勤怠管理は、すべての企業において欠かせない重要な業務の一つです。従来は、手書きの出勤簿やタイムカードとタイムレコーダーを用いて従業員の勤務時間を管理している企業が多く見られました。

近年では、勤怠管理システムの導入が進みつつあるものの、依然としてタイムカードによる勤怠管理を続けている企業も少なくありません。本記事では、タイムカードを活用して勤怠管理をおこなっている企業を対象に、労働時間の集計方法や勤怠記録の計算時に注意すべきポイントを解説します。

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1. 無料でタイムカードを集計する方法

タイムカードに記録されている従業員の勤怠記録を集計する手段として、エクセルを用いることが一般的です。しかし、エクセルで正確に集計するためには、関数や計算式を事前に設定する必要があり、一定のスキルが求められます。

そのため、「関数の使い方がわからない」「操作に不安がある」と感じる担当者も少なくないでしょう。ここでは、エクセルを含め、タイムカードを無料で集計する方法について詳しく紹介します。

1-1. 電卓を使って集計する

タイムカードから労働時間を手作業で計算する場合は、電卓を使うのが最もスタンダードな方法でしょう。ただし、時刻同士の引き算は通常の数値計算とは異なり、やや煩雑になるため注意が必要です。ここでは、電卓を使って簡単に労働時間を計算する方法を紹介します。

例えば、出勤時刻が「9:15」、退勤時刻が「19:10」の場合、それぞれ「555分（=9時間×60分+15分）」「1150分（=19時間×60分+10分）」と分に換算します。このように単位を揃えたうえで引き算をすると、拘束時間は「1150分−555分=595分」と計算が可能です。

実際の労働時間は、休憩時間を1時間（=60分）とすれば、拘束時間から休憩時間を差し引き「535分（=8時間55分）」と計算できます。法定労働時間（1日8時間）を超えた55分については、変形労働時間制などを適用していない限り、労働基準法に基づき時間外労働として、1.25倍の割増賃金を支払わなければなりません。

なお、「時間計算」ボタンが搭載されている電卓を用いる場合、60進法に対応できるため、上記のような分に直す作業を省略できる可能性があります。ただし、使用方法や機能は電卓の機種によって異なるので、事前に説明書やマニュアルをよく確認することが重要です。

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1-2. エクセルを使って計算する

インターネット上には、タイムカードの集計に使えるエクセル関数入りの無料テンプレートが多数公開されています。無料テンプレートにはあらかじめ関数が設定されているため、従業員の出退勤時間を入力するだけで、自動的に労働時間を集計できます。

ただし、エクセルを使う際の注意点として、誤って関数を削除してしまう可能性があります。関数が壊れると正しく集計されなくなるので、テンプレートの操作には十分注意し、必要に応じてバックアップを取っておくことが重要です。

参考：無料のタイムシート テンプレート｜Microsoft

1-3. 無料集計サイトやアプリを使う

タイムカードを集計する方法の一つに、無料集計サイトやアプリを利用する方法があります。これらのツールでは、従業員の出退勤時間を入力するだけで、労働時間を自動で集計できるため、手計算に比べて手間を大幅に削減できます。

エクセルのように関数の誤操作で計算式が壊れる心配もなく、初心者でも扱いやすい点がメリットです。ただし、無料ツールであるので、利用中に広告が表示されることがあり、業務の妨げになるケースもあります。また、多くの無料集計サイトは勤怠の集計機能のみに特化しており、給与計算機能までは備えていないため、給与計算をおこなうには別のツールやシステムの併用が必要です。

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2. タイムカードを集計する際の注意点

タイムカードの集計は使用するツールにかかわらず、企業の勤怠管理はもちろんのこと、従業員やアルバイトの正確な給与計算にも直結する重要な業務です。ここでは、タイムカードの集計時に押さえておくべき注意点について具体的に解説していきます。

2-1. 朝礼や着替えなども労働時間に含める

そもそも労働時間とは、使用者（会社）の指揮命令下にある時間のことです。そのため、会社の指示で出席が義務付けられている朝礼や、制服への着替えといった準備時間も、原則として労働時間に含まれます。

例えば、制服への着替えを業務前に会社が義務付けている場合、タイムカードの打刻は「着替える前」におこなう必要があります。同様に、業務後に着替えることが求められているなら、打刻は「着替えた後」にするべきです。

これらの着替えの時間を除外して労働時間を集計すると、労働基準法に違反する恐れがあります。労働時間の正しい定義を理解したうえで、適切にタイムカードを運用しましょう。

関連記事：労働時間の正しい計算方法についてわかりやすく解説

2-2. 休憩時間の控除漏れ・残業時間の集計漏れに気を付ける

労働基準法第34条では、労働時間が6時間を超える従業員に対して、休憩時間を与えることが義務付けられています。具体的には、1日の労働時間が6時間を超え8時間以下の場合は最低45分以上、8時間を超える場合は最低1時間以上の休憩を与える必要があります。

例えば、1日の所定労働時間が6時間のアルバイト従業員を考えてみましょう。通常の勤務であれば1日の労働時間が6時間以下なので、休憩時間の付与は不要です。しかし、1分でも残業が発生した場合、休憩時間の付与義務が生じます。この場合、残業時間に応じて付与すべき休憩時間も変わってきます。

勤怠管理にタイムカードを利用している場合、始業時刻と終業時刻から勤務時間を算出し、所定の休憩時間を差し引くことで労働時間を管理するのが一般的ですできます。そのため、休憩時間の入力欄を設けていないケースも見受けられます。

しかし、残業の有無などによって休憩時間が変動する可能性がある場合は、実際に取得した休憩時間をタイムカードに記録する運用をおこなうことが望ましいでしょう。また、同じように残業が発生した場合は、集計漏れが生じないよう、残業時間を正確に把握・管理できる体制を整備しておくことが重要です。

参考：労働基準法第34条｜e-Gov法令検索

関連記事：労働時間に対する休憩時間数とその計算方法をわかりやすく解説

2-3. 割増賃金は正しく計算する

従業員が残業をおこない、労働時間が法定労働時間（1日8時間、週40時間）を超える場合には、時間外労働の割増賃金の支払いが必要です。また、深夜帯（原則22時～翌5時）に労働をおこなった場合は深夜労働、法定休日に働いた場合は休日労働にそれぞれ該当し、定められた割増賃金を支払わなければなりません。なお、割増労働の各割増率は、次の通りです。

• 時間外労働（月60時間以下）：25%以上
• 時間外労働（月60時間超え）：50%以上
• 深夜労働：25%以上
• 休日労働：35%以上

タイムカードを集計する際には、時間外労働・深夜労働・休日労働の各時間を正確に算出し、そのうえで給与計算をおこなう必要があります。集計ミスがあれば、未払い賃金が発生し、従業員とのトラブルや法的リスクにつながる可能性もあるので慎重な対応が求められます。

参考：しっかりマスター 割増賃金編｜厚生労働省

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2-4. 15分・30分単位の端数切り捨ては原則おこなわない

2-5. タイムカードの原本は保管期間が決まっているので注意する

5. 社内の実態に合わせて、適切な勤怠管理の方法を選択しよう

本記事では、タイムカードを使用した勤怠管理における計算方法や注意点について解説してきました。近年では、Web上で提供されている無料の勤怠計算ツールを活用することで、手軽に勤怠管理をおこなうことも可能です。

このようなツールは、少人数の企業や小規模チームにとっては実用性が高く、導入のハードルも低いといえます。一方で、従業員数が増加すると管理が煩雑になり、対応が難しくなるケースもあるので注意が必要です。そのため、自社の規模や働き方、管理体制を踏まえて、最適な勤怠管理のシステムや仕組みを検討・導入することが重要です。