労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する場合、就業規則を作成して行政官庁に届け出ることを義務づけています。

これは規則内容に変更があった場合も同様で、労働基準法の定めに沿って就業規則の内容を変更したら、速やかに所轄労働基準監督署に変更の旨を届け出る必要があります。

今回は、就業規則の変更届出をおこなう方法や注意点、変更届出をスムーズにする方法について解説します。

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1. 就業規則を変更する基本的な手順

就業規則の変更は、労働基準法に基づく手続きに従っておこなう必要があります。従業員への周知や労働者代表からの意見聴取などを怠ると無効と判断されるおそれがあるため、正しい手順を理解しておくことが重要です。

なお、就業規則は必ずしも本社の内容に統一する必要はなく、事業所ごとに作成・変更することが可能です。ここでは、就業規則の変更方法から届出手続きまで、順を追って解説します。

1-1. 変更する部分を決め、新しい条文を考える

まず、なぜ就業規則の変更が必要なのか、その目的を明確にすることから始めます。背景には「法改正への対応」「経営方針の見直し」など、具体的な要因があるでしょう。そのうえで、目的を達成するためにどの規程を見直す必要があるのかを整理し、変更内容の検討を進めていきます。

また、就業規則の変更は従業員の労働条件に直接影響する重要な事項であるので、企業としての明確な意思決定が必要です。責任の所在を明確にする観点からも、経営会議などで承認を得るプロセスを設けることが一般的です。

その後、実際の条文の作成または修正をおこないます。この際、過去の改定履歴や厚生労働省が公表しているモデル就業規則を参考にするほか、社会保険労務士や弁護士などの専門家に相談することで、法令に適合した内容とすることができます。

参考：モデル就業規則について｜厚生労働省

関連記事：就業規則の作成方法｜記載すべき項目や注意すべきポイントを解説

1-2. 意見書を作成する

就業規則を変更する際には、労働者側の意見を聴取し、その内容を記載した「意見書」を作成する必要があります。労働者の過半数で組織する労働組合がある場合にはその労働組合に対して意見を求め、労働組合がない場合には、労働者の過半数を代表する者から意見を聴取します。

なお、意見書は労働組合または過半数代表者が作成するものです。意見書の様式については法令で定められておらず、任意様式で作成することが可能です。一般的には、次の項目を記載する欄を設けます。

• 事業所の名称および代表者名
• 意見書の作成日付
• 就業規則の変更に対する意見内容
• 労働組合の名称、または労働者の過半数代表者の職名・氏名

事業所の名称および代表者名は、意見を述べる相手、つまり会社を示すものであり、意見書の宛先として記載します。作成日付は、労働組合または過半数代表者が意見を示した日を記載します。

意見内容については、変更内容に対する意見を記載しますが、特段の意見がない場合には「意見なし」と記載するか、あらかじめ設けた選択欄に「意見なし」を選択する方法でも差し支えありません。なお、意見がない場合であっても、意見書そのものを就業規則変更届に添付して提出する必要があります。

参考：様式集｜厚生労働省

関連記事：就業規則の意見書とは？様式・記入例や作成に必要な内容と押印時のポイントを解説

1-3. 就業規則変更届を作成する

次に、所轄の労働基準監督署へ提出する「就業規則変更届」を作成します。様式については法令で統一されたフォーマットは定められていませんが、厚生労働省が公表している様式を参考に、次の項目を記載するとよいでしょう。

• 就業規則変更届を提出する日付
• 提出先の労働基準監督署名
• 変更事項
• 労働保険番号
• 事業所名
• 所在地
• 使用者の氏名
• 業種
• 労働者数

なお、変更事項では、変更する条文の箇所と、変更前・変更後の内容をそれぞれ記載します。

参考：主要様式ダウンロードコーナー（労働基準法等関係主要様式）｜厚生労働省

1-4. 労働基準監督署へ届出をする

就業規則変更届、意見書、変更後の新しい就業規則を用意し、所轄の労働基準監督署に届出をします。受付印が押された控えの返却を希望する場合は、それぞれ2部ずつ提出するとよいでしょう。

なお、就業規則変更の届出は「遅滞なく」おこなう必要があります。法令上、明確な期限はありませんが、変更後の就業規則の施行日までには提出しておくのが望ましいでしょう。

提出方法には「窓口提出」「郵送」「電子申請」の3つがあります。窓口に持参する場合は、その場で手続きが完了し、受付印が押印されたうえで、提出した書類のうち1部が控えとして返却されます。郵送する場合は、控えの返送を受けるため、切手を貼付した返信用封筒を同封しておく必要があります。

また、電子申請は「e-Gov」からおこなえ、時間や場所を問わず手続きが可能です。さらに、労働条件ポータルサイト「確かめよう労働条件」を利用すれば、「一括届出機能」や「労働基準監督署の自動選択機能」などを活用でき、より効率的に手続きを進められます。

参考：就業規則（変更）届　（各事業場単位による届出）｜e-Gov電子申請

参考：労働条件ポータルサイト「確かめよう労働条件」から電子申請ができるようになりました!!｜厚生労働省

関連記事：就業規則の労働基準監督署への届出を解説！届出義務や期限、必要書類とは

1-5. 新しい就業規則を従業員へ周知する

労働基準法第106条により、就業規則を変更した場合、企業はその内容を労働者へ周知する義務があります。周知の方法としては、次のいずれかの手段をとる必要があります（労働基準法施行規則第52条の2）。

• 常時、各作業場の見やすい場所に掲示し、または備え付ける方法
• 書面を労働者に交付する方法
• 電子媒体等に記録し、労働者が各作業場においてその内容を常時確認できる状態にする方法

なお、これらの周知は、単に形式的に実施するだけでなく、労働者がいつでも内容を確認できる状態にしておくことが求められます。就業規則は、適切に周知されてはじめて労働契約の内容として効力を持つと解されているためです。

参考：労働基準法第106条｜e-Gov法令検索

参考：労働基準法施行規則第52条の2｜e-Gov法令検索

関連記事：企業が就業規則の閲覧を求められたら？労働者の権利と会社の義務に基づいた対応方法とは

1-6. 【注意】変更後の就業規則の届出や周知を忘れるとどうなる？

就業規則を変更した場合には、届出および従業員への周知をおこなうことが、労働基準法により義務付けられています。これらを怠ると、同法違反として30万円以下の罰金が課される可能性があります。直ちに罰則が適用されるとは限りませんが、行政指導の対象となり、企業の信用低下につながるおそれもあるので注意が必要です。

また、就業規則は従業員に周知されて初めて効力を持ちます。そのため、変更後の内容が適切に周知されていない場合、労働条件をめぐるトラブルに発展する可能性もあります。変更時には、確実な周知を徹底することが重要です。

参考：労働基準法第120条｜e-Gov法令検索

参考：就業規則の周知と効力｜厚生労働省

2. 就業規則を変更する際に押さえておきたいポイント

ここでは、就業規則を変更する際に押さえておきたい重要なポイントについて解説します。

2-1. 軽微な就業規則の変更でも届出は不可欠

就業規則を変更した場合は、その内容の軽重にかかわらず、所轄の労働基準監督署への届出が必要です。誤字脱字の修正や条文番号の整理、表現の統一といった形式的・事務的な変更であっても、正式な就業規則として改定をおこなう以上は「変更」に該当するので、労働基準法に基づく届出手続きが求められます。

また、届出にあたっては労働者代表の意見書を添付する必要があります。さらに、変更後の就業規則は労働者への周知が義務付けられており、社内手続きのみで完結させることはできません。少しの就業規則の変更であっても、これらの手続きを適切におこなわない場合、法令違反と判断される可能性があるため注意が必要です。

2-2. 不利益変更をおこなう際は合理的な理由が必要

労働契約法第9条では、使用者は労働者の合意なく、就業規則の変更によって労働条件を不利益に変更することはできないと定められています。ここでいう「労働者の不利益」の主な例には、次のようなものがあります。

• 賃金の引き下げ
• 労働時間の変更
• 各種手当の廃止
• 年間休日数の削減
• 福利厚生の縮小・廃止

一方で、同法第10条に基づき、就業規則の変更に合理性があり、その内容が適切に周知されている場合には、不利益変更であっても例外的に有効とされることがあります。ここでいう合理性とは、単に変更理由が存在するだけで足りるものではなく、変更の必要性や内容の相当性などを踏まえ、総合的に判断されるものです。

例えば、経営状況の悪化により人件費の見直しが必要となった場合であっても、それだけで合理性が認められるわけではありません。経営状況を裏付ける客観的な資料の有無や、他の代替手段の検討状況、不利益の程度が過大でないかといった点が考慮されます。

また、変更にあたっては、従業員に対して背景や内容を丁寧に説明し、理解を得る努力を尽くすことも重要です。このように、不利益変更を有効にするためには、慎重な検討と適切な手続きの実施が不可欠である点に留意する必要があります。

参考：労働契約法第9条、第10条｜e-Gov法令検索

関連記事：就業規則の不利益変更とは？実施する際の5つの注意事項

2-3. 労働者代表は正しい方法で選出する

就業規則を変更する際には、あらかじめ労働者側の意見を聴取する必要があります。具体的には、労働者の過半数で組織する労働組合がある場合はその労働組合の意見を、労働組合が存在しないなどの場合は労働者の過半数を代表する者（労働者代表）の意見を聴かなければなりません。

ここでいう労働者代表とは、その事業場の労働者の過半数の支持を得て選出された者をいいます。選出にあたっては、就業規則に関する意見書の提出者を選ぶことを明確にしたうえで、投票や挙手などの民主的な方法により手続きをおこなう必要があります。

したがって、使用者が一方的に指名する方法や、親睦会の代表者を自動的に充てる方法は認められていません。また、事業場の労働条件の決定・管理に関与する立場にある者、いわゆる管理監督者については、労働者代表として認められない点にも留意が必要です。

参考：就業規則 ポイント7・8｜厚生労働省

2-4. 意見書を提出してもらえない場合は報告書を提出する

従業員にとって不利益な変更をおこなう場合、労働組合または代表者の反発を買って、意見書を提出してもらえないことがあります。そのようなときは、意見を聴いたことを証明するものとして報告書を提出しましょう。

そもそも就業規則の変更は、その内容について労働者側の意見によって基本的には左右されるものではありません。そのため、変更についてきちんと説明し、その意見を聴こうとする努力をおこなったことが客観的に認められる場合、労働基準監督署ではこれを受理すべきとしています。

具体的には、労働者に対してどのような説明をおこなったか、どのような形で意見を聴取したか、などの経緯を記した報告書を作成・提出すれば、意見書に代わる書類として受理してもらえます。

2-5.  同じ内容であれば複数事業所をまとめた「本社一括届出」が可能

就業規則は、本社と対象事業所で内容が同一であれば、本社による一括届出が認められています。ただし、就業規則を変更する際には、変更前および変更後のいずれについても内容が本社と同一であることが前提となります。そのため、変更届を提出する際には、「就業規則は変更前および変更後ともに本社と同一内容である」旨を明記しておくことが重要です。

また、本社一括届出はe-Govを利用した電子申請にも対応しています。加えて、労働条件ポータルサイト「確かめよう労働条件」からも電子申請をおこなうことが可能です。

なお、e-Gov電子申請では、就業規則の内容が本社と異なる場合、事業所ごとに個別で届出をおこなう必要があります。一方で、ポータルサイトを利用すれば、内容が同一の事業所についてまとめて届出をおこなえます。例えば、A事業所とB事業所で就業規則の内容が同一であれば、一本化して届出をおこなうことが可能です。

参考：就業規則一括届出制度｜厚生労働省

参考：労働条件ポータルサイト「確かめよう労働条件」から電子申請ができるようになりました!!｜厚生労働省

3. 就業規則の変更をスムーズにおこなうには

就業規則をスムーズに変更・届出するために押さえておきたいポイントを2つ紹介します。

3-1. 労働組合または労働者の過半数を代表する者としっかり話し合う

就業規則の変更を届け出る際には、原則として労働者の同意までは必要ありません。しかし、いかに合理的な理由や内容であっても、一方的に変更を進めると、従業員の反発を招き、意見聴取に応じてもらえなかったり、意見書の提出を拒否されたりするおそれがあります。

たとえ労働者代表から意見書を提出してもらえず、報告書を提出する形で届出をおこなうことにしたとしても、変更が決まってから届出をするまでにかなりの時間がかかってしまうほか、意見を聴こうとする努力をしたことが客観的に認められなければなりません。

就業規則の変更をスムーズに終わらせるには、労働組合または労働者の過半数を代表する者としっかり話し合う場を設け、きちんと意見に耳を傾けるとよいでしょう。

3-2. 代償・経過のための措置を講じる

従業員にとって不利益となる就業規則の変更をおこなう場合、十分な説明がないまま突然適用すると、従業員の生活や働き方に大きな影響を及ぼすおそれがあります。

そのため、やむを得ない変更であっても、従業員への負担をできるだけ軽減できるよう、代償措置を設けたり、施行までに一定の準備期間を設ける経過措置を講じたりすることを検討しましょう。

例えば、役職定年制を導入する場合に専門職コースを新設して役割や処遇を維持する、賃金制度を見直す際に一時金を支給して不利益を緩和するといった方法が考えられます。

4. 就業規則の変更を検討すべきタイミング

ここでは、就業規則の変更を検討すべき主なタイミングについて、具体的な背景や留意点とあわせて解説します。

4-1. 法改正に対応する必要が生じたとき

労働関連法令は、働き方改革や社会情勢の変化に応じて随時見直され、改正がおこなわれます。例えば、労働基準法や育児・介護休業法、パートタイム・有期雇用労働法などの改正により、企業に新たな義務が課されるケースも少なくありません。

こうした法改正により、就業規則の内容が法令の基準を下回る場合、その該当部分は無効となり、法令で定める基準が直接適用されることになります。そのため、就業規則を改定していない状態を放置すると、結果として法令違反や労務トラブルにつながるおそれがあります。したがって、法改正の内容を踏まえ、就業規則を速やかに見直すことが重要です。

なお、法令改正に伴う就業規則の変更は、見直すべきポイントが比較的明確であり、変更の必要性についても説明しやすいことから、従業員の理解を得やすく、内容の整理や意思決定も進めやすいでしょう。

関連記事：労働基準法とは？法律の要点や人事が必ず押さえたい基本をわかりやすく解説

4-2. 人事制度や勤務制度の見直しを進めるとき

評価制度や等級制度、賃金制度、テレワーク制度などの人事・勤務制度を見直す際には、その内容に合わせて就業規則の改定をおこなうことが重要です。制度と就業規則の内容に不整合がある場合、現場での運用に混乱が生じたり、従業員との認識にズレが生まれたりするおそれがあります。

特に近年は、リモートワークやフレックスタイム制など多様で柔軟な働き方が広がっており、実態に即した規定の整備がこれまで以上に求められています。制度変更とあわせて就業規則を適切に見直すことで、運用の安定性や公平性を確保し、トラブルの未然防止にもつながるでしょう。

関連記事：在宅勤務の導入に就業規則の変更は必要？ルール作りのポイントを解説

4-3. 業績悪化に伴い労働条件の見直しが必要なとき

企業の業績が悪化した場合には、人件費の見直しや労働条件の変更が検討されることがあります。例えば、所定労働時間の調整や各種手当の見直しなどが挙げられます。

労働条件の不利益変更は従業員への影響が大きいので、原則として労使の合意が求められます。仮に合意がない場合であっても、就業規則の変更に合理性が認められるときは有効とされることがありますが、その要件を満たさなければ無効と判断される可能性もあります。

そのため、変更の必要性や内容の相当性を十分に検討したうえで、慎重に手続きを進めることが重要です。あわせて、透明性のある説明と丁寧な合意形成をおこなうことが、トラブル防止の観点からも不可欠といえるでしょう。

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4-4.  ​労働基準監督署から是正指導・勧告を受けたとき　

労働基準監督署の調査により、労務管理上の不備や法令違反が認められた場合には、是正指導・勧告がおこなわれ、企業には速やかな改善対応が求められます。その内容によっては、就業規則の見直しを含めた制度整備が必要となることがあるでしょう。

是正勧告を無視したり、違反状態を放置したりすると、再調査の対象となるほか、悪質な場合には送検に至る可能性もあります。そのため、指摘内容を正確に反映し、再発防止策とあわせて就業規則を整備する必要があります。

5. 就業規則を変更・改定するときは、意見の聴取と内容の周知を忘れずに！

就業規則を変更する場合は、所轄労働基準監督署に就業規則変更届と、労働組合または労働者の過半数を代表する者の意見書、変更後の就業規則の3つを提出する必要があります。
特に労働組合または労働者の過半数を代表する者の意見は必ず聴くことが法律によって定められているため、きちんと話し合いの場を設けるようにしましょう。

また、届出をしても従業員に対して周知されなければ、変更後の就業規則は無効とされます。従業員の目に付くところに変更内容を掲示したり、電子データとして保存してパソコンで閲覧できるようにしたりするなどの措置を取り入れましょう。