労働時間は「1日8時間、週40時間まで」と労働基準法で定められており、これを超えて労働させた時間が残業時間となります。また、従業員が労働から離れる休憩時間は、労働時間が6時間を超えた場合は45分、8時間を超えた場合は1時間を労働時間の途中に与えなくてはなりません。※労働時間が1日8時間、週40時間を超えると、36協定という労使間の協定を結ぶ必要があり、割増賃金を支払う必要があります。

このように、労働時間や休憩時間、残業時間は労働基準法によって定義と上限、与えるべき時間が定められています。勤怠管理をする上で労働時間に関する知識は必須であるため、それぞれ正確な定義を確認しておきましょう。

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1. 労働時間・休憩時間・残業時間の定義と関係性

労働時間の上限を理解するには、前提知識として法定労働時間・所定労働時間の違いと、休憩時間、残業時間の定義を確認しておきましょう。

1-1. 所定労働時間と法定労働時間

まず、そもそも「労働時間」とはどんな時間のことかを確認しておきましょう。労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下にある時間のことです。

労働時間の基本としてまずおさえたいのは、「所定労働時間」と「法定労働時間」の違いです。所定労働時間とは、各企業の就業規則で定めている勤務時間のことです。一方、法定労働時間とは、労働基準法で定められた労働を命じられる上限の労働時間です。

法定労働時間は、労働基準法第32条によって「1日8時間、週40時間まで」と定められています。

法定労働時間はあくまで原則であるため、オーバーしたから「即違法」とはなりません。詳しくは、「1-3. 残業時間とは法定労働時間を超えて労働があった時間」にて解説します。

1-2. 労働時間が6時間を超える場合休憩時間の確保も必要不可欠

休憩時間とは、労働者が労働時間の途中で労働から離れ自由に過ごすことを保障された時間のことです。労働基準法では、休憩の取得ルールを以下の通りに定めています。

つまり、10時出勤18時定時の会社だからといって、出社から8時間休憩なしで従業員を働かせ続けることはできません。

本来必要な休憩の取得をさせなかったり、休憩の取得を上司や企業が妨げていたりする場合は、労働基準法違反になってしまうので気をつけましょう。

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1-3. 残業時間とは法定労働時間を超えて労働があった時間

残業には「法定内残業」と「法定外残業」の2種類があります。労働基準法で「時間外労働」として割増賃金の支払い義務を課せられているのは、「法定外残業時間」です。

法定内残業は所定労働時間を超えて法定労働時間内で働かせた時間である一方、法定外残業は法定労働時間を超えて労働があった時間になります。一般に「残業」というと法定内残業と法定外残業の両方を指しますが、両者では割増賃金の支払いの有無が異なりますので、所定労働時間が8時間未満の場合は、違いをしっかりと理解しておきましょう。

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1-4. 注意！これも労働時間に含まれます

労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下にある時間です。この解釈に基づくと、以下の時間も労働時間に含まれ賃金の支払い義務が発生するため、気を付けましょう。

• 着用が定められている制服や作業着への着替え時間
• 参加が強制の社内研修
• 雇用者の指示によって業務に必要な学習を行った時間
• 会社から命令された、始業時間前の掃除時間
• 休憩時間中の電話番　など

上記の時間も含め、労働時間の上限を超えないようにする必要があります。

1-5. パート・アルバイトの法定労働時間と法定休日

労働基準法は、雇用形態にかかわらず、パートとアルバイトにも適用されます。

そのため、法定労働時間は、1日8時間かつ週40時間以内である必要があります。また、休日においては、毎週1日または4週間で4日以上の取得が必要です。

ただし、36協定を締結している場合や就業形態が異なる（フレックスタイム制、変形労働時間制など）場合は、上記と異なる場合があります。

1-6. 勤務時間・労働時間・残業・休憩のまとめ

社員の労働時間を適切に管理するためには、勤務時間・労働時間・残業・休憩の違いに関する正しい理解が必要です。ここまで詳しく解説してきましたが、一度復習しておきましょう。

という関係になっています。

適切に従業員の勤怠管理をするためには、「社員が何時に出勤して何時に退勤した」という勤怠時間の部分だけでなく、「その社員の労働時間が週何時間・月何時間なのか」「残業時間が1ヵ月何時間あったのか」にも目を向けましょう。

上記の数値が労働基準法違反にならないよう管理するのが人事担当者の役割ですが、それぞれの違いについて「あれ？どっちだっけ？」と分からなくなった時に確認できるよう、当サイトでは、労働時間の定義や基本的なルールをわかりやすくまとめた資料を無料で配布しております。労働時間にまつわる基礎知識をすぐに確認できるようにしたい方はこちらから資料をダウンロードしてご覧ください。

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2. 法定労働時間を超える残業の上限は原則月45時間・年360時間

 

法定労働時間の上限は1日8時間、週40時間ですが、この法定労働時間を超えて従業員を労働させるには、必ず労使間で36（サブロク）協定の締結が必要です。

ただし、36協定を締結していたとしても無制限に残業させられるわけではなく、上限規制が設けられています。この上限を超過した場合は労働基準法違反で処罰される可能性もあるため、しっかりと確認しておきましょう。

2-1. 時間外労働の上限時間は月45時間・年360時間

残業時間の上限は、月45時間・年間360時間までです。月間と年間の残業時間制限が個別に設定されているのは、過度の長時間勤務を防止するためです。

月45時間なら、出勤日数が25日ある場合、本来の労働時間に加えて毎日約2時間残業している計算です。

たった2時間だと感じるかもしれませんが、毎日2時間睡眠時間や家族と過ごす時間、趣味の時間がなくなると考えれば、いかに大きな時間を会社のために使ってもらっているかイメージできるでしょう。

月45時間というルールだけだと、仕事以外の時間をほとんど持てないくらい働きっぱなしになってしまう従業員が増えてしまうため、年間の残業時間も制限されているのです。

長時間労働は、社員のモチベーション低下やうつなどをはじめとした精神疾患、それに伴う過労死、自殺率・退職率の増加といった負の結果にもつながりかねません。

貴重な人材が失われたり、従業員や従業員の家族から法律違反で訴えられたりすると結局会社の利益が損なわれてしまうので、人事は積極的に残業時間を減らす方法を考える必要があります。

2-2. 時間外労働の上限規制の改正まで残業時間の上限がなかった

この記事で改めて残業時間の上限規制について解説する理由は、2019年4月、そして2020年4月以降、時間外労働の上限規制に関する法改正後の制限が適用されたからです。

もともと、36協定の「特別条項」を労使間で結べば、残業の上限である月45時間、年360時間を超えて無制限に時間外労働を命じることができました。この法の抜け道によって過度な長時間労働を強いられた労働者の過労死などが大きな問題となり、特別な事情のあるケースでも、残業に時間制限をかけることになったのです。

2-3. 特別な事業がある場合でも残業は月100時間未満、年720時間以内が上限

残業の扱いについて、法改正でもっとも大きく変わったのは、特別な事情があり特別条項を締結しても「残業は月100時間未満、年720時間以内」という基準が追加されたことです。

この他にも、2ヵ月から最大6ヵ月の平均残業時間が、すべて月80時間以内におさまるようにする調整も必要です。上記の残業時間カウントには、出勤日の残業だけでなく休日出勤も含まれます。

また、月45時間を越える残業は、年6回を越えてはいけないというルールも追加されています。

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3. 労働時間の上限

法定労働時間の上限は、1日8時間、週40時間で、時間外労働時間の上限は月45時間、年360時間です。特別条項付き36協定を結んでも、残業は月100時間未満、年720時間以内という上限規制が設けられています。

では、法定労働時間と時間外労働時間を足し合わせた総労働時間の上限は、何時間になるのでしょうか。月と年に分けてご紹介します。

3-1. 1ヶ月の労働時間の上限

1ヶ月を4週とすると、法定労働時間の上限は160時間となります。また、残業時間の上限は原則45時間であるため、205時間が1ヶ月における総労働時間の上限目安です。

もし特別条項付きの36協定を結んでいた場合は100時間未満が残業の上限時間になり、260時間未満が月の総労働時間の上限目安となります。ただし、残業が45時間を超えても良いのは年に6ヶ月とされていることに加え、2～6ヶ月の残業時間の平均は80時間以内におさめなくてはならないため、毎月260時間以上になる場合は、違法となる可能性が高いです。

3-2. 1年の労働時間の上限

365日から土日祝日とお盆、年末年始の休暇を除くとおよそ240日となるため、8時間をかけあわせると年間の法定労働時間の上限目安は1,920時間になります。また、年間の残業時間の上限は360時間であるため、足し合わせると2,280時間が1年の総労働時間の上限目安になります。

特別条項を結んでいる場合は720時間が残業時間の上限となるため、総労働時間の上限は年間2,640時間となります。ただし、労使間で取り決めている特別条項の残業時間が720時間よりも短い場合、720時間以内であっても、取り決めている時間を超えることはできません。

4. 労働形態ごとの労働時間とその計算方法を紹介

労働時間の上限は「1日8時間、週40時間」が原則ですが、労働形態によっては上限が異なったり、考え方が異なったりします。ここからは、「変形労働時間制」「フレックスタイム制」「裁量労働制」の労働時間の上限について、解説します。

5. 労働時間の上限を超えた場合は罰金も…

36協定の締結なく週40時間を越えて働かせた場合や、36協定を結んでいても月45時間・年360時間の残業時間の上限が守られなかった場合の罰則は、違反した従業員一人につき『30万円以下の罰金』『半年以下の懲役』のいずれか、もしくは両方となっています。

会社の売上規模からすると軽い罰に感じるかもしれませんが、現代社会において、労働基準法違反で訴えられたり処分されたりすると、「従業員を大切にしない企業」「法律を守らないブラック企業」というイメージが広まってしまいます。

ブラック企業というマイナスなイメージをもたれてしまうと、採用が難しくなったり、そもそも社会的信用を失い資金調達や上場が難しくなるリスクがあります。

適正な勤怠管理によって、労働時間の上限を超過することがないようにしましょう。

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5-1. 労働時間の上限を超えないようにする勤怠管理方法

2019年の働き方改革関連法が施行されたタイミングで、労働時間の管理は客観的な記録によって行うことが求められるようになりました。労働基準法にて、使用者は労働時間を把握する義務があるため、労働時間の管理は正確に行わなければなりません。

そこで本記事では、勤怠管理の方法として以下の3つをご紹介します。

①タイムカード
②エクセル
③勤怠管理システム

タイムカードでの管理は、今もなお使われている親しみのある勤怠管理の方法です。操作が簡単である反面、労働時間の計算が手集計となるためもミスをしやすかったり、データ改ざんなどのリスクがあります。

エクセルでの管理は、関数を入れることで労働時間の算出を楽に行うことができます。ただし、労働時間の入力は従業員の自己申告となるため、実際に働いた時間との整合性が保たれているかがわからないという懸念点があります。

最後に勤怠管理システムは、導入費用がかかったり、設定に時間がかかるなど、上記の2つの方法比べて導入までのコストが多くかかります。しかし導入をしてしまえば、簡単な操作で勤怠を行えるうえに、労働時間が自動で算出されたり、有給の付与日数が一目でわかるなど、コスト以上に魅力が多い方法となります。

6. 従業員の労働時間を管理して法律違反を予防しよう

法改正によって、企業の労働時間や残業時間はこれまでより厳しく取り締まられるようになりました。過度の長時間労働は、社員の幸福度や労働生産性の低下にもつながります。

従業員の労働時間を把握し、必要に応じて改善していくためには、正確な労働時間を把握できる勤怠管理の仕組みが必要です。

旧来のタイムカードや出勤簿による勤怠管理では「集計してみるまで残業時間がわからず、知らないうちに労働時間の上限を越してしまう」「自己申告制によるためサービス残業が横行している」など、労働時間の適切な把握や管理には適さない面があります。

そのため、従業員の労働時間がリアルタイムでわかり、残業時間の把握が便利なクラウド型の勤怠管理システムの導入を検討されてみてはいかがでしょうか。