タイムカードとは出退勤時刻の記録に用いるツールです。一方、勤怠管理システムは出退勤時刻の記録、集計、給与計算システムへの連携など、勤怠管理にまつわる一連の業務効率化に役立つシステムです。

タイムカードと勤怠管理システムには、打刻方法の種類や不正打刻の防止機能などに違いがあるため、自社に合ったものを導入しましょう。

本記事では、タイムカードと勤怠管理システムの違いや導入時のポイントを解説します。

1. タイムカードとは？

タイムカードとは、社員の出退勤時刻を記録する用紙やカードのことです。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むことで、時刻が打刻されます。職場の入り口などにあり、出勤時と退勤時に社員自ら打刻し労働時間の把握に利用します。

2. タイムカードのメリット

タイムカード導入のメリットとして以下が挙げられます。

• 導入コストを抑えられる
• 使用・管理しやすい

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2-1. 導入コストを抑えられる

タイムカードは、一般的に専用の機器（タイムレコーダー）とタイムカード用紙があれば運用開始できます。指紋認証やICカード認証などの高機能な勤怠管理システムと比較して、初期導入費用を大幅に抑えることが可能です。小規模な事業所や、予算が限られている企業にとって、手軽に導入できる点はメリットといえるでしょう。

2-2. 使用・管理しやすい

タイムカードの使い方はシンプルで、従業員は出勤時と退勤時にカードをタイムレコーダーに差し込むだけです。特別な操作や複雑な研修は不要なため、従業員のITリテラシーに左右されずにスムーズに導入できます。また、管理者側も、打刻されたタイムカードを集計するだけで勤怠状況を把握できるため、管理の手間が比較的少ないでしょう。そのため、勤怠管理にかかる時間や労力を削減し、他の業務に集中できるという利点があります。

3. タイムカードのデメリット

タイムカードのデメリットは次のとおりです。

• 管理に手間がかかる
•  打刻漏れや不正のリスクがある
• リアルタイムの勤怠管理が難しい

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3-1. 管理に手間がかかる

タイムカードは、基本的に紙ベースで運用されるため、集計作業に手間と時間がかかります。月の終わりに従業員全員のタイムカードを回収し、一人ひとりの出勤時間、退勤時間、休憩時間などを手作業で計算し、合計労働時間を算出する必要があります。従業員数が多い場合、この作業はかなりの負担となり、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。また、給与計算システムへのデータ入力も手作業で行う場合は、さらに二重の手間が発生しかねません。

3-2. 打刻漏れや不正のリスクがある

タイムカードは従業員自身が打刻するため、打刻忘れや打刻ミスのリスクが常に存在します。特に、急いでいる時や退勤時に打刻を忘れてしまうケースは少なくありません。打刻漏れが発生すると、正確な労働時間が把握できず、給与計算に影響が出る可能性があります。

また、従業員が他人のタイムカードを代わりに打刻する「代理打刻」や、実際には勤務していないのに打刻するといった不正行為が行われるリスクも否定できません。物理的なタイムカードでは、これらの不正を完全に防ぐことが難しいという課題があります。

3-3, リアルタイムの勤怠管理が難しい

タイムカードは、打刻された情報がその場でデジタルデータとして集計されるわけではありません。そのため、管理者が従業員の現在の出勤状況や残業時間などをリアルタイムで把握することは困難です。タイムカードを回収し、集計作業が完了するまでは、詳細な勤怠状況を知ることができません。これは、急な業務調整や残業時間のコントロールが必要な場合に、迅速な判断を下すうえでの障壁となるでしょう。

4. 勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは出退勤時間の管理を含む、労働状況全般を管理できるシステムです。管理だけでなく、労働時間の自動集計から給与システムへの連携まで可能なため人事・総務部門の負担軽減に役立ちます。
また、社員はパソコンやスマートフォンなどで打刻ができ、直行直帰時や在宅勤務時のときも、手間なく正しい打刻が可能となります。

5. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムのメリットは次のとおりです。

• 給与計算の効率化
• 多様な働き方の実現
• 不正の防止
• 法改正への対応

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5-1. 給与計算の効率化

勤怠管理システムは、従業員の打刻データ（出退勤時刻、休憩時間など）を自動で集計し、労働時間を正確に算出します。これにより、これまで手作業で行っていたタイムカードの集計作業が不要になり、給与計算業務の大幅な効率化が図れます。

例えば、残業時間、深夜労働時間、休日労働時間、有給休暇取得日数などを自動で計算し、ヒューマンエラーのリスクを低減できるでしょう。

5-2. 多様な働き方の実現

近年、リモートワーク、フレックスタイム制、裁量労働制など、多様な働き方が普及しています。勤怠管理システムは、これらの複雑な勤務形態にも柔軟に対応し、正確な勤怠管理を可能にします。

例えば、スマートフォンやPCから、オフィス外でも打刻ができるシステムであれば、リモートワークや直行直帰の従業員の勤怠管理も容易になります。

5-3. 不正の防止

タイムカードによる勤怠管理では、代理打刻や虚偽申告といった不正のリスクにつながりかねません。勤怠管理システムは、これらの不正を防止するための様々な機能を備えています。

勤怠管理システムの場合、管理者はリアルタイムで従業員の打刻状況を確認できるため、不審な打刻や打刻漏れがあった場合に早期に発見・対応できます。

5-4. 法改正への対応

労働基準法や働き方改革関連法など、勤怠管理に関する法令は頻繁に改正されます。勤怠管理システム、特にクラウド型システムは、これらの法改正に迅速かつ自動で対応できるため、企業が法令違反のリスクを軽減するうえで有効です。

6. 勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システム導入にあたっては以下のようなデメリットも把握しておきましょう。

• 導入・運用コストが発生
• 従業員への周知と教育が必要
• 情報漏洩のリスク

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6-1. 導入・運用コストが発生

勤怠管理システムの導入には、初期費用と継続的な運用費用が発生します。導入、運用にかかるコストは企業の規模や選択するシステムの機能によって大きく変動します。特に、高機能なシステムや大人数で利用する場合は、それなりの費用負担となるため、費用対効果を慎重に検討する必要があるでしょう。

6-2. 従業員への周知と教育が必要

新しい勤怠管理システムを導入する際は、従業員への十分な周知と操作方法の教育が不可欠です。例えば、打刻方法、申請方法、休憩時間の取り扱いなど、新しいシステムでの勤怠管理ルールを明確に伝え、周知徹底が必要です。

6-3. 情報漏洩のリスク

勤怠管理システムは、従業員の氏名、ID、勤務実績、給与に関連する情報など、個人情報を含む機密性の高いデータを扱います。そのため、情報漏洩のリスクへの配慮も必要です。

7. タイムカードと勤怠管理システムの違い

タイムカードと勤怠管理システムの違いは大きく分けて打刻方法・集計方法・給与システムへの連携機能の3つがあります。それぞれ、詳しく解説します。

7-1. 打刻方法

タイムカードと勤怠管理システムの打刻方法の違いをまとめると以下のとおりです。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
打刻方法	タイムカード	パソコン、スマートフォン、タブレット、ICカード
不正打刻防止機能	なし	あり
打刻漏れ防止機能	なし	あり

タイムカードは単純な打刻のみにしか対応していません。一方、勤怠管理システムはマルチデバイスで打刻ができるだけでなく、社員それぞれにIDが付与されるため他人が打刻することはできません。また、GPS機能も搭載されているので、直行直帰時の打刻の不正も防止できます。
打刻内容はリアルタイムで確認でき、打刻漏れがあればメールなどでアラートの通知が可能です。また、システム上で勤怠時間を管理しているため、間違いもすぐに修正できます。

7-2. 集計方法

集計方法には以下の違いがあります。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
集計方法	手集計（手計算）	自動集計
リアルタイム集計	不可	可
確認作業の必要性	必要	不要

タイムカードでは、勤怠時間の打刻しかできないため、実際の労働時間を確認するためには一つひとつ手作業で集計が必要です。また、集計の際には手書きで打刻の修正などをしていないか、賃金の計算方法は間違っていないか、複数の確認作業もしなければいけません。
勤怠管理システムであれば、労働時間は割増賃金の時間帯などを分け、リアルタイムで自動集計されます。社員がインプットを間違えていない限り、集計内容を間違えることはほぼないため、確認作業も最低限で済みます。

7-3. 給与システムへの連携

給与システムに連携するときの違いは以下のとおりです。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
転記作業	必要	不要
確認作業の必要性	必要	不要

タイムカードの内容は直接給与システムと連携できないため、先にExcelなどに転記する必要があります。転記を手作業で行うなら、数字に誤りがないか何度も確認が必要です。
一方、勤怠管理システムはクリックのみで締め作業が可能です。さらに対応する給与システムと連携すれば、ボタン一つで集計データを流し込めます。また、CSVファイルでの出力も可能なので、直接連携ができない給与システムにもデータを簡単に反映させられます。

8. タイムカードと勤怠管理システムの選び方

タイムカードや勤怠管理システムを選ぶときは、どちらも会社の規模や社員の数などに応じて使いやすいものを選びましょう。それぞれポイントを解説します。

8-1. タイムカード

タイムカードには様々な種類がありますが、主に「利用推奨人数」「打刻回数の上限」「給与計算ソフトへの連携」の3点に違いがあります。

タイムカードの中には、利用人数に制限があるものもあります。そのため、まずは最大何名まで利用できるか確認しましょう。
また、出勤・退勤だけでなく、休憩時間も含めて打刻できるものだと集計がスムーズです。タイムカードの中には4回打刻できるもの、6回打刻できるものなど種類があるため、導入を検討しているタイムカードが何回まで対応しているのかを事前に確認しておきましょう。
最近では締め日を設定できるものや、簡単な集計に対応しているものもあります。また、別売りの給与計算ソフトや他社の給与計算ソフトと連携できるものもあります。

基本機能以外にどのような機能があるか、確認して選びましょう。

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8-2. 勤怠管理システム

勤怠管理システムを導入する際は、以下のポイントを確認するといいでしょう。

■業務効率化・外部連携

勤怠管理システムを導入するときは、効率化したい業務に対応しているか確認しましょう。たとえば、勤怠管理だけでなく、経費精算や給与計算など、バックオフィス業務全般を効率化したいのであれば、ほかのシステムと連携できるタイプがよいでしょう。

■使いやすさ・サポート体制

使いづらいシステムであれば、導入しても業務効率化には繋がりません。。打刻画面はもちろん、管理画面が使いやすいかどうかも確認しましょう。サポート体制が充実していると、困ったときも安心です。

■法令遵守・セキュリティ対策

労働時間や賃金の計算方法は、法令遵守が必要なため、労働時間を超過しそうな社員には事前にアラートを送付する機能があると安心です。さらに、最低賃金など、法律上の変更には自動で対応するかどうかも確認しましょう。
クラウド型勤怠管理システムでは、データの漏洩や消失が起こらないよう、どのようなセキュリティ対策が取られているか確認しましょう。

■費用

勤怠管理システムは、導入費用のほか、月額利用料やオプション機能利用料など、複数の費用がかかります。また、利用人数により費用が変動することもあるため、自社の規模にあっているか確認しましょう。
トライアル利用などができる勤怠管理システムもあるため、実際の画面を使ってみてから検討してもよいでしょう。

9. タイムカードと勤怠管理システムの違いを理解して導入しよう！

タイムカードと勤怠管理システムは、どちらも出退勤の時間を管理できるツールではあるものの、対応できる業務の範囲に違いがあります。タイムカードは紙への打刻のみに機能が絞られているものが多く、勤怠管理システムは、打刻・集計・給与計算システムへの連携と、一連の業務に対応しています。

勤怠管理システムを導入すれば、給与計算の効率化や多様な働き方の実現、不正の防止などのメリットが期待できるため、取り入れる企業も増加傾向にあります。しかし、勤怠管理システムには、導入・運用コストが発生するだけでなく情報漏洩のリスクもあります。

タイムカードもしくは勤怠管理システムを導入する際は、それぞれの違いを確認し、適したものを選びましょう。