在宅勤務とは、従業員だけでなく企業側にもメリットをもたらす働き方です。IT機器やネットワーク環境を活用した働き方で、工夫次第で出社時と同じように業務をこなせるのが魅力です。

しかし、在宅勤務には出社時には想定できなかったリスクが浮き彫りになり、対応の仕方によっては在宅勤務が失敗に終わってしまう可能性も否めません。在宅勤務を成功させるためには、実際に在宅勤務を導入した企業の意見や情報を活用しながら、対処法を抑えていくのが大切です。本記事では在宅勤務の定義から詳しく解説していきます

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在宅勤務を導入する企業のメリット・デメリットを徹底解説

1.在宅勤務とは？

在宅勤務について正しく理解するために、まずは在宅勤務とはどんな業務形態なのか定義を説明します。

1-1. 在宅勤務の定義

在宅勤務とは、名前の通り自宅にいながら働くことを指します。在宅のときと、出社するときが混在していても、自宅から通常通り業務をおこなえていれば在宅勤務といえます。

つまり在宅勤務とは、従業員が自宅を職場とし、会社に出勤することなく業務を行う勤務形態です。ノートパソコンやその他の情報通信機器を用いて自宅で作業し、会社との連絡は主にインターネット経由のコミュニケーションツールや電話、FAXを介して行います。

最近では、政府の働き方改革の影響もあり、多くの企業が在宅勤務を導入しており、一部の企業では出社と在宅勤務を併用するフレキシブルな働き方も普及しています。

2. 在宅勤務とテレワークの違い

最近よく耳にするワードに「テレワーク」がありますが、在宅勤務はテレワークの一種です。

テレワークとは情報通信技術を活用し、場所・時間に縛られない働き方を指します。テレワークのなかには、移動時間を有効活用して業務をおこなう「モバイルワーク」や本社とは別にサテライトオフィスで働く「サテライト」や、コワーキングスペースで働く「コワーキング」、リゾートや旅行先で業務をおこなう「ワーケーション」などが含まれます。

2-1.在宅勤務はテレワークの一部

在宅勤務もテレワークの一種で、自宅を職場として働く方法を指します。

テレワークはIT機器を活用した働き方を総括した働き方の名称で、テレワーク＝在宅勤務ではないので注意しましょう。

テレワークは大きく次の3種類に分けられます。

• 内勤型
• 外勤型
• 多拠点型

内勤型

内勤型のテレワークは自宅を職場として勤務するパターンです。総務や人事など、従来はオフィスのように決められた場所で勤務していた人が自宅ほかで勤務できる柔軟性を備えた働き方です。

外勤型

外勤型は営業職をはじめ、オフィスのように決められた場所以外で勤務する従業員のテレワークを指します。自宅や駅、空港、サテライトオフィスなど、多様な場所で働くのが外勤型のテレワークです。

多拠点型

サテライトオフィスを設置して、多拠点で勤務できるようにするテレワークもあります。サテライトオフィスを本社とは異なる地域に構えることのメリットは人材確保につながるという点です。例えば、サテライトオフィス周辺にいる優秀な人材を確保できるようになります。

2-2.一部出社する場合も在宅勤務

企業や業種によっては、どうしても出社して業務をおこなう必要があると思います。この場合でも、出社が必要な業務以外を自宅でおこなっていれば在宅勤務として考えられます。

企業側が従業員の私生活に沿った柔軟な働き方を認めることで、定着率や就職率が増えるメリットも考えられるため、在宅勤務は積極的に取り入れることをおすすめします。

3. 在宅勤務のメリット

在宅勤務を導入するメリットは次のとおりです。

• 通勤手当の削減
• オフィスのかかるコストの削減
• 遠方の人材も確保可能
• 従業員のワークライフバランスの充実

それぞれのメリットについて解説します。

3-1. 交通費として支給する通勤手当の削減

在宅勤務を実施することで、従業員に交通費として支給する通勤手当を削減可能です。例えば従業員1人につき1万円の通勤手当を、50人に支給していたとします。この場合、月に50万円を通勤手当として支払う必要があります。しかし、在宅勤務を実施すれば通勤手当を削減できるため、毎月50万円もの経費を抑えられます。

在宅勤務は通勤手当ではなく、在宅勤務手当を支給するのが一般的です。削減できた通勤手当を在宅勤務手当にあてることができます。

3-2. オフィスのかかるコストの削減

オフィスにかかるコストを削減できるのも、在宅勤務のメリットです。オフィスにかかるコストは賃料だけではありません。水道光熱費、通信費などさまざまなコストが発生しています。また、デスクや椅子といった備品の費用もオフィスでは発生するでしょう。

在宅勤務を実施すれば、これらオフィスで発生するコストを削減可能です。

3-3. 遠方の正社員人材も確保可能

在宅勤務を導入することで、遠方の人材でも確保可能になります。従来は一般的にオフィスへの出勤が求人の条件でした。一方、在宅勤務を導入していれば、オフィスに出社できない遠方の人材であっても採用可能です。遠方の人材であっても採用できるようになることで、人手不足の問題を解消できます。

3-4. 従業員のワークライフバランスの充実

在宅勤務の導入は従業員のワークライフバランス充実にも効果が期待できます。従業員は在宅勤務によって通勤時間を削減できるため、家事や育児など、プライベートの時間を優先可能です。プライベートの時間が充実することで、集中力が高まり業務の生産性向上が期待できます。また、在宅勤務によって空いた時間にスキルアップを図ってくれるでしょう。

4. 在宅勤務の導入で考えられる問題点

一見便利な在宅勤務ですが、以下のようなリスクが潜んでいます。在宅勤務の問題点の記事でも別途解説しておりますのでここでは以下の4点について解説致します。

• 従業員のサボり問題
• 勤怠管理や残業管理など勤務時間の管理問題
• 情報セキュリティが脆弱になる
• 労災認定がしにくくなる

これまで、出勤時にはなかったリスクが顕在化する点に注意が必要です。

関連記事：在宅勤務を実施する企業の問題点とその解決策を詳しく解説

4-1. 従業員がサボってしまう

在宅管理を懸念する方の中には、従業員がしっかり働いているかわからないため、導入に踏み切れない方もいるはず。おっしゃる通り、在宅勤務では従業員自身の自己管理能力によって、業務の達成率や成果に大きな差が出ます。

特に新入社員やITツールの使用に慣れていない従業員にとっては、在宅勤務は向いていません。

関連記事：在宅勤務における監視の必要性やツール活用のポイント

4-2. 出勤時間や残業時間が把握しにくい

在宅勤務では労働時間の管理が問題として挙がってきます。職場に出勤しないので、タイムカードや入出場記録もないため、どのくらい勤務したかがわかりにくくなります。

在宅勤務でも出勤時と同じように、労働基準法に基づいて労使契約が締結されるため、労働時間の超過にならないよう、対処や配慮が必要です。

関連記事：在宅勤務における健康管理の課題とその解決方法を紹介

4-3. 情報セキュリティに関するリスクが増える

在宅勤務に切り替えることで、社内の重要な情報が従業員の自宅に点在することになります。これにより、企業の機密情報が不適切に管理されるリスクが高まります。

また、規則がしっかり定められていない場合、パブリックスペースにパソコンが持ち出され、情報流出につながる可能性もあります。特に自宅のWi-Fi環境が unsecured であったり、家族や友人がいる環境では、意図せぬ情報漏洩の危険があります。そのため、企業は在宅勤務に関するセキュリティポリシーを明確にし、従業員に対して適切な研修を提供する必要があります。在宅勤務の環境下でも、情報が安全に管理されるようなルール作りが必要です。

関連記事：在宅勤務時のセキュリティ対策で押さえるべきポイント

4-4. 労災認定が難しくなる

業務が原因となる怪我や病気は「労働災害」として認められ、会社側の補償責任が発生します。企業は労災保険に加入しているため、労災時には労災保険が給付されます。

しかし、在宅勤務の場合は従業員の行動が把握できないだけでなく、プライベート空間と職場が入り混じっており、労災認定が難しくなるのが特徴です。

関連記事：在宅勤務で労災は認められるの？3つのケースや注意点を紹介

5. 在宅勤務の導入時に準備しておくべき必要なもの

在宅勤務を導入する際に、事前準備として従業員側や企業側でそれぞれ必要なものは次のとおりです。

• インターネット回線
• 仕事用のデスク
• 光熱費

5-1. インターネット環境・回線

在宅勤務をするうえでは安定したインターネット環境が欠かせません。在宅勤務ではメールやチャットの送信だけではなく、Web会議に出席することがあります。

Web会議はメールやチャットよりも通信の容量が大きくなります。そのため、Web会議であっても快適に利用できる通信速度のインターネット回線を用意しましょう。一般的に10Mbps～30Mbpsほどの通信速度であれば、快適に在宅勤務ができるとされています。

5-2. 仕事用のデスク・モニター

在宅勤務で快適に作業を進めるためには、仕事用のデスクやモニターと椅子が必要です。

リビングやダイニングといった生活空間であっても作業は可能です。しかし、作業用ではない空間で業務を進めると、集中力が続かない、業務効率が低下するなどのデメリットにつながりかねません。また、デスクや椅子が身体に合わないと腰痛や肩こりなど、身体に不調が現れる可能性があります。

5-3. 光熱費における給料サポート

在宅勤務は自宅で勤務する働き方です。従来はオフィスに出勤していたため、家を空けている時間もあったでしょう。しかし、在宅勤務の場合、家で仕事をするため普段よりも光熱費がかかってしまいます。そのため、光熱費も在宅勤務には欠かせません。このように在宅勤務によって増えた光熱費に対して、企業はサポートとして手当を支給するのが一般的です。

6. 在宅勤務の導入を成功させるポイント

ここでは上記のリスクに対処し、在宅勤務の導入を成功させるための4つのポイントを紹介します。参考にしてもらうことで、導入開始時から快適な在宅勤務がおこなえるでしょう。

6-1. 適切な管理ツールを導入する

適切な管理ツールを導入することで、労働時間の管理や従業員の進捗状況の管理につながります。現在は無料のツールだけでなく、有料のツールも幅広く販売されており、ツールによっては企業ごとのカスタマイズも可能です。

在宅勤務を取り入れる前に、管理体制を万全に整え、企業と従業員が混乱しないような対応をしていきましょう。

関連記事：テレワーク・在宅勤務導入後の労働時間管理におすすめな方法3選
関連サイト：Stock（ストック）｜チームの情報を最も簡単に残せるツール

6-2. 勤怠や残業は申請制にして報告を義務付ける

管理ツールを導入する以外にも、勤怠や残業は申請・報告を義務付けるという手もあります。管理ツールは「監視されているようでやりにくい」「使い方が難しい」などの意見が挙がる場合があります。

その際はコミュニケーションを促すチャットツールを活用して、出勤時には報告させる、残業は事前承認制にし、管理しやすくするなどの対処が必要です。

業務時間の管理は労働基準法上でも非常に重要な部分なので、報告された記録はしっかり残しておきましょう。

関連記事：テレワークでしっかりした残業管理に欠かせない3つのポイント

6-3. 就業規則でセキュリティに関する条項を見直す

在宅勤務による情報セキュリティリスクを低減するためには、就業規則を見直すのがおすすめです。

在宅勤務の開始に伴い、今までは制定されていなかった規則が新たに必要になる場合があります。就業規則は労働基準法で明確に定められている決まりで、一定数の従業員を雇う場合には就業規則を作成し、従業員代表の意見書を添えて労働基準監督署に提出しなければなりません。

また、既存の就業規則を改定する、新たに追加する場合でも、同じように従業員代表の意見書を添付して労働基準監督署に提出します。変更した場合は従業員全員に周知を徹底しましょう。

セキュリティ対策として、在宅勤務では自宅以外での勤務を認めない、ネットワークは会社が支給したものにのみ接続する、離席する際は必ずログアウトするなどの規則を定めましょう。大事な情報は同居する家族にも知られないよう、徹底しておきましょう。

関連記事：在宅勤務の就業規則の在り方や見直しのポイントを解説

6-4. 労災時は報告と記録を徹底する

在宅勤務で難しくなる労災認定ですが、通常の労災と同じく「業務遂行性」「業務起因性」の2つが認められれば、労災として認定されます。

業務遂行性とは会社空の命令に従って業務をおこなっていること、業務起因性とは業務をしている最中に発生する可能性のある負傷を指します。

もし労災が発生した場合は、まずは即座に従業員からの報告を受けましょう。また、負傷したときの時刻・状況・負傷の具合を記録しておきます。自宅で負傷した場合はすぐに報告するよう、従業員に周知しておく取り組みも大切です。

在宅勤務を導入することで、離職防止＆生産性の向上という会社にとって大きなメリットがあるのです。

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7. 在宅勤務成功のカギはITツールの活用

本記事では在宅勤務の定義やリスク、成功のためのポイントを解説しました。在宅勤務を成功させるために必要なのは、ITツールの活用です。

業務を滞りなくおこなうために、コミュニケーションツール、チャットツール、行動ログ記録ツール、タスク管理ツールなどがありますが、状況に応じて必要なツールを取り入れてみてください。

取り入れ後はマニュアルなどを作成し、従業員の混乱を招かないよう注意が必要です。

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