請求書とは?書き方や管理方法、よくある課題や電子化まで網羅的に解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

請求書とは?書き方や管理方法、よくある課題や電子化まで網羅的に解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

請求書とは?書き方や管理方法、よくある課題や電子化まで網羅的に解説 - バックオフィスクラウドのジンジャー(jinjer)

請求書とは?書き方や管理方法、よくある課題や電子化まで網羅的に解説

請求書

企業間での取引で頻繁に扱われる請求書ですが、そもそもの請求書の役割や作成の仕方、送付までの一連の流れで細かいルールや規定があり、不安や疑問を持つこともあるのではないでしょうか。本記事では請求書の書き方や管理方法、よくある課題や電子化まで網羅的に解説しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

インボイス制度資料

無料ダウンロード

1.請求書とは

請求書作成

請求書とはサービスや商品の売り手側が買い手側にむけて、料金の支払いを要求する際に発行する文書です。請求書を事前に発行して取引を行うことで、請求書が証拠となり、安心して取引ができるようになります。
請求書には発行日や請求者の情報、請求額などいくつか記載項目があるので確認して記載しましょう。

手書きの請求書を封筒をもちいて郵送する、またはPDFデータなどをメールで送るケースもあります。
また請求書は取引の証拠にもなり、支払いの際にトラブルが発生しないように抑制する目的もあります。

2.請求書の書き方

WEB 請求書

請求書に記載すべき項目について法律上の決まりはありませんが、マナーや慣習の面から見てもこれだけは記載しておくべきといった項目があります。請求先情報、取引内容、請求金額などなどいくつかありますが、正確に記載することで企業間の取引もよりスムーズに進めることができるので、ミスのないように努めましょう。

請求書は手書きで書くこともあれば、PDFをもちいてデジタルで送付することもあります。
自社にあった運用方法を選択しましょう。

関連記事:【画像つき】請求書の手書きはダメ?書き方とポイント

関連記事:請求書の正しい書き方やポイント・注意点を詳しく解説

関連記事:請求書に印鑑は必要?いらない?押印する位置や種類まで網羅的に解説

関連記事:請求書の作成方法5ステップをイチから分かりやすく解説

3.請求書の送付について

請求書 アプリ

請求書を作成して、その後に実際に送付するまでの流れをご紹介します。
まず作成した請求書に関して社内で承認をとります。各企業ごとに承認されるまでのプロセスがことなり、特に紙管理の場合は承認がとれるまで時間がかかるケースが多いので、なるべくはやく承認をとっておきましょう。
その後は作成した請求書を送付状とともに封筒に封入します。(電子上で作成した請求書は紙に印刷をして封入します。)
その後準備ができ次第、発送するという流れになります。発送後に記載ミス等あれば気づいた段階でできるだけはやく再発行して、先方に謝罪の旨を添えて再度送付しましょう。

関連記事:請求書はFAXで送れる?送付方法や注意点を詳しく解説

関連記事:請求書の再発行を依頼された際の対応や注意点を解説

関連記事:請求書の発送方法や郵送するメリット・デメリット

関連記事:請求書を封入する際の封筒の書き方とは?マナーや電子請求書のメリットも解説

関連記事:請求書の印刷に適した用紙の選び方やプリンターについて

4.請求書管理について

請求書 オンライン

請求書は送付することもあれば、取引先から届くこともあります。請求書は経理書類の中でも特に量が多いので、適切な管理を行うことが必要不可欠です。
管理方法としてファイリングをしたり、エクセルでまとめたり、いくつか方法はありますが、自社にあった効率的な運用を心がけましょう。

関連記事:請求書管理|管理方法からシステム選びまでわかりやすく解説

関連記事:請求書はPDF化しても大丈夫?紙との違いや保存方法を解説

関連記事:請求書をエクセルで管理する方法や課題点を詳しく解説

関連記事:請求書の依頼から承認・発行までの流れや請求書の課題点

5.請求書の課題

請求書 ソフト 安全

請求書を扱う中では、起こりやすい問題がいくつかあります。
特に請求書を紙で管理している場合は紛失リスクや保管コストなど課題が生まれやすいです。各課題にそった対応策をまとめた記事もございますので、ご参照ください。

関連記事:請求書を誤送付してしまった際の対処法や対策について解説

関連記事:請求書を紛失したときの再発行の手順やリスクとは

関連記事:請求書のミス・訂正を見つけた際の対処法や注意点

6.請求書と電子化

請求書 オンライン

請求書を紙管理で行う場合に、課題が散見される場合が多く、中長期的には請求書業務を電子化することがのぞましいでしょう。

請求書の電子化とは請求書の発行から送付までを一貫してインターネット上で行い、請求書の電子データを取引先に送信することです。

PDF等の電子データをメールで送信したり、請求書発行サービスを利用してデータを送信したりなどさまざまな手法をもちいて請求書の電子化が可能です。

また請求書を電子化することでテレワークを行いやすかったりと、働き方もより柔軟に選ぶことができます。

関連記事:請求書電子化サービスのメリット・デメリットや選び方など網羅的に紹介

関連記事:テレワークの請求書処理の流れや必要なことについて解説

関連記事:請求書を電子化することのメリット・デメリットを徹底解説

関連記事:請求書作成サービスが注目される理由や選び方について

関連記事:請求書の電子保存要件や保存期間について解説

7.請求書ソフト

請求書 効率化

請求書を電子化するにあたってもっとも容易な対応方法は請求書ソフトを導入することです。請求書ソフトを導入すれば、印刷や郵送コストの削減はもちろん、請求書業務の効率化も実現できます。また請求書ソフトの中には無料で利用できるものもあり、手軽にはじめられることもポイントです。

関連記事:請求書の作成ソフトを無料で手に入れる方法を詳しく紹介

関連記事:請求書作成アプリとは?その特徴や選び方のポイントを解説

関連記事:Web請求書とは?システムの種類や選び方のポイントを解説

8.まとめ

請求書 ポイント

今回は請求書の作成から発行、電子化や請求書ソフトまで幅広く解説しました。

企業によって異なりますが、請求書は毎月数百枚以上発生することもあり、確認や管理に時間がかかるのはもちろん、担当者への負担も大きい業務です。

そのため中長期的には請求書発行ソフトを導入することをおすすめしています。システムを導入すれば、紙管理の課題がなくなり、工数削減にも大きく付与します。
多くの企業で検討が進んでいますので、ぜひ一度検討してみてください。

これ一冊でインボイス制度は完全理解!「2023年導入|インボイス制度ルールBOOK」

請求書に関する新しい制度としてインボイス制度が2023年より施行されますが、皆さまは諸々の準備を完了されていますでしょうか。

2023年(令和5年)10月1日より導入されるインボイス制度ですが、

「そもそも内容が難しすぎて理解できない」
「適格請求書は通常の請求書と何が違うのか」
「請求書の項目にどのような項目を追加すればいいのかわからない」

などお悩みの方もいらっしゃるでしょう。そのような方にむけて、基本的な概要や対象となる事業者、具体的な対応方法までとにかくわかりやすくまとめたルールBOOKをご用意いたしました。

問題なくインボイス制度に対応したいという方は、ぜひダウンロードしてご覧ください。

インボイス制度資料

無料ダウンロード

古屋匠憲

古屋匠憲

バックオフィス業務効率化のコンサルティングを経て、 現在はjinjer Blogの運営に携わっています。 法務・経理・総務を中心に管理業務の知見をもとに、現場の目線にあったコンテンツをお届けします。よくある課題から、単純な疑問まで担当者のお悩みを解消できるよう運営します。

経費管理のピックアップ

新着記事