打刻忘れが起きてしまう原因とは？対策方法も合わせて解説

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勤怠・給与計算

更新日: 2024.11.20
公開日: 2020.1.29
【監修者】石原昌洋
(特定社会保険労務士・中小企業診断士)

タイムカードで勤怠の管理をしていると、打刻忘れが起きがちです。ギリギリに駆け込んで忘れる、帰り際うっかり忘れるなどいろいろあります。

今回は、打刻忘れが起きてしまう要因や防止策について解説します。

関連記事：なぜ打刻は必要なのか？打刻忘れによるリスクを知り、必要性を理解しよう

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる！

タイムカードによる勤怠管理で頭を悩ませるのが、打刻漏れです。毎月締め日に漏れを確認し、従業員に問い合わせるだけでも多くの時間がかかってしまい、人事業務を圧迫していませんか？

勤怠管理システムでは打刻漏れがあった際にアラートが上がる仕組みになっており、すぐに打刻修正を行えるため、打刻漏れを減らし確認作業にかかる時間を減らすことができます。

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

「システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」

という人事担当者様のために、タイムカードの課題を勤怠管理システムでどのように解決できるのかをまとめた資料を無料で配布しておりますので、ぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

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1. タイムカードの打刻忘れが発生する原因
2. 打刻の必要性を再確認
3. タイムカードの打刻忘れの対策方法
4. 打刻漏れを防ぐためにシステムを導入しよう

1. タイムカードの打刻忘れが発生する原因

打刻忘れは、なぜ起きてしまうのでしょうか。いくつか考えられる原因について確認していきましょう。

1-1. タイムカードを打刻するという習慣がない

タイムカードの導入直後によくある原因ですが、従業員に「打刻する」という習慣がまだ根付いていないため、つい忘れてしまうことがあります。習慣になると忘れる人も少なくなりますが、最初は特に声がけなどをおこなわないと、忘れてしまう人が多いでしょう。

習慣化されないということは、社内の明確なルールになっていないとも言えます。全社員が打刻ルールを認知することで、徐々に習慣化されていく可能性が高いので、まずはルールの策定と周知をすることがおすすめです。以下の記事に具体的な打刻ルールを5点紹介していますので、気になる方はご覧ください。
▶タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

関連記事：建設業従業員の打刻に勤怠管理システムを活用する2つのメリット

1-2. 打刻する場所や手間・処理時間の問題

打刻するための機器の設置場所が、業務をおこなう付近にないことや、業務の前後に通る場所、目につく場所でないと、打刻を忘れることが多いでしょう。また、打刻の処理自体にいくつかの手順がある、時間がかかって混雑している…などの理由があると、後回しにしようなどの考えが働き、そのまま忘れてしまう傾向も見受けられます。

2. 打刻の必要性を再確認

打刻忘れの原因について解説しましたが、打刻はなぜ必要なのでしょうか。ここでは、必要性について再度確認していきましょう。

2-1. 会社には労働時間を把握する義務がある

2017年に厚生労働省から発行されたガイドラインでは、会社側は、従業員が働いている時間を適確に把握するために働いている日ごとの仕事の開始、終了時間を確認して記録することを示しています。

これは、勤務時間が多いときは、面談などを実施して、従業員個人が抱えている業務の負担を見直しし、休暇の取得を勧めるなどの検討が必要なためです。

また、厚生労働省によるガイドラインでは次のようなことも記載されています。

仕事の開始、終了時間の確認および記録の方法は、会社側が確認して正しく記録する
タイムカードやパソコンなどの記録から客観的なデータをもとに正しく記録する

参考：厚生労働省 | 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン

関連記事：労働時間を正しく理解してタイムカード打刻のミスをなくそう

2-2. 打刻時間と労働時間の関係

職場環境によっては、打刻する時間が必ずしも仕事の開始、終了時間と一致していないことがあります。そのような職場では、始業、就業時刻や残業時間を手で追記しているところも多いでしょう。

あとでトラブルにならないためにも、手書きで記入する仕事の始業、就業時刻や残業時間の定義については、例えば何をもって仕事の始業時間とするかなど、事前に従業員に対してきちんと説明しておきましょう。

関連記事：打刻まるめとは？考え方やルールの設定方法について詳しく解説

3. タイムカードの打刻忘れの対策方法

書類にチェックをしているイラスト

タイムカードの打刻忘れを防止する具体的な対策案についてご紹介していきます。

3-1. 個人の意識改革を促す

会社側でも対策は必要ですが、従業員側にも打刻忘れないように意識してもらうことが重要です。打刻を忘れないようにする対策は、手軽にできるものから、スマートフォンのアラームや予定通知機能を利用する、自分の作業場にメモを貼っておくなどがあります。

また、タイムカードを打刻忘れをしたとき、忘れた日は何時に仕事をはじめ、何時に仕事が終了したかを第三者を含めておこなう事実確認の手間についても共有しておけば、その手間を避けるためにも各自が忘れないように努力します。

3-2. 設置位置の見直し、張り紙の設置

タイムレコーダーなどの機器の設置場所について再度見直しをしてみましょう。業務の前後に誰もが通る場所や、目につきやすい場所に設置するのがおすすめ。設置する機器には数が限られるので、廊下などにも「タイムカードを押しましたか？」などの張り紙を貼ることも効果的です。

3-3. 勤怠管理システムを導入する

タイムカードの打刻忘れ対策として、勤怠管理システムを導入するのもおすすめです。最近の勤怠管理システムは、打刻方法もPC、スマホ、タブレットやICカードなどがあるので、作業環境に合わせて選ぶことができます。GPSなどと連動ができるシステムの場合は、不正打刻などの防止が可能です。

また、工数のかかるシフト管理機能や、有給・振休などの休暇管理もできるため、人事担当者の業務効率化も見込めます。勤務時間や残業時間の集計がリアルタイムにおこなわれ、打刻漏れのお知らせ機能や、長時間労働などにも早めに気づくことができ、タイムカードの押し忘れ以外にもさまざまなメリットがあります。

システムによっては、無料でお試し版が用意されているので、そちらで検証することも可能です。当サイトでは、打刻忘れの際のアラート機能がついた勤怠管理システム「ジンジャー勤怠」を例に、導入前後でどのように変わるのか具体的に解説した資料を無料で配布しております。実際の管理画面の画像と併せてご確認いただけるので、システムの導入をお考えの方はこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

4. 打刻漏れを防ぐためにシステムを導入しよう

打刻忘れの原因や対策などについて説明してきましたがいかがでしたか。業務内容や職場環境によって、原因などは多少異なるかもしれませんが、対策方法については、どの職場にも共通しておすすめです。

勤怠管理システムについては、上記で説明したとおり、打刻忘れ防止以外にもさまざまなメリットがあります。従業員が増えてきた会社や、勤務時間の計算に工数がかかっている会社も、ぜひに勤怠管理システムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

タイムカードの打刻漏れはシステム導入で解決できる！

実際、4時間かかっていた打刻漏れの確認作業がシステム導入によりゼロになった事例もあります。

「システムで打刻漏れを減らせるのはわかったけど、実際にタイムカードでの労働時間管理とどう違うのかを知りたい」

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石原昌洋

特定社会保険労務士・中小企業診断士。東洋大学大学院経営学研究科ビジネス・会計ファイナンス専攻博士前期課程修了。中小企業を中心に労務管理から研修、人事制度構築など幅広く支援を行っている。

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