在宅勤務とは、従業員だけでなく企業側にもメリットをもたらす働き方です。IT機器やネットワーク環境を活用した働き方で、工夫次第で出社時と同じように業務をこなせるのが魅力です。

しかし、在宅勤務には出社時には想定できなかったリスクが浮き彫りになり、対応の仕方によっては在宅勤務が失敗に終わってしまう可能性も否めません。在宅勤務を成功させるためには、実際に在宅勤務を導入した企業の意見や情報を活用しながら、対処法を抑えていくのが大切です。本記事では在宅勤務の定義から詳しく解説していきます。

1.在宅勤務とは？

在宅勤務について正しく理解するために、まずは在宅勤務とはどんな業務形態なのか定義を説明します。

1-1. 在宅勤務の定義

在宅勤務とは、名前の通り自宅にいながら働くことを指します。在宅のときと、出社するときが混在していても、自宅から通常通り業務をおこなえていれば在宅勤務といえます。

つまり在宅勤務とは、従業員が自宅を職場とし、会社に出勤することなく業務をおこなう勤務形態です。ノートパソコンやその他の情報通信機器を用いて自宅で作業し、会社との連絡は主にインターネット経由のコミュニケーションツールや電話、FAXを介しておこないます。

最近では、政府の働き方改革の影響もあり、多くの企業が在宅勤務を導入しており、一部の企業では出社と在宅勤務を併用するフレキシブルな働き方も普及しています。

2. 在宅勤務とテレワークの違い

最近よく耳にするワードに「テレワーク」がありますが、在宅勤務はテレワークの一種です。

テレワーク（英語表記：telework）とは、tele＝遠い、work＝仕事という意味をもち、職場から離れた遠隔地で働くことを指します。日本では、情報通信技術を活用し、場所・時間に縛られない働き方を指すのが一般的です。

テレワークはIT機器を活用した働き方を総括した働き方の名称で、テレワーク＝在宅勤務ではないので注意しましょう。

なお、厚生労働省ではテレワークの形態を大きく次の3種類に分類しています。

• 在宅勤務型
• サテライトオフィス型
• モバイル勤務型

在宅勤務型

在宅勤務型のテレワークは自宅を職場として勤務するパターンです。総務や人事など、従来はオフィスのように決められた場所で勤務していた人が自宅ほかで勤務できる柔軟性を備えた働き方です。

サテライトオフィス勤務型

サテライトオフィス勤務型は、自宅周辺や通勤途中にあるエリアなど、従業員が通勤しやすい場所に設けられたサテライトオフィスで勤務する形態のことです。シェアオフィスやコワーキングなどもサテライトオフィス勤務型に含まれます。

モバイル勤務型

モバイル勤務型は、ノートパソコンや携帯端末などを使用し、従業員が自由に働く場所を選択できる勤務形態を指します。空港や飛行機の中など移動の合間を活用して業務ができることから、外勤の多い営業職に採用される働き方の一つです。

なお、リゾートや旅先で働く「ワーケーション」は、情報通信技術を用いて業務をおこなう場合、サテライトオフィス勤務型またはモバイル勤務型に分類されます。

参照：テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン｜厚生労働省

3. 在宅勤務できる仕事や職種

在宅勤務に適しているのは、主にパソコンやチャット、メールなどを通じて業務が完結する仕事です。対面でのやりとりが少なく、業務の多くが1人で完結する職種であれば、自宅でも効率的に作業が進められます。たとえば、以下のような仕事は在宅勤務に向いているといえるでしょう。

• 一般事務（データ入力や書類作成など）
• カスタマーサポート（電話・チャット対応）
• 経理・会計業務（クラウドツール活用が前提）
• システムエンジニア／プログラマー
• WEBデザイナー／WEBディレクター
• ライター／編集者

一方で、対面での対応が求められる販売職や、現場での作業を伴う製造業、また機密情報を多く取り扱う業務などは、在宅勤務にはあまり向いていません。業務の特性やセキュリティ要件によって、在宅での遂行が難しいケースもあるため、仕事内容に応じた柔軟な働き方の設計が必要です。

4. 在宅勤務のメリット

在宅勤務を導入するメリットは次のとおりです。

• 通勤手当の削減
• オフィスのかかるコストの削減
• 遠方の人材も確保可能
• 従業員のワークライフバランスの充実

それぞれのメリットについて解説します。

4-1. 交通費として支給する通勤手当の削減

在宅勤務を実施することで、従業員に交通費として支給する通勤手当を削減可能です。例えば従業員1人につき1万円の通勤手当を、50人に支給していたとします。この場合、月に50万円を通勤手当として支払う必要があります。しかし、在宅勤務を実施すれば通勤手当を削減できるため、毎月50万円もの経費を抑えられます。

在宅勤務は通勤手当ではなく、在宅勤務手当を支給するのが一般的です。削減できた通勤手当を在宅勤務手当にあてることができます。

4-2. オフィスのかかるコストの削減

オフィスにかかるコストを削減できるのも、在宅勤務のメリットです。オフィスにかかるコストは賃料だけではありません。水道光熱費、通信費などさまざまなコストが発生しています。また、デスクや椅子といった備品の費用もオフィスでは発生するでしょう。

在宅勤務を実施すれば、これらのオフィスで発生するコストを削減可能です。

4-3. 遠方の正社員人材も確保可能

在宅勤務を導入することで、遠方の人材でも確保可能になります。従来は一般的にオフィスへの出勤が求人の条件でした。一方、在宅勤務を導入していれば、オフィスに出社できない遠方の人材であっても採用可能です。遠方の人材であっても採用できるようになることで、人手不足の問題を解消できます。

4-4. 従業員のワークライフバランスの充実

在宅勤務の導入は従業員のワークライフバランス充実にも効果が期待できます。従業員は在宅勤務によって通勤時間を削減できるため、家事や育児など、プライベートの時間を優先可能です。プライベートの時間が充実することで、集中力が高まり業務の生産性向上が期待できます。また、在宅勤務によって空いた時間にスキルアップを図ってくれるでしょう。

5. 在宅勤務の導入で考えられる問題点

一見便利な在宅勤務ですが、以下のようなリスクが潜んでいます。在宅勤務の問題点の記事でも別途解説しておりますので、ここでは以下の4点について解説致します。

• 従業員のサボり問題
• 勤怠管理や残業管理など勤務時間の管理問題
• 情報セキュリティが脆弱になる
• 労災認定がしにくくなる

これまで、出勤時にはなかったリスクが顕在化する点に注意が必要です。

関連記事：在宅勤務を実施する企業の問題点とその解決策を詳しく解説

5-1. 従業員がサボってしまう

在宅勤務は、上司や同僚の目が届かない自宅で仕事をするため、オフィス勤務に比べて気が緩みやすい面があります。自己管理が求められる働き方のため、従業員ごとの業務達成度や成果に差が出やすいことが課題です。特にサボりがちな傾向のある従業員では、業務パフォーマンスの低下が懸念されるでしょう。

また、新入社員やITツールの使用に慣れていない従業員にとっても、在宅勤務は向いていません。

関連記事：在宅勤務における監視の必要性やツール活用のポイント

5-2. 出勤時間や残業時間が把握しにくい

在宅勤務では労働時間の管理が問題として挙げられます。職場に出勤しないので、タイムカードや入出場記録もないため、どのくらい勤務したかがわかりにくくなります。

在宅勤務でも出勤時と同じように、労働基準法に基づいて労使契約が締結されるため、労働時間の超過にならないよう、対処や配慮が必要です。

関連記事：在宅勤務における健康管理の課題とその解決方法を紹介

5-3. 情報セキュリティに関するリスクが増える

在宅勤務に切り替えることで、社内の重要な情報が従業員の自宅に点在することになります。これにより、企業の機密情報が不適切に管理されるリスクが高まります。

また、規則がしっかり定められていない場合、パブリックスペースにパソコンが持ち出され、情報流出につながる可能性もあります。特に自宅のWi-Fi環境が unsecured であったり、家族や友人がいる環境では、意図せぬ情報漏洩の危険があります。そのため、企業は在宅勤務に関するセキュリティポリシーを明確にし、従業員に対して適切な研修を提供する必要があります。在宅勤務の環境下でも、情報が安全に管理されるようなルール作りが必要です。

関連記事：在宅勤務時のセキュリティ対策で押さえるべきポイント

5-4. 労災認定が難しくなる

業務が原因となる怪我や病気は「労働災害」として認められ、会社側の補償責任が発生します。企業は労災保険に加入しているため、労災時には労災保険が給付されます。

しかし、在宅勤務の場合は従業員の行動が把握できないだけでなく、プライベート空間と職場が入り混じっており、労災認定が難しくなるのが特徴です。

関連記事：在宅勤務で労災は認められるの？3つのケースや注意点を紹介

6. 在宅勤務の導入時に準備しておくべき必要なもの

在宅勤務を導入する際に、事前準備として従業員側や企業側でそれぞれ必要なものは次のとおりです。

• インターネット回線
• 仕事用のデスク
• 光熱費

6-1. インターネット環境・回線

在宅勤務をするうえでは安定したインターネット環境が欠かせません。在宅勤務ではメールやチャットの送信だけではなく、Web会議に出席することがあります。

Web会議はメールやチャットよりも通信の容量が大きくなります。そのため、Web会議であっても快適に利用できる通信速度のインターネット回線を用意しましょう。一般的に10Mbps～30Mbpsほどの通信速度であれば、快適に在宅勤務ができるとされています。

6-2. 仕事用のデスク・モニター

在宅勤務で快適に作業を進めるためには、仕事用のデスクやモニターと椅子が必要です。

リビングやダイニングといった生活空間であっても作業は可能です。しかし、作業用ではない空間で業務を進めると、集中力が続かない、業務効率が低下するなどのデメリットにつながりかねません。また、デスクや椅子が身体に合わないと腰痛や肩こりなど、身体に不調が現れる可能性があります。

6-3. 光熱費における給料サポート

在宅勤務は自宅で勤務する働き方です。従来はオフィスに出勤していたため、家を空けている時間もあったでしょう。しかし、在宅勤務の場合、家で仕事をするため普段よりも光熱費がかかってしまいます。そのため、光熱費も在宅勤務には欠かせません。このように在宅勤務によって増えた光熱費に対して、企業はサポートとして手当を支給するのが一般的です。

7. 在宅勤務の導入を成功させるポイント

ここでは上記のリスクに対処し、在宅勤務の導入を成功させるための4つのポイントを紹介します。参考にしてもらうことで、導入開始時から快適な在宅勤務がおこなえるでしょう。

7-1. 在宅勤務のルール作成と周知をおこなう

在宅勤務を導入するにあたっては、ルールの策定と従業員への事前周知が導入を成功させるうえで欠かせません。

まずは、導入目的や対象となる業務・労働者の範囲、在宅勤務可能日、申請手続きの方法、労務管理の方法などを細かく決めておく必要があります。なお、労働者の範囲に関しては、合理的な理由なく正社員だけを対象にし、パートやアルバイトなど非正規社員を除外することは、違法となる可能性があるため注意が必要です。

ルールを策定したら就業規則を変更し、従業員に周知をおこないます。就業規則や労働契約で定められている就業場所に変更がある場合は、従業員に周知するだけでなく、事前に従業員の同意が必要である点にも注意しましょう。

7-2. 在宅勤務に要する費用負担を明確にする

在宅勤務を導入するにあたって作業環境の整備が必要となりますが、整備の内容は従業員の個々の状況によって異なります。そのため、労使間でどのように負担するか、会社側で負担する限度額、従業員が費用を立て替えた際の請求方法などもあらかじめ決めておき、就業規則に盛り込むことが望ましいです。

なお、従業員に作業用品の費用を負担させる場合は、就業規則に規定することが労働基準法によって義務付けられているため注意しましょう。

従業員に負担させること自体は禁止されていませんが、過度な負担はモチベーションの低下や離職につながる恐れがあるため現実的ではありません。従業員の大きな負担とならないように費用負担の割合を考慮することが大切です。

7-3. 人事評価制度の見直しをする

在宅勤務では、上司や同僚が近くにいないため、従業員の業務遂行状況を確認しづらいのが課題です。そのため、評価者が成果やプロセスを適切に把握できず、評価の公平性や納得感が損なわれる恐れがあります。また、コミュニケーション不足により目標の認識にズレが生じたり、貢献が適切に評価されないケースも否定できません。

こうした課題を解消するためには、在宅勤務に対応した人事評価制度への見直しが必要です。評価基準や目標設定をより具体的かつ透明にすること、成果だけでなくプロセスやコミュニケーションを評価項目に含めることなどが有効と言えるでしょう。

また、上司と部下が定期的に1on1ミーティングをおこない、進捗状況や課題を共有する仕組みを導入するのも効果的です。双方向の対話を通じて信頼関係を深め、評価の納得感を高めることができるでしょう。

関連記事：在宅勤務の就業規則の在り方や見直しのポイントを解説

7-4. 在宅勤務に適した管理ツールを導入する

適切な管理ツールを導入することで、労働時間の管理や従業員の進捗状況の管理につながります。現在は無料のツールだけでなく、有料のツールも幅広く販売されており、ツールによっては企業ごとのカスタマイズも可能です。

在宅勤務を取り入れる前に、管理体制を万全に整え、企業と従業員が混乱しないような対応をしていきましょう。

当サイトでは、在宅勤務を導入することのメリットやデメリット、よくある悩みとその解決策を解説した「テレワーク課題解決方法ガイドBOOK」を無料で配布しております。在宅勤務の導入をお考えの方は、こちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

関連記事：テレワーク・在宅勤務導入後の労働時間管理におすすめな方法3選

8. 在宅勤務成功のカギはITツールの活用

本記事では在宅勤務の定義やリスク、成功のためのポイントを解説しました。在宅勤務を成功させるために必要なのは、ITツールの活用です。

業務を滞りなくおこなうために、コミュニケーションツール、チャットツール、行動ログ記録ツール、タスク管理ツールなどがありますが、状況に応じて必要なツールを取り入れてみてください。

取り入れ後はマニュアルなどを作成し、従業員の混乱を招かないよう注意が必要です。

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