就業規則とは、労働条件や職場の規律を定めた大切な「ルールブック」です。しかし、記載項目のミスや変更手続きの見落としは、法令違反や労使トラブルといった重大な企業リスクを招きかねません。

常時10人以上の労働者がいる事業場には作成・届出の義務がありますが、それ未満の企業であってもトラブル予防のために整備しておくことが重要です。本記事では、就業規則の基礎知識をはじめ、未整備の場合に想定されるリスクや、作成から届出・周知までの具体的な流れをわかりやすく解説します。

1. 就業規則とは？

就業規則とは、労働者の賃金・労働時間などの労働条件や、職場内の規律などについて定めた規則集です。いわば職場のルールブックであり、使用者と労働者の双方がその内容を遵守する必要があります。

就業規則は、労働基準法をはじめとする法令に適合した内容で作成しなければなりません。法令に反する内容を定めた部分については無効となる可能性があります。

また、就業規則は作成しただけでは足りず、従業員に適切に周知することも必要です。従業員への周知が十分になされていない場合には、たとえ所轄の労働基準監督署へ届出をおこなっていても、労働契約の内容として効力が認められない可能性があるので注意しましょう。

1-1. 就業規則を定める必要のある事業場

就業規則の作成・届出義務は、本社や支店、営業所などの「事業場単位」で判断します。労働基準法では、常時10人以上の労働者を使用する事業場の使用者に対し、就業規則の作成および労働基準監督署への届出を義務付けています。

この「常時10人以上の労働者」には、正社員だけでなく、パートタイマーやアルバイトなども含まれます。ここでいう「常時」とは、一時的な人数ではなく、通常の状態として10人以上の労働者を使用していることを意味します。

例えば、繁忙期のために短期間だけ労働者を増員し、一時的に10人以上となった場合で、通常は10人未満の状態であるときは、原則として「常時10人以上の労働者を使用する事業場」には該当しません。

参考：就業規則作成・届出に関する FAQ｜厚生労働省

関連記事：就業規則の作成方法｜記載すべき項目や注意すべきポイントを解説

1-2. 就業規則を作成するメリット

就業規則には、労働基準法で定められた労働時間や賃金などの必要事項に加え、法令に反しない範囲で企業独自のルールが定められます。例えば、服務規律や福利厚生、ハラスメント防止、副業に関する取り扱いなどを規定することが可能です。

職場のルールを明文化しておけば、従業員との認識のずれを防ぎ、「言った」「言わない」のトラブルの発生を抑制しやすくなります。また、ルールが明確になることで、従業員も安心して業務に取り組みやすくなるでしょう。

さらに、労使トラブルや訴訟が発生した場合でも、企業が就業規則に基づいて適切に対応していたことを示せれば、その対応の正当性を主張しやすくなります。特に、減給や降格などの懲戒処分に関する事項については、就業規則が重要な判断材料となるので、あらかじめ整備しておくことが重要です。

2. 就業規則がない場合に想定されるリスク

就業規則を作成していないと、さまざまな問題に直面する可能性がでてきます。想定されるリスクには、次のようなものがあります。

2-1. 労働基準法違反により罰則の対象となる

常時10人以上の労働者を使用する事業場であるにもかかわらず就業規則を作成していない場合や、作成した就業規則を労働基準監督署へ届け出ていない場合は、労働基準法第89条に違反します。

これらの義務に違反した場合には、同法第120条に基づき30万円以下の罰金が課される可能性があります。実務上は、労働基準監督署の調査などによって違反が発覚した際に、まず是正指導や勧告がおこなわれるのが一般的です。

しかし、その後も改善が見られない場合には送検され、刑事罰の対象となるおそれがあります。また、送検事案については企業名が公表されることもあり、企業の社会的信用に影響を及ぼす可能性があるでしょう。

なお、就業規則の届出は労働基準法施行規則第49条により「遅滞なく」おこなうこととされています。そのため、常時10人以上の労働者を使用するに至った場合には、速やかに就業規則を作成し、労働基準監督署へ届け出ることが重要です。

参考：労働基準法第89条、第120条｜e-Gov法令検索

参考：労働基準法施行規則第49条｜e-Gov法令検索

関連記事：就業規則に違反した社員に対する企業側の正しい対処方法とは

2-2. 労働条件をめぐる労使トラブルが増加する

就業規則は、労働時間や休日・休暇、賃金などの労働条件や職場のルールを明文化する役割を担っています。就業規則がない場合、労働条件の解釈が従業員ごとに異なり、認識の相違から労使トラブルが発生しやすくなります。

また、残業代の支給や有給休暇の運用などをめぐって争いになった際、就業規則がなければ、自社のルールを客観的に示すことが難しくなります。

企業の成長に伴い従業員数が増加すると、口頭での説明や慣行だけで労務管理をおこなうことは困難になるためトラブルの予防や適切な労務管理の観点からも、たとえ就業規則の作成義務のない企業であっても、就業規則を整備しておくことが望ましいでしょう。

2-3. 懲戒処分が無効と判断される

従業員に対して戒告や懲戒解雇などの懲戒処分をおこなうためには、あらかじめ就業規則にその事由や内容を定めておくことが重要です。

労働契約法第15条では、懲戒処分が客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当でない場合には権利濫用として無効になると定められています。また、同法第16条では、解雇についても同様の基準が設けられています。

そのため、企業が懲戒処分を有効におこなうには、就業規則に懲戒規定を設け、その規定に基づいて合理的かつ相当な処分をおこなう必要があります。就業規則がなければ法的根拠を欠くため、重大な規律違反があっても懲戒処分が無効と判断されるおそれがあるので注意しましょう。

参考：労働契約法第15条、第16条｜e-Gov法令検索

関連記事：労働契約法15条に定められた「懲戒」の対象者と懲戒を無効にする権利について解説

関連記事：労働契約法16条に規定された「解雇」の効力と無効になるケース

関連記事：就業規則がない会社はどうなる？ない場合の違法性や法律上のリスクを解説

2-4. 助成金を申請できない

国の雇用関係助成金の中には、就業規則の整備を支給要件としているものがあります。例えば、「働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）」では、支給要件のひとつとして次のような事項が定められています。

全ての指定事業場について、年次有給休暇の付与実績にかかわらず、年休管理簿を作成していること。加えて、常時10人以上の労働者を使用する指定事業場について、年次有給休暇の時季指定に関する定めがある就業規則を作成し、交付申請の前に、あらかじめ、所轄労働基準監督署長に届け出ていること。

引用：働き方改革推進支援助成金（労働時間短縮・年休促進支援コース）｜厚生労働省

このように、就業規則が未整備であったり、必要な規定が定められていなかったりすると、助成金の申請要件を満たせず、支給を受けられない可能性があります。利用できる助成金の機会を逃さないためにも、就業規則を適切に整備しておくことが大切です。

2-5. 【具体例】就業規則により防げるトラブル

就業規則は、職場で起こり得るさまざまな労務トラブルの予防に役立ちます。例えば、遅刻や無断欠勤を繰り返す従業員がいる場合、就業規則に服務規律や懲戒規定が整備されていなければ、企業としてどのような対応をおこなうべきかが不明確となり、適切な労務管理が難しくなることがあります。

就業規則を適切に整備しておけば、あらかじめ定められたルールに基づき、公平な対応をおこないやすくなります。また、従業員にとっても職場で求められる行動基準が明確になるため、認識のズレによるトラブルの発生を防ぐ効果が期待できます。

また、近年はテレワークや副業・兼業の普及により、従来にはなかった労務管理上の課題も増えています。情報管理や労働時間管理に関するルールを整備し、社会情勢や働き方の変化に応じて就業規則を定期的に見直すことも重要です。

関連記事：在宅勤務の導入に就業規則の変更は必要？ルール作りのポイントを解説

関連記事：副業禁止は就業規則で定められる？トラブルの対処法も解説

3. 就業規則の作成から届出・周知までの流れ

就業規則は作成するだけでは十分ではありません。法的な効力と職場での実効性を確保するためには「作成」「意見聴取」「届出」「周知」という一連の手続きを適切におこなうことが重要です。ここでは、その基本的な流れについて解説します。

関連記事：就業規則の変更手順とは？届出義務や提出・周知方法を解説

3-1. 就業規則の原案を作成する

まず始めに、就業規則に記載する内容を決めていきます。記載事項には、労働基準法第89条で定められた「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」、企業が任意で記載できる「任意記載事項」があります。

特に「絶対的必要記載事項」および「相対的必要記載事項」は法律上必ず盛り込むべき内容であり、記載漏れがある場合には労働基準法違反となるおそれがあるため注意が必要です。

参考：就業規則を作成しましょう｜厚生労働省

3-1-1. 絶対的記載事項

絶対的必要記載事項とは、労働基準法の定めにより、必ず記載しなければならない事項のことで、次の3つの項目が該当します。

1. 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇ならびに交代制の場合には就業時転換に関する事項
2. 賃金の決定、計算および支払いの方法、賃金の締め切りおよび支払いの時期ならびに昇給に関する事項
3. 退職に関する事項（解雇の理由を含む）

これらの項目は、業種や業態にかかわらず、必ず就業規則に盛り込む必要があります。

3-1-2. 相対的記載事項

相対的必要記載事項は、事業場で定めをする場合に記載しなければならない事項のことです。
相対的必要記載事項には次の8つの項目があります。

1. 退職手当に関する事項
2. 臨時の賃金（賞与）、最低賃金額に関する事項
3. 食費、作業用品などの負担に関する事項
4. 安全衛生に関する事項
5. 職業訓練に関する事項
6. 災害補償、業務外の傷病扶助に関する事項
7. 表彰、制裁に関する事項
8. その他全労働者に適用される事項

退職金や賞与は、支給されて当たり前のように思われがちですが、実際は相対的必要記載事項のひとつであり、本来は企業の裁量で規定される項目となります。

3-1-3. 任意記載事項

任意記載事項とは、法律上記載が義務付けられているものではないものの、企業が任意で就業規則に定められる事項をいいます。企業理念や服務規程、福利厚生、人事異動に関する事項などがこれに該当します。

これらの内容は企業の裁量で定められますが、労働基準法をはじめとする法令に反する内容を定めることはできません。仮に法令の基準を下回る不利益な定めをした場合には、その部分は無効となり、法令上の基準が適用されます。

3-2. 労働者代表から意見聴取をする

就業規則を作成する際、労働者代表の意見を聴取しなければなりません。ここでいう「労働者代表」とは、事業場に労働者の過半数で組織される労働組合がある場合はその労働組合を指し、そのような労働組合がない場合は、労働者の過半数を代表する者（過半数代表者）を指します。

過半数代表者は、労働基準法上の管理監督者に該当しない労働者の中から、投票や話し合いなど、労働者の意思が反映される民主的な方法で選ぶ必要があります。つまり、企業が一方的に指名することはできません。

労働者代表が選出された後は、就業規則の内容について意見を聴取し、その内容を意見書として取りまとめます。意見書の作成にあたっては、厚生労働省が公表している様式や記載例を参考にするとよいでしょう。

なお、労働基準法で求められているのは労働者代表の「意見聴取」であり、「同意」ではありません。そのため、労働者代表が就業規則の内容に反対した場合であっても、その意見を記載した意見書を添付して就業規則を届け出ることができます。

ただし、労働者の反対意見を無視し、無理やり就業規則を成立させようとすると将来的な労使トラブルやモチベーション低下に繋がる可能性があります。反対意見が出た場合は、理由を細かくヒアリングして妥協点を探るなど、できる限り労働者側の理解を求めるとよいでしょう。

参考：意見書（記載例）｜厚生労働省

関連記事：就業規則の意見書とは？様式・記入例や作成に必要な内容と押印時のポイントを解説

3-3. 就業規則を労働基準監督署へ届出する

常時10人以上の労働者を使用する事業場では、就業規則を作成した場合、所轄の労働基準監督署長へ届け出る必要があります。届出の際は、一般的に次の書類を提出します。

• 就業規則（変更）届
• 就業規則本体および関連する付属規程
• 労働者代表の意見書

届出方法には「窓口持参」「郵送」「電子申請（e-Gov）」があります。届出は原則として事業場ごとにおこないますが、本社および事業場で同一内容の就業規則を適用しているなどの条件を満たす場合は、本社による一括届出が可能です。

参考：就業規則一括届出制度｜厚生労働省

関連記事：就業規則の労働基準監督署への届出を解説！届出義務や期限、必要書類とは

3-4. 就業規則の内容を従業員へ周知する

就業規則は、労働基準監督署へ届出をおこなっただけで直ちに労働者に対する効力が十分に認められるわけではなく、労働者への適切な周知が必要です。周知方法としては、次のような手段が挙げられます。

• 事業場の見やすい場所への掲示または備付け
• 書面による配布
• 社内イントラネットなどの電子媒体による閲覧

重要なのは、従業員が必要なときにいつでも就業規則の内容を確認できる状態にしておくことです。周知が不十分な場合には、就業規則の内容を従業員に対して適用できないと判断される可能性があるため、適切な周知措置を講じることが重要です。

参考：労働基準法第106条｜e-Gov法令検索

参考：労働基準法施行規則第52条の2｜e-Gov法令検索

関連記事：企業が就業規則の閲覧を求められたら？労働者の権利と会社の義務に基づいた対応方法とは

4. 就業規則を定めるときのポイント

就業規則は法令に適合した内容とすることはもちろん、自社の実態に即したルールを整備し、労使間のトラブルを未然に防ぐ観点も欠かせません。ここでは、就業規則を定めるときのポイントを詳しく紹介します。

4-1. 就業規則の適用範囲を明確にする

就業規則は、その適用対象となる労働者の範囲を明確に定める必要があります。正社員だけでなく、契約社員やパート・アルバイトなど、雇用形態の異なる労働者についても、どの規程が適用されるのかを明らかにしておくことが重要です。

適用範囲が曖昧な場合、どの労働者にどの規定が適用されるのかについて認識の相違が生じ、労務トラブルの原因となるおそれがあります。そのため、「全従業員に共通の就業規則を適用するのか」「一部の雇用区分について別規程を設けるのか」を整理し、就業規則または関連規程で適用対象を明確に定めておくことが求められます。

関連記事：就業規則に賃金規程は必須ではない？必要になるケースや定める事項とは

4-2. 法令または労働協約に反しない内容にする

就業規則の内容については、労働基準法第92条により、法令や当該事業場に適用される労働協約に反する内容を定めることはできません。そのため、就業規則に法令や労働協約に抵触する規定がある場合には、その部分は無効となり、法令や労働協約の定めが適用されます。

また、労使間のトラブルが訴訟などに発展した場合でも、無効となった規定を根拠として権利や効果を主張することは原則としてできません。就業規則を作成する際には、関係法令や労働協約の内容を十分に確認し、それらに抵触する規定がないかをあらかじめ点検しておくことが大切です。

参考：労働基準法第92条｜e-Gov法令検索

関連記事：雇用契約書と就業規則の優先順位とは？見直す際の2つのポイントを紹介

4-3. 就業規則を見直すときは不利益変更に注意が必要

就業規則を変更して賃金の引下げや退職条件の厳格化など、労働者に不利益な労働条件変更をおこなう場合、原則として労働者の合意なく一方的に不利益変更をすることはできません。

ただし、変更後の就業規則が労働者に周知され、かつ変更内容が合理的である場合には、個別の同意がなくても有効と認められることがあります。

また、就業規則を変更する際にも、労働者代表から意見を聴取したうえで、労働基準監督署へ届け出る必要があります。さらに、変更後の就業規則を適切に周知しなければ、その効力が否定される可能性があるので注意しましょう。

参考：労働契約法第9条、第10条｜e-Gov法令検索

参考：就業規則の不利益変更は許されるのか｜厚生労働省

関連記事：就業規則の不利益変更とは？実施する際の5つの注意事項

5. 就業規則の管理業務を効率化する方法

就業規則は一度作成して終わりではなく、法改正や社内制度の変更に応じて継続的な見直しと管理が必要です。ここでは、就業規則の管理業務を効率化する方法を紹介します。

5-1. 就業規則のひな形を活用する

就業規則を作成・変更する場合は、厚生労働省が公表している「モデル就業規則」を参考にすると効率的です。モデル就業規則を活用すれば、法令上必要とされる事項の記載漏れを防ぎながら作成を進められます。

ただし、モデル就業規則は汎用的なひな形なので、その内容が各事業場の実態に適合するとは限りません。モデル就業規則はあくまで参考資料として活用し、実際の労働時間や賃金制度などを踏まえたうえで、自社の実態に即した内容を検討・整備することが重要です。

厚生労働省が提供する「就業規則作成支援ツール」を利用するのもよいでしょう。

参考：モデル就業規則について｜厚生労働省

参考：就業規則作成支援ツールご利用の流れ｜厚生労働省

5-2. 労務管理システムで就業規則や改訂履歴を一元管理する

就業規則の改訂を重ねると、どの版が最新版なのか把握しにくくなったり、過去の改訂内容を確認する際に手間がかかったりすることがあります。労務管理システムを活用することで、就業規則や関連規程をデータで保管でき、改訂履歴や施行日をまとめて管理しやすくなります。

また、最新版の就業規則を従業員へスムーズに共有できるほか、過去の変更内容も確認しやすくなります。さらに、電子承認機能や従業員への通知・周知機能を備えたシステムであれば、就業規則の改訂から周知までの業務をより効率的に進められるでしょう。

5-3. 社会保険労務士に作成・改訂を依頼する

就業規則の作成や改訂には、労働基準法をはじめとする労働関係法令の知識が求められます。法改正への対応漏れや規定内容の不備があると、労務トラブルや労使紛争の原因となるほか、一部の規定が無効と判断される可能性もあります。

そのため、自社での対応が難しい場合には、社会保険労務士などの専門家の支援を依頼することも有効な選択肢のひとつです。専門家の支援を受ければ、最新の法令に対応した就業規則を整備しやすくなるほか、自社の労務管理上の課題に応じた助言も得られるでしょう。

6. 就業規則は、労使ともに働きやすい環境を作るために必要なもの

就業規則は、常時10人以上の従業員を雇用している使用者は必ず作成しなければならない「職場のルールブック」です。
常時雇用している従業員が10人未満の事業場は、必ずしも就業規則を作成する必要はありませんが、明確なルールがないまま労働者を雇用していると、無用なトラブルが頻発する原因となります。
就業規則を定めておけば、労使間で統一されたルールのもと、互いの権利を尊重しながら働くことができます。

就業規則の作成にはテンプレートを使うことも可能ですが、内容をしっかり精査し、自社の実態に適したものになるよう配慮しましょう。