タイムカードとは出退勤時刻の記録に用いるツールです。一方、勤怠管理システムは出退勤時刻の記録、集計、給与計算システムへの連携など、勤怠管理にまつわる一連の業務効率化に役立つシステムです。

タイムカードと勤怠管理システムには、打刻方法の種類や不正打刻の防止機能などに違いがあるため、自社に合ったものを導入しましょう。

本記事では、タイムカードと勤怠管理システムの違いや導入時のポイントを解説します。

1. タイムカードと勤怠管理システムの違い

労働時間を正確に記録する方法としては、代表的なものに「タイムカード」と「勤怠管理システム」があります。

労働安全衛生法第66条の8の3に基づき、原則としてすべての労働者の労働時間の状況を客観的な方法で把握することが企業に義務付けられています。これは、労働時間の適正な管理や過重労働の防止、そして適切な給与支払いをおこなううえでも非常に重要です。

タイムカードと勤怠管理システムには、それぞれ特徴や利便性の違いがあり、特に「打刻方法」「集計方法」「給与システムとの連携機能」の3点で大きく異なります。それぞれ、詳しく解説します。

参考：労働時間の状況の把握義務｜厚生労働省

関連記事：勤怠管理は法律上の義務！勤怠に関する労働基準法と2024年最新の法改正を徹底解説

1-1. 打刻方法

タイムカードと勤怠管理システムの打刻方法の違いをまとめると次のとおりです。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
打刻方法	タイムカード（紙）	パソコン、スマートフォン、タブレット、ICカード
不正打刻防止機能	なし	あり
打刻漏れ防止機能	なし	あり

タイムカードは基本的に単純な打刻のみをおこなうため、出退勤の記録に限定されます。そのため、打刻忘れや不正を防ぐ機能はほとんどありません。

一方、勤怠管理システムはパソコンやスマートフォン、タブレットなど複数のデバイスから打刻できる柔軟性を持っています。さらに、従業員ごとに個別のIDが付与されるので、他人による代理打刻の心配もありません。

加えて、GPS機能を活用すれば、直行直帰時の打刻位置を確認でき、不正打刻の抑止にもつながります。打刻情報はリアルタイムで反映されるため、管理者は即座に勤務状況を把握できます。

また、打刻漏れや異常が発生した場合には、メールやアプリ通知でアラートが届くので、見逃しを防ぐことが可能です。さらに、システム上で勤怠時間が一元管理されているため、集計ミスや手計算による誤りもすぐに修正し、正確な労務管理を実現できます。

1-2. 集計方法

集計方法には次の違いがあります。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
集計方法	手集計（手計算）	自動集計
リアルタイム集計	不可	可
確認作業の必要性	必要	不要

タイムカードでは、勤怠時間の打刻しかできないため、実際の労働時間を確認するためには一つひとつ手作業で集計が必要です。また、集計の際には手書きで打刻の修正などをしていないか、賃金の計算方法は間違っていないか、複数の確認作業もしなければいけません。

勤怠管理システムであれば、労働時間は割増賃金の時間帯などを分け、リアルタイムで自動集計されます。従業員がインプットを間違えていない限り、集計内容を間違えることはほぼないため、確認作業も最低限で済みます。

1-3. 給与システムへの連携

給与システムに連携するときの違いは次のとおりです。

項目	タイムカード	勤怠管理システム
転記作業	必要	不要
確認作業の必要性	必要	不要

タイムカードの場合、打刻データを直接給与システムに連携できないことが多く、Excelなどに転記して給与計算用に整える必要があります。この場合、手作業での入力になるため、数字に誤りがないか確認作業を何度もおこなわなければなりません。

一方、勤怠管理システムでは、打刻データの集計や締め作業をボタン操作で簡単におこなえます。対応する給与システムと連携すれば、集計データをワンクリックで反映させることが可能です。また、CSV形式でデータを出力できるので、直接連携に対応していない給与システムでも簡単に取り込めるでしょう。

2. タイムカードとは？

タイムカードとは、従業員の出退勤時刻を記録する用紙やカードのことです。タイムレコーダーにタイムカードを差し込むことで、時刻が打刻されます。職場の入り口などにあり、出勤時と退勤時に従業員自ら打刻し労働時間の把握に利用します。

3. タイムカードのメリット

タイムカード導入のメリットとして次が挙げられます。

• 導入コストを抑えられる
• 使用・管理しやすい

関連記事：タイムカードの電子化とは？システム導入のメリットや方法・注意点を解説

3-1. 導入コストを抑えられる

タイムカードは、一般的に専用の機器（タイムレコーダー）とタイムカード用紙があれば運用開始できます。指紋認証やICカード認証などの高機能な勤怠管理システムと比較して、初期導入費用を大幅に抑えることが可能です。小規模な事業所や、予算が限られている企業にとって、手軽に導入できる点はメリットといえるでしょう。

3-2. 使用・管理しやすい

タイムカードの使い方はシンプルで、従業員は出勤時と退勤時にカードをタイムレコーダーに差し込むだけです。特別な操作や複雑な研修は不要なため、従業員のITリテラシーに左右されずにスムーズに導入できます。

また、管理者側も、打刻されたタイムカードを集計するだけで勤怠状況を把握できるので、管理の手間が比較的少ないでしょう。そのため、勤怠管理にかかる時間や労力を削減し、他の業務に集中できるという利点があります。

4. タイムカードのデメリット

タイムカードのデメリットは次のとおりです。

• 管理に手間がかかる
•  打刻漏れや不正のリスクがある
• リアルタイムの勤怠管理が難しい

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4-1. 管理に手間がかかる

タイムカードは、基本的に紙ベースで運用されるため、集計作業に手間と時間がかかります。月の終わりに従業員全員のタイムカードを回収し、一人ひとりの出勤時間、退勤時間、休憩時間などを手作業で計算し、合計労働時間を算出する必要があります。

従業員数が多い場合、この作業はかなりの負担となり、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まります。また、給与計算システムへのデータ入力も手作業でおこなう場合は、さらに二重の手間が発生しかねません。

4-2. 打刻漏れや不正のリスクがある

タイムカードは従業員自身が打刻するため、打刻忘れや打刻ミスのリスクが常に存在します。特に、急いでいる時や退勤時に打刻を忘れてしまうケースは少なくありません。打刻漏れが発生すると、正確な労働時間が把握できず、給与計算に影響が出る可能性があります。

また、従業員が他人のタイムカードを代わりに打刻する「代理打刻」や、実際には勤務していないのに打刻するといった不正行為が行われるリスクも否定できません。物理的なタイムカードでは、これらの不正を完全に防ぐことが難しいという課題があります。

4-3. リアルタイムの勤怠管理が難しい

タイムカードは、打刻された情報がその場でデジタルデータとして集計されるわけではありません。そのため、管理者が従業員の現在の出勤状況や残業時間などをリアルタイムで把握することは困難です。

タイムカードを回収し、集計作業が完了するまでは、詳細な勤怠状況を知ることができません。これは、急な業務調整や残業時間のコントロールが必要な場合に、迅速な判断を下すうえでの障壁となるでしょう。

5. 勤怠管理システムとは？

勤怠管理システムとは出退勤時間の管理を含む、労働状況全般を管理できるシステムです。労働時間の自動集計から給与システムへの連携まで可能なため人事・総務部門の負担軽減に役立ちます。

また、従業員はパソコンやスマートフォンなどで打刻ができ、直行直帰時や在宅勤務時でも、手間なく正しい打刻が可能となります。

6. 勤怠管理システムのメリット

勤怠管理システムのメリットは次のとおりです。

• 給与計算の効率化
• 多様な働き方の実現
• 不正の防止
• 法改正への対応

関連記事：勤怠管理システムのメリット7つを徹底解説！デメリットはある？
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6-1. 給与計算の効率化

勤怠管理システムは、従業員の出退勤時刻や休憩時間などの打刻データを自動で集計し、正確な労働時間を算出します。これにより、従来手作業でおこなっていたタイムカードの集計作業が不要となり、給与計算業務を大幅に効率化できます。

さらに、残業時間や深夜労働時間、休日労働時間、有給休暇の取得日数などもシステムが自動で計算するので、計算ミスや入力ミスといったヒューマンエラーのリスクを大幅に低減できるでしょう。また、管理者はリアルタイムで勤怠状況を確認できるため、労働時間の適正管理や法令遵守の観点でも安心です。

6-2. 多様な働き方の実現

近年、リモートワークやフレックスタイム制、裁量労働制など、多様な働き方が広く普及しています。それに伴い、従来の一律の勤務時間管理では対応が難しくなり、正確かつ効率的な勤怠管理の重要性が増しているのです。

勤怠管理システムは、多様な勤務形態に柔軟に対応できるため、企業にとって欠かせないツールとなっています。例えば、スマートフォンやPCを使ってオフィス外からも打刻できるシステムであれば、リモートワークや直行直帰の従業員の出退勤記録も簡単に把握できます。

6-3. 不正の防止

タイムカードによる勤怠管理では、代理打刻や虚偽申告といった不正のリスクにつながりかねません。勤怠管理システムは、これらの不正を防止するためのさまざまな機能を備えています。

勤怠管理システムの場合、管理者はリアルタイムで従業員の打刻状況を確認できるため、不審な打刻や打刻漏れがあった場合に早期に発見・対応できます。

6-4. 法改正への対応

労働基準法や労働安全衛生法など、勤怠管理に関わる法令は、社会情勢や労働環境の変化に伴い、頻繁に改正される傾向があります。これに対応するためには、企業側で常に最新の法令を把握し、就業規則や勤怠管理ルールを更新していかなければなりません。しかし、手作業での対応には時間と手間がかかるうえ、誤りや遅れが発生すると法令違反のリスクが高まります。

そこで、クラウド型の勤怠管理システムを導入すれば、システム側が法改正に応じた設定やアップデートを自動的に反映してくれるため、企業は迅速かつ確実に法令遵守を実現できます。また、管理者が手動で改正内容を確認・適用する負担を軽減できる点も大きなメリットです。

7. 勤怠管理システムのデメリット

勤怠管理システム導入にあたっては次のようなデメリットも把握しておきましょう。

• 導入・運用コストが発生
• 従業員への周知と教育が必要
• 情報漏洩のリスク

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関連記事：中小企業向けの勤怠管理システムとは？選び方と業種別のポイントを解説

関連記事：勤怠管理システムを導入する目的とは？メリット・デメリットも確認

7-1. 導入・運用コストが発生

勤怠管理システムを導入する際には、初期導入費用だけでなく、日常的な運用や保守にかかる継続的な費用も発生します。これらのコストは、企業の規模や従業員数、さらにはシステムに搭載されている機能の種類や範囲によって大きく変動します。

例えば、出退勤の打刻管理だけでなく、シフト管理や休暇申請、給与計算との連携など多彩な機能を備えた高機能システムを大人数で利用する場合には、初期費用も運用費用も相応に高くなりやすいです。そのため、導入前には費用対効果を慎重に分析し、自社の運用規模や管理の効率化の程度と照らし合わせながら検討することが重要です。

7-2. 従業員への周知と教育が必要

新しい勤怠管理システムを導入する際は、従業員への周知と操作方法の教育を丁寧におこなうことが重要です。具体的には、打刻の方法や休暇・遅刻・早退の申請手順、休憩時間の取り扱いなど、新システムでの勤怠管理ルールを詳細に説明し、全員が理解できるように周知徹底する必要があります。

また、初期段階では操作に不慣れな従業員が出る可能性があるため、マニュアルやFAQの配布、実地での操作説明会なども併せて実施すると、スムーズな運用移行が期待できます。

7-3. 情報漏洩のリスク

勤怠管理システムは、従業員の氏名や社員番号（ID）、出勤・退勤時刻、休暇取得状況、残業時間などの勤務実績に加え、給与計算に関連する情報など、個人に紐づく非常に機密性の高いデータを扱います。そのため、これらの情報が外部に漏洩した場合、個人のプライバシー侵害や企業の信用失墜、場合によっては法令違反にもつながるリスクがあります。

したがって、勤怠管理システムを導入・運用する際には、アクセス権限の厳格な管理、データの暗号化、安全な通信環境の確保、定期的なログ監査など、情報漏洩防止のための適切なセキュリティ対策が不可欠です。また、従業員に対しても情報の取り扱いに関する教育を実施し、組織全体で情報保護の意識を高めることが求められます。

8. タイムカードと勤怠管理システムの選び方

タイムカードや勤怠管理システムを選ぶときは、どちらも企業の規模や従業員の数などに応じて使いやすいものを選びましょう。それぞれポイントを解説します。

8-1. タイムカード

タイムカードにはさまざまな種類がありますが、主な違いは「利用可能人数」「打刻回数」「給与計算ソフトとの連携」の3点です。まず、タイムカードによって利用できる人数に制限がある場合があります。導入を検討する際は、最大何名まで利用可能かを確認しましょう。

また、出勤・退勤だけでなく休憩時間も含めて打刻できるタイムカードであれば、勤怠集計がスムーズになります。打刻可能な回数の設定は製品ごとに異なり、1日あたりの打刻回数に制限がある場合や、複数回の出退勤に対応していない場合もあります。そのため、シフト勤務や中抜けなど自社の勤務形態に対応できるか事前に確認しておくことが重要です。

最近では、締日を設定できたり、簡単な集計機能を備えたりしている製品もあります。また、別売りの給与計算ソフトや他社の給与ソフトと連携できるタイプもあります。基本機能に加え、どのような追加機能があるかを確認したうえで選ぶことが大切です。

関連記事：【タイムカードの基本知識】タイムレコーダーと勤怠管理システムはどちらが便利？

8-2. 勤怠管理システム

勤怠管理システムを導入する際は、次のポイントを確認するとよいでしょう。

■業務効率化・外部連携

勤怠管理システムを導入する際は、まず自社で効率化したい業務がシステムでしっかりカバーされているかを確認することが重要です。例えば、単に出退勤や休暇の管理だけでなく、経費精算や給与計算といったバックオフィス業務全般の効率化を目指す場合は、他のシステムと連携できるタイプのシステムを選ぶと効果的です。

これにより、データの二重入力や転記ミスを防ぎ、業務全体のスピードと正確性を向上させられます。また、クラウド型やマルチデバイス対応のシステムであれば、場所や端末を問わず打刻や承認が可能となり、さらなる業務効率化が期待できます。

■使いやすさ・サポート体制

初めて手作業の勤怠管理からデジタルシステムに移行する場合は、操作のしやすさが重要です。操作手順が複雑だったり、情報の確認に手間がかかったりするシステムでは、かえって作業時間が増えてしまうこともあります。そのため、従業員が迷わず出退勤を記録できる直感的な打刻画面や、管理者がスムーズに勤怠状況を確認・修正できる管理画面が用意されているシステムを選ぶことが大切です。

さらに、初めてのデジタル化では操作や設定に不安を感じるケースも多いので、サポート体制の充実度も確認しておきましょう。電話やメール、チャットでの問い合わせ対応はもちろん、マニュアルやFAQ、操作動画などが整っていれば、初心者でも安心して導入・運用を始められます。

■法令遵守・セキュリティ対策

労働時間や賃金の計算は、法令遵守が求められる重要な業務です。そのため、従業員が法定労働時間を超過しそうな場合に、事前にアラートを送信して注意喚起できる機能が備わっていると安心です。また、最低賃金や時間外労働の割増率など、法律上の改正があった際に自動でシステムに反映されるかどうかも確認しておくことが重要です。

特にクラウド型の勤怠管理システムを利用する場合は、従業員の打刻データや給与計算に関わる個人情報が外部に漏れたり、消失したりしないよう、どのようなセキュリティ対策が実施されているかをしっかりチェックしましょう。例えば、データ暗号化やアクセス権限の管理、定期的なバックアップなどがあると安心です。

■費用

勤怠管理システムは、導入費用のほかにも、月額利用料やオプション料などがかかります。利用人数によって費用が変動することもあるため、自社の規模に合っているかを事前に確認しましょう。費用対効果を具体的に把握するには、次のように計算するとわかりやすくなります。

• 導入・運用コスト：初期費用＋月額利用料＋オプション費用
• 業務効率化による削減効果：勤怠集計や給与計算にかかる人件費
• 不正防止や法令遵守によるリスク回避効果：過重労働や不正打刻による損失リスクの軽減

これらのコストと効果を計算することで、システム導入による費用対効果をより具体的に把握できます。さらに、トライアル利用を実施して画面操作のしやすさや機能の使い勝手を確認すれば、導入後の運用イメージをより明確にし、導入リスクを抑えられるでしょう。

関連記事：勤怠管理システムの費用対効果とは？判断方法を詳しく解説

8-3. 【結論】タイムカードと勤怠管理システムのどちらを導入すべき？

少人数でシンプルに勤怠管理をおこないたい場合は、タイムカードがおすすめです。タイムカードは初期費用が比較的低く、導入も容易で、出勤・退勤や休憩時間の管理といった基本的な勤怠管理に十分対応できます。紙やカード式のため操作が直感的で、従業員が迷わず打刻できる点もメリットです。また、特別な設備やネットワーク環境をほとんど必要としないため、導入までの手間も少なく済みます。

一方で、業務効率化や法令遵守、多様な勤務形態への対応を重視する場合は、勤怠管理システムが適しています。勤怠管理システムであれば、打刻データの自動集計や残業時間の計算など、手作業では煩雑になりがちな作業を大幅に効率化できるでしょう。また、給与計算や経費精算など他のバックオフィス業務との連携も可能で、従業員情報や勤怠データを安全に管理するためのセキュリティ対策も整っています。

9. タイムカード・勤怠管理システム導入の進め方

ここでは、実際にタイムカード・勤怠管理システムを導入する際の進め方を紹介します。

9-1. 現行の勤怠管理状況と課題を把握する

まずは、現行の勤怠管理の実態をしっかり把握することが重要です。具体的には、手作業での打刻集計やExcelによる勤怠データの管理など、現在利用している方法を整理します。次に、それぞれの作業にかかる手間や、集計ミス・入力漏れ、残業申請や承認の遅延などの課題を明確にします。

また、単に数字を確認するだけでなく、現場の従業員や勤怠を管理している担当者へのヒアリングも実施し、実務上の不便や改善要望を把握することで、どのポイントを優先的に改善すべきかを具体的に洗い出せます。

9-2. 導入の目的・ゴールを明確にする

次に、システム導入の目的を明確化することが重要です。例えば、「勤怠データの自動集計による管理工数の削減」「残業や休暇申請の申請・承認プロセスの効率化」「代理打刻や不正打刻の防止」といった、具体的に達成したいゴールを定めましょう。

目的を曖昧なまま進めると、システムの選定基準や運用設計が不明瞭になり、導入後に「思ったように活用できない」といった問題が生じやすくなります。そのため、導入前に何を解決したいのか、どの業務を効率化したいのかを整理しておくことが、成功への第一歩となります。

9-3. 必要となる機能・要件を洗い出す

導入するシステムに求める機能や条件を整理します。具体的には、従業員が利用する打刻方法（ICカードや指紋認証など）や、シフト管理機能、休暇申請・承認機能、さらに給与計算システムとの連携といった点が挙げられます。

また、自社の運用において必ず必要な機能と、あれば便利な追加機能を明確に区別して整理しておくと、複数のシステムを比較検討する際に判断がスムーズになるでしょう。こうした整理をおこなうことで、導入後に「この機能がないために運用が難しい」といったトラブルを防ぎ、自社に最適なシステムを選びやすくなります。

9-4. システムの比較・選定

まず、システム導入の目的や自社の運用ニーズから、タイムカードと勤怠管理システムのどちらが適しているかを検討します。

例えば、従業員数が少なく基本的な出退勤管理で十分であればタイムカードでも対応可能です。しかし、シフト管理や休暇申請の自動化、給与計算との連携など、業務効率化や法令遵守を重視する場合は勤怠管理システムが適しています。

次に、複数の製品やシステムを候補として挙げ、それぞれの費用、操作性、サポート体制、導入後の拡張性など多角的な観点から比較・評価しましょう。

9-5. 就業規則・運用ルールの整備・見直し

システム導入に合わせて、就業規則や勤怠管理の運用ルールもあわせて整備・見直しをおこないます。具体的には、出退勤の打刻方法や時間外労働の扱い、休暇の申請・承認フローなど、システム上で運用されるルールを明確に文書化します。

こうしたルールを事前に整理しておけば、システム導入後の混乱や誤解、トラブルを防止でき、従業員が迷わずスムーズにシステムを利用できる環境を整えられるでしょう。また、管理者側も承認や集計作業が効率的に進められるため、業務全体の効率化にもつながります。

9-6. 従業員への説明・周知をおこなう

新しいシステムを導入する際には、従業員への丁寧な説明と周知が不可欠です。具体的には、操作手順や利用ルール、業務フローをわかりやすく示し、従業員が抱きやすい疑問や不安を事前に解消します。また、理解を深めるために社内研修を実施したり、マニュアルやFAQを整備していつでも参照できる環境を整えたりすることも重要です。

9-7. 本格運用後のフォローと定期的な見直し

システム導入後は、運用状況を定期的にモニタリングし、課題や改善点を早期に把握することが重要です。例えば、打刻漏れや申請承認の遅れなどのトラブル事例を社内で共有し、再発防止策を検討・実施します。

また、定期的なシステムレビューを実施し、従業員からのフィードバックや業務の変化に応じて、必要な機能の追加や運用ルールの見直しをおこないます。このような取り組みにより、勤怠管理の精度を高めると同時に、従業員が使いやすく効率的に利用できる環境を整えられるでしょう。

10. タイムカードと勤怠管理システムの違いを理解して導入しよう！

タイムカードと勤怠管理システムは、どちらも出退勤の時間を管理できるツールではあるものの、対応できる業務の範囲に違いがあります。タイムカードは紙への打刻のみに機能が絞られているものが多く、勤怠管理システムは、打刻・集計・給与計算システムへの連携と、一連の業務に対応しています。

勤怠管理システムを導入すれば、給与計算の効率化や多様な働き方の実現、不正の防止などのメリットが期待できるため、取り入れる企業も増加傾向にあります。しかし、勤怠管理システムには、導入・運用コストが発生するだけでなく情報漏洩のリスクもあります。

タイムカードもしくは勤怠管理システムを導入する際は、それぞれの違いを確認し、適したものを選びましょう。