働き方改革の推進により、企業の適正な勤怠管理の義務が重要視されてきています。同時に、企業の労働力不足を解消するために、正社員やパート、派遣社員などのさまざまな雇用形態、フレックスタイム制、変形労働制などの多様な勤務形態により、それぞれに適応した勤怠管理をおこなう必要性が出てきました。

今回は、それぞれの雇用形態に合った勤怠管理の方法と、メリットやデメリットについて紹介します。

1. パート・アルバイト社員の勤怠管理のポイント

パート・アルバイト社員の勤怠管理をおこなうにあたり、勤怠管理で管理すべき情報を再確認していきましょう。

またパート・アルバイト社員の管理ならではの注意点もあわせて紹介します。

1-1. 勤怠管理で管理すべき情報

勤怠管理において、管理すべき情報としては以下が挙げられます。

• 始業・終業時刻、労働時間、休憩時間

正確な労働時間把握のために1分単位での記録が必要であり、賃金計算にも影響します。

• 時間外労働時間、深夜労働時間、休日労働時間

法定労働時間を超える勤務には割増賃金が必要であり、異なる割増率が適用されるため、正確な把握が必要です。

• 出勤日、欠勤日、休日出勤日

従業員の健康管理や給与計算に影響するため、1か月単位でも勤務状況を把握しましょう。

• 有給取得日数・残日数

年次有給休暇の取得が義務化されているため、従業員の有給休暇の取得状況を把握することが重要です。

勤怠管理に関する法律について、詳しく確認したい方は以下の記事をご確認ください。

参考：勤怠管理は法律上の義務！勤怠に関する労働基準法を徹底解説

1-2. パート・アルバイトの勤怠管理の注意点

時給制のパートやアルバイト従業員は、勤務時間が一定ではないことがあります。そのような従業員の勤怠管理をする際には、以下の点に注意が必要です。

シフト作成が必要

パートやアルバイトの従業員は、基本的にはシフト制で働きます。学生や主婦の従業員が多い場合は、長期休暇によって出勤ができない日が増えたり、急な休みが発生したりするため、シフト作成と管理が非常に重要になります。

シフト作成時には、本人の希望や1日あたりの人件費を考慮する必要があるため、シフト作成の担当者の工数が大きい傾向があります。パートやアルバイトの従業員数が多ければ多いほど、シフト作成に必要な時間は増大していくでしょう。

給与計算が複雑になりやすい

前述したようにパートやアルバイト従業員はシフト制で働くのが一般的です。シフトは毎月変動し、勤務時間の管理や休憩時間の有無などを細かく確認する必要があります。遅刻や早退、急な休みが発生したり、ヘルプで入ってもらったりすることもあるため、シフト表のままで給与計算ができないからです。

給与計算が複雑になると、人の手による管理・計算ではミスが発生しやすくなります。

所得制限がある従業員の管理

パート・アルバイト従業員の中には、配偶者や親などの社会保険の扶養に入るためや所得税の控除を受けるために所得制限をしている人がいます。

そのような従業員に対しては、働きすぎによって所得制限を超えてしまわないように注意しなければなりません。

年間の収入額が一定ラインを超えると、社会保険の扶養や所得税の扶養が変動する「106万円、130万円、160万円の壁」があるため、雇用契約を結ぶ際にすりあわせをおこなうことが重要です。また、契約内容に則った働き方ができるようにシフトを組むことも重要になります。

勤怠の不正が発生することがある

シフト制で働く従業員の勤務時間の管理は、タイムカードでおこなうことが多いです。打刻機にタイムカードを入れて、出勤と退勤を管理します。

このタイムカード制は不正がしやすいという大きな問題があります。遅刻をしそうなときに仲の良い従業員に頼んで先にタイムカードを押してもらったり、わざと打刻をせずに「打刻忘れ」として申告して遅刻や早退をもみ消したりという行為が発生する恐れがあります。

2. 主な勤怠管理の方法

勤怠管理には、手書きの出勤簿・タイムカード・エクセル（表計算）・勤怠管理システムの4つの方法があります。

厚生労働省によると、雇用形態は『正社員』、『派遣労働者』、『契約社員』、『パートタイム労働者』、『短時間正社員』、『業務委託を結んで働く人』、『家内労働者』、『自営型テレワーカー』の8つに区分されています。

それぞれが働く場所や時間、給与体系などの条件もさまざまです。企業はこのような雇用形態の異なる労働力で成り立っており、それぞれの従業員の雇用形態に対応ができる勤怠管理をおこなう必要があります。

2-1. 手書きの出勤簿

出勤簿による勤怠管理は、どのような雇用形態においても関係なく利用することができます。また、外出先でも記入が可能で、出退勤や休憩時間などを一元管理できます。しかし、自分で時間を記入することになるため、不正申告やサービス残業の原因になりかねません。

したがって、企業は従業員の正確な労働時間を把握することは難しいでしょう。

2-2. タイムカード

タイムカードは、低コストで運用でき、月単位の労働時間を1枚で把握することができます。しかし、タイムレコーダーの設置が必須であり、テレワーカーや外回りが多い営業職の従業員の場合は、リアルタイムに打刻することができません。

また、タイムレコーダーの種類によっては、出退勤の時間のみを記録することに対応しているものがあるため、集計が煩雑になりがちです。さらに、月末の集計作業ではエクセルや電卓などで計算する必要があるため、人為的ミスのリスクを考慮する必要があります。

2-3. エクセル

エクセルは、セルに数式を入力しておくことで自動計算がおこなわれる利便性があります。インターネット上で多種多様なテンプレートが無料で公開されているため、導入コストはかかりません。

一方で、入力作業は手作業のため、ミスや不正が起こりやすく、正確な勤怠管理は難しいでしょう。

2-4. 勤怠管理システム

勤怠管理システムは、PC・スマートフォン・タブレットなど、さまざまな打刻方法を搭載しているものが多いため、リアルタイムで従業員の勤怠状況を確認することができることに加えて、リモートワーカーや直行直帰が多い営業職の従業員であっても簡単に打刻をすることができます。

さらに、給与計算システムと連携することで、従業員の勤怠情報を元に自動で給与計算をおこなうことができるなど、人事総務業務コストを大幅に削減することができます。

一方で、勤怠管理システムを導入するにあたって、企業規模やカスタマイズ内容によっては費用がかさむ場合があるため、費用対効果を考慮する必要があります。

とはいえ、いきなり勤怠管理システムを導入するのは不安な方もいらっしゃるのではないでしょうか。そのような方に向けて当サイトでは「勤怠管理システム導入ガイド」という資料を無料配布しております。本資料では現状の管理から勤怠管理システムに移行する際の手順はもちろん、パートアルバイトでも正確に管理できるようなシフト管理や有給管理の方法についても解説しております。

またシステム導入前のチェックシートも添付しており、中長期的にシステムを検討している方に大変参考になる内容となっておりますので、興味のある方はこちらから無料でダウンロードしてご覧ください。

関連記事：勤怠管理システムとは？はじめての導入にはクラウド型がおすすめ

3. 勤怠管理システムでパートの勤怠管理をおこなうメリット

パート勤務者の勤怠管理を勤怠管理システムでおこなうと、業務の効率化を中心にメリットが発生します。具体的にどのようなメリットがあるかみていきましょう。

3-1. 労働時間や給与計算が楽になる

勤怠管理システムの一番のメリットは、勤怠管理にかかる工数を削減できることです。

労働時間の集計もワンクリックで可能なため、タイムカードをExcelに転記する際のミスをなくし、労働時間の集計にかかる時間をゼロにすることができます。

運用を始める前に条件の設定が必要ではありますが、一度設定すれば労働時間の管理や給与計算の負担は大きく減らせます。特に労働時間の管理は、タイムカードと連動させることによってほとんど人の手がかからなくなるでしょう。

3-2. シフト作成の負担を軽減できる

パート・アルバイトの勤怠管理では、シフト作成の負担が大きいというお話をしました。その負担を勤怠管理システムの導入によって減らすことが可能です。

勤怠管理システムであれば、パート・アルバイトの従業員がスマホでシフトの希望日を入力して提出した後は、自動でシステムに収集されます。そこからシフトを作成することができるため、シフトの収集にかかる時間や漏れを減らすことができます。

ヒューマンエラーも発生しにくいため、希望休が取れなかったり、働きすぎによる問題が発生したりするリスクも減らせます。

3-3. 打刻漏れや不正打刻を防ぎやすくなる

勤怠管理システムには、アラートや認証機能がついているものがあります。これらを利用することで、打刻漏れや不正打刻を防げることも大きなメリットです。

指紋認証やI顔認証などの方法で打刻ができれば、不正打刻はほとんどできなくなります。加えて、ICカードでの打刻など、打刻にかかる工数を減らしたり、打刻漏れの際のアラートで、打刻漏れを減らせるため、タイムカードの内容を確認したり、聞き取りをしたりする手間も減らせます。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

4. 「クラウド型」と「オンプレミス型」の勤怠管理システムの違いとは

勤怠管理システムには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類があります。自社に適した勤怠管理システムを導入するために、それぞれの違いを確認しておきましょう。

4-1. クラウド型勤怠管理システムとは

クラウド型とは、インターネット環境で利用することができるサービスです。多くのクラウド型勤怠管理システムは、人事労務関係の法改正の場合であっても自動アップデートをおこなっているため、自社の人事担当者が対応する必要はありません。

また、自社でサーバーを保有する必要がないため、保有データの容量やデータの保管場所を自社内で用意する必要がありません。費用面においてもオンプレミス型のものと比較すると安価で利用することができるため、最近はクラウド型の導入が進んでいる傾向にあります。

4-2. オンプレミス勤怠管理システムとは

オンプレミス型とは、自社内のネットワークシステムの中に勤怠管理システムを管理するサービスです。サーバーの用意、システムをサーバーにインストールする必要があり、導入までに数ヶ月必要になる場合が一般的です。大規模であったり、機能が多かったりする場合は、導入に大きなコストがかかります。

クラウド型より大容量のデータを保存できるというメリットや、自社に最適なシステムを構築できることなどのメリットもあるため、大企業で導入することが多い傾向にあります。

5. パートやアルバイトの煩雑な給与管理には勤怠管理システムがおすすめ

勤怠管理システムは、企業の人事労務担当者だけではなく、従業員にとっても業務効率化につながり、企業の生産性の向上が期待できます。

また、時間がかかるパート従業員のシフト作成も、機能を備えた勤怠管理システムの導入で効率化されます。働き方改革で、さまざまな法改正が実施されており、企業は従業員の正確な勤怠管理をおこなうことが義務化されました。勤怠管理システムの導入は、労働問題のリスクを回避するだけではなく、多くのメリットをもたらしてくれることでしょう。

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