設、工場など夜勤が存在する職場では、退勤したつもりでも翌日の出勤として打刻されてしまうケースがあります。夜勤のタイムカード打刻を正しくおこなうには、変形労働時間制に対応したタイムレコーダーを導入しましょう。なお、変形労働時間制に対応したタイムレコーダーであっても、モードを切り替えないと通常の打刻として扱われる可能性があるため注意しましょう。このため、スタッフ全員に対して打刻時のモード変更の重要性を定期的に周知することも必要です。また、夜勤専用の打刻ルールを策定し、全従業員に徹底することで、誤った打刻を未然に防ぐ効果があります。具体的には、夜勤明けのスタッフには、必ずモードを切り替えることを義務付け、その手順をマニュアル化しておくと良いでしょう。このような取り組みが、勤怠管理の一層の向上につながります。

3. そもそも打刻ミスが起きてしまう原因

タイムカードを導入しても打刻ミスが起きてしまう原因は、タイムカードの正しい打刻方法を知らないだけではありません。次のような状況も打刻ミス発生の原因と考えられます。

• タイムカードを打刻する習慣が定着していない
• タイムカードの設置場所が分かりづらい

3-1. タイムカードを打刻する習慣が定着していない

タイムカードの打刻ミスが起きてしまう原因として、打刻の習慣が定着していないことが挙げられます。特にタイムカードを導入して日が浅い場合、未定着による打刻ミスが起こりやすいでしょう。

打刻の習慣が定着していない状況は、タイムカードの運用についてのルールが定まっていない可能性があります。そのため、タイムカード運用のルールを明確にして、従業員に周知が必要です。

3-2. タイムカードの設置場所が分かりづらい

タイムカードの設置場所も打刻ミスと関係します。タイムカードの設置場所が分かりづらい場合、ついつい打刻を忘れてしまうことが考えられます。また、分かりやすい場所にタイムカードを設置していても、従業員の動線と離れていると、打刻を億劫に感じてしまうかもしれません。

そのため、タイムカードを導入したら、オフィス入口周辺のようにすべての従業員の目に留まる場所に設置するようにしましょう。

4. 勤怠管理システムで打刻ミスや不正を回避できる

打刻のミスや不正を防ぐための手段の一つとして勤怠管理システムを導入するのがおすすめです。多くの会社で実際に使われていますが、なぜミスや不正を回避できるのでしょうか。

4-1. 打刻ミスや不正打刻をなくせる理由とは

勤怠管理システムの中にはミスや不正が起きた場合にアラームで知らせてくれるシステムがあるため、タイムカードよりも従業員がきちんと打刻しているかどうか確認しやすいです。 また、スマートフォンや交通系ICカードなどで打刻でき、タイムカードのように誰かに使われる可能性が少ないという特徴もあります。

さらに、これらのシステムは、リアルタイムで出勤状況を把握できるため、管理者は早い段階で問題に対処することができます。従業員の打刻状況がひと目で確認できるため、的確な勤怠管理が可能になります。

また、勤怠管理システムは、法定労働時間や残業時間を自動計算する機能も備えており、従業員が法律に基づいた働き方を守る手助けをします。このように、デジタルシステムへの移行によって、労務管理の精度と効率が向上するだけでなく、従業員の満足度を高める結果にもつながります。

5. 勤怠管理システムを利用することのメリット

ミスや不正を防ぐ以外にも、勤怠管理システムはさまざまなメリットを持っています。例えば、自動で給与計算してくれることです。タイムカードの場合、一旦記録をデータ化して計算するため、その際に入力ミスや計算ミスが起きてしまう可能性があります。しかし、自動で計算してくれる勤怠管理システムではそのような心配はいりません。

勤怠管理システムであれば次のようなメリットも生まれます。

5-1. 勤務時間をリアルタイムで把握可能

勤怠管理システムであれば、従業員の勤務時間をリアルタイムで把握可能です。タイムカードで勤怠を管理している場合、従業員の残業時間を把握するには集計が必要です。

しかし、勤怠管理システムならそれまでの勤務時間が自動で集計されているため、誰がどのくらい残業をしているかがリアルタイムで把握できます。その結果、過度な残業を事前に防げます。

5-2. 法改正に対応しやすい

労務についての法律は改正されることがあります。法改正があった場合、タイムカードでの勤怠管理では自社で新しいルールに対応していかなければなりません。

一方、勤怠管理システムであれば、システムを提供する会社が法改正に沿った仕様に変更してくれます。そのため、自社で法改正に対応する労力を割く必要がありません。

5-3. 有給休暇の管理が可能

勤怠管理システムによっては有給休暇の管理も可能です。年に10日以上の有給休暇が付与されている従業員は、有給休暇を5日取得することが義務化されています。しかし、タイムカードでは有給休暇の取得状況が分かりづらく、取得漏れが発生しかねません。

一方、有給休暇の管理が可能な勤怠管理システムであれば、従業員が有給休暇を5日取得していない場合、アラートを本人と管理者に発します。これによって、取得漏れのリスクを軽減可能です。

しかし、自動で計算してくれる勤怠管理システムではそのような心配はいりません。ほかにも、業務効率の向上や他のシステムと組み合わせられるなどのメリットがあります。当サイトでは、勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に実際の管理画面を見ながら、どのように打刻漏れの対策ができるか確認できる資料を無料で配布しております。システムの導入でタイムカードで起こるミスを防げると感じた方は、こちらの資料をダウンロードしてご確認ください。

6. タイムカードの打刻ミスは防止策を講じて対応しよう

今回は、タイムカードの正しい打刻方法やミスを起こさないための予防策について紹介しました。タイムカードは基本的に出社時と退勤時に打刻します。しかし、タイムカードの打刻習慣が定着していない、タイムカードが分かりづらい場所にあるなどの理由で打刻ミスが発生してしまう可能性があります。

タイムカードの打刻ミスを防止するには、啓発のポスターを貼る、ペナルティを科すなどの対策を講じましょう。また、タイムカード以外にも勤怠管理システム導入もおすすめです。