正確な給与の支払いを遂行するためには、従業員ごとの正確な勤務時間の把握が重要です。

昔は手書きの勤怠表で管理していたものが、タイムレコーダーという機械が開発され、近年では勤怠管理システムの台頭など、勤務時間の管理方法は時代とともに進化し、より正確性と効率性が高まってきています。

正確性・効率性という観点からすると、タイムカードを打刻する方法より、勤怠管理システムの方が上です。しかし、勤怠管理システムの導入にはコストがかかりますし、運用できるか不安という担当者もいるかもしれません。

そこで本記事では、タイムカードを電子化するメリット・デメリットや電子化する方法、費用の目安などを解説していきます。

関連記事：なぜ打刻は必要なのか？打刻忘れによるリスクを知り、必要性を理解しよう

1. タイムカードの電子化とは？

タイムカードの電子化とは、紙のタイムカードによるアナログ的な勤怠管理から、ITを活用したデジタルな勤怠管理にシフトすることを指します。

労働時間の管理方法を調査した厚生労働省の公表資料によると、タイムカードやICカード等で打刻する企業が33.9%、勤怠管理システムで打刻する企業は28.4%と、勤怠管理の電子化は進んではいますが、依然として紙のタイムカード利用している企業も少なくありません。

一方で、リモートワークの普及や労働時間管理の厳格化に伴い、より柔軟かつ正確な勤怠管理が求められています。

参照：労働時間制度等に関するアンケート調査結果について｜厚生労働省

1-1. タイムカードの電子化は法律で義務付けられている？

2019年の労働安全衛生法の改正により、事業主に対して従業員の労働時間の把握が義務付けられました。労働時間の把握は、事業主が従業員の労働時間を単に確認すれば良いわけでなく、原則として以下の手段で把握する必要があります。

• 使用者が、自ら現認することにより確認すること
• 客観的な記録によって確認し、適正に記録すること

この客観的な記録には、ICカードやパソコンの使用時間の記録のほか、タイムカードも含まれます。そのため、タイムカードを電子化しなくても、法律違反にはなりません。

ただし、労働時間を正しく把握する必要があるため、タイムカードの打刻漏れや打刻ミスには、十分な注意が必要でしょう。

参照：労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン｜厚生労働省

1-2. タイムカードを電子化する必要性

コロナ禍を機にリモートワークが普及したことで、働き方が多様化しています。しかし、紙のタイムカードを使った勤怠管理は場所の制約を受けるため、時代のニーズに合わなくなりつつあるのが現状です。

また、2019年に残業時間の上限が罰則付きで法規制されたことにより、従業員に対する残業時間の徹底した管理も求められています。さらに、不正打刻や改ざんなど悪質な行為が起きやすいのも、タイムカードによる勤怠管理の大きな問題点です。

これらの背景から、システムを導入してタイムカードによる打刻を電子化する動きが進んでいます。例えば勤怠管理システムは、IDとパスワードを入力して打刻するため、他人が勝手に打刻することが難しく、本人による打刻を徹底させることが可能です。

週次や月次での労働時間の集計も容易になるため「知らないうちに上限時間を超えてしまった」というトラブルも防げるでしょう。

また、従業員の各自のPCやスマートフォンから勤怠管理システムにアクセスして打刻できるため、打刻機の置いてあるオフィスに行かなくてはならない、といった場所の制約もなくなります。

つまり、不正防止はもちろんあらゆる働き方に柔軟に対応できるという点で見ても、タイムカードの電子化は早急に検討する必要があるといえるのです。

関連記事：タイムカード・出勤簿の手書きは違法？勤怠管理の必要性を理解しよう

2. タイムカードを電子化するメリット

タイムカードやタイムレコーダーの電子化の方法には「スプレッドシートやエクセルを用いる方法」や「PCのログデータを用いる方法」などいくつか考えられます。

しかし、労働時間の客観的把握の義務という観点や管理担当者に負担をかけずに作業効率化が図れるという観点から考えると、勤怠管理システムやアプリを利用することが望ましいでしょう。

本章では勤怠管理システムの導入におけるメリットについて解説します。

2-1. 不正打刻を防止できる

勤怠管理システムは、紙のタイムカードとは異なり従業員毎に個別にシステムへのログインIDとパスワードが割り振られるため、本人以外の従業員による打刻が難しくなります。また中には、打刻時に生体認証が必要となるものもあり、より厳重な管理がおこなえます。

どこからでも打刻できるのは従業員にとってメリットですが、本当に勤務地から打刻しているのか打刻データの信頼性に不安を感じる管理者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。勤怠管理システムの中には、GPS機能を搭載し指定の場所に入ると打刻ができるといった機能を備えているシステムもあります。

このように勤怠のシステムを用いれば、簡単に代理打刻や不正打刻ができない環境を整備できるというメリットが得られます。

関連記事：タイムカードの改ざん・不正打刻は違法！正しい対処や防止策をご紹介

2-2. 正確な労働時間を把握できる

タイムカードは集計するまで従業員がどのような打刻をしているかわからないため、正確な労働時間の確認が難しく、従業員自身も管理者も気が付かないうちに労働時間の超過が起こりやすくなります。また、打刻漏れなどにより勤怠データにバラつきが起きた場合は、正確な情報が集めにくくなります。

勤怠管理システムのように、リアルタイムで従業員の労働時間を確認できれば、労働時間が超過しそうな従業員へ事前に対応することが可能です。また、労働時間に余裕のある従業員も把握しやすいので、仕事を割り振り、社内の負担も分散しやすくなります。

製品によっては、管理者から従業員にシステムを通じて残業時間の上限に対するアラート発出や打刻の修正依頼ができるものもあるので、コミュニケーションコストの削減も可能です。

関連記事：タイムカードの計算で15分や30分の切り捨ては違法！正しい勤怠管理を解説

関連記事：タイムカードの押し忘れで給料なしや減給、欠勤扱いの処分は妥当？労働基準法の規定に注意！

2-3. 集計時のミスを軽減できる

タイムカードのように、紙の内容を見ながらExcelなどに手入力する作業が発生すると、どうしても人為的ミスが起きやすくなります。人為的ミスを防ぐには、入力間違い防止の取り組みとしてダブルチェックを取り入れる方法が有効ですが、その分の作業担当者を配置せねばならず、特に少ない人員で労務管理している場合は、業務の逼迫につながりかねません。

タイムカードやタイムレコーダーの代替となるシステムやアプリを導入すれば、従業員が打刻した情報をシステムが自動集計し、正確なデータが集められるので、集計時の人的ミスを防ぐことが可能です。

また、打刻システムを導入すれば、出勤時も退勤時もボタンを押すだけで打刻の記録がつけられるため、従業員の入力ミス防止にもつながります。

関連記事：タイムカードの正しい打刻方法とミスを起こさないための予防策

関連記事：タイムカードで打刻ミスをなくすために用意しておきたい打刻ルールの具体例

2-4. 集計作業を効率化できる

PCやスマートフォンから打刻した情報は、自動で勤怠管理システムに反映されます。

つまり、労働時間をリアルタイムで集計できるため、どの従業員が現在どのくらい残業をしているのか、打刻漏れの有無などが月末まで待たずに把握でき、「集計時に残業時間の上限を超えていることが発覚する」ことを防げます。

また、管理担当者は月末の勤怠の集計作業が不要となり、勤怠を最終確認して締め処理をするだけでいいので、集計作業を効率化できるというメリットがあります。

2-5. 多様な働き方に対応できる

タイムカードはタイムレコーダーによる打刻が必要なので、出退勤時には社内にいなくてはならず、必然的に仕事をする場所が縛られます。

勤怠管理システムを導入すれば、PCやスマートフォンなどマルチデバイスで打刻ができるため、リモートワークやサテライトオフィスでの勤務、直行直帰やフレックスタイムなど、多様な働き方に対応できるのがメリットです。。

多様な働き方の導入は、現状の従業員の満足度の向上だけでなく、採用のアピールの材料にもなることから、労働人材の確保にもつながるでしょう。

2-6. ペーパーレス化できる

タイムカードは労働基準法上、記録と保管が義務付けられている「法定三帳簿」の「出勤簿」に含まれます。2020年の労働基準法改正により、出勤簿などの保管期限は3年から5年に延長されました。そのため、法律に則りタイムカードも5年間の保管が必要です。

紙のタイムカードを5年分保管する場合、保管場所が必要となります。また、開示を求められた際に備えて、指定年次の該当の従業員の勤怠データを探せるようにファイルなどを用いて整理しておかなければなりません。

加えて、保管場所を確保するために、保管期間が経過した勤怠データを廃棄しなければならないので、どの出勤簿が5年経っているかの確認も必要になります。

このように、タイムカードを紙で保管する場合さまざまな課題が伴いますが、2019年の働き方改革法案の施行を機に、出勤簿の電子データ化が認められました。

タイムカードを電子化することで、ファイルやファイルを保管する倉庫をはじめとする保管コストを節約できるのは大きなメリットです。また、紙のタイムカード自体に発生する紙代やインク代が節約できるのもメリットといえるでしょう。

関連記事：タイムカードや出勤簿の保管期間は5年？7年？正しい保管期間を徹底解説！

関連記事：賃金台帳の保存期間や違反した際の罰則・保存方法を解説

3. タイムカードを電子化するデメリット

タイムカードを電子化すると、集計時のミス防止や業務負担の軽減などさまざまなメリットが得られます。しかし、電子化によるデメリットがあるのも事実です。

そのため、導入を検討する場合はメリットとデメリットのバランスを考慮する必要があります。ここでは、タイムカードを電子化する際の3つのデメリットを紹介します。

3-1. システムの導入や運用に必要な技術の問題

電子化には、適切なハードウェアやソフトウェアの導入が必要です。そのため、システムの設置やアップデート、トラブルシューティングに関連する技術的な問題が発生する可能性があるのがデメリットです。また、ハードウェアやソフトウェアの故障や互換性の問題によって、データの正確性や可用性に影響を及ぼす可能性もあります。

しかし、クラウド型の勤怠管理システムであれば、専門的なシステム知識があまりなくても利用できることが多いです。定期的なメンテナンスや法改正によるシステムのアップデートもサービス提供元が実施してくれるので、技術的な問題がある場合はクラウド型の導入を検討してみましょう。

3-2. セキュリティ面でのリスク

電子的なデータは、セキュリティ上のリスクに晒される可能性があるのがデメリットです。このデメリットを回避するには、データの漏洩や改ざん、不正アクセスなどセキュリティの脅威に対する適切な対策をおこなう必要があります。特に、勤怠管理システムに保存される従業員の個人情報はセンシティブなデータであるため、特別な注意が必要です。

そのため、システムの導入に際しては、暗号化通信の導入やアクセス権限の厳格な管理をおこなうことが推奨されます。これにより、外部からの不正アクセスを防ぎ、データの安全性を高めることが可能です。

また、定期的なセキュリティ監査や対策の見直しをおこない、常に最新のセキュリティ技術に対応することが求められます。従業員に対するセキュリティ教育も重要で、正しい情報の取り扱いを徹底することでセキュリティ面のリスクを軽減できます。。

3-3. システムと人件費の両面でコストが発生する

タイムカードの電子化するには、初期費用や運用時のランニングコストがかかるため、コストが発生することもデメリットと言えるでしょう。

これ以外にも、ハードウェアやソフトウェアの購入、システムのカスタマイズ、トレーニングやサポートの費用が発生することもあります。また、従業員や管理者が新しいシステムに適応するための時間や労力も必要です。

これらの要素は、組織や現状使用している勤怠以外の人事労務関連システムの状況によって変わるため、導入前に関係部署に確認を取りましょう。

4. タイムカードの電子化を検討するタイミング

「タイムカードを電子化しよう」と思っても、どのようなタイミングで検討すればいいかわからないという担当者の方も多いのではないでしょうか。

よくある検討ポイントとしては、「現行システムの限界」「コストと効率の向上」「データの正確性と監査」「フレキシブルな勤務スタイルの対応」の4つが挙げられます。

自社の状況とこれら4つ要素を照らし合わせて、現行のタイムカードの制約や課題、また効率改善のニーズに基づいて、打刻の電子化を検討するといいでしょう。

ここでは、タイムカードの電子化を検討するタイミングについて解説していきます。

4-1. 現行システムの限界を感じた時

タイムカードは従業員が毎日機械に通して打刻するだけでなく、月末にタイムカードを集めて従業員毎に集計し月々の勤務時間を算出する作業が伴います。

集計するタイミングでタイムカードの入力ミスが発覚した場合、集計作業と平行して修正作業をおこなわなければなりません。また、集計時にミスがあった場合、正しい給与の支給ができなくなってしまいます。

機種によっては、タイムレコーダーに集計機能がついており、集計作業は自動化できている場合もありますが、仮に入力ミスが見つかった場合、個別で従業員へ修正依頼をしなくてはなりません。

従業員の視点としても、都度タイムカードを集計して現状の自分の勤務時間や残業時間を把握するのは、業務のかたわら中々難しいものです。勤怠管理の中でも残業時間の管理は、勤怠管理担当者だけによる改善は難しく、従業員ひとりひとりの意識が積み重なって効果が現れる部分もあります。

自身の勤務時間の状況が把握できない状況が続いてしまうと、残業時間が増えてしまう可能性があります。

このように、タイムカードなど紙ベースのシステムや手動のプロセスが限界に達し、管理や処理に手間やエラーなどの悪影響が発生している場合、電子化を検討するべきです。

例えば、多くの従業員がいる場合や複数の部署でタイムカードの管理が必要な場合、打刻の電子化によって管理効率を向上させることができます。

4-2. コストと管理工数を削減する時

タイムカードによる勤怠管理では、月ごとに日付や従業員の氏名を記載した新たなタイムカードの作成と従業員への配布、月末のタイムカード回収や勤務時間の集計など多くの管理工数があります。また、法律で定められた期間の保管管理と、運用にかかるコストや保管場所のコストもかかるでしょう。

こういった管理工数を削減したい時は、電子化のタイミングです。

タイムカードを電子化することによって、紙のタイムカードの発行や配布が不要になります。また、入力ミスが起きた際のプロセスも自動化されるので、修正や確認にかかる時間とリソースを節約できます。さらに、電子的な勤怠データの集計やレポート作成が容易になるので、人事管理も効率化できるでしょう。

4-3. データの正確性と監査に重点を置く時

働き方改革法案は労働時間の適正管理や働き方の多様化を推進するために策定されたもので、労働時間の上限規制の見直しや労働時間外の休息時間の確保、時間外労働の削減など、労働者の働き方改革を促進するための規定を含んでいます。また、労働時間の客観的な把握が義務化されたことで、労働者の出勤・退勤時刻や休憩時間などの勤怠情報を正確に記録・管理する必要があります。

紙ベースの場合には手書きの情報が誤って記入されることがあるため、データの正確性に疑問が生じることがあり、客観性がないとみなされる場合があります。また、従業員自身がExcelに手入力している場合も、電子データであるものの後から変更可能な状態であれば、同様に客観性がないとみなされるでしょう。

電子化して打刻をおこなえば、従業員の出退勤情報や労働時間が正確に記録されるため、客観性があるとみなすことが可能です。

現在、客観的把握義務自体に罰則はないため、直接的な原因で罰則にはつながりませんが、勤務時間を正確に把握しなかったことにより時間外労働時間が上限を超えてしまうと労働基準法違反となり罰則が発生します。

また、上場を検討している企業は監査の対象となるため、適切に労働時間を把握する必要がある場合は電子化を検討するタイミングといえるでしょう。

4-4. フレキシブルな勤務スタイルを取り入れる際

営業担当者や建設業に携わる従業員など、タイムレコーダーのあるオフィスや事務所には立ち寄らずに直行直帰する職種・業種があります。

また近年、リモートワークやサテライトオフィスの利用、オフィス出社と在宅勤務のハイブリッドワークなど、業種や職種を問わずさまざまな勤務スタイルを選べるようになっています。

こういったフレキシブルな勤務スタイルを取り入れる場合は、電子化を検討するタイミングです。

タイムレコーダーの機器自体が必要な紙ベースのタイムカードでは、オフィス外での打刻が難しく、だからといって打刻のためだけにオフィスや事務所に立ち寄るのは非効率的です。

また、現在タイムレコーダーを利用しているため打刻する場所が制限されていて、柔軟な働き方ができない企業もあるでしょう。

しかし電子化をすれば、従業員が任意の場所から打刻ができるようになるので、柔軟な勤務スタイルに対応できます。

勤怠管理システムの中には打刻するエリアを指定して、指定のエリア内に入らないと打刻処理が出来ない、という機能が搭載されているものもあり、物理的に機械を配置せずに、ガバナンスと自由な働き方を両立させることも可能です。

5. 紙のタイムカードを電子化する方法

タイムカードを電子化する方法というのは、無料の勤怠管理アプリを使うか勤怠管理システムの導入するのが一般的です。

ここでは、無料の勤怠管理アプリと勤怠管理システムの違い、メリット・デメリットを解説します。

5-1. 無料の打刻アプリを導入する

主にスマートフォン向けの無料打刻アプリを導入し、電子化する方法です。この方法であれば、ダウンロードするだけで簡単にタイムカードを電子化できるというメリットがあります。

直観的に操作できるものも多く、初期費用や月額利用料がかからないアプリも多くあります。

しかし、利用人数を増やしたりオプション機能の利用したりする場合は有料であることも多く、勤怠管理システムほど多くの機能が使えない点がデメリットです。

そのため、店舗など小規模では使いやすいものの、複数の従業員のタイムカードを一斉に電子化したい企業には向いていません。。

また、中には私用のスマートフォンに仕事に関するアプリをインストールするのに抵抗する従業員もいるかもしれないので、その場合端末をどうするか検討する必要も出てきます。

5-2. 勤怠管理システムを導入する

タイムカードやタイムレコーダーの電子化で一般的な方法が、勤怠管理システムの導入です。勤怠管理システムは単に打刻ができるだけでなく、労働時間の管理や長時間労働者へのアラート警告など、勤怠管理に必要な機能が揃っているのがメリットです。

とくに、クラウド型の勤怠管理システムでは、法改正時に自動でシステムをアップデートするため、法対応漏れの心配もありません。また、人事労務や給与管理など、ほかのシステムと連携もできるため、バックオフィス業務全体の効率化にも役立ちます。

デメリットは、ベンダーにより機能に違いがあるため、自社に適さないシステムを導入すると、思うように業務を効率化できない可能性がある点です。また、導入費用以外にランニングコストがかかるのもデメリットといえるでしょう。

5-3. ICカードや生体認証を用いた打刻機を導入する

また、最新のタイムカード機の中には、タイムカードの代わりにICカードや生体認証を用いて打刻できるものも出てきており、タイムカードのみ電子化する方法もあります。

勤怠管理システムを導入すると、従来の打刻方法と大きく異なるため従業員への教育コストが発生してしまいます。勤怠データのみ電子化したい場合は、最新のタイムカード機の導入検討がおすすめです。

関連記事：最新のタイムカード機5選！買い替え時に一緒に見ておきたい勤怠管理システムもご紹介

 

6. タイムカードの電子化にかかる費用の目安

タイムカードを電子化する費用は、当然ですがアプリや製品によって違いますが、目安として勤怠管理システムを例に解説します。

クラウド型勤怠管理システムの導入にかかる主なコストは、初期費用とランニングコストです。費用の目安は以下の通りとなります。

初期費用：0円～50万円

ランニングコスト：月額300円～500円/人

このほか、GPS機能やアラート機能、システム連携など、使える機能数が多いほど、ランニングコストは高くなる傾向があります。

しかし、タイムカードと比べると毎月のコストが高くなるものの、電子化によって勤怠管理が効率化されれば人的コストが削減できるため、電子化する方がコストメリットは大きくなるでしょう。

なお、タイムカードによる打刻管理と勤怠管理システムの機能を比較した一覧表を無料で配布しています。気になる方はぜひこちらからダウンロードしてご覧ください。

7. タイムカード打刻を電子化するときの注意点

勤怠管理システムを導入しタイムカードを電子化する場合、自社に合った機能を備えているか、十分に確認してから導入しましょう。

また、システムの比較や検討にはある程度時間がかかるため、早めの準備が必要です。導入時は従業員に使い方を説明し、全員が利用できることも重要です。

ここでは、タイムカードを電子化するときの注意点を解説します。

7-1. 自社の状況に合った方法を導入する

一番重要なのは、自社の就業条件に合った方法で打刻できるか確認をすることです。

例えば、外回りの営業職が多いのであればスマホ打刻やGPS打刻のできるもの、店舗などで不正打刻を防止したいのであれば生体認証月のものなど、自社の状況にあわせた打刻方法が選択できるかを確認しましょう。

また、タイムカード以外の給与計算など人事労務関連業務の電子化も検討しているのであれば、システム同士が連携ができるかもあわせて確認する必要があります。

中には、打刻システムのほかに給与計算システムや従業員管理システムなどをシリーズ展開して提供しているベンダーもあります。同じベンダーから提供されているシステムであれば、あらかじめ連携できるように作成されているケースが多いです。

また、インターフェイスの統一感もあるため、導入後の操作の学習コストといった面でもメリットがあります。

7-2. 導入までに時間がかかる

勤怠管理システムは、さまざまなベンダーからサービスが提供されているので、サービス毎の特徴を調査・把握したうえで、自社に適した製品を絞り込む必要があります。

また、導入システムの目星がついたら、どの部署でトライアル導入してみるか、該当部署への説明、トライアル中のフォローとトライアル後の使用感のヒアリングなど、トライアルだけでも様々なタスクがあります。さらに、月次の申請までが勤怠管理の1セットとなるため、トライアル期間として1か月はみておかなければなりません。

トライアル後、実際に導入することが決まったら、休暇や月次申請のフローの整備、従業員情報の移行など、打刻を電子化するだけでも多くの検討事項と事前準備があり、手間と時間がかかります。従業員数にもよりますが、数週間で導入するのは難しいという点に注意してください。

さらに、現在のタイムカードの運用方法の変更、従業員への説明会の実施、社内マニュアルの作成なども必要です。導入システムの検討から運用後の計画まで立てて、実際に電子化をスタートさせる数カ月前から準備しましょう。

7-3. 従業員に使い方を説明する

勤怠管理システムの導入は管理側のメリットは大きいものの、従業員はタイムカードよりも打刻に手間がかかることがあります。

従業員は、これまでできていた操作ができなくなってしまうと不満や不安を抱いてしまいます。打刻方法がわからない、打刻を忘れたが修正できないなど、さまざまなトラブルが想定できます。

そのため、システムの使い方を事前に説明するのはもちろん、トラブルがあったときのサポート体制の構築や想定される質問への回答など準備もしっかりしておきましょう。

8. タイムカードの電子化で勤怠管理の効率をあげよう

紙のタイムカードに始業時刻と就業時刻を打刻する方法は、代理打刻などの不正や打刻忘れが起きやすいため、正確な勤務時間の管理は困難です。さらに、手作業の集計はミスも多いため、集計作業に時間がかかってしまいます。

これらの問題を解決してくれるのが、タイムカードの電子化です。

タイムカードの電子化にはいくつかの方法がありますが、マルチデバイスで場所を選ばず打刻できる、勤怠情報を自動で集計できる、労働時間の超過を自動で警告するなど、便利な機能で管理効率を上げるには勤怠管理システムがおすすめです。正確な勤怠管理のためにも、タイムカードは電子化しましょう。

タイムカードを電子化しスマホアプリでの打刻を導入したことで、勤怠の確認工数を1/4削減が成功した事例もあるので、導入を検討する際の参考にしてください。

関連事例：4営業日かかっていた集計業務が1日に！ジンジャー導入で企業のペーパーレス化プロジェクトが実現！

関連記事：勤怠管理をペーパーレス化するには？電子化のメリット・デメリットも解説
関連記事：タイムカードのない会社は違法？正しい勤怠管理について解説