集計作業など何かと手間のかかる勤怠管理は、マンパワーが限られている中小企業にとっては負担の大きい業務の一つです。「従業員が増加して、タイムカードや出勤簿では勤怠管理をおこなえなくなった」「人事担当の業務が圧迫している」といった勤怠管理の悩みを抱える企業もあるでしょう。

今回は、中小企業のシステム導入前の課題、導入後の効果をご紹介し、導入すべき勤怠管理システムや選ぶ際のポイントを公開します。

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1. 中小企業向けの勤怠管理システムとは

「そもそも勤怠管理ってどんなシステム？」という方のために、ここでは勤怠管理システムの概要ついて簡単に説明します。

勤怠管理システムとは、従業員の出退勤時間の打刻、残業や有給取得の申請や管理、シフトの作成など勤怠に関わる業務を支援するシステムのことです。全従業員の勤怠をシステム上で一元管理できるため、残業時間の集計などさまざまな業務を大幅に省くことができます。

近年では、初期投資を抑えられる「クラウド型」が主流となりつつあることから、中小企業においても、クラウド型の勤怠管理システムを導入する企業が増えてきています。

関連記事：勤怠管理システムを導入する5つのメリットは？デメリットも解説！

1-1. 中堅・大企業向け勤怠管理システムとの違い

中堅・大企業向けの勤怠管理システムは、その規模に応じた複雑な機能が求められます。例えば、複雑な就業規則や独自の人事制度への対応、細やかな権限設定、多拠点対応などが必要です。一方、中小企業向けのシステムは、よりシンプルで使いやすく、基本的な機能が充実しています。ただし、働き方改革による労務管理強化が求められているため、大企業向けに近い機能を提供する中小企業向けのシステムも増えています。従業員数が多い企業でも利用されることが増えているのが現状です。

1-2. 中小企業の勤怠システム導入率

勤怠システムの導入率は中小企業においても増加傾向にあります。2023年にjinjer株式会社が行った調査によれば、物流・運送業界の企業の25.7％が勤怠管理システムへの移行を検討中、38.5％が取り組むかどうかを検討中と回答しています。この結果からも分かるように、多くの中小企業が勤怠管理システムの導入に高い関心を持っています。今後も導入が進み、効果的な勤怠管理が行われることが予想されます。

出典：jinjer株式会社「【2024年問題】物流・運送業界における勤怠管理の実態調査」

2. 中小企業によくある勤怠管理のお悩み・課題

勤怠管理には悩みがつきものです。では、中小企業によくある勤怠管理のお悩みを紹介していきます。

2-1. 従業員増加・事業拡大の際に困る

中小企業において従業員の勤怠管理をタイムカードや出勤簿でおこなっている場合、事業拡大やそれに伴う従業員の増員といった際に、規模によっては従業員の勤務状況を管理するのが困難になります。

また、人事担当者の負担軽減のために新たな人材を雇用するなど、人件費がかさんでしまうことにもなりかねません。これから事業の拡大や従業員の増員を考えている中小企業においては、勤怠管理システム導入にかかるコストと人件費を秤にかけてみることも必要でしょう。

2-2. 勤怠管理をおこなえる人材が不足

中小企業において手書きやタイムカードで勤怠管理をおこなっている場合、その事務をおこなえる人材は限られます。大企業の場合には人事担当者もそれなりの数がいるでしょう。しかし、中小企業では担当者が1人しかいないという企業も多いのが現実です。

1人しかいない担当者が何らかの理由で会社を休んだり、急な病気にかかってしまったり、はたまた退職するといった場合には、人事業務が滞るといった不具合が生じることになります。

3. 勤怠管理システム導入で期待できる効果・メリット

勤怠システムを導入することにより、具体的にどのような効果が得られるのかも気になるところです。導入を検討する前に、期待できる効果やメリットについても抑えておきましょう。

3-1. 業務効率が向上する

勤怠システム導入により、目に見えて効果を実感できるのが業務の効率化でしょう。システム上で全従業員の勤怠情報が一元化されるため、毎月のタイムカードや出勤簿の回収作業が不要となります。労働時間の計算も自動でおこなえるので、集計作業も要りません。回収や集計など煩わしい作業がなくなることで、より重要な業務に時間を回すことができます。

さらに、導入することで従業員からの有給休暇や残業申請の管理も簡素化されるため、人事部門の負担が軽減されます。こうした変更によって、業務のスピードが向上するだけでなく、正確性も増し、全体の業務効率が大幅に改善されることが期待されます。その結果、企業全体の生産性向上にも寄与し、従業員の働く環境も整備されることで、モチベーションの向上にもつながるでしょう。

3-2. コストの削減につながる

タイムカードや出勤簿で勤怠管理をおこなう場合は、タイムカードや用紙などのコストにくわえ、月末に本社へ送付するための郵送代も必要です。勤怠管理システムを導入すれば、システム上で一元管理できるため、これらの費用を削減することができます。また、上述でも説明のとおり業務効率も上がるため、残業を伴って勤怠管理をおこなっていた場合は、人件費削減の効果も期待できるでしょう。

さらに、クラウド型の勤怠管理システムを活用することで、常に最新の法改正に自動で対応できるため、法的リスクも軽減します。これにより、安心して業務を進められる環境が整い、中小企業においても透明性の高い勤怠管理が可能となります。結果として、従業員の満足度やモチベーション向上にも寄与することが期待されます。

3-3. 法改正にもスムーズに対応できる

また、クラウド型の勤怠管理システムは、従業員がモバイルデバイスからもアクセスできるため、テレワークや外回りをしている社員も簡単に打刻や申請を行える利便性があります。このような柔軟な勤務体制に対応できることは、現代の働き方において非常に重要です。さらに、システムが提供する自動集計機能により、勤務状況や残業時間の分析が容易になり、戦略的な人事計画を立てる際のデータを活用できます。

その結果、企業全体の効率向上やコスト削減が期待でき、中小企業の競争力を高める要因にもなります。

3-4. 人材配置の適正化が図れる

勤怠管理システムの中には、従業員の勤怠状況をリアルタイムで把握し、数値化やグラフ化する分析機能を搭載しているものもあります。そういった機能を活用すれば、どの部署または時期に業務の逼迫がおきているかなど一目で把握できるようになるため、人材の適正配置など人事戦略に活かすことも可能です。

加えて、こうしたデータ分析機能は、従業員の労働時間の傾向や残業発生のパターンを明確に示します。これにより、企業は効率的な人員配置や、必要な自社内での研修計画を立てやすくなり、全体の生産性向上に繋がります。

また、適切な人事戦略を実行することで、従業員のモチベーション向上にも寄与し、多様な労働時間体系や勤務スタイルに柔軟に対応する企業としての印象を強化することもできます。

4. 中小企業へおすすめできる勤怠管理システムの選び方

中小企業が勤怠管理システムを選ぶ際、考慮すべきポイントが少なからずあります。以下でそのポイントを説明していきます。

4-1. 従業員増加・事業拡大にも柔軟に対応

中小企業は伸びしろが多く、事業の方向性によっては大企業へと発展する可能性を大いに秘めています。事業規模の拡大やそれに伴う従業員の増員にも柔軟に対応可能な勤怠管理システムを選定しなければなりません。

これに加えて、導入する勤怠管理システムは、法改正への迅速な対応が可能であることも重要です。具体的には、自動アップデート機能があり、最新の労働基準法に基づく管理ができるシステムを選ぶことで、企業が法的リスクにさらされることが少なくなり、安心して業務を進めることができます。

また、クラウド型のシステムであれば、テレワークにも対応した柔軟な勤怠管理が行えるため、従業員の満足度を向上させるだけでなく、企業全体の生産性を高めることにも寄与します。このように、中小企業が適切な勤怠管理システムを導入することは、事業成長のための重要なステップとなります。

4-2. 導入前にお試し期間の設定があるか

中小企業が勤務管理システム導入で躊躇する点があるとすれば、それはコスト面でしょう。導入前にお試し期間設定があるシステムを選択すれば、事前のお試しで導入の価値があるか否かを判断することができます。また、自社の業務フローに合った機能を持つシステムを選択することは、長期的なコスト削減にもつながります。

このように自社の要件にあった勤怠管理ステムであるかどうか、導入前のお試し期間で検証をしておくことが重要です。

4-3. 誰でも簡単に使用できるシステムか

正確な勤務実態の把握のためには、自社にあった打刻方法を選ぶことが重要です。導入したい打刻方法が定まっていない場合は、複数の選択肢があるものを選びましょう。例えばWeb打刻、ICカード、スマホアプリのほか、PCログオン・ログオフデータ収集ツールを使った打刻集計や、スマートロックの施錠・開錠情報と連動する打刻集計に対応しているものなどです。
また人事担当者の人材不足が懸念される中小企業では、その担当者が突然不在になったり欠員になったりした場合に、代行者を探すのは容易ではないでしょう。

そのため、誰でも簡単に操作できる勤怠管理システムを導入すれば、そういった不測の事態においてもすぐに代行者を充てることができます。

4-4. 勤務形態・就業規則に合わせてカスタマイズできるか

中小企業の中には、これから事業拡大や従業員の増加を考えているところもあるでしょう。そのため、正社員だけの雇用に留まらず、パートや派遣社員の雇用も視野に入れておかなくてはいけません。また、従業員が増えたことで社内の働き方を見直したり、フレックスタイム制度など新たな制度が導入される可能性もあります。

これまでのタイムカードや出勤簿による勤怠管理であった場合、変化した勤務形態に合わせて、その都度人事が自ら勤怠管理の方法を修正しなくていけませんでした。しかし、勤務形態に合わせてカスタマイズできる勤怠管理システムを導入するすれば、人事が自ら勤怠管理の方法を修正する必要がなくなります。そのため、カスタマイズができるものを選択しておけば、今後どのように勤務形態が変わったとしても問題ないのです。

4-5. ワークフロー機能が搭載されているか

また、承認ワークフローがあることで、プロセスの透明性が向上し、従業員が自らの勤務状況や休暇取得の状況を把握しやすくなるというメリットもあります。特に、忙しい職場環境においては、速やかな承認が求められます。システムによっては、承認者が不在の場合でも代理承認の機能があるため、業務が滞ることを防ぐことができます。

さらに、過去の申請履歴が確認できることで、給与計算や労働時間の集計にも役立ち、正確な勤怠管理が実現します。このように、ワークフロー機能が搭載されている勤怠管理システムは、企業の業務効率を高め、管理負担を軽減するための強力なツールとなります。

4-6. サポート体制が充実しているか

サポート体制に関しても、勤怠管理システム選びでは外せない要素の一つです。システムの使い方など不明点を尋ねたいときや、システムトラブルが発生した際など、どのように対応してもらえるのか、サポート内容についても導入前にしっかり確認しておきましょう。

システム会社によっては、サポート範囲が無料と有料で分かれているケースもあります。どの範囲まで無料でサポートしてもらえるのか、費用についても忘れずにチェックしましょう。

関連記事：小規模企業や中小企業におすすめの勤怠管理システムとは？選び方を詳しく解説

ここまで勤怠管理システムの選び方を紹介してきましたが、勤怠管理システムの導入を検討する際は、システムの比較検討～システム導入～運用開始までの流れを確認しておくことで、システム導入に必要な準備や運用開始までの期間を把握することが可能です。

当サイトでは、勤怠管理システムを導入して運用開始するまでにどのようなことが必要になるかをまとめた「勤怠管理システム導入完全ガイド」を無料で配布しているため、こちらより資料ダウンロードページをご覧ください。

5. 【特定の業界/業種向け】勤怠管理選びのポイント

ここまで中小企業向けの勤怠管理システムの選び方を紹介してきましたが、中小企業の中でも特定の業界・業種によっては、特有の勤務形態や働き方に対応したシステムが必要になりますので、紹介します。

5-1. 病院・医療機関のケース

病院・医療機関では、医師・看護師・技師・事務職員など複数の職種に加えて、様々な雇用形態や夜勤含めた勤務パターンがあり、勤怠管理も複雑になります。そのため、通常のオフィス向け勤怠管理システムよりも緻密なシフト作成機能が必要です。加えて、急な欠勤や残業に対する柔軟な対応が求められるため、リアルタイムでの勤怠状況の把握ができるシステムが望ましいです。

医療機関特有のニーズに応えるためには、各職種の勤務状況を一目で確認できるダッシュボードや、派遣スタッフの勤務管理機能を搭載した勤怠管理システムを選ぶことが重要です。これにより、医療行為に影響を及ぼすことなく、スムーズなシフト調整が実現できるでしょう。

5-2. 製造業のケース

製造業では、人の入れ替わりが多いうえ、日本語や日本文化に不慣れな外国人労働者も増えているため、操作が複雑な精密機器は向いていません。交通系ICカードの流用といった打刻方法や、熱・ホコリ・衝撃に強いタイムレコーダーなど、ソフト・ハードともに現場に即した勤怠管理システムがおすすめです。また、製造業においては、シフト制の勤務形態が一般的であるため、シフト管理機能が充実したシステムの導入が効果的です。

これにより、急な人員変更や欠勤に柔軟に対応でき、現場の生産性を維持しつつ、従業員の負担を軽減することが可能になります。さらに、テレワークの普及によって在宅勤務が増加している中で、移動中の打刻が可能なアプリケーションを搭載したシステムもその競争力を高めるポイントとなります。

5-3. 建設業のケース

建設業では直行直帰が多く、社員の負担状況を正確に把握しにくいという課題があります。また、現場ごとに勤務場所が異なるため、移動や労働時間の管理が複雑になることも。これに対応するためには、GPS機能やモバイル端末での打刻が可能なシステムが有効です。さらに、建設業界に特化した勤怠管理システムでは、現場ごとの作業内容や勤務時間を詳細に記録できる機能が備わっています。

これにより、各現場の労働状況をリアルタイムで把握でき、必要な人員や労働時間の適正管理が可能になります。また、データが一元管理されることで、労働基準法への適合や安全衛生管理の面でも大きなメリットをもたらすでしょう。

6. 中小企業の勤怠管理システム導入事例

最後に、勤怠管理システムの導入によって企業の課題を解決した事例を2つご紹介します。

6-1. 正確な勤怠管理にくわえ不要な残業も減少

勤務形態が不規則であることから、労働時間の集計ミスの多さが課題となっていた企業の事例です。自社の勤務形態に合わせて柔軟にカスタマイズできる勤怠管理システムを導入したことにより、労働時間が正確に把握できるようになっただけでなく、3～4日かかっていた締め作業が2日に短縮されました。

さらに、残業についても、システムで申請してから上長が承認をおこなうフローに変えたところ、必要のない残業が減り、残業時間の削減にもつながったそうです。

参考：導入事例｜jinjer株式会社

6-2. 勤怠管理にかかる作業工数の大幅な削減に成功

従業員の増員にともない、タイムカードでの勤怠管理に限界を感じていた企業の事例です。勤怠管理システム導入によってペーパーレス化を実現できただけでなく、タイムカードの回収や集計にかかる工数も大幅に削減できました。

くわえて、残業や有給の申請も、従来の紙からシステムに変ったことで、従業員側でリアルタイムに確認できるようになり、残業や有給に関する問い合わせを無くすことにも成功しています。

参考：参照：導入事例｜jinjer株式会社

7. 勤怠管理システム導入で中小企業の課題を解決しよう

これから事業拡大を狙おうとする中小企業の中には、これまでのタイムカードや出勤簿による勤怠管理に限界を感じている企業も多いことでしょう。

しかし勤怠管理システムなら、そんな悩みを一気に解決してくれます。勤怠管理システムを使用し、効率的な勤怠管理をおこないましょう。