タイムカードとは出退勤時刻の記録に用いるツールです。一方、勤怠管理システムは出退勤時刻の記録、集計、給与計算システムへの連携など、勤怠管理にまつわる一連の業務効率化に役立つシステムです。
タイムカードと勤怠管理システムには、打刻方法の種類や不正打刻の防止機能などに違いがあるため、自社に合ったものを導入しましょう。
本記事では、タイムカードと勤怠管理システムの違いや導入時のポイントを解説します。

1. タイムカードとは？

タイムカードとは、社員の出退勤時刻を記録する用紙やカードのことです。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むことで、時刻が打刻されます。職場の入り口などにあり、出勤時と退勤時に社員自ら打刻し労働時間の把握に利用します。

1-1. タイムカードのメリット・デメリット

タイムカードは、設置が簡単で低コスト、誰でも簡単に利用できる点がメリットです。システム上での打刻処理なども必要がないため、電子機器に不慣れな社員でも簡単に利用できます。
一方、打刻が漏れなど単純なミスが起きやすい点がデメリットです。個人を判別する仕組みがないため、代理打刻も簡単にできます。また、人事部門ではタイムカードを回収し、Excelや給与システムに反映してから給与を計算する必要があるため、集計作業に大きな手間がかかります。
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1-2. タイムカードのデメリット

一方、打刻が漏れなど単純なミスが起きやすい点がデメリットです。
個人を判別する仕組みがないため、代理打刻も簡単にできます。
また、人事部門では月初にタイムカードを配布し、月末にタイムカードを回収する収集作業が発生します。
収集した後はExcelや給与システムに反映してから給与を計算する必要があるため、集計作業に大きな手間がかかります。

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また、労働基準法においてタイムカードなどの勤怠データを5年間保管する義務が定められています。そのため、物理的な保管場所を確保しておかなければなりません。紙のコストだけでなく、5年経ったら廃棄するなど管理コストが発生してしまいます。

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2. 勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは出退勤時間の管理を含む、労働状況全般を管理できるシステムです。管理だけでなく、労働時間の自動集計から給与システムへの連携まで可能なため人事・総務部門の負担軽減に役立ちます。
また、社員はパソコンやスマートフォンなどで打刻ができ、直行直帰時や在宅勤務時のときも、手間なく正しい打刻が可能となります。

2-1. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムは、マルチデバイス対応で打刻の不正を防止できるだけでなく、割増賃金の計算や法改正にも対応しています。
また、勤務時間は逐次データ化されるため、社員の労働時間管理にも役立ちます。従業員毎にマイページが付与され、自身の現状の労働時間や有給休暇の消化状況の確認や休暇の申請などがおこなえるのです。

勤怠管理システムの中には、給与システムと連携できるものも存在しており、給与システムと連携することで、勤務時間や休暇日数、また残業時間などの情報を給与システムに連携し、給与の計算や支給を効率的におこなうことができます。

このように、打刻する社員だけでなく、人事・労務部門の負担軽減や業務効率化をサポートします。

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2-2. 勤怠管理システムのデメリット

一方、勤怠管理システムはタイムカードと比べ導入・運用、ともにコストがかかる点がデメリットです。
そのため、導入する勤怠管理システムの選定や選定前の事前準備をしっかりおこなう必要があります。近年、様々な会社が勤怠管理システムを提供しており、提供元によって特徴は様々です。
自社に適切な勤怠管理システムを導入するためにも、現状の課題を洗い出し、勤怠管理システムを入れる目的を整理してから、選定に取り掛かることをおすすめします。

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また、導入した後、浸透するまでに一定の時間がかかるため注意しましょう。
従業員向けの説明会を開いたり、使い方についての問い合わせが来た際に回答する担当者やFAQなどを用意をしておく必要があります。
この際、提供元のサポートが運用時も受けられるのかどうか、といった点を確認しておくと良いでしょう。

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3. タイムカードと勤怠管理システムの違い

タイムカードと勤怠管理システムの違いは大きく分けて打刻方法・集計方法・給与システムへの連携機能の3つがあります。それぞれ、詳しく解説します。

3-1. 打刻方法

タイムカードと勤怠管理システムの打刻方法の違いをまとめると以下のとおりです。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
打刻方法	タイムカード	パソコン、スマートフォン、タブレット、ICカード
不正打刻防止機能	なし	あり
打刻漏れ防止機能	なし	あり

タイムカードは単純な打刻のみにしか対応していません。一方、勤怠管理システムはマルチデバイスで打刻ができるだけでなく、社員それぞれにIDが付与されるため他人が打刻することはできません。また、GPS機能も搭載されているので、直行直帰時の打刻の不正も防止できます。
打刻内容はリアルタイムで確認でき、打刻漏れがあればメールなどでアラートの通知が可能です。また、システム上で勤怠時間を管理しているため、間違いもすぐに修正できます。

3-2. 集計方法

集計方法には以下の違いがあります。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
集計方法	手集計（手計算）	自動集計
リアルタイム集計	不可	可
確認作業の必要性	必要	不要

タイムカードでは、勤怠時間の打刻しかできないため、実際の労働時間を確認するためには一つひとつ手作業で集計が必要です。また、集計の際には手書きで打刻の修正などをしていないか、賃金の計算方法は間違っていないか、複数の確認作業もしなければいけません。
勤怠管理システムであれば、労働時間は割増賃金の時間帯などを分け、リアルタイムで自動集計されます。社員がインプットを間違えていない限り、集計内容を間違えることはほぼないため、確認作業も最低限で済みます。

3-3. 給与システムへの連携

給与システムに連携するときの違いは以下のとおりです。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
転記作業	必要	不要
確認作業の必要性	必要	不要

タイムカードの内容は直接給与システムと連携できないため、先にExcelなどに転記する必要があります。転記を手作業で行うなら、数字に誤りがないか何度も確認が必要です。
一方、勤怠管理システムはクリックのみで締め作業が可能です。さらに対応する給与システムと連携すれば、ボタン一つで集計データを流し込めます。また、CSVファイルでの出力も可能なので、直接連携ができない給与システムにもデータを簡単に反映させられます。

4. タイムカードと勤怠管理システムの選び方

タイムカードや勤怠管理システムを選ぶときは、どちらも会社の規模や社員の数などに応じて使いやすいものを選びましょう。それぞれポイントを解説します。

4-1. タイムカード

タイムカードには様々な種類がありますが、主に「利用推奨人数」「打刻回数の上限」「給与計算ソフトへの連携」の3点に違いがあります。

タイムカードの中には、利用人数に制限があるものもあります。そのため、まずは最大何名まで利用できるか確認しましょう。
また、出勤・退勤だけでなく、休憩時間も含めて打刻できるものだと集計がスムーズです。タイムカードの中には4回打刻できるもの、6回打刻できるものなど種類があるため、導入を検討しているタイムカードが何回まで対応しているのかを事前に確認しておきましょう。
最近では締め日を設定できるものや、簡単な集計に対応しているものもあります。また、別売りの給与計算ソフトや他社の給与計算ソフトと連携できるものもあります。

基本機能以外にどのような機能があるか、確認して選びましょう。

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4-2. 勤怠管理システム

勤怠管理システムを導入する際は、以下のポイントを確認するといいでしょう。

■業務効率化・外部連携

勤怠管理システムを導入するときは、効率化したい業務に対応しているか確認しましょう。たとえば、勤怠管理だけでなく、経費精算や給与計算など、バックオフィス業務全般を効率化したいのであれば、ほかのシステムと連携できるタイプがよいでしょう。

■使いやすさ・サポート体制

導入しても社員が使いづらければ業務を効率化できません。打刻画面はもちろん、管理画面が使いやすいかどうかも確認しましょう。サポート体制が充実していると、困ったときも安心です。

■法令遵守・セキュリティ対策

労働時間や賃金の計算方法は、法令遵守が必要なため、労働時間を超過しそうな社員には事前にアラートを送付する機能があると安心です。さらに、最低賃金など、法律上の変更には自動で対応するかどうかも確認しましょう。
クラウド型勤怠管理システムでは、データの漏洩や消失が起こらないよう、どのようなセキュリティ対策が取られているか確認しましょう。

■費用

勤怠管理システムは、導入費用のほか、月額利用料やオプション機能利用料など、複数の費用がかかります。また、利用人数により費用が変動することもあるため、自社の規模にあっているか確認しましょう。
トライアル利用などができる勤怠管理システムもあるため、実際の画面を使ってみてから検討してもよいでしょう。

5. タイムカードと勤怠管理システムの違いを理解して導入しよう！

タイムカードと勤怠管理システムは、どちらも出退勤の時間を管理できるツールではあるものの、対応できる業務の範囲に違いがあります。タイムカードは紙への打刻のみに機能が絞られているものが多く、勤怠管理システムは、打刻・集計・給与計算システムへの連携と、一連の業務に対応しています。
また、不正防止の観点からも、勤怠管理システムの導入が進んでいます。検討する際は、それぞれの違いを確認し、適したものを選びましょう。