手書きによるタイムカードの管理は、場合によっては問題になってしまうことがあります。正しく管理できるようにルールや注意点を知っておきましょう。

本記事では、手書きで勤怠管理をおこなう際に注意するポイントについて解説します。

1. 手書きのタイムカードや出勤簿は違法？

まずは手書きのタイムカードや出勤簿で従業員の労働時間を管理することの違法性や注意点など、気を付けたい部分から解説していきます。

1-1. 必ずしも違法になるわけではない

手書きの勤怠管理は、厚生労働省が労働時間を把握するための方法として定めている「客観的な記録」には該当しません。

手書きの記録は従業員自身で改ざんし、労務担当者が正確な実労働時間を把握できない可能性があるため「自己申告制」に該当します。

ただし、出勤簿に手書きで出退勤の時間を記入する勤怠管理がすべて違法となるわけではありません。

外回りの営業など労働時間を客観的に把握する手段がない場合に限り、自己申告制による勤怠管理が認められています。その場合は以下の措置を講じることが求められており、このルールを守れば手書きによる出勤簿の勤怠管理は違法ではありません。

（２） やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
① 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明をおこなうこと
② 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
③ 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的におこなわれていないか確認すること

引用：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

1-2. 自己申告制による勤怠管理の注意点

2. タイムカードへの時間の書き方

タイムカードを手書きで管理する場合の問題点は、客観的な記録であると認められないことに加えて、従業員数が多いと管理が難しくなる点が挙げられます。

管理が煩雑になった結果、計算や記入ミスが発生し、正確な従業員の労働時間を把握できなくなった場合は、トラブルになってしまうでしょう。

手書きのタイムカードをミスなく管理するには、書き方や記載すべき内容にルールを作り、統一することが大切です。タイムカードに記載する内容には以下のものが必ず必要です。

• 出勤日
• 労働日数
• 休憩時間
• 出勤、退勤の時刻
• 日別の労働時間数
• 時間外労働をおこなった日付・時刻・時間数
• 休日労働をおこなった日付・時刻・時間数
• 深夜労働をおこなった日付・時刻・時間数

これらに加えて、承認印や備考欄などを設けることも多いです。必要な項目は管理方法や必要なデータに合わせて変化させて問題ありません。

ただし、労働基準法に則って管理しなくてはいけません。必須事項が漏れていると労働時間の把握ができていないと考えられ、問題にある恐れがあるからです。

また、時間の計算方法や書き方はわかりやすいルールを設定し、従業員に周知して全従業員への理解を深めなくてはいけません。

3. 手書きで記入する場合の注意点

手書きによる勤怠管理は、少人数であればコストを抑えて管理ができます。しかし、シフトと実績の照合作業や、打刻漏れの際に従業員へ確認の連絡など、アナログな方法だからこその問題点も少なくありません。

本項目では、勤怠管理をタイムカードに手書きでおこなう際、注意するポイントについて解説します。

4. 勤怠管理のポイント

勤怠管理を正確におこない、企業の責任を果たすにはポイントを抑えて効率的に業務を進めることが大切です。実践したい2つのポイントを解説します。

4-1. 自社の勤務形態に合わせた勤怠管理をおこなう

雇用形態は、正社員だけではなく契約社員、派遣社員、パート、アルバイト、また最近では自宅に居ながら仕事ができるテレワークという働き方も徐々に浸透しつつあります。

このように、柔軟な働き方が社会に浸透していくのはよいことですが、勤務形態が複雑になれば勤怠管理も複雑になってしまいます。そのため、「正しい勤怠管理ができるか」ということが課題となっている企業も少なくありません。

雇用形態が違う従業員がいるだけでも給与計算が煩雑になり、人数や雇用形態の種類が多ければ集計にも時間と工数がかかります。また、パートやアルバイトの場合はシフトで勤務している場合が多く、希望日を聞いて人員配置をする作業、そして変動するシフトから給与を計算する業務はかなり面倒で煩雑な内容になります。

したがって、それぞれの勤務形態の労働状況をどのように正確にデータを吸い上げて、ミスなく給与計算につなげられるかが、勤怠管理の重要なポイントになってくるでしょう。　

4-2. 勤怠状況を正確に把握する

従業員の勤怠の状態を正確に把握することは、コスト削減につながっていきます。その理由は、給与計算が正しくおこなわれるからです。給与計算が正しく処理されていないと、残業代や保険料、税金などの計算を間違えてしまい、多く支払ってしまうかもしれません。

反対に給与を少なく支払ってしまった場合、それが労使ともに長期間気づかなかった場合はトラブルに発展し、まとめて支払うという結果になる恐れもあります。

こうしたリスクを軽減するには、勤怠状況の管理と正確な給与計算が欠かせません。

また、日頃から勤怠管理をしっかりとおこない、それに基づいて勤務時間などの情報を正しく吸い上げることで、余計な時間や工数を使わなくて済みます。

より正確な勤怠管理をするとなると業務が増えるイメージがありますが、最終的にはコスト削減につながることが多いです。アナログな方法に限界を感じ始めたら、勤怠管理システムなどの導入して、効率的で正確な勤怠管理ができるようにしましょう。

5. タイムカードを手書きするメリット・デメリット

勤怠管理は企業にとって重要な業務の1つです。勤怠を管理する方法はさまざまで、デジタル化が進んでいますがアナログな方法もまだまだ残っています。しかし、今後はさらに働き方が多様化されることが考えられるため、労働時間や給与計算などの業務が煩雑になり管理が難しくなるでしょう。

変化する働き方やこれからの世代に対応することを考えると、手書きからデジタル管理への変更も考えなければなりません。今一度手書きするメリットとデメリットを考え、今後の勤怠管理に生かしましょう。

システムを導入してペーパーレス化を進める方法については下記の記事でも詳しく解説しています。

関連記事：勤怠管理をペーパーレス化するには？電子化のメリット・デメリットも解説

5-1. タイムカードを手書きするメリット

まずは、タイムカードを手書きするメリットを見ていきましょう。

コストがかからない

手書きのタイムカードは従業員の少ない企業にとって、安価なコストで勤怠管理を円滑にする利点があります。

導入費用やランニングコストが抑えられるため、会社全体の従業員数が少ない企業や、今期・来季以降の予算を抑えたいと考えている企業にとってはメリットとなるでしょう。

フォーマットを自由にカスタマイズできる

手書きのタイムカードであれば、フォーマットを自由にカスタマイズできるというメリットもあります。

フォーマットに個々の従業員の労働時間や残業時間、休日出勤や休日労働などの項目を入れることもできるため、部署ごとの勤怠管理が容易になります。

5-2. タイムカードを手書きするデメリット

手書きのタイムカードは、コストがかからず自由にフォーマットを作れるというメリットがありました。しかし、デメリットもあり、こちらの方が担当者の業務負担につながるため確認しておきましょう。

勤怠情報改ざんのリスク

タイムカードを手書きで管理するデメリットとして、勤怠情報の改ざんが挙げられます。例えば、遅刻をした従業員が、本人はオフィスに到着していない場合であっても、タイムカードへの代筆を同僚に頼むことができます。

すると、本人は遅刻をした場合であっても、タイムカード上の記録では定時前に出社していることになるため、遅刻と扱われないという事象が発生します。他にも、休日出勤をしていないのにしていることになったり、残業時間を多く記載したりするなどの不正も考えられます。

勤怠情報の改ざんのリスクがあるというのは、企業にとって大きなデメリットです。

関連記事：勤怠の改ざんが発覚！不正予防と対処法について徹底解説

 保管する手間がかかる

労働基準法では、タイムカード等の書類につき、5年間の保管義務が定められています。 しかし5年間（当分の間は3年間）ものタイムカードを保管するのは場所を取るうえ、管理が大変です。 また火災や紛失などによって、記録を失ってしまうリスクもあります。

関連記事：タイムカードの保管期間は5年！タイムカードの保管について徹底解説！

勤怠管理が正確にできない可能性がある

前述していますが、手書きのタイムカードの場合は、遅刻しても定時の出社時間を記載する、残業を水増しして申告するなど従業員による不正のリスクがあります。また、残業代の削減や長時間労働の隠蔽のために、企業側が勤怠情報を改ざんする可能性もあります。

勤怠管理を正確にすることは、正しい給与計算に直結します。しかし、手書きのタイムカードの場合は信頼関係がなりたっていないと、双方にとって「正確な給与が支給されない・できない」という大きな問題につながるデメリットがあります。

ヒューマンエラーが起こりやすい

手書きのタイムカードは、人によっては雑に記入したり癖のある文字で書いたりするため、集計時に読み間違いをしてしまう可能性があります。さらに、すべての従業員の出退勤時間を確認し、集計するという作業はヒューマンエラーが起こりやすいというデメリットもあります。

また、記入漏れや書き間違いなどがあれば、従業員への確認作業も必要になるため、業務効率が悪くなるというのもデメリットです。

6. 手書きによる勤怠管理は客観性と正確性を尊重しておこなおう

勤怠管理において、手書きでの運用は必ずしも違法ではありません。手書きであろうと他の手法であろうと、勤怠管理を正しくおこなっていればコンプライアンスを遵守していることになります。

しかし、手書きのタイムカードなどは「客観的な記録」としては認められないため、外周りの営業職など特殊な勤務形態以外の従業員は、電子機器などで勤怠管理をすることが求められます。また、手書きによる労働状況の把握はデメリットも多いため、正確な勤怠管理ができるシステムの導入などを検討してみることをおすすめします。