【図解付き】請求書とは？ルールや意味、送付から保管まで網羅的に解説

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【図解付き】請求書とは？ルールや意味、送付から保管まで網羅的に解説

経費管理

更新日: 2023.3.9
公開日: 2022.2.3 古屋匠憲

企業間での取引で頻繁に扱われる請求書ですが、そもそもの請求書の役割や作成の仕方、送付までの一連の流れで細かいルールや規定があり、不安や疑問を持つこともあるのではないでしょうか。本記事では請求書の書き方や管理方法、よくある課題や電子化まで網羅的に解説しておりますので、ぜひ最後までご覧ください。

1. 請求書とは？意味やルールを解説
2. 請求書の書き方は？発行手順から送付準備までを解説
3. 請求書の送付について
4. 請求書管理について
5.請求書の課題
6.請求書と電子化
7.請求書ソフト
8.まとめ

1. 請求書とは？意味やルールを解説

請求書とはサービスや商品の売り手側が買い手側にむけて、料金の支払いを要求する際に発行する文書です。請求書を事前に発行して取引をおこなうことで、請求書が証拠となり、安心して取引ができるようになります。
請求書には発行日や請求者の情報、請求額などいくつか記載項目があるので確認して記載しましょう。

手書きの請求書を封筒をもちいて郵送する、またはPDFデータなどをメールで送るケースもあります。
また請求書は取引の証拠にもなり、支払いの際にトラブルが発生しないように抑制する目的もあります。

2. 請求書の書き方は？発行手順から送付準備までを解説

請求書に記載すべき項目について法律上の決まりはありませんが、マナーや慣習の面から見てもこれだけは記載しておくべきといった項目があります。請求先情報、取引内容、請求金額などなどいくつかありますが、正確に記載することで企業間の取引もよりスムーズに進めることができるので、ミスのないように努めましょう。

請求書は手書きで書くこともあれば、PDFをもちいてデジタルで送付することもあります。
自社にあった運用方法を選択しましょう。

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2-1. 請求書の作成方法

外部との取引が発生したら、請求書を作成しましょう。自社で使用している書式がある場合は、その内容に沿って作成します。公的に決められた書式はないため、社内で用意されていない場合は必要項目をまとめて記載します。

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2-2. 請求書に印鑑の押印は必要？

法的には請求書に社印などを押印する決まりはありません。ただし、信頼性の向上を目的に社印を押印している企業が多く存在します。また、押印することで請求書を偽造した場合の罰則は厳しくなるため、不正防止にもつながるでしょう。

関連記事：請求書に印鑑は必要？いらない？押印する位置や種類まで網羅的に解説

3. 請求書の送付について

請求書を作成して、その後に実際に送付するまでの流れをご紹介します。
まず作成した請求書に関して社内で承認をとります。各企業ごとに承認されるまでのプロセスがことなり、特に紙管理の場合は承認がとれるまで時間がかかるケースが多いので、なるべくはやく承認をとっておきましょう。
その後は作成した請求書を送付状とともに封筒に封入します。（電子データで作成した請求書は紙に印刷をして封入します。）
その後準備ができ次第、発送するという流れになります。発送後に記載ミス等あれば気づいた段階でできるだけはやく再発行して、先方に謝罪の旨を添えて再度送付しましょう。

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3-1. 請求書を郵送する

請求書を郵送する場合は、承認された請求書を送付状とともに封入する必要があります。このとき、請求書は「信書」として発送しなければなりません。また、封筒の表面に「請求書在中」と記載するなど、ほかの郵便物と紛れないようにする工夫が必要です。
あわせて、封筒のサイズや入れ方にも決まりがあるため、注意しましょう。

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3-1-1. 封筒への入れ方

請求書は一般的に「長形3号」または「角型2号」の封筒に封入します。このとき、「長形3号」は請求書を三つ折りにして書類を開いたときに「請求書」の文字が最初に見えるようにしましょう。「角型2号」に封入するときにはそのまま入れるのではなく、クリアファイルに挟んでから封入すると郵送時に折れ目がつきにくくなります。
送り状を同封する場合は、請求書の上に送り状を挟みましょう。

3-2. 請求書をメールで送る

近年、業務効率やペーパーレス化の目的で請求書をメールで送付することも増えています。請求書で送付する場合は、PDFデータで送付することが一般的です。WordやExcelファイルでは書き換えられてしまう恐れがあるため、PDFに変換してから送付しましょう。更に改ざんを防止するのであれば、PDF自体にもロックを掛けて編集不可の状態にすることもおすすめです。