雇用契約とは?法的な位置付けと雇用契約書を作成すべき理由を解説 | jinjerBlog

雇用契約とは?法的な位置付けと雇用契約書を作成すべき理由を解説

労働者が使用者(企業)の労働に従事し、使用者がその労働に対して報酬を支払うことを約束する契約を「雇用契約」と言います。

雇用契約を締結した労働者は、労働保険や社会保険の加入や有給休暇の取得、使用者からの一方的な解雇の禁止など、労働法上の保護を受けることができます。

今回は、そもそも雇用契約とは何か、雇用契約はどのようにすれば成立するのか、必要な書類、雇用契約を結ぶ際のポイントについて、まとめました。

「入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を徹底解説!」

デジタル化に拍車がかかり、「入社手続き・雇用契約の書類作成や管理を減らすために、どうしたらいいかわからない・・」とお困りの人事担当者様も多いでしょう。

そのような課題解決の一手として検討していきたいのが、入社手続き・雇用契約のペーパーレス化です。

システムで管理すると、雇用契約の書類を作成するときに、わざわざ履歴書を見ながら書類作成する必要がありません。書類作成に必要な項目は自動で入力されます。

また、紙の書類を郵送する必要がないので、従業員とのコミュニケーションが円滑に進み、管理者・従業員ともに”ラク”になります。

入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を成功させるため、ぜひ「3分でわかる入社手続き・雇用契約のペーパーレス化」をご参考にください。

1. 雇用契約とは

雇用契約とは、民法623条により定義されている労働供給契約の1つです。

具体的には、当事者である一方(労働者)が相手方に使用されて労働に従事し、使用者である相手方は、その労働に対して賃金を与える約束をする契約のことです。

1-1. 雇用契約は「労働者を保護する」ためのもの

労働基準法では、雇用契約が認められた「労働者」に対し、使用者は次のような保護を与えることを義務付けています。

①「労働保険(雇用保険、労働災害保険)」や「社会保険(厚生年金、健康保険)」の加入(※)

②年次有給休暇の取得(※)

③残業代の規制

④雇用条件の不利益変更の禁止(使用者の一方的な都合による、労働者にとって不利益な雇用条件の変更は原則禁止)

⑤解雇権濫用法理(使用者の一方的な都合よる契約関係の解消はできない)

※は一定の労働条件・付与要件を満たした場合に発生するもの

これは、正社員や契約社員だけではなく、アルバイトやパートの立場であっても同様です。

たとえば、「③年次有給休暇の取得」に関しては、労働基準法第39条によって一定の要件を満たした場合に必ず発生するため、雇用契約書に「有給休暇はありません」と記載しても、法律上は無効となります。

関連記事:アルバイト採用でも雇用契約書は必要?書き方の基本や注意点

1-2. 「業務委託契約(請負契約・委任契約)」との違い

民法上の役務型契約には、雇用契約のほかに、「請負契約」「準委任契約」といった、いわゆる「業務委託契約」があります。これらと雇用契約との違いとしては、雇用契約が「労働者」として労働法上の保護を受けられるのに対し、請負契約や委任契約を結んで働く人は「事業主」扱いとなるため「労働者」としての保護を受けられないことにあります。

●「請負契約」とは

請負契約とは、発注者に依頼された仕事の完成や、成果物を納めることを目的とした契約のことです。受託者には、依頼された仕事を完成させる義務(瑕疵担保義務)が発生し、完成した仕事や成果物を納品して、はじめて報酬が支払われます。ただし、発注者の意に沿った結果や成果が得られないと、報酬を請求できません。

関連記事:雇用契約と請負契約の違いとは?それぞれの内容・注意点を解説

●「準委任契約」とは

準委任契約とは、発注者が依頼した一定の業務について、その処理の過程に報酬が発生する契約です。仕事の過程ではなく結果や成果を求めらる請負契約に対し、準委任契約は事務処理を目的とした契約です。発注者の意に沿っていない結果であっても、報酬の請求が可能です。

労働基準法や労働契約法は、雇用契約で生まれる労使間の主従関係によって、立場が弱くなりがちな労働者を保護し、労使のパワーバランスを均衡にする役割があります。

一方、完成した仕事に対して報酬が支払われる請負契約や、業務の遂行に対して報酬が支払われる準委任契約は、雇用契約のような「使用者」と「労働者」の主従関係ではなく、「事業者間の契約」であることから、労働法上の保護の対象外となるのです。

関連記事:雇用契約と業務委託契約の違いとは?メリット・デメリットを解説

1-3. 「労働契約」との違い

また、よく「雇用契約」と同じ意味で使用される言葉として「労働契約」があります。

前述したように、雇用契約は民法第623条で定義されている「雇用」に関する契約のことですが、それに対して労働契約は、労働基準法や労働契約法などで用いられている概念となります(法律内で明確な定義はなされていません)。

実生活で使用する分には、双方は同じ意味と捉えて良いですが、法律の観点からみると「労働者」の範囲に若干の違いがあります。そのため、雇用主と労働者の間に何らかのトラブルが生じて訴訟に発展した場合に焦点となる可能性があり、雇用主側としては注意しておくことが必要となります。

関連記事:雇用契約の定義や労働契約との違いなど基礎知識を解説

2. どうすれば雇用契約は成立するのか

それでは、実際に従業員と雇用契約を結ぶ際には、どのような対応を取れば良いのでしょうか。必要な書類や対応の流れについて解説します。

2-1. 雇用契約時に必要となる書類

労使間で雇用契約を取り交わす際に必要となる書類は、以下の2つです。

①雇用契約書

雇用契約書とは、雇用主と労働者が労働条件について互いに合意したことを証明するための書類です。契約書面の最後には、雇用主と労働者双方が署名・捺印をすることになります。

雇用契約書の発行は法律で義務付けられたものではありませんが、労使間のトラブルを回避するためには、双方の理解と合意を確認するための書類として、取り交わしておくのが無難でしょう。

関連記事:雇用契約書がないのは違法?考えられる4つのトラブルとその対処法

②労働条件通知書

労働条件通知書とは、労働契約の期間や賃金といった労働条件に係る事項を記載した書類のことです。

労働条件通知書は、労働基準法第15条のもと労働者に対して必ず交付しなければならない書類です。正社員ではなくアルバイト・パート・派遣社員といった形で雇用する場合でも、必ず作成して交付する必要があります。

関連記事:労働条件通知書と雇用契約書の違い|それぞれの役割と発行方法を解説

2-2. 雇用契約を結ぶ際の対応手順

雇用契約を結ぶ際には、以下の対応手順に従って手続きをおこなうと良いでしょう。

<1>入社手続きに必要な書類を回収する
<2>従業員の保険・税金に関係する手続きをおこなう
<3>法定三帳簿(労働者名簿・賃金台帳・出勤簿)を準備する
<4>パソコンや制服といった業務に必要な備品を準備し貸与する

雇用契約を結ぶ場合、雇用者側にはさまざまな手続きが求められます。そのため、手続きをマニュアル化したり、クラウドサービスを活用したりすることで、いかに簡単に・効率的に処理できるようにすることができるかが大事になります。

関連記事:雇用契約を締結する際の必要書類や手続きの流れを詳しく紹介

3. トラブルの無い雇用契約を結ぶためには

ここまで、雇用契約とは何か、そして、雇用契約を結ぶ際の具体的な流れについて記載する中で、雇用契約時には「雇用契約書」と「労働条件通知書」が必要となることを説明しました。

ここで、誤解を恐れずに申し上げると、雇用契約自体は、民法上「諾成契約」であるため、必ずしも書面締結しなくてはいけないものではありません。

そのため、正社員として雇用契約を結ぶ際は「雇用契約書」を残すことが一般的ですが、雇用期間や勤務時間が短いアルバイトやパートを採用する際は、お互いの意思があれば口頭でも成立するため、雇用契約書を交付しないケースもあります。(前述のように、労働条件通知書は必ず交付する必要があります。)

しかし、雇用主から一方的に交付される労働条件通知書だけでは、労働者の合意を物理的に確認することはできません。

そのため、労働条件通知書しか発行していない場合に労使間でトラブルがあると、

「労働条件通知書を受け取ったが合意していない」「書面の内容を理解できなかった」

などと主張され、労働者や労働組合から告発される可能性もあります。

つまり、トラブルの無い雇用契約を結ぶためには、労働者の理解と合意を得たという証拠を残しておくために、たとえアルバイトやパートであっても、雇用契約書はできるだけ取り交わしておくのが無難でしょう。

また、雇用契約書の中で雇用条件や行動規範をあらかじめ明示することで、従業員の意識向上につなげる事例もあるようです。

特に周知しておきたい重要な項目があれば、雇用契約書にあらかじめ記載し、署名・捺印時などに読み合せることで、必ず周知徹底させることもできるのではないでしょうか。

関連記事:雇用契約は口頭でも有効なのか?口頭で契約する際に注意すべき2つのリスク

4. 雇用契約を結ぶ際の4つポイント

上記のような従業員との「言った・言わない」「聞いた・聞いていない」の水掛け論を回避するためには、次の4つのポイントを押さえて雇用契約を取り交わすようにしましょう。

<1>労働条件や契約内容を漏れなく明示すること
<2>労働者に労働条件を書面で通知すること
<3>労働者に明示された労働条件や契約内容の詳細をきちんと説明すること
<4>労働者が明示・説明された労働条件や契約内容を理解したうえで合意していること

この4つを確保することで、「雇用の際の労働条件や契約内容について、労働者から完全な理解と合意を得た」という証拠が残すことができます。

雇用契約書を取り交わす際は、労働条件に対する説明に十分な時間をかけ、労働者の疑問や質問に対しても、細かくフォローしましょう。

関連記事:雇用契約を締結する際に押さえておくべき6つのチェックポイント

5. まとめ

以上のように、労使間でトラブルの無い雇用契約を結ぶためには、雇用契約書を発行して、従業員と取り交わしておくことが大事になります。

もちろん、雇用契約は諾成契約にあたるため、雇用契約書での書面締結がなくても契約は成立しますが、雇用契約書を取り交わしておくことで、労使間で労働条件や契約内容に対する理解、合意があったことを示すことができます。

労使間でトラブルがあった際、重要な証拠にもなるため、雇用契約書は正しく取り交わすようにしましょう。

関連記事:雇用契約書に記載すべき内容をイチから分かりやすく解説

入社手続きのペーパーレス化で工数削減を実現
近年、人手不足などの背景から、バックオフィス業務の効率化が多くの企業から注目されています。  

入社手続き・雇用契約は、書類作成時に履歴書を見ながら入力する作業がありますし、従業員に記入ミスがあると、書類を送り直して、修正してもらう必要があり大変です。

「今まで担当者がどうにかしていたけど、この春から従業員数が増えて、人力には限界がある。。」とお悩みの方は、入社手続き・雇用契約のペーパーレス化を検討してみましょう。

ペーパーレス化をすると、入社手続きをオンライン上で完結することができます。ペーパーレス化を検討することで、

・多様な打刻方法により、テレワークなどの働き方に柔軟に対応できる
・リアルタイムで労働時間を自動で集計できるため、月末の集計工数が削減される
・ワンクリックで給与ソフトに連携できる

など、人事担当者様の工数削減につながります。

「導入を検討するといっても、何から始めたらいいかわからない」という人事担当者様のために、勤怠管理システムを導入するために必要なことを21ページでまとめたガイドブックを用意しました。

人事の働き方改革を成功させるため、ぜひ「勤怠管理システム導入完全ガイド」をご参考にください。