従業員の有給休暇取得が中小企業にも義務化されたのは、2019年4月からです。2019年4月に働き方改革関連法が施行され、有給休暇を1年で5日間取得させることが義務化されました。大企業・中小企業問わず、今後は労働者一人ひとりの有給休暇の取得日数を管理し、規定を満たしているか確認する必要があります。

しかし、中小企業は人事・労務管理にリソースを割けないことも多く、対応に苦慮する企業も多いでしょう。

この記事では、有給休暇の取得義務化が中小企業にもたらす影響をわかりやすく解説し、その対応策や注意点を紹介します。

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1. 有給休暇の義務化が中小企業に及ぼす3つの影響

2019年4月に働き方改革関連法が施行され、有給休暇を1年で5日間取得させることが義務付けられました。大企業・中小企業を問わず、有給休暇を取得させる体制づくりが求められています。しかし、資本金や出資金が少なく、人事・労務管理にリソースを割けない中小企業への影響が懸念されます。

ここでは、有給休暇の義務化が中小企業に与える3つの影響と、その対応策を解説します。

1-1. 人事労務の管理が圧迫される

有給休暇の取得が義務付けられたことで、従業員1人ひとりの付与日数や取得状況を、これまでよりも厳格に管理する必要があります。

今までは、有給休暇の取得時期を従業員にゆだねる「個別指定方式」をとっているケースが多く、有給休暇の消化に関して個人レベルで管理していないという企業も少なくないでしょう。

しかし、年5日の取得が義務付けられたことから、人事・労務管理の現場は、「どの従業員が何日の年休を消化したか」「期限までにあと何日の年休消化が必要か」を正確に把握しなければなりません。

中小企業の場合、従来の業務フローを見直し、人事・労務管理の効率化に着手することから始めましょう。例えば、手書きの日報や紙のタイムカードでのアナログ勤怠管理をしていると、集計作業に手間がかかり、業務の属人化を招きます。

この課題は勤怠管理システムで解決できるので、システムを導入し有休管理を自動化するなどして、業務効率化を目指しましょう。

1-2. 仕事の業務効率化や兼務で有給をとりやすい環境にする

零細企業では、従業員数が少なく、常に人手不足で有給休暇を取らせる暇がないということもあるでしょう。

しかし、働き方改革による法改正で有給休暇の年5日取得が義務化され、取得させなかった場合は罰則が設けられているため、業務がひっ迫しているとしても必ず取得させなければなりません。

そのため、1人ひとりの業務量が多い中小企業で有給を取得させるには、従業員の業務効率化を図ったり、業務を一部兼任させることで交替で有給を取得させるなど、有給を取得しやすい環境を整備していく必要があります。

1-3. 「なんとなく」の有給管理ではなく計画性が求められる

決められた期限までに有給休暇を5日間取得してもらうためには、計画的な有休管理が必要です。

有給休暇が付与される基準日から、次回の基準日までの期間を把握し、計画的に有給休暇を取得してもらいましょう。そこで中小企業が活用したいのが、「計画年休制度」です。

計画年休制度とは、付与された有給休暇のうち5日間を除く部分について、使用者が取得日を指定することができる制度です。例えば、夏季休暇やゴールデンウィークの前後に有給休暇を指定し、大型連休を作ることで、従業員にもメリットが生まれます。なお、半日単位での付与や、計画的付与をおこなうためには、あらかじめ労使協定を結ぶ必要があります。

2. 中小企業も2019年から対象！有給休暇の義務化と罰則

有給休暇の取得義務化は、2019年4月に改正された労働基準法により定められたものです。同じく働き方改革による残業規制は大企業と中小企業で対象となる時期が異なりますが、有給の取得義務化は中小企業に猶予期間が設けられておらず、大企業と同じく2019年4月から施行になっています。

ここでは、中小企業側に課される義務の内容や、労働基準法に違反した場合の罰則についてわかりやすく解説します。

2-1. 有給休暇の義務化とは？労働基準法第39条の新設条項を解説

有給休暇の取得義務化は、労働基準法第39条の新設条項である第7項で規定されています。

有給休暇の基準日（付与される日）から原則1年間を期限として、使用者は業務命令により、5日間の有給休暇を労働者に取得させなければなりません。

対象は有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者です。

第三十九条
⑦　使用者は、第一項から第三項までの規定による有給休暇（これらの規定により使用者が与えなければならない有給休暇の日数が十労働日以上である労働者に係るものに限る。以下この項及び次項において同じ。）の日数のうち五日については、基準日（継続勤務した期間を六箇月経過日から一年ごとに区分した各期間（最後に一年未満の期間を生じたときは、当該期間）の初日をいう。以下この項において同じ。）から一年以内の期間に、労働者ごとにその時季を定めることにより与えなければならない。
引用：労働基準法｜｜e-Gov法令検索

第7項では、「労働者ごとにその時季を定めることによって」、有給休暇を与えると規定されています。つまり、使用者は有給休暇を取得する時季を指定することが可能です。

ただし、時季指定をする際、あらかじめ従業員に聴取をおこない、できるかぎり希望に沿う形で取得させる必要があります。なお、すでに労働者が5日分の有給休暇を取得している場合は、新たに時季指定をおこなうことはできません。

関連記事：有給休暇年5日の取得義務化とは？企業がおこなうべき対応を解説

2-2. 取得義務に違反した場合の罰則

もし、使用者が5日間の有給休暇を取得させるための措置を取らなかった場合、労働基準法第120条第1項に基づき、対象となる労働者一人につき、30万円以下の罰金が科されます。

第百二十条　次の各号のいずれかに該当する者は、三十万円以下の罰金に処する。
一　（省略）第三十九条第七項（省略）の規定に違反した者

引用：労働基準法｜e-Gov法令検索

従業員が増えるほど、罰金の総額も積み重なるため、大きな制裁が可能となる罰則です。仮に100人の違反者がいることが発覚した場合、最大3,000万円の罰金が科される可能性があります。

中小企業だと、「人数も多くないし、罰金を取られても大した額ではない」と思われるかもしれませんが、罰則以上に処罰されたことや労基署の是正勧告が入ったという事実が企業の社会的信用を損なうことに繋がります。採用において不利になったり、上場や資金調達にも影響が出かねないことは覚えておきましょう。

とはいえ、「有給取得の義務化でどんなルールが設けられたのか正確には把握していない」「特に社内で取得義務化に対するルールを設けていなかった」という担当者様もいらっしゃるでしょう。当サイトでは、有給取得をはじめ働き方改革に対応した勤怠管理対策について解説した資料をご用意しています。有給取得の義務化を含め、労働基準法改正に対する自社の対応に不安のある方は、ぜひこちらから資料をダウンロードしてご確認ください。

3. 有給休暇の取得義務化で中小企業が注意するべきポイント

有給休暇の取得義務化に対応する際、中小企業が注意すべきポイントは3つあります。

• 時間単位で「時季指定」することはできない
• パート・アルバイトも有給が10日以上付与されれば取得義務化の対象
• 「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が義務化

ここでは、これらのポイントについて解説します。

3-1. 時間単位で「時季指定」することはできない

有給休暇を取得させる場合、「半日単位」での時季指定が効果的です。まとまった休みが取れない時期であっても、時期指定を採用すれば半休であれば取得できる場合があります。

半休を積み重ねることによって、現場の人員に余裕がない場合であっても、有給休暇の取得義務である5日を満たすことができます。ただし、使用者が時季を指定して半休を取得してもらうことは可能ですが、「時間単位」での時季指定は認められません。

なお、半休を取得してもらう場合も、あらかじめ労使協定を結んでいて、労働者が希望している場合に限られます。

関連記事：時間単位の有給休暇とは？制度内容や導入方法を解説

3-2. パート・アルバイトも有給が10日以上付与されれば取得義務化の対象

有給休暇の取得義務に関する誤解の一つが、労働基準法第39条第7項で定められている、パートタイムの労働者には適応されないというものです。しかし、有給休暇の取得義務が科されるのは、有給休暇が10日以上付与されるすべての労働者です。

パートやアルバイトであって、週所定労働時間が30時間を超えている場合や、週3日で勤続年数が5年半以上である場合、また週4日で勤続年数が3年半以上である場合は、有給休暇の付与日数が10日を超えるため注意が必要です。

関連記事：パート・アルバイトにも有給休暇はある！付与日数や発生条件について解説

3-3. 「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が義務化

労働基準法が改正され、「年次有給休暇管理簿」の作成・保存が義務化された点にも注意しましょう。

大企業、中小企業を問わず、労働者一人ひとりの有給休暇の基準日、付与日数、取得した日付などを年次有給休暇管理簿にまとめなければなりません。

年次有給休暇には保管期間も定められており、当該の有給休暇の付与期間が完了したら、3年間保存しておく必要があります。

関連記事：年次有給休暇義務化にともなう管理簿とは？作成方法と保存期間を解説

4. 有給休暇義務化以外にも覚えておきたい働き方改革

働き方改革による中小企業への影響は有給休暇の義務化だけではありません。

働き方改革によって、時間外労働の上限規制や正社員と非正規社員の待遇格差の是正も中小企業に求められています。

ここでは、これらの規定について解説します。

4-1. 時間外労働の上限規制

従来は月45時間、年360時間以内の時間外労働であれば36協定を結んでいれば、従業員に依頼できました。さらに、特別条項付きの36協定を結ぶことで、繁忙期などでは月40時間、年360時間の制約を超えての労働が認められていました。

一方、働き方改革によって2020年4月からは中小企業であっても時間外労働の上限を超えることは認められていません。特別条項では年に720時間、複数月平均80時間、月100時間未満という上限を設けられました。

関連記事：中小企業が残業時間の上限規制について知っておくべき2つのポイント

4-2. 正社員と非正規社員の待遇格差の是正

働き方改革は正社員とアルバイトやパートタイマーなど、非正規社員との待遇格差も是正することを定めています。例えば2021年4月からは同一労働同一賃金が中小企業にも適用されています。そのため、中小企業は雇用形態に関係なく、非正規社員といった雇用形態で待遇差を儲けることはできません。

関連記事：同一労働同一賃金とは？適用された理由やメリット・デメリットについて

5. 有給休暇の管理には勤怠管理システムを導入

中小企業が有給休暇を適切に管理するには、勤怠管理システムの導入がおすすめです。勤怠管理システムを導入することで次のようなメリットが期待できます。

• 有給休暇取得状況がすぐに把握できる
• 法改正にスムーズに対応できる

ここでは、勤怠管理システムのメリットについて解説します。

5-1. 有給休暇取得状況がすぐに把握できる

有給休暇の管理作業は、工数がかかってしまいます。そのため、管理が煩雑になると従業員が適切に有給休暇を取得しているかどうかがわからなくなってしまうかもしれません。

一方、勤怠管理システムを導入することで従業員の有給休暇取得状況がすぐに把握できるようになります。勤怠管理システムによっては、従業員が有給休暇を取得していない際にアラートを発するタイプがあります。このようなタイプであれば従業員に対して有給休暇取得を促しやすくなります。

5-2. 法改正にスムーズに対応できる

勤怠管理システムを選ぶ際には、法改正にスムーズに対応できるタイプがおすすめです。

法改正に対応していないと、改正があったときに担当者が設定を変更しなければなりません。機器に強い担当者であれば問題ありませんが、設定変更をしなかったり間違ったりすると、適切な有休管理ができなくなります。

法改正に対応している勤怠管理システムであれば、今後勤怠にまつわる法改正が発生した際に慌てることもありません。

関連記事：小規模企業や中小企業におすすめの勤怠管理システムとは？選び方を詳しく解説

6. 有給休暇の義務化について中小企業は迅速な対応を

今回は、有給休暇の取得義務化が中小企業にもたらす影響や、その対応策を解説しました。

2019年4月より、中小企業は従業員に対して有給休暇5日分を取得させる体制づくりが求められています。有給休暇の取得義務化に違反すると、対象となる従業員一人につき30万円以下の罰金が科されるため、より厳格な有給休暇の管理が必要になります。

しかし、担当者の管理業務負担が増えてしまうと、他の業務に支障がでる可能性もあるので、勤怠管理システムの導入を検討することをおすすめします。

勤怠管理システムの導入による有休管理の効率化や年休消化制度の導入により、改正労働基準法に対応した人事・労務管理をおこないましょう。

▼具体的な有給休暇の日数計算などを詳しく解説しているおすすめの記事もございますので、ぜひご覧ください
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